飼料企業(yè)檔案管理制度

飼料企業(yè)檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理、技術(shù)研發(fā)等活動中直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。2.分類管理原則：根據(jù)檔案的來源、形成時間、內(nèi)容和形式等特征，進行科學(xué)分類，便于管理和查找。3.高效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為公司各項工作提供及時、有效的信息支持。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）綜合管理部綜合管理部是公司檔案管理的歸口部門，負責制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，集中管理公司各類檔案。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理的規(guī)章制度和工作流程。2.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。5.提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，積極開發(fā)利用檔案信息資源，為公司決策和各項工作提供支持。（二）各部門各部門負責本部門檔案的收集、整理、立卷和保管工作，并指定專人負責檔案管理工作。其主要職責包括：1.按照公司檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的日常收集、整理和歸檔工作，確保檔案的完整、準確。2.定期向綜合管理部移交應(yīng)歸檔的檔案，并配合綜合管理部做好檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計等工作。3.負責本部門檔案的保管和安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.根據(jù)工作需要，向綜合管理部申請查閱、借閱本部門檔案。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為行政管理檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、技術(shù)檔案等五大類，每大類下再根據(jù)檔案內(nèi)容的不同細分為若干小類。具體分類如下：1.行政管理檔案公司文件：包括公司章程、股東會決議、董事會決議、監(jiān)事會決議、公司文件、通知、通報、報告等。會議記錄：公司各類會議的記錄、紀要等。證照印章：公司營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書、印章使用記錄等。合同協(xié)議：公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。行政事務(wù)：公司辦公設(shè)備采購、辦公用品管理、車輛管理、房產(chǎn)管理、物業(yè)管理等方面的文件資料。法律事務(wù)：公司涉及的訴訟、仲裁、法律咨詢、法律文件等。2.人事檔案員工入職檔案：員工招聘、錄用、入職手續(xù)辦理過程中形成的各類文件資料，如簡歷、面試評估表、錄用通知、入職登記表等。員工培訓(xùn)檔案：員工參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)證書等。員工考核檔案：員工績效考核、年度考核、晉升考核等方面的文件資料，如考核表、考核結(jié)果通知等。員工薪酬檔案：員工工資、獎金、福利等薪酬發(fā)放記錄及相關(guān)文件。員工獎懲檔案：員工獲得的獎勵、處罰的文件資料，如獎勵證書、處罰決定等。員工離職檔案：員工離職手續(xù)辦理過程中形成的各類文件資料，如離職申請、離職審批表、離職交接清單等。3.財務(wù)檔案會計憑證：公司日常會計核算過程中形成的記賬憑證、原始憑證等。會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬、輔助賬等各類會計賬簿。財務(wù)報表：月度、季度、年度財務(wù)報表，如資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。財務(wù)預(yù)算：公司年度財務(wù)預(yù)算、預(yù)算執(zhí)行情況分析報告等。稅務(wù)資料：納稅申報表、稅務(wù)審計報告、稅務(wù)發(fā)票等。財務(wù)審計：內(nèi)部審計、外部審計報告及相關(guān)資料。4.業(yè)務(wù)檔案市場營銷檔案：市場調(diào)研、市場策劃、銷售合同、客戶資料、市場活動記錄等。生產(chǎn)管理檔案：生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)調(diào)度、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制、設(shè)備管理等方面的文件資料。采購管理檔案：采購計劃、采購合同、供應(yīng)商資料、采購訂單、采購發(fā)票等。物流管理檔案：物流配送計劃、運輸合同、倉儲管理、貨物出入庫記錄等。售后服務(wù)檔案：客戶投訴處理記錄、維修記錄、回訪記錄等。5.技術(shù)檔案產(chǎn)品研發(fā)檔案：新產(chǎn)品研發(fā)項目立項報告、研發(fā)計劃、實驗記錄、技術(shù)圖紙、工藝文件、產(chǎn)品標準等。生產(chǎn)技術(shù)檔案：生產(chǎn)工藝流程、操作規(guī)程、技術(shù)改造方案、技術(shù)創(chuàng)新成果等。質(zhì)量技術(shù)檔案：質(zhì)量體系文件、質(zhì)量檢驗報告、質(zhì)量認證文件、質(zhì)量事故處理記錄等。設(shè)備技術(shù)檔案：設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護保養(yǎng)記錄、設(shè)備檢修記錄、設(shè)備報廢記錄等。（二）檔案編號檔案編號采用分類編號法，按照檔案分類的順序，為每類檔案編制唯一的編號。編號規(guī)則如下：1.一級分類代碼：用大寫英文字母表示檔案的大類，如"A"表示行政管理檔案，"B"表示人事檔案，"C"表示財務(wù)檔案，"D"表示業(yè)務(wù)檔案，"E"表示技術(shù)檔案。2.二級分類代碼：用兩位數(shù)字表示大類下的小類，如"A01"表示公司文件，"A02"表示會議記錄，以此類推。3.檔案順序號：用四位數(shù)字表示每小類檔案的順序號，從"0001"開始依次編號。例如，一份行政管理檔案中的公司文件，其編號為"A010001"；一份人事檔案中的員工入職檔案，其編號為"B010001"。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。3.公司員工個人在工作中形成的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料，如工作報告、技術(shù)總結(jié)、項目方案等。4.公司獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等實物及相關(guān)照片、證書等資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性、完整性和準確性。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后的[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交至綜合管理部。3.對于重要文件、緊急文件或需長期保存的檔案，應(yīng)及時收集并優(yōu)先移交。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史連貫性。2.按照檔案分類方案，對文件材料進行分類整理，做到分類準確、排列有序。3.同一類檔案應(yīng)按照文件形成的時間順序排列，不同類檔案之間應(yīng)保持相對獨立。（四）整理方法1.文書檔案：對收集到的文件材料進行分類、編號、編目、裝訂，填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表，編制案卷封面和脊背，組成案卷。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)或類別進行分類整理，建立檔案目錄，繪制圖紙目錄，填寫備考表，裝訂成冊。