行政管理制度培訓(xùn)宣講

行政管理制度培訓(xùn)宣講?一、總則（一）目的為了規(guī)范公司行政事務(wù)管理，提高工作效率，確保公司各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本行政管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：行政管理制度的制定必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策的要求。2.規(guī)范化原則：各項(xiàng)行政事務(wù)管理工作應(yīng)按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保工作的規(guī)范性和一致性。3.效率原則：以提高工作效率為核心，優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，確保各項(xiàng)工作及時(shí)、準(zhǔn)確地完成。4.服務(wù)原則：行政部門(mén)應(yīng)樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，為公司各部門(mén)和全體員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，保障公司運(yùn)營(yíng)的順暢。二、辦公環(huán)境管理（一）辦公區(qū)域規(guī)劃1.根據(jù)公司組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)需求，合理劃分辦公區(qū)域，明確各部門(mén)的辦公位置。2.辦公區(qū)域應(yīng)保持整潔、明亮、通風(fēng)良好，符合安全、衛(wèi)生等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。（二）辦公設(shè)施配備1.為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、電話(huà)、文件柜等辦公設(shè)備，并確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.根據(jù)工作需要，合理配置會(huì)議室、洽談室、培訓(xùn)室等公共辦公區(qū)域，配備相應(yīng)的會(huì)議設(shè)備、投影儀、音響等設(shè)施。（三）環(huán)境衛(wèi)生管理1.實(shí)行區(qū)域責(zé)任制，各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生清潔工作，定期進(jìn)行清掃、擦拭，保持桌面、地面、門(mén)窗等干凈整潔。2.公司公共區(qū)域（如走廊、樓梯、衛(wèi)生間等）由行政部門(mén)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)定期清潔和消毒，確保環(huán)境整潔衛(wèi)生。3.全體員工應(yīng)養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習(xí)慣，保持辦公環(huán)境的整潔，不得隨意丟棄垃圾，不得在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、吃零食等。（四）安全管理1.加強(qiáng)辦公區(qū)域的安全防范措施，配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其處于良好的備用狀態(tài)。2.對(duì)員工進(jìn)行消防安全知識(shí)培訓(xùn)，提高員工的安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力，確保在火災(zāi)等緊急情況下能夠迅速、有效地進(jìn)行應(yīng)對(duì)。3.注意用電安全，嚴(yán)禁私拉亂接電線(xiàn)，不得使用大功率電器，下班時(shí)關(guān)閉電腦、打印機(jī)等辦公設(shè)備電源，消除安全隱患。4.加強(qiáng)對(duì)辦公區(qū)域的門(mén)禁管理，嚴(yán)格執(zhí)行出入登記制度，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入公司辦公區(qū)域，確保公司財(cái)產(chǎn)和員工人身安全。三、辦公用品管理（一）辦公用品的采購(gòu)1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)公司員工數(shù)量、工作需求等因素，合理確定各類(lèi)辦公用品的采購(gòu)數(shù)量和規(guī)格。2.采購(gòu)前，行政部門(mén)應(yīng)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，并與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同或協(xié)議。3.辦公用品采購(gòu)應(yīng)遵循審批流程，由使用部門(mén)填寫(xiě)辦公用品申購(gòu)單，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)行政部門(mén)審批，行政部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)進(jìn)行采購(gòu)。（二）辦公用品的發(fā)放1.行政部門(mén)設(shè)立辦公用品倉(cāng)庫(kù)，負(fù)責(zé)辦公用品的保管和發(fā)放工作。2.辦公用品發(fā)放應(yīng)按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行，員工憑辦公用品領(lǐng)用單到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取所需用品，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)領(lǐng)用單信息，確保發(fā)放準(zhǔn)確無(wú)誤。3.對(duì)于一些限量使用的辦公用品，如筆記本、文件夾等，應(yīng)嚴(yán)格控制發(fā)放數(shù)量，避免浪費(fèi)。（三）辦公用品的使用與節(jié)約1.員工應(yīng)愛(ài)護(hù)辦公用品，合理使用，不得隨意損壞或丟棄。2.提倡節(jié)約使用辦公用品，如雙面打印、復(fù)印文件，減少紙張浪費(fèi)；合理設(shè)置電腦屏幕亮度和音量，降低能源消耗等。3.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)辦公用品的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)現(xiàn)象，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行改進(jìn)。四、文件與檔案管理（一）文件管理1.文件分類(lèi)：公司文件分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件等類(lèi)別，各類(lèi)文件再根據(jù)其性質(zhì)和用途進(jìn)行細(xì)分。2.文件起草：文件起草應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范，由相關(guān)部門(mén)或人員負(fù)責(zé)起草，重要文件需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.文件編號(hào)：為便于文件的管理和查找，對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。4.文件印發(fā)：經(jīng)審批后的文件由行政部門(mén)負(fù)責(zé)印發(fā)，印發(fā)時(shí)應(yīng)確保文件格式正確、內(nèi)容清晰，并按照規(guī)定的范圍進(jìn)行發(fā)放。