公司請購單管理制度

公司請購單管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范公司請購單的管理流程，加強對物資采購的控制，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常進行，降低采購成本，提高資金使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門因生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等需要而進行的物資采購請購活動。（三）基本原則1.預(yù)算控制原則：請購應(yīng)嚴格按照公司預(yù)算執(zhí)行，確保采購支出在預(yù)算范圍內(nèi)。2.按需采購原則：根據(jù)實際工作需要，合理確定請購數(shù)量和規(guī)格，避免盲目采購。3.審批規(guī)范原則：所有請購單必須經(jīng)過規(guī)定的審批流程，確保采購行為的合理性和合規(guī)性。4.高效快捷原則：簡化請購流程，提高工作效率，保證物資及時供應(yīng)，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求。二、請購單的分類及適用范圍（一）日常辦公用品請購單適用于公司各部門日常辦公所需的文具、紙張、墨盒、硒鼓、辦公設(shè)備耗材等物品的采購申請。（二）辦公設(shè)備請購單用于公司各部門因業(yè)務(wù)發(fā)展需要購置辦公桌椅、電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機等辦公設(shè)備的申請。（三）生產(chǎn)物資請購單涵蓋生產(chǎn)部門為保證生產(chǎn)順利進行所需的原材料、零部件、包裝材料、生產(chǎn)工具、設(shè)備維修配件等物資的采購請求。（四）項目物資請購單針對公司特定項目實施過程中所需的專用設(shè)備、材料、儀器儀表等物資的采購申請，通常由項目負責人填寫。（五）固定資產(chǎn)請購單適用于購置價值較高、使用期限較長，符合公司固定資產(chǎn)定義的資產(chǎn)，如房屋建筑物、機器設(shè)備、運輸工具等的采購申請。三、請購單的填寫規(guī)范（一）基本信息請購單應(yīng)填寫請購部門、請購日期、預(yù)計到貨日期、請購單號等基本信息，確保信息準確無誤。請購單號應(yīng)具有唯一性，便于對請購業(yè)務(wù)進行跟蹤和管理。（二）物資描述詳細填寫所請購物資的名稱、規(guī)格型號、材質(zhì)、品牌等信息，必要時可附上實物圖片或技術(shù)資料，以便采購部門準確理解需求，避免因信息不清導(dǎo)致采購錯誤。（三）請購數(shù)量明確填寫所需物資的具體數(shù)量，對于按件計量的物資，應(yīng)注明數(shù)量；對于按重量、長度、面積等計量的物資，除填寫數(shù)量外，還應(yīng)注明計量單位。如有特殊要求或配套使用情況，應(yīng)在備注欄說明。（四）需求說明簡要說明請購物資的用途、使用時間、質(zhì)量要求等需求情況，使審批人和采購人員能夠全面了解請購目的和必要性。（五）申請人及審批簽字請購單須由請購部門負責人及相關(guān)審批人員簽字確認，以明確責任，保證請購行為的嚴肅性和合規(guī)性。申請人應(yīng)確保所填寫信息真實、完整，并對請購內(nèi)容的準確性負責。四、請購流程（一）請購申請1.部門需求分析：各部門根據(jù)工作實際需要，由使用人或相關(guān)負責人對所需物資進行評估和統(tǒng)計，確定請購的必要性和合理性。2.填寫請購單：請購人按照請購單的填寫規(guī)范，詳細填寫請購單各項內(nèi)容，確保信息準確、完整。請購單可采用紙質(zhì)或電子形式提交。（二）部門審批1.初審：請購部門負責人對請購單進行初步審核，重點審查請購的必要性、數(shù)量合理性、預(yù)算合規(guī)性等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與請購人溝通并要求修改。2.簽字確認：經(jīng)初審無誤后，部門負責人在請購單上簽字確認，表明對請購內(nèi)容的認可，并承擔相應(yīng)責任。（三）相關(guān)部門會審（如有需要）對于涉及多個部門使用或?qū)菊w運營有較大影響的請購事項，需組織相關(guān)部門進行會審。會審部門包括但不限于財務(wù)部門、采購部門、技術(shù)部門等。1.財務(wù)部門審核：財務(wù)人員根據(jù)公司預(yù)算和資金狀況，審核請購事項是否在預(yù)算范圍內(nèi)，以及是否符合資金支付安排。對超預(yù)算或資金緊張情況下的請購，提出意見和建議。2.采購部門審核：采購人員從采購可行性、市場供應(yīng)情況、采購成本等方面進行審核，評估請購物資的采購難度和風險，提供采購建議。3.技術(shù)部門審核（如需）：對于技術(shù)含量較高的物資，技術(shù)部門應(yīng)審核請購物資的規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)等是否符合公司要求，確保所購物資能夠滿足生產(chǎn)或業(yè)務(wù)需求。4.會審簽字：各會審部門在完成審核后，在請購單上簽字確認，表明對會審意見的認可。會審?fù)ㄟ^后，請購單方可進入下一審批環(huán)節(jié)。（四）上級審批根據(jù)公司授權(quán)和請購金額大小，分別由不同層級的上級領(lǐng)導(dǎo)進行審批。1.小額請購：對于金額較?。ň唧w金額標準由公司根據(jù)實際情況設(shè)定）的請購單，經(jīng)部門負責人審批后，可直接提交采購部門執(zhí)行采購。