3.會計檔案：按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表等類別進行分類整理，裝訂成冊，并編制會計檔案目錄。4.聲像檔案：對照片、錄音、錄像等聲像材料進行分類整理，標注拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息，填寫聲像檔案目錄。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.綜合管理部對各部門移交的檔案進行審核，審核合格后辦理歸檔手續(xù)，并在檔案目錄上簽字確認。2.歸檔檔案應(yīng)齊全完整、真實準確、字跡清晰、簽字蓋章手續(xù)完備。3.歸檔的電子文件應(yīng)確保其真實性、完整性和可讀性，存儲格式應(yīng)符合長期保存的要求，并進行備份。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為[X]年、[X]年、[X]年。具體保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況確定，如下表所示：|檔案類別|保管期限|||||行政管理檔案|公司文件、會議記錄、證照印章等永久保存；行政事務(wù)、法律事務(wù)等重要文件保存[X]年，一般文件保存[X]年||人事檔案|員工入職檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案、薪酬檔案、獎懲檔案、離職檔案等永久保存||財務(wù)檔案|會計憑證、會計賬簿保存[X]年；財務(wù)報表、財務(wù)預(yù)算、稅務(wù)資料、財務(wù)審計等永久保存||業(yè)務(wù)檔案|市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、采購管理檔案、物流管理檔案、售后服務(wù)檔案等保存[X]年||技術(shù)檔案|產(chǎn)品研發(fā)檔案、生產(chǎn)技術(shù)檔案、質(zhì)量技術(shù)檔案、設(shè)備技術(shù)檔案等永久保存|（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用檔案柜存放，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案：存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，按照檔案分類建立文件夾，進行分類存儲。同時，定期對電子檔案進行備份，備份存儲介質(zhì)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.聲像檔案：照片、底片等應(yīng)沖洗或掃描后進行分類歸檔，存儲在相冊或電子文件夾中；錄音、錄像帶應(yīng)轉(zhuǎn)錄為數(shù)字格式后進行存儲，并建立相應(yīng)的目錄索引。（四）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的管理人員，負責檔案庫房的日常管理和維護工作，定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。2.綜合管理部檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還綜合管理部檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案數(shù)量和完整性，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限、借閱檔案內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人和綜合管理部負責人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。如因工作需要復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)綜合管理部負責人同意，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進行。4.借閱人員應(yīng)按時歸還借閱的檔案，如檔案出現(xiàn)丟失、損壞等情況，應(yīng)及時報告綜合管理部，并承擔相應(yīng)的賠償責任。（三）外部單位查閱與借閱1.外部單位因工作需要查閱或借閱公司檔案的，應(yīng)出具單位介紹信或相關(guān)證明文件，注明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，到綜合管理部辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外部單位查閱或借閱檔案時，應(yīng)安排專人負責陪同，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進行查閱或借閱。3.外部單位查閱或借閱檔案的期限、歸還方式等按照本制度的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進行。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：綜合管理部每年對保管期滿的檔案進行一次鑒定，確定檔案的存毀。2.全面審查原則：對檔案的內(nèi)容、來源、形式、價值等進行全面審查，確保鑒定結(jié)果的準確性。3.集體審議原則：成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人和檔案管理人員組成，對鑒定結(jié)果進行集體審議。（二）鑒定方法1.檔案管理人員對保管期滿的檔案進行初步審查，提出存毀意見，并填寫《檔案鑒定意見書》。2.檔案鑒定小組對《檔案鑒定意見書》進行審議，根據(jù)審議結(jié)果確定檔案的存毀。3.對確定銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、編號、保管期限、銷毀原因等。（三）銷毀程序1.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由綜合管理部負責組織實施檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負責監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀完畢后，《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.綜合管理部應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)真實、準確、完整，按時報送公司領(lǐng)導(dǎo)和上級主管部門。3.通過檔案統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，采取有效措施加以改進，提高檔案管理水平。（二）移交工作1.公司因機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)劃轉(zhuǎn)等原因，需要進行檔案移交的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度的要求，辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交應(yīng)編制《檔案移交清冊》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并經(jīng)交接雙方簽字確認。3.交接雙方應(yīng)按照《檔案移交清冊》進行檔案清點和核對，確保檔案的完整和準確。交接完畢后，《檔案移交清冊》應(yīng)一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，綜合管理部留存一份。九、檔案管理的信息化建設(shè)（一）信息化目標建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡(luò)化管理和信息化利用，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為公司各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：