項(xiàng)目外協(xié)材料管理制度

項(xiàng)目外協(xié)材料管理制度?總則1.目的為加強(qiáng)公司項(xiàng)目外協(xié)材料的管理，規(guī)范外協(xié)材料的采購(gòu)、供應(yīng)、使用、庫(kù)存等環(huán)節(jié)，確保項(xiàng)目順利進(jìn)行，降低成本，提高經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及外協(xié)材料的項(xiàng)目，包括但不限于產(chǎn)品制造、工程建設(shè)、技術(shù)服務(wù)等項(xiàng)目中所需的外協(xié)采購(gòu)材料。3.職責(zé)分工采購(gòu)部門負(fù)責(zé)外協(xié)材料供應(yīng)商的開發(fā)、評(píng)估、選擇和管理。制定外協(xié)材料采購(gòu)計(jì)劃，組織采購(gòu)活動(dòng)，確保材料按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，處理采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。項(xiàng)目部門根據(jù)項(xiàng)目需求，提出外協(xié)材料的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等要求，并提交給采購(gòu)部門。參與供應(yīng)商的評(píng)估和選擇，協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu)談判。負(fù)責(zé)外協(xié)材料的到貨驗(yàn)收，對(duì)材料的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)通知采購(gòu)部門處理。負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)與外協(xié)材料相關(guān)的工作，確保材料的正確使用和合理庫(kù)存。質(zhì)量部門制定外協(xié)材料的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程，負(fù)責(zé)對(duì)外協(xié)材料進(jìn)行檢驗(yàn)和質(zhì)量控制。對(duì)采購(gòu)的外協(xié)材料進(jìn)行抽檢或全檢，判定材料是否合格，對(duì)不合格材料提出處理意見。參與供應(yīng)商的質(zhì)量評(píng)估，協(xié)助采購(gòu)部門選擇質(zhì)量可靠的供應(yīng)商。倉(cāng)庫(kù)管理部門負(fù)責(zé)外協(xié)材料的入庫(kù)、存儲(chǔ)、保管和發(fā)放工作。建立外協(xié)材料庫(kù)存臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)庫(kù)存，確保賬實(shí)相符。按照規(guī)定的程序和要求發(fā)放外協(xié)材料，做好發(fā)放記錄。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)外協(xié)材料采購(gòu)資金的預(yù)算安排和支付管理。對(duì)外協(xié)材料采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析，提供相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和報(bào)告。審核采購(gòu)合同、發(fā)票等財(cái)務(wù)憑證，確保財(cái)務(wù)處理的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。外協(xié)材料供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目需求和公司供應(yīng)商管理要求，通過(guò)多種渠道開發(fā)外協(xié)材料供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步調(diào)查，了解其基本情況、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的信息，并填寫《供應(yīng)商基本情況調(diào)查表》。采購(gòu)部門組織相關(guān)部門（如項(xiàng)目部門、質(zhì)量部門）對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，評(píng)估其綜合實(shí)力和是否符合公司要求。實(shí)地考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)設(shè)施、工藝流程、質(zhì)量管理體系、人員配備等。2.供應(yīng)商評(píng)估采購(gòu)部門定期（每年至少一次）對(duì)現(xiàn)有供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估指標(biāo)包括質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、服務(wù)等方面。質(zhì)量方面，主要考核供應(yīng)商提供的外協(xié)材料的合格率、退貨率等指標(biāo)；交貨期方面，考核供應(yīng)商是否按時(shí)交貨，交貨準(zhǔn)時(shí)率等；價(jià)格方面，比較供應(yīng)商的報(bào)價(jià)與市場(chǎng)行情，評(píng)估其價(jià)格合理性；服務(wù)方面，考察供應(yīng)商的售后服務(wù)響應(yīng)速度、解決問(wèn)題的能力等。采購(gòu)部門根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為A、B、C三類。A類為優(yōu)秀供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)和優(yōu)惠政策；B類為合格供應(yīng)商，維持正常合作關(guān)系；C類為不合格供應(yīng)商，限制或停止合作，并要求其限期整改。3.供應(yīng)商選擇在選擇外協(xié)材料供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，綜合考慮供應(yīng)商的質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、服務(wù)等因素。