飯店開會(huì)日常管理制度

飯店開會(huì)日常管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范飯店會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，確保飯店各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。本制度適用于飯店內(nèi)所有部門及員工。（二）適用范圍本制度適用于飯店組織召開的各類會(huì)議，包括但不限于管理層會(huì)議、部門例會(huì)、專題會(huì)議、班前會(huì)、班后會(huì)等。（三）會(huì)議原則1.高效務(wù)實(shí)原則：會(huì)議應(yīng)注重實(shí)效，精簡(jiǎn)議程，避免形式主義，切實(shí)解決實(shí)際問題。2.充分準(zhǔn)備原則：會(huì)前應(yīng)做好充分準(zhǔn)備，明確會(huì)議主題、目的、議程和參會(huì)人員，確保會(huì)議順利進(jìn)行。3.溝通協(xié)調(diào)原則：會(huì)議是溝通信息、協(xié)調(diào)工作的重要平臺(tái)，參會(huì)人員應(yīng)積極發(fā)言，充分交流，達(dá)成共識(shí)，共同推進(jìn)工作。4.紀(jì)律嚴(yán)明原則：參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)參會(huì)，不得遲到、早退、缺席，會(huì)議期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得隨意走動(dòng)、交頭接耳、打瞌睡等。二、會(huì)議組織與安排（一）會(huì)議發(fā)起1.管理層會(huì)議：由總經(jīng)理發(fā)起，根據(jù)飯店經(jīng)營(yíng)管理需要定期或不定期召開，參會(huì)人員為飯店各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)管理人員。2.部門例會(huì)：由各部門負(fù)責(zé)人發(fā)起，每周[X]次，參會(huì)人員為部門全體員工。3.專題會(huì)議：根據(jù)工作需要，由相關(guān)部門或負(fù)責(zé)人發(fā)起，針對(duì)特定問題或事項(xiàng)進(jìn)行討論和決策，參會(huì)人員為相關(guān)部門或人員。4.班前會(huì)：由各部門主管或領(lǐng)班發(fā)起，每天上班前召開，參會(huì)人員為部門當(dāng)班員工。5.班后會(huì)：由各部門主管或領(lǐng)班發(fā)起，每天下班后召開，參會(huì)人員為部門當(dāng)班員工。（二）會(huì)議通知1.會(huì)議通知應(yīng)提前[X]天發(fā)出（緊急會(huì)議除外）：通知內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程安排等。2.通知方式：可采用書面通知、電子郵件、飯店內(nèi)部通訊工具等方式進(jìn)行通知。3.確認(rèn)參會(huì)：對(duì)于重要會(huì)議，應(yīng)要求參會(huì)人員在接到通知后[X]小時(shí)內(nèi)回復(fù)是否參加，以便做好會(huì)議準(zhǔn)備。（三）會(huì)議準(zhǔn)備1.確定會(huì)議議程：會(huì)議發(fā)起部門或負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題和目的，提前確定會(huì)議議程，并報(bào)會(huì)議主持人審核。2.準(zhǔn)備會(huì)議資料：根據(jù)會(huì)議議程，準(zhǔn)備相關(guān)的文件、報(bào)告、數(shù)據(jù)、圖表等資料，確保參會(huì)人員能夠充分了解會(huì)議內(nèi)容。3.布置會(huì)議場(chǎng)地：根據(jù)會(huì)議規(guī)模和要求，提前布置會(huì)議場(chǎng)地，確保會(huì)議室整潔、舒適、通風(fēng)良好，并準(zhǔn)備好會(huì)議所需的設(shè)備和用品，如投影儀、音響設(shè)備、麥克風(fēng)、紙筆、茶水等。4.安排會(huì)議記錄：指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等，并在會(huì)后及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要。三、會(huì)議流程與規(guī)范（一）會(huì)議簽到1.參會(huì)人員應(yīng)提前[X]分鐘到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)：在會(huì)議簽到表上簽到，注明部門、姓名、職務(wù)等信息。2.會(huì)議主持人或工作人員應(yīng)在會(huì)議開始前[X]分鐘檢查參會(huì)人員簽到情況：對(duì)于未按時(shí)簽到的人員，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系并了解原因。（二）會(huì)議開場(chǎng)1.會(huì)議主持人應(yīng)準(zhǔn)時(shí)宣布會(huì)議開始：介紹會(huì)議主題、目的、議程安排及參會(huì)人員，強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)律和注意事項(xiàng)。2.如有必要：可安排相關(guān)人員對(duì)上次會(huì)議決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行匯報(bào)。（三）會(huì)議討論1.按照會(huì)議議程順序：依次進(jìn)行各項(xiàng)議題的討論。參會(huì)人員應(yīng)圍繞議題積極發(fā)言，充分表達(dá)自己的觀點(diǎn)和意見，不得打斷他人發(fā)言。2.主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議討論：確保討論圍繞主題進(jìn)行，避免偏離議題或出現(xiàn)爭(zhēng)吵、混亂等情況。