禮品禮金贈(zèng)品管理辦法

禮品禮金贈(zèng)品管理辦法?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司禮品、禮金及贈(zèng)品的管理，規(guī)范相關(guān)行為，維護(hù)公司利益和形象，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)往來、商務(wù)活動(dòng)、員工福利等過程中涉及的禮品、禮金及贈(zèng)品的管理。3.基本原則合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，確保所有禮品、禮金及贈(zèng)品的管理活動(dòng)合法合規(guī)。必要性原則：根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要，合理控制禮品、禮金及贈(zèng)品的使用，避免不必要的開支。適度性原則：禮品、禮金及贈(zèng)品的價(jià)值和檔次應(yīng)與公司業(yè)務(wù)規(guī)模、合作關(guān)系以及員工福利水平相適應(yīng)，避免過度奢華或不當(dāng)饋贈(zèng)。透明性原則：禮品、禮金及贈(zèng)品的管理過程應(yīng)保持透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和審計(jì)。二、禮品禮金贈(zèng)品的定義1.禮品指公司在業(yè)務(wù)往來、商務(wù)活動(dòng)或員工福利等場(chǎng)合向?qū)Ψ交騿T工贈(zèng)送的具有一定紀(jì)念意義或?qū)嵱脙r(jià)值的物品，如文具、工藝品、電子產(chǎn)品、食品等。2.禮金指公司在特定情況下向?qū)Ψ交騻€(gè)人支付的現(xiàn)金或現(xiàn)金等價(jià)物，如紅包、贊助費(fèi)、禮金券等。3.贈(zèng)品指在銷售產(chǎn)品或提供服務(wù)過程中，為促進(jìn)交易而額外贈(zèng)送的物品，如樣品、試用裝、促銷禮品等。三、管理職責(zé)1.公司管理層負(fù)責(zé)審批禮品、禮金及贈(zèng)品的重大事項(xiàng)，包括預(yù)算安排、政策制定等。監(jiān)督禮品、禮金及贈(zèng)品管理辦法的執(zhí)行情況，確保公司利益不受損害。2.采購部門根據(jù)審批后的采購計(jì)劃，負(fù)責(zé)禮品、禮金及贈(zèng)品的采購工作。選擇合格的供應(yīng)商，確保所采購物品的質(zhì)量、價(jià)格和交貨期符合要求。建立采購檔案，記錄采購過程和相關(guān)信息。3.行政部門負(fù)責(zé)禮品、禮金及贈(zèng)品的驗(yàn)收、入庫、保管和發(fā)放工作。制定禮品、禮金及贈(zèng)品的庫存管理制度，定期盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商管理，參與禮品、禮金及贈(zèng)品的選型和評(píng)估。4.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)禮品、禮金及贈(zèng)品的費(fèi)用核算和賬務(wù)處理。審核禮品、禮金及贈(zèng)品的相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷，確保符合財(cái)務(wù)制度和公司規(guī)定。對(duì)禮品、禮金及贈(zèng)品的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和分析。5.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出禮品、禮金及贈(zèng)品的申請(qǐng)，并說明用途、對(duì)象和預(yù)計(jì)金額等。負(fù)責(zé)禮品、禮金及贈(zèng)品的發(fā)放和使用，確保其用于正當(dāng)業(yè)務(wù)目的，并跟蹤效果。配合行政部門和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行禮品、禮金及贈(zèng)品的管理工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息。6.審計(jì)部門定期對(duì)禮品、禮金及贈(zèng)品的管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查制度執(zhí)行的有效性和合規(guī)性。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況。四、禮品禮金贈(zèng)品的申請(qǐng)與審批1.申請(qǐng)流程業(yè)務(wù)部門如需使用禮品、禮金及贈(zèng)品，應(yīng)提前填寫《禮品禮金贈(zèng)品申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用途、對(duì)象、預(yù)計(jì)金額、時(shí)間等信息。將申請(qǐng)表提交至本部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況進(jìn)行審核，并簽署意見。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，提交至行政部門。行政部門對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，包括物品的合理性、預(yù)算的準(zhǔn)確性等。行政部門審核通過后，申請(qǐng)表提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對(duì)申請(qǐng)的費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行審核，確保符合公司財(cái)務(wù)制度和預(yù)算安排。申請(qǐng)表經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過后，根據(jù)金額大小分別提交至公司管理層審批。金額較小的申請(qǐng)由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，金額較大的申請(qǐng)由總經(jīng)理或董事長審批。2.