裝潢公司檔案管理制度

裝潢公司檔案管理制度?總則目的為加強裝潢公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司經營管理、業(yè)務拓展、客戶服務等方面的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案資料的管理?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則：檔案內容應真實反映公司各項工作的實際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，維護公司和客戶的利益。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用。檔案管理機構及職責綜合管理部1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理公司各類檔案，包括紙質檔案和電子檔案。3.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，為公司各部門和員工提供檔案查詢服務。5.監(jiān)督、指導各部門的檔案管理工作。各部門1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交綜合管理部。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案資料的及時、準確歸檔。3.嚴格遵守公司檔案管理制度，配合綜合管理部做好檔案管理相關工作。檔案的分類與編號檔案分類1.工程檔案：包括工程項目的設計方案、施工圖紙、預算報價、合同文件、工程變更記錄、竣工驗收報告等。2.客戶檔案：客戶基本信息、裝修需求、設計溝通記錄、合同簽訂資料、客戶反饋等。3.行政管理檔案：公司文件、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、財務檔案等。4.業(yè)務往來檔案：供應商資料、合作協(xié)議、采購合同、營銷活動記錄等。5.設計檔案：各類裝修設計效果圖、施工圖、設計說明等。檔案編號1.工程檔案編號：按照工程項目名稱進行編號，格式為"GC[項目名稱簡稱][年份][序號]"，如"GC陽光小區(qū)202301"。2.客戶檔案編號：以客戶姓名首字母縮寫和年份為基礎，格式為"KH[客戶姓名首字母縮寫][年份][序號]"，如"KHLZ2023001"。3.行政管理檔案編號：根據(jù)檔案類別進行編號，如"xZ[檔案類別簡稱][年份][序號]"，其中檔案類別簡稱可包括"文件""會議""計劃"等，例如"xZ文件202301"。4.業(yè)務往來檔案編號：按照業(yè)務往來對象進行編號，格式為"YW[往來對象簡稱][年份][序號]"，如"YW輝煌建材2023002"。5.設計檔案編號：以設計項目名稱為編號，格式為"SJ[設計項目名稱簡稱][年份][序號]"，如"SJ歐式別墅設計202303"。檔案的收集與整理收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，及時將本部門在工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖紙等收集齊全。2.對于重要項目或事件，應在工作結束后[x]個工作日內完成檔案收集工作。3.員工離職時，所在部門應督促其將個人保管的公司檔案資料全部移交。整理規(guī)范1.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.對收集到的檔案資料進行分類、排序、編號、編目、裝訂等工作。3.工程檔案應按照項目進展順序整理，包括項目前期資料、施工過程資料、竣工驗收資料等；客戶檔案應按照客戶類別和時間順序整理；行政管理檔案和業(yè)務往來檔案應按照檔案類別進行整理。4.電子檔案應按照與紙質檔案相對應的分類和編號進行命名和存儲，確保電子檔案與紙質檔案的一致性。檔案的歸檔與保管歸檔流程1.各部門檔案收集責任人將整理好的檔案資料填寫《檔案移交清單》，一式兩份，經部門負責人審核簽字后，一份留存本部門，一份連同檔案資料一并移交綜合管理部。2.綜合管理部檔案管理人員對移交的檔案資料進行核對、驗收，確認無誤后在《檔案移交清單》上簽字，并將檔案資料歸入相應檔案類別。3.歸檔后的檔案應及時建立檔案目錄和索引，便于查詢和利用。保管期限1.永久保管：涉及公司重大權益、重要歷史記錄、長期保存價值的檔案，如公司章程、股東協(xié)議、重大項目合同、公司年度財務報表等。2.定期保管：30年：工程檔案中的重要施工圖紙、技術文件、竣工驗收報告等；客戶檔案中的長期合作客戶資料；行政管理檔案中的重要人事檔案、公司發(fā)展規(guī)劃等。10年：工程檔案中的一般施工記錄、變更通知等；客戶檔案中的普通客戶資料；行政管理檔案中的一般性文件、會議記錄等。5年：業(yè)務往來檔案中的短期合作協(xié)議、采購訂單等；設計檔案中的一般性設計方案。保管方式1.紙質檔案：應存放在專用的檔案柜中，檔案柜應保持清潔、干燥、通風良好，避免檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀。同時，應按照檔案類別和編號順序排列存放，便于查找。2.電子檔案：應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應分別存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應設置嚴格的訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問和操作。檔案的查詢與借閱查詢程序1.公司內部員工因工作需要查詢檔案時，應填寫《檔案查詢申請表》，注明查詢目的、檔案名稱及編號等信息，經所在部門負責人簽字同意后，提交綜合管理部。2.綜合管理部檔案管理人員根據(jù)申請表進行查詢，并將查詢結果提供給申請人。如檔案涉及機密信息，應按照公司保密規(guī)定進行處理。3.如需復印檔案資料，應經綜合管理部負責人批準，并按照規(guī)定收取一定的復印費用。借閱程序1.因工作需要借閱檔案的，必須填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限、歸還日期等，經所在部門負責人和綜合管理部負責人審批簽字后，方可借閱。2.檔案管理人員應按照審批后的申請表辦理借閱手續(xù)，向借閱人提供檔案資料，并在《檔案借閱登記薄》上記錄借閱時間、檔案名稱、編號、借閱人姓名、部門等信息。3.借閱人應妥善保管檔案資料，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自復印、拍照、摘錄檔案內容。如因工作需要確需復印、拍照、摘錄的，應按照公司規(guī)定辦理相關手續(xù)。4.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，綜合管理部應及時催還，并視情節(jié)輕重給予相應的處理。檔案的鑒定與銷毀鑒定工作1.綜合管理部應定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見，確定哪些檔案可以銷毀，哪些檔案需要繼續(xù)保存。3.對擬銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清單》，詳細列出檔案名稱、編號、保管期限、銷毀理由等信息。銷毀程序1.《檔案銷毀清單》經公司主管領導批準后，方可進行檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，紙質檔案一般采用焚燒或粉碎的方式，電子檔案應進行徹底刪除或格式化處理。3.檔案銷毀過程中，應指定專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。銷毀完畢后，監(jiān)督人員應在《檔案銷毀清單》上簽字確認。4.《檔案銷毀清單》應與檔案鑒定報告等相關資料一并歸檔保存，以備查考。檔案的保密與安全保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守公司保密制度，對檔案內容嚴格保密，不得泄露給無關人員。2.查閱、借閱涉及公司機密的檔案，必須按照公司保密規(guī)定履行審批手續(xù)，并在指定地點查閱，不得擅自將檔案帶出公司或轉借他人。3.對檔案存儲場所應采取必要的安全保密措施，如安裝監(jiān)控設備、門禁系統(tǒng)等，防止檔案被盜、被篡改或丟失。安全管理1.加強檔案存儲場所的安全管理，確保防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施完好有效。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對于電子檔案，應采取有效的安全防護措施，如設置防火墻、安裝殺毒軟件等，防止計算機病毒和網絡