5.文件傳閱：對(duì)于需要傳閱的文件，行政部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的傳閱順序進(jìn)行傳遞，確保文件及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)到相關(guān)人員手中，并做好傳閱記錄。6.文件歸檔：文件處理完畢后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔，歸檔文件應(yīng)分類(lèi)整理，按照檔案管理的要求進(jìn)行裝訂、編目等工作，確保檔案的完整性和規(guī)范性。（二）檔案管理1.檔案分類(lèi)：公司檔案分為人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、行政檔案等類(lèi)別，各類(lèi)檔案再根據(jù)其形成時(shí)間、來(lái)源等因素進(jìn)行細(xì)分。2.檔案收集：各部門(mén)應(yīng)定期將本部門(mén)形成的檔案資料移交至行政部門(mén)，行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一收集和整理。3.檔案整理：行政部門(mén)對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。4.檔案保管：檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥等，確保檔案資料的安全保管。5.檔案查閱：因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料。6.檔案銷(xiāo)毀：對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀前，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清單，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門(mén)組織實(shí)施銷(xiāo)毀，并做好銷(xiāo)毀記錄。五、會(huì)議管理（一）會(huì)議分類(lèi)公司會(huì)議分為總經(jīng)理辦公會(huì)、部門(mén)例會(huì)、專(zhuān)題會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議等類(lèi)別。（二）會(huì)議組織1.總經(jīng)理辦公會(huì)由總經(jīng)理召集和主持，參加人員為公司高層管理人員，會(huì)議主要討論公司重大決策、發(fā)展戰(zhàn)略、工作計(jì)劃等事項(xiàng)。行政部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議的組織安排，提前通知參會(huì)人員會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題等信息，并準(zhǔn)備好會(huì)議資料。2.部門(mén)例會(huì)由各部門(mén)負(fù)責(zé)人召集和主持，本部門(mén)員工參加，會(huì)議主要總結(jié)本部門(mén)上周工作情況，安排本周工作任務(wù)。行政部門(mén)協(xié)助各部門(mén)做好會(huì)議的組織工作。3.專(zhuān)題會(huì)議根據(jù)工作需要由相關(guān)部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)召集，針對(duì)特定的業(yè)務(wù)問(wèn)題或工作事項(xiàng)進(jìn)行討論和決策。行政部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議的通知、資料準(zhǔn)備等工作。4.臨時(shí)會(huì)議根據(jù)公司臨時(shí)工作安排召開(kāi)，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)發(fā)布會(huì)議通知，確保相關(guān)人員按時(shí)參加會(huì)議。（三）會(huì)議記錄與紀(jì)要1.會(huì)議應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議題、會(huì)議內(nèi)容、決議事項(xiàng)等。2.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確反映會(huì)議主要內(nèi)容和決議事項(xiàng)，經(jīng)會(huì)議主持人審核后，發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門(mén)。（四）會(huì)議紀(jì)律1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退或無(wú)故缺席。如有特殊情況不能參加會(huì)議，應(yīng)提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假。2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得隨意接聽(tīng)電話(huà)或中途離場(chǎng)，保持會(huì)議秩序。3.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽(tīng)取會(huì)議內(nèi)容，積極參與討論，按照會(huì)議要求做好記錄，并嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議決議。六、印章管理（一）印章種類(lèi)公司印章主要包括公章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法人章等。（二）印章保管1.公章由行政部門(mén)指定專(zhuān)人保管，合同專(zhuān)用章由法務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人保管，財(cái)務(wù)專(zhuān)用章和法人章由財(cái)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人保管。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全，不得隨意將印章交予他人使用。（三）印章使用1.印章使用應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，由使用部門(mén)填寫(xiě)印章使用申請(qǐng)表，注明使用事由、使用時(shí)間、使用范圍等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可使用印章。2.印章使用時(shí)，保管人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)申請(qǐng)表信息，確保使用正確、規(guī)范，并做好印章使用登記記錄。3.嚴(yán)禁在空白紙張、合同等文件上加蓋印章，如因工作需要必須加蓋空白印章的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)特別批準(zhǔn)，并嚴(yán)格控制使用范圍和數(shù)量。七、車(chē)輛管理（一）車(chē)輛配備公司根據(jù)工作需要配備公務(wù)車(chē)輛，用于公司業(yè)務(wù)活動(dòng)、員工出差等工作用途。（二）車(chē)輛調(diào)度1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)車(chē)輛的調(diào)度管理工作，根據(jù)工作任務(wù)和用車(chē)需求，合理安排車(chē)輛使用。2.