審批要點(diǎn)審批人應(yīng)重點(diǎn)審查申請(qǐng)的必要性、合規(guī)性、適度性以及預(yù)算的合理性。對(duì)于涉及重大業(yè)務(wù)合作或特殊場(chǎng)合的禮品、禮金及贈(zèng)品申請(qǐng)，應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)評(píng)估和審批。審批意見應(yīng)明確表示同意、不同意或要求補(bǔ)充修改相關(guān)內(nèi)容。五、禮品禮金贈(zèng)品的采購與驗(yàn)收1.采購管理采購部門根據(jù)審批后的采購計(jì)劃進(jìn)行禮品、禮金及贈(zèng)品的采購。采購過程中應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，選擇合適的供應(yīng)商。與供應(yīng)商簽訂采購合同或協(xié)議，明確采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。對(duì)于批量采購的禮品、禮金及贈(zèng)品，應(yīng)進(jìn)行招標(biāo)或詢價(jià)，以獲取最優(yōu)的采購價(jià)格和服務(wù)。采購人員應(yīng)及時(shí)跟蹤采購進(jìn)度，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。如遇供應(yīng)商違約或其他特殊情況，應(yīng)及時(shí)采取措施解決，并向相關(guān)部門報(bào)告。2.驗(yàn)收管理行政部門負(fù)責(zé)禮品、禮金及贈(zèng)品的驗(yàn)收工作。驗(yàn)收人員應(yīng)依據(jù)采購合同或協(xié)議以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購物品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、外觀等進(jìn)行仔細(xì)檢查。對(duì)于貴重物品或有特殊要求的禮品、禮金及贈(zèng)品，可邀請(qǐng)專業(yè)人員或相關(guān)部門共同參與驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的禮品、禮金及贈(zèng)品應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，填寫《禮品禮金贈(zèng)品入庫單》，詳細(xì)記錄物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。如發(fā)現(xiàn)采購物品存在質(zhì)量問題或與合同約定不符，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。如無法解決，應(yīng)拒絕辦理入庫手續(xù)，并向采購部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。六、禮品禮金贈(zèng)品的保管與發(fā)放1.保管制度行政部門應(yīng)建立專門的禮品、禮金及贈(zèng)品倉庫或儲(chǔ)存區(qū)域，確保物品的安全存放。制定禮品、禮金及贈(zèng)品的庫存管理制度，定期對(duì)庫存物品進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)賬實(shí)是否相符。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。對(duì)庫存禮品、禮金及贈(zèng)品進(jìn)行分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。同時(shí)，要做好防潮、防火、防盜等工作，確保物品質(zhì)量不受影響。2.發(fā)放流程業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際需要，填寫《禮品禮金贈(zèng)品領(lǐng)用單》，注明領(lǐng)用物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、領(lǐng)取人等信息。將領(lǐng)用單提交至部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)審核領(lǐng)用的必要性和真實(shí)性，并簽署意見。領(lǐng)用單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批通過后，提交至行政部門。行政部門根據(jù)庫存情況進(jìn)行發(fā)放，并在領(lǐng)用單上簽字確認(rèn)。對(duì)于禮金的發(fā)放，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照審批后的金額，通過銀行轉(zhuǎn)賬、支票或其他合規(guī)方式進(jìn)行支付，并做好賬務(wù)記錄。發(fā)放禮品、禮金及贈(zèng)品時(shí)，領(lǐng)取人應(yīng)在相關(guān)單據(jù)上簽字確認(rèn)。如有特殊情況需要他人代領(lǐng)，應(yīng)注明代領(lǐng)人姓名，并由代領(lǐng)人簽字。3.發(fā)放記錄行政部門應(yīng)建立禮品、禮金及贈(zèng)品發(fā)放臺(tái)賬，詳細(xì)記錄發(fā)放時(shí)間、發(fā)放對(duì)象、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。發(fā)放臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和更新，確保記錄準(zhǔn)確無誤。同時(shí)，要妥善保管相關(guān)發(fā)放單據(jù)和憑證，以備查詢和審計(jì)。七、禮品禮金贈(zèng)品的使用規(guī)定1.業(yè)務(wù)往來禮品用于業(yè)務(wù)往來的禮品應(yīng)與公司業(yè)務(wù)性質(zhì)、規(guī)模和合作關(guān)系相匹配，旨在維護(hù)良好的合作關(guān)系、促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展。禮品價(jià)值應(yīng)適度，避免過度奢華或不當(dāng)饋贈(zèng)。一般情況下，單次禮品價(jià)值不得超過[X]元。