購銷合同管理制度

購銷合同管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司購銷合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司與供應(yīng)商、客戶之間簽訂的各類購銷合同。3.基本原則依法簽訂原則：合同的簽訂、履行必須遵守國家法律法規(guī)。平等互利原則：合同雙方在法律地位上平等，應(yīng)充分體現(xiàn)各自的權(quán)利和義務(wù)，實(shí)現(xiàn)互利共贏。協(xié)商一致原則：合同條款應(yīng)經(jīng)雙方充分協(xié)商達(dá)成一致意見，避免因條款不清或歧義導(dǎo)致糾紛。誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同簽訂管理1.合同談判在簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)就合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等主要條款進(jìn)行談判。談判人員應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識和談判技巧，了解市場行情和公司利益訴求。談判過程中，應(yīng)做好記錄，記錄包括談判時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、談判內(nèi)容及達(dá)成的初步意向等。2.合同起草根據(jù)談判達(dá)成的意向，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草合同文本。合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同模板，確保合同條款完整、準(zhǔn)確、清晰。合同條款應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免模糊不清或歧義的表述。對于關(guān)鍵條款，如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格調(diào)整、違約責(zé)任等，應(yīng)詳細(xì)約定。3.合同審核合同文本起草完成后，應(yīng)提交相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核部門包括法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)等。法務(wù)部門主要審核合同的合法性、合規(guī)性，確保合同條款不違反法律法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定。財(cái)務(wù)部門主要審核合同的付款方式、結(jié)算周期等財(cái)務(wù)條款，確保公司資金安全和合理的資金安排。業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)主要從業(yè)務(wù)角度審核合同條款的合理性、可行性，確保合同符合公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求。各審核部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審核，并提出審核意見。業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見對合同文本進(jìn)行修改完善。4.合同簽訂經(jīng)審核通過的合同，由法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。合同簽訂過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照公司授權(quán)管理制度執(zhí)行，確保簽字代表具有合法有效的授權(quán)。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門存檔，以便各部門了解合同內(nèi)容，做好后續(xù)的履行、監(jiān)督等工作。三、合同履行管理1.履行計(jì)劃制定合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定制定詳細(xì)的履行計(jì)劃，明確各階段的工作任務(wù)、責(zé)任人及時(shí)間節(jié)點(diǎn)。履行計(jì)劃應(yīng)報(bào)業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門協(xié)同配合。2.貨物交付對于涉及貨物交付的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)量、質(zhì)量等要求組織貨物交付。在貨物交付前，應(yīng)通知客戶做好接收準(zhǔn)備，并提供必要的交付文件，如發(fā)貨清單、運(yùn)輸單據(jù)等。貨物交付過程中，應(yīng)做好記錄，包括交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、接收人等信息，確保貨物交付的準(zhǔn)確性和可追溯性。3.驗(yàn)收客戶收到貨物后，應(yīng)按照合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合客戶驗(yàn)收工作，提供必要的協(xié)助和支持。如驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題或與合同約定不符的情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并按照合同約定承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。驗(yàn)收合格后，客戶應(yīng)簽署驗(yàn)收文件，作為合同履行的重要憑證。4.付款財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)辦理付款手續(xù)。在付款前，應(yīng)審核相關(guān)的付款憑證，確保付款依據(jù)充分、準(zhǔn)確。對于需要預(yù)付款的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同簽訂后及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門辦理預(yù)付款手續(xù)，并跟蹤預(yù)付款的使用情況。對于貨到付款或驗(yàn)收合格后付款的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向客戶提交付款申請，并配合財(cái)務(wù)部門做好款項(xiàng)回收工作。5.合同變更在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對方協(xié)商，并簽訂書面的變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審核、簽訂，并作為原合同的補(bǔ)充文件存檔。合同變更后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)調(diào)整履行計(jì)劃，并通知相關(guān)部門做好相應(yīng)的工作調(diào)整。6.爭議解決在合同履行過程中，如發(fā)生爭議，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對方溝通協(xié)商，尋求解決方案。如協(xié)商不成，應(yīng)按照合同約定的爭議解決方式處理，如仲裁或訴訟。在爭議解決過程中，應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，維護(hù)公司的合法權(quán)益。爭議解決結(jié)果出來后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將結(jié)果反饋給相關(guān)部門，并根據(jù)結(jié)果執(zhí)行相應(yīng)的措施。四、合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同正本及相關(guān)附件、履行過程中的各類文件（如變更協(xié)議、驗(yàn)收文件、付款憑證等）收集齊全，并移交公司檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對合同檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂，確保檔案的完整性和規(guī)范性。2.檔案保管合同檔案應(yīng)妥善保管在專門的檔案庫房，確保檔案的安全。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。檔案管理部門應(yīng)定期對合同檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的完好無損。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行補(bǔ)救。3.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。檔案查閱人員應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自復(fù)印、涂改、抽取檔案內(nèi)容。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.檔案銷毀合同檔案超過保管期限或已無保存價(jià)值的，由檔案管理部門提出銷毀申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息。五、合同監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制建立合同監(jiān)督機(jī)制，由法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門組成監(jiān)督小組，定期對合同簽訂、履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組應(yīng)重點(diǎn)檢查合同的簽訂程序是否合規(guī)、合同條款是否履行、款項(xiàng)收付是否正常等情況。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.考核指標(biāo)制定合同管理考核指標(biāo)，包括合同簽訂及時(shí)率、合同履行準(zhǔn)確率、款項(xiàng)回收率等。合同簽訂及時(shí)率=按時(shí)簽訂合同的數(shù)量/應(yīng)簽訂合同的數(shù)量×100%合同履行準(zhǔn)確率=實(shí)際履行合同符合約定的數(shù)量/履行合同的總數(shù)量×100%款項(xiàng)回收率=實(shí)際回收款項(xiàng)的金額/應(yīng)回收款項(xiàng)的金額×100%3.考核方式定期對各業(yè)務(wù)部門的合同管理工作進(jìn)行考核評價(jià)，考核結(jié)果與部門績效掛鉤?？己嗽u價(jià)采用自評與互評相結(jié)合的方式，由各業(yè)務(wù)部門先進(jìn)行自評，然后由監(jiān)督小組進(jìn)行