合同執(zhí)行管理制度

合同執(zhí)行管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司合同執(zhí)行流程，確保合同得到有效履行，維護(hù)公司合法權(quán)益，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，提高公司經(jīng)濟(jì)效益和管理水平。2.適用范圍本制度適用于公司所有簽訂的合同，包括但不限于采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同等。3.職責(zé)分工合同管理部門：負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一編號(hào)、歸檔、保管以及合同執(zhí)行情況的跟蹤、監(jiān)督和協(xié)調(diào)。業(yè)務(wù)部門：作為合同執(zhí)行的主體，負(fù)責(zé)合同的具體履行，包括按照合同約定組織生產(chǎn)、供貨、服務(wù)等，并及時(shí)向合同管理部門反饋合同執(zhí)行進(jìn)展情況。財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)根據(jù)合同約定進(jìn)行款項(xiàng)收付、賬務(wù)處理，并對(duì)合同執(zhí)行過程中的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控。法務(wù)部門：為合同的簽訂、履行提供法律支持，審查合同條款的合法性、有效性，處理合同糾紛等法律事務(wù)。二、合同簽訂1.合同談判業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)就合同涉及的標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、履行期限、履行地點(diǎn)、違約責(zé)任等主要條款進(jìn)行充分談判，與對(duì)方達(dá)成一致意見。談判過程中應(yīng)做好記錄，形成談判紀(jì)要。2.合同起草合同原則上由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義。涉及法律專業(yè)問題的，應(yīng)征求法務(wù)部門意見。3.合同審核業(yè)務(wù)部門審核：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)合同草案進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查合同條款是否符合業(yè)務(wù)需求，權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，違約責(zé)任是否明確等。財(cái)務(wù)部門審核：財(cái)務(wù)部門應(yīng)審核合同中的付款方式、結(jié)算期限、發(fā)票開具等財(cái)務(wù)條款，確保合同執(zhí)行過程中的資金安全和財(cái)務(wù)合規(guī)。法務(wù)部門審核：法務(wù)部門對(duì)合同的合法性、有效性進(jìn)行審查，重點(diǎn)審查合同條款是否違反法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定，是否存在潛在法律風(fēng)險(xiǎn)等。對(duì)于重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，法務(wù)部門應(yīng)出具書面法律意見。4.合同審批經(jīng)各部門審核通過的合同，按照公司內(nèi)部審批流程提交審批。審批流程應(yīng)明確各級(jí)審批權(quán)限和審批時(shí)限，確保合同及時(shí)得到審批。審批通過后的合同方可簽訂。5.合同簽訂合同由法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行編號(hào)、歸檔，并將合同副本分發(fā)給相關(guān)業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門。三、合同執(zhí)行1.任務(wù)分配與交底業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的合同執(zhí)行計(jì)劃，明確各項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和質(zhì)量要求，并將合同執(zhí)行計(jì)劃傳達(dá)給相關(guān)人員。同時(shí)，組織合同執(zhí)行人員進(jìn)行交底，確保其熟悉合同條款和執(zhí)行要求。2.進(jìn)度跟蹤合同執(zhí)行人員應(yīng)定期向業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)合同執(zhí)行進(jìn)度，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)掌握合同執(zhí)行情況，并向合同管理部門反饋。合同管理部門應(yīng)建立合同執(zhí)行進(jìn)度臺(tái)賬，對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決。3.質(zhì)量控制業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)組織生產(chǎn)、供貨或提供服務(wù)，確保產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量符合要求。質(zhì)量控制部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同執(zhí)行過程中產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時(shí)督促業(yè)務(wù)部門整改。4.款項(xiàng)收付財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式和結(jié)算期限，及時(shí)辦理款項(xiàng)收付手續(xù)。付款前，應(yīng)審核相關(guān)業(yè)務(wù)部門提交的付款申請(qǐng)及supportingdocuments，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。對(duì)于涉及預(yù)付款項(xiàng)的合同，財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司預(yù)付款管理制度進(jìn)行審批和管理，防范預(yù)付款風(fēng)險(xiǎn)。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門提供發(fā)票開具信息，確保發(fā)票開具及時(shí)、準(zhǔn)確。財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照稅收法律法規(guī)規(guī)定，及時(shí)進(jìn)行發(fā)票管理和稅務(wù)處理。5.變更管理合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)按照原合同審批流程進(jìn)行審批，并及時(shí)通知合同管理部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。合同管理部門應(yīng)做好變更協(xié)議的歸檔工作。6.風(fēng)險(xiǎn)管理業(yè)務(wù)部門在合同執(zhí)行過程中應(yīng)密切關(guān)注可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場(chǎng)變化、對(duì)方違約等，并及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施。財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同執(zhí)行過程中財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)控，如發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信號(hào)，應(yīng)及時(shí)向業(yè)務(wù)部門和管理層報(bào)告，并提出防范措施建議。法務(wù)部門應(yīng)參與合同執(zhí)行過程中的重大決策，提供法律支持和風(fēng)險(xiǎn)防范建議，處理合同糾紛等法律事務(wù)。四、合同驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同約定的交付期限屆滿前，通知相關(guān)部門和人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.