公司檔案管理制度范本

公司檔案管理制度范本?一、總則1.目的為加強公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、各分支機構(gòu)的檔案管理工作。3.檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)1.檔案管理部門公司設(shè)立綜合檔案室，負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司的各類檔案。2.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作。制定檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并組織實施。負(fù)責(zé)檔案信息的開發(fā)利用，為公司各項工作提供檔案支持。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。做好檔案庫房的安全管理工作，確保檔案的安全與完整。三、檔案的收集與整理1.收集范圍公司設(shè)立、變更、注銷過程中形成的各類文件材料。公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議文件材料。公司制定的各類規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等文件材料。公司的工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等文件材料。公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等文件材料。公司的財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等文件材料。公司的人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績效考核資料等文件材料。公司的產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料。公司的對外宣傳、廣告、公關(guān)活動中形成的文件材料。公司獲得的榮譽證書、獎狀、獎杯等文件材料。其他具有保存價值的文件材料。2.收集要求各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整、準(zhǔn)確。檔案材料應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理，字跡清晰，簽字蓋章齊全。對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和存儲，確保其可讀性和可利用性。3.整理方法檔案管理人員按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等要素進(jìn)行分類整理。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行編號、編目、裝訂等處理，建立檔案目錄和檢索工具。對于電子檔案，應(yīng)按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案索引和數(shù)據(jù)庫。四、檔案的立卷與歸檔1.立卷原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.立卷方法按照檔案的類別和年度進(jìn)行立卷，每個年度的檔案按照不同類別分別立卷。對于同一類別的檔案，按照文件的形成時間順序進(jìn)行排列。對于具有保存價值的文件材料，應(yīng)進(jìn)行單份文件立卷。3.歸檔要求各部門應(yīng)在每年的[具體時間]前，將上一年度形成的檔案材料整理立卷后移交綜合檔案室。移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。綜合檔案室應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行審核，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。五、檔案的保管1.保管期限公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷過程中形成的各類文件材料，公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議文件材料，公司制定的各類規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等文件材料，公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等文件材料，公司的財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等文件材料，公司獲得的榮譽證書、獎狀、獎杯等文件材料。長期保管的檔案主要包括公司的工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等文件材料，公司的人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績效考核資料等文件材料，公司的產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，公司的對外宣傳、廣告、公關(guān)活動中形成的文件材料。保管期限為[X]年。短期保管的檔案主要包括公司一般性的文件材料，保管期限為[X]年。2.保管方式檔案管理人員應(yīng)將檔案存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，并按照類別和年度進(jìn)行排列。對于電子檔案，應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行存儲，并定期進(jìn)行備份。3.保管期限的變更與銷毀檔案管理人員應(yīng)定期對檔案的保管期限進(jìn)行審查，對于保管期限已滿且無繼續(xù)保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。檔案銷毀前，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。六、檔案的利用1.利用范圍公司內(nèi)部人員因工作需要可以查閱、借閱檔案。外部單位或個人因特殊原因需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)。2.利用手續(xù)公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。外部單位或個人查閱、借閱檔案時，應(yīng)提交單位介紹信或個人身份證明，并填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到綜合檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的范圍提供檔案，并做好查閱、借閱記錄。3.利用要求查閱、借閱檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得涂改、偽造、損毀檔案。未經(jīng)檔案管理人員同意，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時歸還檔案，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。七、檔案的保密1.保密措施檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。對于涉及公司機密的檔案，應(yīng)進(jìn)行加密存儲，并采取專人專管等措施。2.保密責(zé)任各部門應(yīng)加強對檔案保密工作的管理，對本部門形成的檔案負(fù)責(zé)保密。檔案管理人員因工作失誤或故意泄露檔案內(nèi)容的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。八、檔案管理的信息化建設(shè)1.信息化目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.信息化內(nèi)容建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對各類檔案進(jìn)行分類存儲和管理。開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。建立檔案信息共享平臺，實現(xiàn)公司內(nèi)部各部門之間的檔案信息共享。3.信息化實施制定檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)和步驟。選擇合適的檔案管理軟件和硬件設(shè)備，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。對檔案管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，提高其信息化操作技能。九、檔案管理的監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督檢查部門公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容檔案管理制度的執(zhí)行情況。檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用等工作情況。檔案管理人員的工作情況。3.監(jiān)督檢查方式定期檢查：每年組織一次全面的檔案管理工作檢查。不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分部門的檔案管理工作進(jìn)行抽查。4.監(jiān)督檢查結(jié)果處理對檔案管理工作成績突出的部門和個人，給予