部門物品申購管理制度

部門物品申購管理制度?總則目的為了規(guī)范公司各部門物品申購流程，合理控制費用支出，確保公司各項工作的順利開展，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)各部門所有物品申購相關(guān)事宜?；驹瓌t1.按需申購原則：各部門應(yīng)根據(jù)實際工作需要，合理申購物品，避免盲目申購造成資源浪費。2.預(yù)算控制原則：申購物品應(yīng)在部門預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行，嚴(yán)格控制費用支出，確保不超預(yù)算。3.流程規(guī)范原則：所有物品申購必須按照規(guī)定的流程進(jìn)行，確保申購過程公開、公正、透明。申購流程申購需求提出1.使用部門填寫申購單：各部門根據(jù)工作需要，由物品使用人填寫《物品申購單》，詳細(xì)注明申購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預(yù)計金額等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人對申購需求進(jìn)行審核，確認(rèn)申購物品的必要性、合理性以及是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)。審核通過后，在申購單上簽字批準(zhǔn)。申購審批1.預(yù)算內(nèi)物品審批：對于預(yù)算內(nèi)的物品申購，申購單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至行政部門。行政部門對申購物品進(jìn)行審核，確認(rèn)是否符合公司相關(guān)規(guī)定和實際需求，審核通過后予以批準(zhǔn)。2.超預(yù)算物品審批：對于超出部門預(yù)算的物品申購，申購部門需填寫《超預(yù)算物品申購審批表》，詳細(xì)說明超預(yù)算原因及申購必要性，并附上詳細(xì)的費用預(yù)算分析。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至財務(wù)部門審核。財務(wù)部門根據(jù)公司預(yù)算情況進(jìn)行審核，并提出意見。審核通過后，再提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實際情況進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后方可進(jìn)行申購。采購執(zhí)行1.行政部門采購：行政部門根據(jù)批準(zhǔn)的申購單，負(fù)責(zé)組織采購工作。對于常用物品，行政部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，定期與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，了解市場價格變化，確保采購到性價比高的物品。2.特殊物品采購：對于一些特殊規(guī)格或定制的物品，行政部門可根據(jù)實際情況，委托專業(yè)供應(yīng)商進(jìn)行定制生產(chǎn)或采購。在采購過程中，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保采購物品的質(zhì)量和交貨期。物品驗收1.到貨通知：采購物品到貨前，行政部門應(yīng)提前通知申購部門準(zhǔn)備驗收。2.驗收標(biāo)準(zhǔn)：申購部門應(yīng)按照申購單上注明的規(guī)格、型號、數(shù)量等要求對采購物品進(jìn)行驗收。對于重要物品或金額較大的采購項目，可邀請相關(guān)技術(shù)人員或?qū)I(yè)人員參與驗收。3.驗收結(jié)果處理：驗收合格的物品，申購部門應(yīng)在驗收單上簽字確認(rèn)；驗收不合格的物品，申購部門應(yīng)及時通知行政部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。入庫管理1.辦理入庫手續(xù)：驗收合格的物品，由行政部門辦理入庫手續(xù)，填寫《物品入庫單》，詳細(xì)記錄物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、入庫日期等信息。2.庫存管理：行政部門應(yīng)建立健全庫存管理制度，定期對庫存物品進(jìn)行盤點，確保庫存物品賬實相符。對于庫存積壓物品，應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，采取合理的處理措施，如調(diào)劑使用、降價處理等。領(lǐng)用發(fā)放1.領(lǐng)用申請：各部門需要領(lǐng)用物品時，由物品使用人填寫《物品領(lǐng)用單》，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審批：部門負(fù)責(zé)人對領(lǐng)用申請進(jìn)行審核，確認(rèn)領(lǐng)用物品的必要性和合理性，審核通過后在領(lǐng)用單上簽字批準(zhǔn)。3.倉庫發(fā)放：行政部門倉庫管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的領(lǐng)用單，發(fā)放物品，并在領(lǐng)用單上簽字確認(rèn)。發(fā)放后，倉庫管理人員應(yīng)及時更新庫存臺賬。申購標(biāo)準(zhǔn)辦公用品申購標(biāo)準(zhǔn)1.辦公文具：各部門應(yīng)根據(jù)實際工作需要，合理申購辦公文具，如筆、紙、筆記本、文件夾等。一般情況下，每個員工每月的辦公文具申購金額應(yīng)控制在[X]元以內(nèi)。2.辦公設(shè)備：對于辦公設(shè)備的申購，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等，應(yīng)根據(jù)工作崗位需求和公司發(fā)展規(guī)劃進(jìn)行綜合考慮。申購前，需進(jìn)行充分的市場調(diào)研，選擇性價比高、質(zhì)量可靠的產(chǎn)品。