驗(yàn)收實(shí)施驗(yàn)收人員應(yīng)按照合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和程序，對(duì)產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行全面驗(yàn)收。驗(yàn)收過程中應(yīng)做好記錄，形成驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。對(duì)于驗(yàn)收合格的產(chǎn)品或服務(wù)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)辦理接收手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的產(chǎn)品或服務(wù)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)要求對(duì)方限期整改或采取其他補(bǔ)救措施，直至驗(yàn)收合格。3.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)包括驗(yàn)收依據(jù)、驗(yàn)收范圍、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法、驗(yàn)收結(jié)果等內(nèi)容，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)及時(shí)提交給合同管理部門歸檔保存。五、合同結(jié)算1.結(jié)算申請(qǐng)業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同約定的結(jié)算期限屆滿后，及時(shí)向財(cái)務(wù)部門提交結(jié)算申請(qǐng)。結(jié)算申請(qǐng)應(yīng)包括合同編號(hào)、結(jié)算金額、結(jié)算依據(jù)、付款方式等內(nèi)容，并附相關(guān)supportingdocuments，如發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、對(duì)賬單等。2.結(jié)算審核財(cái)務(wù)部門收到結(jié)算申請(qǐng)后，應(yīng)按照合同約定和公司財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括結(jié)算金額是否準(zhǔn)確、付款方式是否符合合同約定、相關(guān)supportingdocuments是否齊全等。對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通核實(shí)。3.結(jié)算審批經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過的結(jié)算申請(qǐng)，按照公司內(nèi)部審批流程提交審批。審批通過后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)辦理款項(xiàng)支付手續(xù)。4.結(jié)算歸檔財(cái)務(wù)部門應(yīng)將結(jié)算過程中的相關(guān)文件、資料整理歸檔，包括結(jié)算申請(qǐng)、審核意見、審批文件、付款憑證等，以便日后查閱和審計(jì)。六、合同糾紛處理1.糾紛預(yù)警業(yè)務(wù)部門在合同執(zhí)行過程中如發(fā)現(xiàn)可能引發(fā)合同糾紛的跡象，應(yīng)及時(shí)向合同管理部門和法務(wù)部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的防范措施。2.糾紛協(xié)商合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)首先與對(duì)方進(jìn)行協(xié)商，爭(zhēng)取通過友好協(xié)商解決糾紛。協(xié)商過程中應(yīng)做好記錄，明確雙方的觀點(diǎn)和意見。3.糾紛處理方案制定如協(xié)商不成，法務(wù)部門應(yīng)會(huì)同業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門制定糾紛處理方案。糾紛處理方案應(yīng)包括糾紛的基本情況、處理目標(biāo)、處理策略、法律依據(jù)等內(nèi)容。4.糾紛處理實(shí)施根據(jù)糾紛處理方案，相關(guān)部門應(yīng)積極采取措施處理合同糾紛。如通過訴訟、仲裁等法律途徑解決糾紛的，法務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)組織相關(guān)證據(jù)材料，委托律師代理訴訟或仲裁活動(dòng)。5.糾紛處理結(jié)果跟蹤糾紛處理過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門反饋處理進(jìn)展情況。糾紛處理結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將糾紛處理結(jié)果報(bào)告合同管理部門備案。同時(shí)，合同管理部門應(yīng)組織對(duì)糾紛處理情況進(jìn)行總結(jié)分析，提出改進(jìn)措施和建議，避免類似糾紛再次發(fā)生。七、合同檔案管理1.檔案收集合同管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集合同執(zhí)行過程中形成的各類文件、資料，包括合同文本、談判紀(jì)要、變更協(xié)議、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)算憑證、糾紛處理文件等，并進(jìn)行整理、分類。2.檔案整理合同管理部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)收集到的合同檔案進(jìn)行整理。整理內(nèi)容包括文件編號(hào)、日期、標(biāo)題、正文、附件等，并編制檔案目錄。3.檔案歸檔整理后的合同檔案應(yīng)及時(shí)歸檔保存。檔案應(yīng)存放于專門的檔案柜或檔案庫(kù)中，并按照類別、年度等進(jìn)行分類存放，便于查閱和管理。4.檔案查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到合同管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱檔案時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案原件。涉及重要合同或機(jī)密信息的檔案查閱，應(yīng)按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行審批。5.檔案保管期限合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，合同檔案的保管期限為自合同履行完畢或終止之日起[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)公司檔案管理部門審核同意，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查合同管理部門應(yīng)定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同執(zhí)行進(jìn)度、質(zhì)量控制、款項(xiàng)收付、變更管理、糾紛處理等方面。公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)不定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，重點(diǎn)審查合同執(zhí)行的合規(guī)性、有效性以及財(cái)務(wù)收支的真實(shí)性、合法性等。2.考核評(píng)價(jià)公司應(yīng)建立合同執(zhí)行考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)業(yè)務(wù)部門和相關(guān)人員的合同執(zhí)行情況進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)指標(biāo)應(yīng)包括合同履行率、客戶滿意度、財(cái)務(wù)指標(biāo)完成情況等?？己嗽u(píng)價(jià)結(jié)果應(yīng)與業(yè)務(wù)部門和相關(guān)人員的績(jī)效掛鉤，作為薪酬分配、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等的重要依據(jù)。3.責(zé)任追究對(duì)于在合同執(zhí)行過程中因故意或重大過失導(dǎo)致公司利益受損的部門和人員，公司應(yīng)