2.一般金額請購：請購金額達到一定額度但未超過公司規(guī)定的重大采購審批限額的，請購單需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從公司整體利益出發(fā)，綜合考慮請購事項的必要性、合理性、對公司運營的影響等因素，做出審批決定。3.重大金額請購：對于涉及金額較大（具體金額標準由公司根據(jù)實際情況設(shè)定）的請購項目，如重大固定資產(chǎn)采購、大額生產(chǎn)物資采購等，請購單需經(jīng)總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理應(yīng)全面評估請購事項對公司戰(zhàn)略、財務(wù)狀況、生產(chǎn)經(jīng)營等方面的影響，確保采購決策符合公司整體利益和長遠發(fā)展目標。（五）采購執(zhí)行1.采購部門接收請購單：采購部門在收到經(jīng)各級審批通過的請購單后，將其作為采購依據(jù)，安排專人負責采購工作。2.供應(yīng)商選擇與采購：采購人員根據(jù)請購物資的性質(zhì)、市場供應(yīng)情況等，選擇合適的供應(yīng)商進行采購。在采購過程中，應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保采購物資的質(zhì)量、價格和交貨期滿足公司要求。同時，要嚴格按照公司采購流程與供應(yīng)商簽訂采購合同或協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.采購進度跟蹤：采購人員應(yīng)及時跟蹤采購進度，與供應(yīng)商保持溝通，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如遇供應(yīng)商交貨延遲、質(zhì)量問題等異常情況，應(yīng)及時采取措施解決，并向相關(guān)部門反饋。（六）到貨驗收1.驗收準備：物資到貨前，采購部門應(yīng)及時通知請購部門和質(zhì)量檢驗部門做好驗收準備工作。請購部門應(yīng)安排熟悉物資情況的人員參與驗收，質(zhì)量檢驗部門應(yīng)制定相應(yīng)的驗收標準和檢驗方法。2.到貨驗收：物資到貨后，由請購部門、質(zhì)量檢驗部門等相關(guān)人員按照驗收標準和程序進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量、外觀等方面。如發(fā)現(xiàn)物資存在數(shù)量短缺、質(zhì)量不合格、規(guī)格不符等問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，并做好記錄。3.驗收報告：驗收完成后，驗收人員應(yīng)填寫驗收報告，詳細記錄驗收情況。驗收報告經(jīng)相關(guān)人員簽字確認后，作為物資入庫、付款等環(huán)節(jié)的依據(jù)。（七）入庫與付款1.入庫：經(jīng)驗收合格的物資，由倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)，按照規(guī)定的存儲方式和位置進行存放，并建立物資臺賬。入庫單應(yīng)與請購單、采購合同、驗收報告等相關(guān)單據(jù)核對一致，確保入庫信息準確無誤。2.付款：財務(wù)部門根據(jù)請購單、采購合同、驗收報告、入庫單等相關(guān)憑證，審核無誤后，按照公司資金支付流程辦理付款手續(xù)。付款時應(yīng)嚴格控制付款進度和金額，確保資金安全和合理使用。五、請購單的變更與撤銷（一）變更1.在請購單審批過程中，如因市場情況變化、技術(shù)要求調(diào)整、業(yè)務(wù)需求變更等原因需要對請購物資的規(guī)格型號、數(shù)量、價格等內(nèi)容進行變更，請購部門應(yīng)及時提交請購變更申請單，并詳細說明變更原因和變更內(nèi)容。2.請購變更申請單應(yīng)按照原請購流程進行審批，經(jīng)各級審批通過后方可生效。采購部門根據(jù)變更后的請購單執(zhí)行采購任務(wù)。（二）撤銷1.在請購單尚未提交采購或采購尚未執(zhí)行的情況下，如請購部門認為請購事項不再必要，可提交請購撤銷申請單，說明撤銷原因。2.請購撤銷申請單經(jīng)原審批人批準后，采購部門停止對該請購單的采購操作。已發(fā)生的與請購相關(guān)的費用（如咨詢費、差旅費等），由請購部門承擔。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司審計部門定期對請購單管理情況進行審計監(jiān)督，檢查請購流程的執(zhí)行是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、采購行為是否合規(guī)等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.采購部門應(yīng)定期對請購單的執(zhí)行情況進行統(tǒng)計和分析，檢查請購需求的滿足率、采購周期、采購成本等指標，發(fā)現(xiàn)異常情況及時與請購部門溝通協(xié)調(diào)，并采取相應(yīng)措施加以改進。（二）考核機制1.建立請購單管理考核制度，對各部門請購單的管理情況進行量化考核?？己酥笜税ㄕ堎弳翁顚懙臏蚀_性、審批流程的及時性、采購任務(wù)的完成情況、物資驗收合格率等。2.對于在請購單管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于違反請購