對(duì)于重要的外協(xié)材料采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式選擇供應(yīng)商，確保采購(gòu)過(guò)程的透明度和公正性。采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括材料規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。4.供應(yīng)商管理采購(gòu)部門建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估結(jié)果、合作歷史、合同執(zhí)行情況等內(nèi)容，并定期更新。加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與協(xié)調(diào)，定期召開供應(yīng)商會(huì)議，反饋?lái)?xiàng)目需求和質(zhì)量要求，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況，共同解決合作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。對(duì)供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行跟蹤和評(píng)價(jià)，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題、交貨延遲、服務(wù)不到位等情況，及時(shí)發(fā)出書面通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)暫?；蚪K止合作。外協(xié)材料采購(gòu)管理1.采購(gòu)計(jì)劃制定項(xiàng)目部門根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，提前向采購(gòu)部門提交外協(xié)材料需求計(jì)劃，明確材料的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間等信息。采購(gòu)部門結(jié)合項(xiàng)目需求計(jì)劃、庫(kù)存情況、市場(chǎng)供應(yīng)情況等因素，制定外協(xié)材料采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括采購(gòu)材料的詳細(xì)清單、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)預(yù)算等內(nèi)容。采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后的采購(gòu)計(jì)劃作為采購(gòu)活動(dòng)的依據(jù)。2.采購(gòu)實(shí)施采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，選擇合適的采購(gòu)方式進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)方式包括招標(biāo)采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)、單一來(lái)源采購(gòu)等，應(yīng)根據(jù)采購(gòu)金額、采購(gòu)性質(zhì)、市場(chǎng)情況等因素合理選擇。對(duì)于招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司招標(biāo)管理規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等工作。在采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行充分溝通，確保采購(gòu)材料的規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等符合項(xiàng)目要求。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決。采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同后，應(yīng)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息，確保材料按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。3.采購(gòu)合同管理采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括材料規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的表述。采購(gòu)部門負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的起草、審核、簽訂、執(zhí)行、變更、終止等全過(guò)程管理。合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)公司法務(wù)部門或法律顧問(wèn)審核，確保合同的合法性和有效性。采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給項(xiàng)目部門、質(zhì)量部門、倉(cāng)庫(kù)管理部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。在合同執(zhí)行過(guò)程中，如需要變更合同條款，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原合同的補(bǔ)充文件，具有同等法律效力。采購(gòu)合同執(zhí)行完畢后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行總結(jié)和評(píng)價(jià)，分析合同執(zhí)行過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的采購(gòu)工作提供參考。外協(xié)材料驗(yàn)收管理1.