辦公設(shè)備的申購應(yīng)按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行審批和管理。固定資產(chǎn)申購標(biāo)準(zhǔn)1.固定資產(chǎn)定義：固定資產(chǎn)是指公司為生產(chǎn)商品、提供勞務(wù)、出租或經(jīng)營管理而持有的，使用壽命超過一個會計年度的有形資產(chǎn)。包括房屋及建筑物、機(jī)器設(shè)備、運輸設(shè)備、電子設(shè)備等。2.申購流程：固定資產(chǎn)申購應(yīng)按照公司固定資產(chǎn)管理制度的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，由使用部門填寫《固定資產(chǎn)申購單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門、公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行采購。3.申購標(biāo)準(zhǔn)：各部門在申購固定資產(chǎn)時，應(yīng)充分考慮實際工作需要和成本效益原則，避免盲目申購。對于金額較大的固定資產(chǎn)申購項目，應(yīng)進(jìn)行可行性研究和論證，確保申購的必要性和合理性。低值易耗品申購標(biāo)準(zhǔn)1.低值易耗品定義：低值易耗品是指單位價值較低、使用期限較短，不能作為固定資產(chǎn)核算的各種用具物品，如工具、器具、管理用具、玻璃器皿等。2.申購流程：低值易耗品申購流程與辦公用品申購流程基本相同，由使用部門填寫《物品申購單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，提交至行政部門進(jìn)行采購。3.申購標(biāo)準(zhǔn)：各部門應(yīng)根據(jù)實際工作需要，合理申購低值易耗品，避免浪費。對于一些通用性較強(qiáng)的低值易耗品，行政部門可根據(jù)庫存情況進(jìn)行統(tǒng)一采購，以降低采購成本。預(yù)算管理預(yù)算編制1.年度預(yù)算編制：每年末，各部門應(yīng)根據(jù)本部門下一年度的工作計劃和業(yè)務(wù)需求，編制部門年度物品申購預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容應(yīng)包括申購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計金額等詳細(xì)信息。2.預(yù)算審核與匯總：各部門編制的年度預(yù)算經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至行政部門。行政部門對各部門預(yù)算進(jìn)行匯總審核，并結(jié)合公司整體經(jīng)營目標(biāo)和財務(wù)狀況，編制公司年度物品申購預(yù)算草案。3.預(yù)算審批：公司年度物品申購預(yù)算草案經(jīng)財務(wù)部門審核后，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的預(yù)算作為下一年度各部門物品申購的控制依據(jù)。預(yù)算執(zhí)行1.預(yù)算分解：行政部門根據(jù)公司年度物品申購預(yù)算，將預(yù)算指標(biāo)分解至各部門，并明確各部門的預(yù)算控制額度。2.預(yù)算監(jiān)控：各部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行物品申購工作，行政部門和財務(wù)部門應(yīng)定期對各部門預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析。對于預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的偏差，應(yīng)及時查找原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)整。3.預(yù)算調(diào)整：如因工作需要或其他特殊原因，導(dǎo)致部門預(yù)算無法滿足實際申購需求時，部門應(yīng)填寫《預(yù)算調(diào)整申請表》，詳細(xì)說明調(diào)整原因及調(diào)整金額。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門、公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。監(jiān)督與考核監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部審計監(jiān)督：公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對各部門物品申購情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查申購流程是否規(guī)范、預(yù)算執(zhí)行是否嚴(yán)格、采購物品是否符合要求等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.行政部門監(jiān)督：行政部門作為物品申購管理的歸口部門，應(yīng)加強(qiáng)對各部門物品申購工作的日常監(jiān)督，定期檢查申購單的填寫、審批情況，以及采購物品的驗收、入庫、領(lǐng)用等環(huán)節(jié)是否規(guī)范。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時督促相關(guān)部門進(jìn)行整改?？己宿k法1.考核指標(biāo)：建立物品申購管理考核指標(biāo)體系，主要包括申購流程規(guī)范率、預(yù)算執(zhí)行準(zhǔn)確率、采購成本控制率、物品驗收合格率等指標(biāo)。2.考核周期：考核周期為一個自然年度。3.考核方式：行政部門負(fù)責(zé)對各部門物品申購管理工作進(jìn)行考核評分，考核結(jié)果納入公司年度績效考核體系。對于考核成績優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于考核成績較