工廠合同管理制度

工廠合同管理制度?一、總則（一）目的為加強工廠合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護工廠合法權(quán)益，提高經(jīng)濟效益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及工廠實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于工廠與外部單位或個人簽訂的各類合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、加工承攬合同、技術(shù)合同、勞務(wù)合同等。（三）基本原則1.依法簽訂原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須遵守國家法律法規(guī)的規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和對方的合法權(quán)益。4.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理部門及職責（一）合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以工廠總經(jīng)理為組長，各相關(guān)部門負責人為成員的合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負責審議合同管理制度、重大合同及合同管理中的重大事項。（二）合同管理部門1.法務(wù)部門：負責對合同進行法律審查，提供法律意見和建議，處理合同糾紛等法律事務(wù)。2.業(yè)務(wù)部門：負責合同的洽談、起草、簽訂、履行、變更、解除等具體工作，對合同的真實性、合法性、可行性負責。3.財務(wù)部門：負責審核合同的財務(wù)條款，監(jiān)督合同的執(zhí)行情況，參與合同糾紛的處理，確保工廠的財務(wù)利益不受損失。（三）各部門職責1.法務(wù)部門職責制定和完善合同管理制度，參與合同文本的起草、審核等工作。對合同進行法律風險評估，提出法律意見和建議，防范法律風險。處理合同糾紛，代表工廠參與訴訟、仲裁等法律程序。負責合同檔案的法律文件管理，提供法律咨詢服務(wù)。2.業(yè)務(wù)部門職責負責合同項目的調(diào)研、洽談，收集相關(guān)信息，選擇合適的合作方。按照合同管理制度的要求，起草、擬定合同文本，確保合同條款符合業(yè)務(wù)需求和法律法規(guī)規(guī)定。組織合同的簽訂、履行、變更、解除等工作，及時向其他部門通報合同執(zhí)行情況。負責合同相對方的資質(zhì)審查、信用評估等工作，建立合作方檔案。協(xié)助處理合同糾紛，提供相關(guān)證據(jù)和資料。3.財務(wù)部門職責審核合同的財務(wù)條款，包括付款方式、結(jié)算期限、價格條款等，確保財務(wù)風險可控。監(jiān)督合同的執(zhí)行情況，及時核對款項收付，確保資金安全。參與合同糾紛的處理，提供財務(wù)方面的意見和建議，協(xié)助追收款項。負責合同執(zhí)行過程中的財務(wù)核算和統(tǒng)計分析工作。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.項目洽談：業(yè)務(wù)部門負責與合同相對方就合同項目進行洽談，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、合作方式、價款支付等主要條款。2.合同起草：業(yè)務(wù)部門根據(jù)洽談結(jié)果起草合同文本，合同文本應(yīng)內(nèi)容完整、條款清晰、表述準確。3.部門審核業(yè)務(wù)部門負責人對合同文本進行初審，重點審核合同條款是否符合業(yè)務(wù)需求、表述是否準確等。法務(wù)部門對合同進行法律審查，重點審查合同的合法性、合規(guī)性、風險防范等方面。財務(wù)部門對合同的財務(wù)條款進行審核，重點審查付款方式、結(jié)算期限、價格條款等是否合理、可行。4.修改完善：根據(jù)各部門的審核意見，業(yè)務(wù)部門對合同文本進行修改完善，確保合同條款符合各方要求。5.領(lǐng)導(dǎo)審批：合同文本修改完善后，報工廠領(lǐng)導(dǎo)審批。重大合同需經(jīng)合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過。6.簽訂蓋章：經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由業(yè)務(wù)部門負責與合同相對方簽訂合同，并加蓋工廠公章或合同專用章。（二）合同簽訂注意事項1.合同主體資格審查：簽訂合同前，應(yīng)對合同相對方的主體資格、經(jīng)營范圍、信用狀況等進行審查，確保其具有簽訂合同的合法資格和履行合同的能力。2.合同條款明確：合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。特別是關(guān)于標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、地點和方式、違約責任等主要條款，應(yīng)詳細約定。3.合同形式規(guī)范：合同應(yīng)采用書面形式，由雙方簽字（蓋章）確認。合同文本應(yīng)一式多份，雙方各執(zhí)一份，必要時相關(guān)部門留存?zhèn)浞荨?.授權(quán)委托管理：如委托代理人簽訂合同，應(yīng)出具授權(quán)委托書，并明確授權(quán)范圍、期限等內(nèi)容。授權(quán)委托書應(yīng)加蓋工廠公章。四、合同履行管理（一）履行通知合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，并組織召開合同履行協(xié)調(diào)會，明確各部門的職責和工作要求。