驗(yàn)收準(zhǔn)備項(xiàng)目部門在接到采購(gòu)部門通知的外協(xié)材料到貨時(shí)間前，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收工作，并明確驗(yàn)收人員的職責(zé)和分工。驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉外協(xié)材料的規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法等要求，準(zhǔn)備好必要的驗(yàn)收工具和設(shè)備，如量具、檢測(cè)儀器等。倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)提前做好收貨場(chǎng)地和存儲(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備工作，確保到貨材料能夠及時(shí)、安全地入庫(kù)。2.到貨驗(yàn)收外協(xié)材料到貨時(shí)，供應(yīng)商應(yīng)提供送貨清單、質(zhì)量證明文件等相關(guān)資料。驗(yàn)收人員首先核對(duì)送貨清單與采購(gòu)合同的一致性，包括材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息。按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程，對(duì)到貨材料的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行檢驗(yàn)。質(zhì)量檢驗(yàn)可采用抽檢或全檢的方式，檢驗(yàn)內(nèi)容包括外觀質(zhì)量、尺寸精度、性能指標(biāo)等。對(duì)于重要的外協(xié)材料或質(zhì)量要求較高的材料，驗(yàn)收人員可邀請(qǐng)質(zhì)量部門的專業(yè)人員共同參與驗(yàn)收工作，確保驗(yàn)收結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。如發(fā)現(xiàn)到貨材料存在質(zhì)量問(wèn)題、數(shù)量短缺、規(guī)格不符等情況，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)填寫《外協(xié)材料驗(yàn)收不合格報(bào)告》，詳細(xì)記錄問(wèn)題情況，并通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商聯(lián)系處理。3.驗(yàn)收結(jié)果處理對(duì)于驗(yàn)收合格的外協(xié)材料，驗(yàn)收人員在送貨清單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)。倉(cāng)庫(kù)管理部門按照規(guī)定的存儲(chǔ)要求，將材料妥善存放，并更新庫(kù)存臺(tái)賬。對(duì)于驗(yàn)收不合格的外協(xié)材料，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施。供應(yīng)商處理后，重新進(jìn)行驗(yàn)收，直至驗(yàn)收合格為止。如因外協(xié)材料質(zhì)量問(wèn)題給項(xiàng)目造成損失的，采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)合同約定，要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。同時(shí)，應(yīng)分析原因，采取改進(jìn)措施，防止類似問(wèn)題再次發(fā)生。外協(xié)材料庫(kù)存管理1.庫(kù)存規(guī)劃倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目需求、采購(gòu)周期、庫(kù)存周轉(zhuǎn)率等因素，合理規(guī)劃外協(xié)材料的庫(kù)存水平，制定庫(kù)存定額。庫(kù)存定額應(yīng)包括最高庫(kù)存量、最低庫(kù)存量和安全庫(kù)存量等指標(biāo)。最高庫(kù)存量是指為防止材料積壓而設(shè)定的庫(kù)存上限；最低庫(kù)存量是指為保證項(xiàng)目正常進(jìn)行而設(shè)定的庫(kù)存下限；安全庫(kù)存量是指為應(yīng)對(duì)突發(fā)情況（如供應(yīng)商延遲交貨、市場(chǎng)供應(yīng)短缺等）而設(shè)定的額外庫(kù)存。倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存定額進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整，確保其合理性和有效性。2.入庫(kù)管理外協(xié)材料到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理部門驗(yàn)收人員應(yīng)按照驗(yàn)收程序進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后辦理入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)人員應(yīng)根據(jù)送貨清單和驗(yàn)收結(jié)果，將材料準(zhǔn)確無(wú)誤地搬運(yùn)至指定的存儲(chǔ)位置，并填寫《外協(xié)材料入庫(kù)單》，詳細(xì)記錄材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息?！锻鈪f(xié)材料入庫(kù)單》應(yīng)一式多聯(lián)，分別由倉(cāng)庫(kù)管理部門、采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門等留存，作為記賬、核算、對(duì)賬的依據(jù)。3.存儲(chǔ)管理倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)根據(jù)外協(xié)材料的特性和要求，提供適宜的存儲(chǔ)環(huán)境，確保材料質(zhì)量不受影響。例如，對(duì)于易受潮的材料，應(yīng)存放在干燥通風(fēng)的倉(cāng)庫(kù)；對(duì)于易燃易爆的材料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行特殊存儲(chǔ)。