對(duì)于討論中的分歧和爭(zhēng)議，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決，如無法當(dāng)場(chǎng)解決，可暫時(shí)擱置，待會(huì)后進(jìn)一步研究。3.會(huì)議記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議討論內(nèi)容：包括發(fā)言要點(diǎn)、提出的問題、解決方案、決策結(jié)果等，確保記錄準(zhǔn)確、完整。（四）會(huì)議決策1.對(duì)于需要決策的事項(xiàng)：主持人應(yīng)組織參會(huì)人員進(jìn)行表決，決策方式可采用舉手表決、投票表決等。表決結(jié)果應(yīng)當(dāng)場(chǎng)宣布，并記錄在會(huì)議紀(jì)要中。2.決策應(yīng)遵循少數(shù)服從多數(shù)的原則：但對(duì)于重大事項(xiàng)的決策，應(yīng)充分考慮各方面因素，確保決策科學(xué)、合理、可行。3.對(duì)于決策事項(xiàng)：應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)間，確保決策能夠得到有效執(zhí)行。（五）會(huì)議總結(jié)1.會(huì)議討論結(jié)束后：主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，回顧會(huì)議討論的主要內(nèi)容和決策結(jié)果，強(qiáng)調(diào)會(huì)議重點(diǎn)和工作要求。2.如有必要：可對(duì)下一步工作進(jìn)行安排和部署，明確工作目標(biāo)、任務(wù)、措施和責(zé)任人，確保各項(xiàng)工作有序推進(jìn)。（六）會(huì)議結(jié)束1.主持人宣布會(huì)議結(jié)束：參會(huì)人員應(yīng)有序離開會(huì)議場(chǎng)地，不得在會(huì)議室內(nèi)逗留、喧嘩。2.會(huì)議記錄人員應(yīng)在會(huì)后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的整理和撰寫：經(jīng)會(huì)議主持人審核后，發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門，并按照飯店檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔。四、會(huì)議紀(jì)律與要求（一）參會(huì)紀(jì)律1.按時(shí)參會(huì)：參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)議通知要求的時(shí)間和地點(diǎn)參加會(huì)議，不得遲到、早退、缺席。如有特殊情況不能參加會(huì)議，應(yīng)提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假，并安排其他人員代為參會(huì)。2.遵守秩序：會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得隨意走動(dòng)、交頭接耳、打瞌睡、玩手機(jī)等，保持良好的會(huì)議秩序。3.積極發(fā)言：參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽取他人發(fā)言，積極參與討論，充分發(fā)表自己的觀點(diǎn)和意見，不得推諉、敷衍、回避問題。4.尊重他人：在會(huì)議討論過程中，應(yīng)尊重他人的意見和建議，不得進(jìn)行人身攻擊、惡意批評(píng)或貶低他人。（二）主持人要求1.熟悉會(huì)議主題和議程：提前做好準(zhǔn)備，確保會(huì)議能夠按照預(yù)定的流程和時(shí)間進(jìn)行。2.引導(dǎo)會(huì)議討論：把握會(huì)議節(jié)奏，及時(shí)制止偏離議題或出現(xiàn)爭(zhēng)吵、混亂等情況，確保會(huì)議順利進(jìn)行。3.公正公平：對(duì)待參會(huì)人員的發(fā)言和意見，不得偏袒或歧視任何一方，確保會(huì)議決策的公正性和合理性。4.總結(jié)歸納：在會(huì)議結(jié)束時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)會(huì)議討論的內(nèi)容和決策結(jié)果進(jìn)行總結(jié)歸納，明確下一步工作要求和重點(diǎn)。（三）記錄人員要求1.認(rèn)真負(fù)責(zé)：會(huì)議記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，確保記錄準(zhǔn)確、完整，不得遺漏重要信息。2.字跡清晰：記錄應(yīng)字跡清晰、工整，便于會(huì)后整理和查閱。3.及時(shí)整理：會(huì)后應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議主持人審核后，發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門，并按照飯店檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔。五、會(huì)議效果評(píng)估與改進(jìn)（一）效果評(píng)估1.定期對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估：可采用問卷調(diào)查、面談、會(huì)議記錄分析等方式，了解參會(huì)人員對(duì)會(huì)議的滿意度、會(huì)議內(nèi)容的實(shí)用性、會(huì)議決策的執(zhí)行情況等。2.評(píng)估指標(biāo)：包括會(huì)議主題明確性、議程合理性、討論充分性、決策科學(xué)性、會(huì)議效率、參會(huì)人員滿意度等。（二）改進(jìn)措施1.根據(jù)會(huì)議效果評(píng)估結(jié)果：總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，針對(duì)存在