公司律師函管理制度

公司律師函管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司律師函的管理，確保律師函的制作、發(fā)送、跟蹤及歸檔等工作有序進(jìn)行，有效維護(hù)公司合法權(quán)益，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及下屬子公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中涉及律師函相關(guān)事務(wù)的管理。（三）基本原則1.合法性原則：律師函的內(nèi)容和發(fā)送程序必須符合國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定。2.審慎性原則：在決定發(fā)送律師函前，應(yīng)進(jìn)行充分的事實(shí)調(diào)查和法律分析，確保有合理的法律依據(jù)和事實(shí)基礎(chǔ)。3.及時(shí)性原則：對(duì)于需要發(fā)送律師函的事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)相關(guān)程序，避免因拖延導(dǎo)致證據(jù)滅失或法律時(shí)效過(guò)期。4.保密性原則：律師函涉及的相關(guān)信息及公司商業(yè)秘密應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露給無(wú)關(guān)人員。二、律師函的啟動(dòng)（一）觸發(fā)情形1.合同糾紛：對(duì)方違反合同約定，經(jīng)公司內(nèi)部溝通協(xié)商后仍未解決，可能影響公司利益時(shí)。2.侵權(quán)行為：發(fā)現(xiàn)他人侵犯公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密、名譽(yù)權(quán)等合法權(quán)益，需要通過(guò)律師函制止侵權(quán)行為或要求賠償時(shí)。3.債務(wù)催收：對(duì)于逾期未履行付款義務(wù)或其他債務(wù)的客戶，經(jīng)多次催款無(wú)果后，考慮發(fā)送律師函。4.其他法律事務(wù)：根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)管理中出現(xiàn)的其他法律問(wèn)題，認(rèn)為有必要通過(guò)律師函解決的情形。（二）申請(qǐng)流程1.各部門(mén)或下屬子公司在遇到上述觸發(fā)情形時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《律師函申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明事由、涉及金額、相關(guān)證據(jù)材料等情況，并提交至法務(wù)部門(mén)。2.法務(wù)部門(mén)收到申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)進(jìn)行初步審核，判斷是否符合發(fā)送律師函的條件。如不符合，應(yīng)告知申請(qǐng)部門(mén)原因；如符合，應(yīng)在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)，并提交給主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)法務(wù)部門(mén)的意見(jiàn)，對(duì)是否發(fā)送律師函進(jìn)行最終審批。審批通過(guò)后，法務(wù)部門(mén)安排律師開(kāi)展相關(guān)工作。三、律師函的制作（一）律師選擇1.法務(wù)部門(mén)應(yīng)建立律師資源庫(kù)，根據(jù)律師的專業(yè)能力、經(jīng)驗(yàn)、信譽(yù)等因素，篩選出合適的律師事務(wù)所及律師負(fù)責(zé)具體案件的律師函制作工作。2.在選擇律師時(shí)，應(yīng)優(yōu)先考慮具有相關(guān)行業(yè)經(jīng)驗(yàn)、熟悉公司業(yè)務(wù)領(lǐng)域法律法規(guī)的律師。同時(shí)，可通過(guò)向其他企業(yè)咨詢、查閱律師業(yè)績(jī)資料等方式，對(duì)擬合作律師進(jìn)行全面評(píng)估。3.與選定的律師事務(wù)所簽訂委托代理合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等事項(xiàng)。（二）材料準(zhǔn)備1.法務(wù)部門(mén)應(yīng)向承辦律師提供與案件相關(guān)的詳細(xì)資料，包括但不限于合同文本、往來(lái)函件、侵權(quán)證據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等，確保律師全面了解案件事實(shí)。2.承辦律師在收到材料后，應(yīng)認(rèn)真審查分析，如有需要，可要求法務(wù)部門(mén)進(jìn)一步補(bǔ)充或核實(shí)相關(guān)信息。3.承辦律師根據(jù)案件情況進(jìn)行法律研究，確定律師函的法律依據(jù)和主張的權(quán)利內(nèi)容。（三）內(nèi)容撰寫(xiě)1.律師函應(yīng)包含以下基本內(nèi)容：首部：寫(xiě)明律師事務(wù)所名稱、律師姓名、函號(hào)、致函對(duì)象等信息。正文：詳細(xì)闡述事實(shí)經(jīng)過(guò)，明確指出對(duì)方的違約或侵權(quán)行為，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)說(shuō)明對(duì)方應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任，并提出具體的要求，如停止侵權(quán)、履行合同義務(wù)、賠償損失等。尾部：注明律師事務(wù)所地址、聯(lián)系電話、傳真號(hào)碼、律師署名及日期等。2.律師函的語(yǔ)言應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確、規(guī)范，避免使用模糊、歧義或帶有攻擊性的詞匯。同時(shí)，要根據(jù)不同的收件對(duì)象和案件情況，合理調(diào)整語(yǔ)氣和措辭，確保既能有效傳達(dá)公司的立場(chǎng)，又能盡量避免激化矛盾。