在合同履行過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向其他部門通報合同履行情況。（二）履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負責對合同履行情況進行跟蹤，及時掌握合同相對方的履行進度，發(fā)現(xiàn)問題及時與對方溝通協(xié)調(diào)，采取措施解決。2.各相關(guān)部門應(yīng)按照職責分工，密切配合業(yè)務(wù)部門做好合同履行工作。如財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定及時辦理款項收付手續(xù)，法務(wù)部門應(yīng)提供法律支持和保障。（三）變更管理1.合同履行過程中如需變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同相對方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同簽訂流程，將變更協(xié)議報相關(guān)部門審核、領(lǐng)導(dǎo)審批，并辦理相關(guān)手續(xù)。（四）解除管理1.合同履行過程中如需解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同相對方協(xié)商一致，并簽訂書面解除協(xié)議。2.解除協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同簽訂流程，將解除協(xié)議報相關(guān)部門審核、領(lǐng)導(dǎo)審批，并辦理相關(guān)手續(xù)。同時，應(yīng)及時清理合同履行過程中的債權(quán)債務(wù)，妥善處理善后事宜。五、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.加強合同簽訂管理，確保合同條款合法、明確、完整，避免因合同漏洞引發(fā)糾紛。2.加強合同履行跟蹤，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中的問題，避免矛盾激化。3.定期對合同管理情況進行檢查和總結(jié)，分析存在的問題，采取措施加以改進，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。（二）糾紛處理流程1.糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)和資料，分析糾紛原因，提出處理意見，并向法務(wù)部門通報情況。2.法務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的情況，進行法律分析和研究，制定糾紛處理方案，并與業(yè)務(wù)部門共同組織實施。3.對于能夠協(xié)商解決的糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極與合同相對方協(xié)商，爭取達成和解協(xié)議。協(xié)商過程中，應(yīng)注意維護工廠的合法權(quán)益，避免損害工廠利益。4.對于無法協(xié)商解決的糾紛，應(yīng)及時啟動法律程序，由法務(wù)部門代表工廠參與訴訟、仲裁等法律活動。在法律程序中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合，提供相關(guān)證據(jù)和資料，協(xié)助法務(wù)部門做好訴訟、仲裁工作。六、合同檔案管理（一）檔案收集合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)資料整理歸檔，包括合同洽談記錄、合同審批表、授權(quán)委托書、變更協(xié)議、解除協(xié)議、往來信函、糾紛處理文件等。（二）檔案整理檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理的要求，對收集到的合同檔案進行分類、編號、裝訂，確保檔案資料完整、有序。（三）檔案保管合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于專門的檔案柜或檔案室，確保檔案安全。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和維護，防止檔案損壞、丟失。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格按照查閱申請表的內(nèi)容提供檔案資料，查閱人員不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案資料。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門。3.涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要合同檔案的查閱，應(yīng)按照工廠保密制度的規(guī)定辦理審批手續(xù)。七、合同監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.合同管理部門應(yīng)定期對合同簽訂、履行、變更、解除等情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關(guān)部門整改。2.工廠內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對合同管理情況進行審計，重點審查合同的簽訂、履行、資金使用等方面是否合規(guī)、有效。（二）考核評價1.建立合同管理考核評價機制，對各部門合同管理工作進行考核評價。考核評價指標包括合同簽訂質(zhì)量、履行情況、糾紛處理結(jié)果、檔案管理等方面。2.考核評價結(jié)果與部門