特殊情況需提高禮品價(jià)值的，應(yīng)經(jīng)公司管理層專項(xiàng)審批。業(yè)務(wù)往來禮品應(yīng)在適當(dāng)?shù)膱?chǎng)合贈(zèng)送，如商務(wù)會(huì)議、合作洽談、節(jié)日慶典等。贈(zèng)送時(shí)應(yīng)向?qū)Ψ秸f明禮品的來源和用途，表達(dá)友好和合作意愿。禁止將業(yè)務(wù)往來禮品用于賄賂或謀取不正當(dāng)利益。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.員工福利禮品員工福利禮品應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況和員工需求合理安排，體現(xiàn)公司對(duì)員工的關(guān)懷和激勵(lì)。福利禮品的種類和價(jià)值應(yīng)公平、公正、公開，確保全體員工享有平等的待遇。發(fā)放員工福利禮品時(shí)，應(yīng)按照公司規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保發(fā)放過程透明、規(guī)范。員工福利禮品的費(fèi)用應(yīng)納入公司年度福利預(yù)算，并按照財(cái)務(wù)制度進(jìn)行核算和報(bào)銷。3.促銷贈(zèng)品促銷贈(zèng)品應(yīng)與公司的銷售策略和產(chǎn)品特點(diǎn)相結(jié)合，旨在吸引客戶、促進(jìn)銷售。贈(zèng)品的選擇應(yīng)具有實(shí)用性和吸引力，能夠滿足目標(biāo)客戶群體的需求。同時(shí)，要注意贈(zèng)品的質(zhì)量和安全性，避免因贈(zèng)品問題給公司帶來負(fù)面影響。在促銷活動(dòng)中，應(yīng)明確贈(zèng)品的獲取條件和方式，確保活動(dòng)公平、公正、公開。促銷贈(zèng)品的費(fèi)用應(yīng)納入公司銷售費(fèi)用預(yù)算，并按照財(cái)務(wù)制度進(jìn)行核算和管理。八、禮品禮金贈(zèng)品的賬務(wù)處理1.費(fèi)用核算財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度和會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，對(duì)禮品、禮金及贈(zèng)品的相關(guān)費(fèi)用進(jìn)行準(zhǔn)確核算。采購禮品、禮金及贈(zèng)品所發(fā)生的費(fèi)用，應(yīng)根據(jù)發(fā)票及相關(guān)憑證，計(jì)入相應(yīng)的成本或費(fèi)用科目，如業(yè)務(wù)招待費(fèi)、員工福利費(fèi)、銷售費(fèi)用等。對(duì)于禮金的支付，應(yīng)通過"其他應(yīng)付款"等科目進(jìn)行核算，支付時(shí)沖減相應(yīng)科目。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)禮品、禮金及贈(zèng)品的費(fèi)用進(jìn)行匯總和分析，為公司成本控制和決策提供依據(jù)。2.報(bào)銷管理禮品、禮金及贈(zèng)品的費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)符合公司財(cái)務(wù)制度和審批流程的要求。報(bào)銷人應(yīng)提供真實(shí)、合法、有效的發(fā)票及相關(guān)憑證，并填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，詳細(xì)說明費(fèi)用用途、金額、支付方式等信息。報(bào)銷單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部門審核和財(cái)務(wù)部門復(fù)核后，提交至公司管理層審批。審批通過后，財(cái)務(wù)部門予以報(bào)銷。對(duì)于不符合報(bào)銷規(guī)定或未經(jīng)審批的費(fèi)用，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕報(bào)銷。九、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司審計(jì)部門定期對(duì)禮品、禮金及贈(zèng)品的管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查制度執(zhí)行的有效性和合規(guī)性。審計(jì)部門可通過查閱相關(guān)文件、賬目、記錄，實(shí)地盤點(diǎn)庫存物品，訪談相關(guān)人員等方式進(jìn)行審計(jì)。對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。整改結(jié)果應(yīng)向公司管理層報(bào)告。2.外部監(jiān)督公司應(yīng)自覺接受政府有關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)工作。如因禮品、禮金及贈(zèng)品管理問題受到外部處罰或引發(fā)負(fù)面事件，公司應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。十、違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰對(duì)于未按規(guī)定申請(qǐng)、審批、采購、驗(yàn)收、保管、發(fā)放禮品、禮金及贈(zèng)品的，責(zé)令相關(guān)責(zé)任人限期改正，并給予警告處分。對(duì)于違規(guī)使用禮品、禮金及贈(zèng)品，如用于賄賂、謀取不正當(dāng)利益等行為，除追回違規(guī)款項(xiàng)外，視情節(jié)嚴(yán)重程度給予責(zé)任人記過、記大過、降職、撤職等處分，情節(jié)特別嚴(yán)重的，依法解除勞動(dòng)合同，并追究其法律責(zé)任。對(duì)于因禮品、禮金及贈(zèng)品管理不善給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并根據(jù)公司規(guī)定給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。