員工因工作需要用車(chē)，應(yīng)提前填寫(xiě)用車(chē)申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)行政部門(mén)審批。行政部門(mén)根據(jù)車(chē)輛使用情況進(jìn)行調(diào)度安排，并及時(shí)通知駕駛員。（三）車(chē)輛使用1.駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，安全駕駛，文明行車(chē)，確保車(chē)輛行駛安全。2.車(chē)輛使用過(guò)程中，駕駛員應(yīng)做好車(chē)輛的日常維護(hù)和保養(yǎng)工作，定期檢查車(chē)輛狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理車(chē)輛故障，確保車(chē)輛性能良好。3.嚴(yán)禁駕駛員將車(chē)輛轉(zhuǎn)借他人使用，嚴(yán)禁公車(chē)私用。如因特殊情況需要轉(zhuǎn)借車(chē)輛的，必須經(jīng)行政部門(mén)批準(zhǔn)。（四）車(chē)輛費(fèi)用管理1.車(chē)輛費(fèi)用包括燃油費(fèi)、過(guò)路費(fèi)、停車(chē)費(fèi)、維修費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等。2.燃油費(fèi)、過(guò)路費(fèi)、停車(chē)費(fèi)等費(fèi)用由駕駛員根據(jù)實(shí)際使用情況進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)，報(bào)銷(xiāo)時(shí)應(yīng)提供正規(guī)發(fā)票，并注明車(chē)輛使用事由、行駛里程等信息。3.車(chē)輛維修費(fèi)用應(yīng)按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行審批和報(bào)銷(xiāo)，維修前應(yīng)填寫(xiě)車(chē)輛維修申請(qǐng)表，經(jīng)行政部門(mén)審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行維修。維修完成后，應(yīng)提供維修清單和發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。4.車(chē)輛保險(xiǎn)費(fèi)由行政部門(mén)統(tǒng)一辦理和支付，按照公司規(guī)定的保險(xiǎn)險(xiǎn)種和保額進(jìn)行投保。八、出差管理（一）出差審批1.員工因工作需要出差，應(yīng)提前填寫(xiě)出差申請(qǐng)表，注明出差事由、出差地點(diǎn)、出差時(shí)間、預(yù)計(jì)費(fèi)用等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.出差時(shí)間較長(zhǎng)或涉及重要項(xiàng)目的出差，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。（二）出差費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.公司制定出差費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，包括差旅費(fèi)、住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)等，員工應(yīng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。2.差旅費(fèi)根據(jù)出差地點(diǎn)和交通方式的不同，分為不同的等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，員工應(yīng)選擇經(jīng)濟(jì)、合理的交通方式出行。3.住宿費(fèi)按照出差目的地的不同城市級(jí)別設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)，員工應(yīng)選擇符合標(biāo)準(zhǔn)的住宿酒店，并取得正規(guī)發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。4.餐飲費(fèi)按照出差天數(shù)和規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行補(bǔ)貼，補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)地區(qū)差異有所不同。（三）出差報(bào)銷(xiāo)1.員工出差結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)整理出差期間的費(fèi)用發(fā)票等報(bào)銷(xiāo)憑證，填寫(xiě)差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單，按照公司規(guī)定的報(bào)銷(xiāo)流程進(jìn)行審批和報(bào)銷(xiāo)。2.報(bào)銷(xiāo)憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與出差事由相符，不得虛報(bào)、冒領(lǐng)出差費(fèi)用。3.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)報(bào)銷(xiāo)憑證進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后予以報(bào)銷(xiāo)。對(duì)于不符合報(bào)銷(xiāo)規(guī)定的費(fèi)用，財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)拒絕報(bào)銷(xiāo)。九、考勤管理（一）考勤制度1.公司實(shí)行每周[x]天工作制，工作時(shí)間為[具體時(shí)間段]。2.員工應(yīng)按時(shí)上下班，不得遲到、早退或曠工。如有特殊情況需要請(qǐng)假，應(yīng)按照公司請(qǐng)假制度辦理請(qǐng)假手續(xù)。（二）請(qǐng)假流程1.員工請(qǐng)假應(yīng)提前填寫(xiě)請(qǐng)假申請(qǐng)表，注明請(qǐng)假事由、請(qǐng)假時(shí)間、預(yù)計(jì)銷(xiāo)假時(shí)間等信息，按照審批權(quán)限報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.請(qǐng)假[x]天以?xún)?nèi)（含[x]天）的，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；請(qǐng)假[x]天以上的，需經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.員工請(qǐng)假獲批后，應(yīng)將請(qǐng)假申請(qǐng)表交行政部門(mén)備案。請(qǐng)假結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)到行政部門(mén)辦理銷(xiāo)假手續(xù)。（三）遲到、早退與曠工處理1.遲到或早退[x]分鐘以?xún)?nèi)的，每次扣除績(jī)效分[x]分；遲到或早退[x]分鐘以上[x]小時(shí)以?xún)?nèi)的，每次扣除績(jī)效分[x]分；遲到或早退超過(guò)[x]小時(shí)的，按曠工半天處理。2.曠工半天的，扣除當(dāng)天工資的[x]%，并扣除績(jī)效分[x]分；曠工一天的，扣除當(dāng)天工資的[x]%，并扣除績(jī)效分[x]分；連續(xù)曠工超過(guò)[x]天或一年內(nèi)累計(jì)曠工超過(guò)[x]天的，公司將予以辭