3.承辦律師撰寫(xiě)完成律師函初稿后，應(yīng)提交給法務(wù)部門(mén)審核。法務(wù)部門(mén)重點(diǎn)審核律師函的法律依據(jù)是否準(zhǔn)確、事實(shí)陳述是否清晰、要求是否合理合法、語(yǔ)言表達(dá)是否恰當(dāng)?shù)?。如有修改意?jiàn)，應(yīng)及時(shí)與律師溝通，律師根據(jù)反饋意見(jiàn)進(jìn)行修改完善。（四）審核與批準(zhǔn)1.律師函修改完善后，由法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人再次審核，審核通過(guò)后提交給主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.主管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，律師函方可加蓋公司公章或律師事務(wù)所公章后正式發(fā)送。四、律師函的發(fā)送（一）發(fā)送方式1.律師函可通過(guò)郵政特快專遞（EMS）、掛號(hào)信等方式發(fā)送，確保送達(dá)憑證完整可查。2.如因特殊情況需要采取其他發(fā)送方式，如專人送達(dá)、電子郵件等，應(yīng)事先經(jīng)過(guò)法務(wù)部門(mén)和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并保留相關(guān)送達(dá)記錄。（二）送達(dá)記錄1.負(fù)責(zé)發(fā)送律師函的人員應(yīng)及時(shí)跟蹤送達(dá)情況，要求郵政部門(mén)或其他送達(dá)機(jī)構(gòu)提供送達(dá)回執(zhí)等證明文件。2.送達(dá)回執(zhí)應(yīng)妥善保存，作為律師函已有效送達(dá)對(duì)方的證據(jù)?；貓?zhí)上應(yīng)注明收件人姓名、地址、聯(lián)系方式、簽收日期等信息。3.如遇到收件人拒收律師函的情況，應(yīng)及時(shí)告知法務(wù)部門(mén)，并保留相關(guān)拒收證據(jù)，如郵政部門(mén)出具的拒收證明、現(xiàn)場(chǎng)錄像等。五、律師函的跟蹤與反饋（一）跟蹤機(jī)制1.法務(wù)部門(mén)應(yīng)建立律師函跟蹤臺(tái)賬，對(duì)每一份律師函的發(fā)送時(shí)間、送達(dá)情況、對(duì)方反饋等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期與承辦律師溝通，了解律師函的跟蹤進(jìn)展情況，及時(shí)掌握案件動(dòng)態(tài)。對(duì)于對(duì)方可能提出的異議或回復(fù)，提前做好應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備。（二）對(duì)方反饋處理1.收到對(duì)方針對(duì)律師函的反饋后，法務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)整理分析，并將相關(guān)情況告知承辦律師。2.承辦律師根據(jù)對(duì)方反饋內(nèi)容，進(jìn)行法律分析，提出應(yīng)對(duì)策略和建議。如需要進(jìn)一步采取法律行動(dòng)，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定履行審批程序。3.對(duì)于對(duì)方同意協(xié)商解決的情況，法務(wù)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)與對(duì)方進(jìn)行協(xié)商談判，爭(zhēng)取達(dá)成有利于公司的解決方案。在協(xié)商過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照公司授權(quán)范圍進(jìn)行，確保協(xié)商結(jié)果符合公司利益。六、律師函的歸檔（一）歸檔范圍1.律師函相關(guān)的所有材料，包括《律師函申請(qǐng)表》、委托代理合同、律師函初稿及修改稿、送達(dá)回執(zhí)、對(duì)方反饋意見(jiàn)及處理情況等，均應(yīng)作為檔案進(jìn)行歸檔。2.涉及律師函的往來(lái)郵件、電話記錄、會(huì)議紀(jì)要等相關(guān)資料，也應(yīng)一并歸檔保存。（二）歸檔要求1.歸檔材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，按照時(shí)間順序和類別進(jìn)行整理裝訂。2.建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并做好備份工作，確保檔案信息的安全性和可查閱性。3.檔案應(yīng)妥善保管，設(shè)置專門(mén)的檔案存放地點(diǎn)，由專人負(fù)責(zé)管理。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自查閱、銷毀或篡改檔案資料。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)律師函管理工作進(jìn)行全程監(jiān)督，確保各項(xiàng)制度和流程得到有效執(zhí)行。2.定期對(duì)律師函管理情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查律師函的制作質(zhì)量、發(fā)送程序、跟蹤反饋及歸檔等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。（二）考核辦法1.建立律師函管理工作考核指標(biāo)體系，對(duì)涉及律師函管理的部門(mén)及人員進(jìn)行考核。考核指標(biāo)包括律師函處理的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、有效性等方面。2.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)及人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違反制度規(guī)定、工作失誤導(dǎo)致公司利益受損的部