對(duì)庫(kù)存的外協(xié)材料應(yīng)進(jìn)行分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立庫(kù)存臺(tái)賬，實(shí)時(shí)記錄材料的出入庫(kù)情況，做到賬實(shí)相符。倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存材料進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)庫(kù)存數(shù)量與臺(tái)賬記錄是否一致，如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。4.發(fā)放管理項(xiàng)目部門根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際需求，填寫《外協(xié)材料領(lǐng)料單》，注明材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到倉(cāng)庫(kù)管理部門領(lǐng)取外協(xié)材料。倉(cāng)庫(kù)管理部門發(fā)放人員應(yīng)根據(jù)《外協(xié)材料領(lǐng)料單》進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后，按照先進(jìn)先出的原則發(fā)放材料，并在《外協(xié)材料領(lǐng)料單》上簽字確認(rèn)?！锻鈪f(xié)材料領(lǐng)料單》應(yīng)一式多聯(lián)，分別由倉(cāng)庫(kù)管理部門、項(xiàng)目部門、財(cái)務(wù)部門等留存，作為發(fā)放記錄和成本核算的依據(jù)。倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)定期統(tǒng)計(jì)外協(xié)材料的發(fā)放情況，分析材料消耗規(guī)律，為采購(gòu)計(jì)劃的制定提供參考。外協(xié)材料成本控制與核算1.成本控制采購(gòu)部門應(yīng)通過(guò)優(yōu)化采購(gòu)流程、選擇合適的供應(yīng)商、談判合理的價(jià)格等方式，降低外協(xié)材料的采購(gòu)成本。同時(shí)，應(yīng)關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略，爭(zhēng)取獲得更有利的采購(gòu)條件。項(xiàng)目部門應(yīng)合理安排項(xiàng)目進(jìn)度，避免因進(jìn)度延誤導(dǎo)致外協(xié)材料的積壓和浪費(fèi)。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)的管理，確保材料的正確使用，減少損耗。倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)加強(qiáng)庫(kù)存管理，合理控制庫(kù)存水平，避免庫(kù)存積壓或缺貨。同時(shí)，應(yīng)做好庫(kù)存盤點(diǎn)工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理庫(kù)存盈虧問(wèn)題，降低庫(kù)存成本。2.成本核算財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立健全外協(xié)材料成本核算制度，明確成本核算的對(duì)象、方法、流程等。外協(xié)材料成本核算應(yīng)包括采購(gòu)成本、運(yùn)輸成本、倉(cāng)儲(chǔ)成本、損耗成本等內(nèi)容。采購(gòu)成本是指購(gòu)買外協(xié)材料所支付的貨款、運(yùn)費(fèi)、裝卸費(fèi)等費(fèi)用；運(yùn)輸成本是指將外協(xié)材料運(yùn)輸至公司所發(fā)生的費(fèi)用；倉(cāng)儲(chǔ)成本是指存儲(chǔ)外協(xié)材料所發(fā)生的倉(cāng)庫(kù)租金、保管費(fèi)用等；損耗成本是指因材料損耗而產(chǎn)生的成本。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)外協(xié)材料成本進(jìn)行核算和分析，編制成本報(bào)表，為公司管理層提供成本信息和決策支持。同時(shí)，應(yīng)對(duì)比實(shí)際成本與預(yù)算成本，找出成本差異原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行控制和改進(jìn)。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)外協(xié)材料管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購(gòu)流程的合規(guī)性、供應(yīng)商管理的有效性、驗(yàn)收工作的準(zhǔn)確性、庫(kù)存管理的規(guī)范性、成本控制的執(zhí)行情況等。審計(jì)部門應(yīng)制定詳細(xì)的檢查計(jì)劃和檢查表，采用抽樣檢查、實(shí)地查看、查閱資料等方式進(jìn)行檢查。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到有效解決。公司管理層應(yīng)定期聽取外協(xié)材料管理工作匯報(bào)，了解工作進(jìn)展情況和存在的問(wèn)題，對(duì)管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，推動(dòng)各項(xiàng)管理制度的有效執(zhí)行。2.考核評(píng)價(jià)公司建立外協(xié)材料管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)采購(gòu)部門、項(xiàng)目部門、質(zhì)量部門、倉(cāng)庫(kù)管理部門等相關(guān)部門在外協(xié)材料管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。考核評(píng)價(jià)指標(biāo)應(yīng)包括采購(gòu)成本控制、交貨期保證、材料質(zhì)量、庫(kù)存管理、服務(wù)滿意度等方面。考核方式可采用定量考核與定性考核相結(jié)合的方式，如根據(jù)采購(gòu)成本降低率、交貨準(zhǔn)時(shí)率