食堂采購管理制度總則

食堂采購管理制度總則?一、總則（一）目的為加強公司食堂采購管理，規(guī)范采購流程，確保采購食品及相關(guān)物資的質(zhì)量安全，降低采購成本，提高食堂服務(wù)水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司食堂所有食品、食材、調(diào)料、餐具及其他相關(guān)物資的采購活動。（三）基本原則1.質(zhì)量第一原則：采購的食品及物資必須符合國家相關(guān)食品安全標準和質(zhì)量要求，優(yōu)先選擇優(yōu)質(zhì)、新鮮、安全的產(chǎn)品。2.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公正、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和員工反饋。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，降低食堂運營費用。4.供應(yīng)商管理原則：建立穩(wěn)定、可靠的供應(yīng)商隊伍，加強對供應(yīng)商的評估、選擇和管理。二、采購計劃與預(yù)算（一）采購計劃制定1.食堂管理員應(yīng)根據(jù)食堂就餐人數(shù)、菜品供應(yīng)計劃以及庫存情況，每月制定詳細的采購計劃。采購計劃應(yīng)明確食品、食材、調(diào)料、餐具等各類物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間等信息。2.采購計劃需經(jīng)食堂負責人審核后報公司行政部門備案。如有特殊情況需要臨時調(diào)整采購計劃，應(yīng)提前向相關(guān)部門說明原因并獲得批準。（二）采購預(yù)算編制1.依據(jù)采購計劃，結(jié)合市場價格行情，食堂管理員編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括各項采購物資的預(yù)計費用，確保采購資金的合理安排。2.采購預(yù)算經(jīng)食堂負責人審核后報公司財務(wù)部門審批。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司財務(wù)狀況和食堂實際需求，對采購預(yù)算進行審核和調(diào)整，確保預(yù)算的合理性和可行性。三、供應(yīng)商選擇與管理（一）供應(yīng)商篩選1.建立供應(yīng)商信息庫，收集各類食品、食材、調(diào)料、餐具等物資供應(yīng)商的相關(guān)資料，包括營業(yè)執(zhí)照、食品經(jīng)營許可證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告、聯(lián)系方式等。2.采購人員通過多種渠道，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、實地考察等，篩選出符合公司食堂采購要求的潛在供應(yīng)商。潛在供應(yīng)商應(yīng)具備良好的商業(yè)信譽、穩(wěn)定的生產(chǎn)供應(yīng)能力、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理等條件。3.對潛在供應(yīng)商進行初步評估，評估內(nèi)容包括企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。評估合格的供應(yīng)商進入供應(yīng)商名錄。（二）供應(yīng)商選擇1.對于新采購的物資或重要物資，應(yīng)組織采購人員、食堂負責人、質(zhì)量檢驗人員等組成評估小組，對進入供應(yīng)商名錄的供應(yīng)商進行實地考察和綜合評估。2.評估小組根據(jù)供應(yīng)商的實地考察情況、樣品質(zhì)量檢測結(jié)果、報價情況、售后服務(wù)承諾等因素，對供應(yīng)商進行打分排名。選擇得分最高的供應(yīng)商作為中標供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同。3.在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)充分考慮供應(yīng)商的規(guī)模、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格優(yōu)勢、配送能力等因素，確保選擇到最合適的供應(yīng)商。（三）供應(yīng)商管理1.與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、質(zhì)量標準、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.定期對供應(yīng)商進行評估和考核，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當獎勵，對于不符合要求的供應(yīng)商及時進行整改或淘汰。3.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、采購合同執(zhí)行情況、評估考核結(jié)果等內(nèi)容。供應(yīng)商檔案應(yīng)及時更新，確保信息的準確性和完整性。4.加強與供應(yīng)商的溝通與合作，定期召開供應(yīng)商會議，反饋公司食堂的需求和意見，共同探討改進措施，提高采購質(zhì)量和服務(wù)水平。四、采購流程（一）采購申請1.食堂各崗位人員根據(jù)實際需求填寫采購申請表，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購原因等信息。采購申請表應(yīng)經(jīng)食堂負責人審核簽字后提交給采購人員。2.采購人員收到采購申請表后，應(yīng)及時進行整理和分類，對于緊急采購需求應(yīng)優(yōu)先處理。（二）采購審批1.采購人員根據(jù)采購申請表編制采購訂單，明確采購物資的詳細信息、供應(yīng)商名稱、采購價格、交貨時間等內(nèi)容。采購訂單應(yīng)經(jīng)采購部門負責人審核簽字后提交給公司相關(guān)領(lǐng)導審批。2.公司相關(guān)領(lǐng)導根據(jù)采購預(yù)算和實際需求，對采購訂單進行審批。審批通過的采購訂單方可生效，采購人員按照訂單要求進行采購操作。（三）采購實施1.采購人員根據(jù)審批通過的采購訂單，與供應(yīng)商進行聯(lián)系，確認采購物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間等信息，并簽訂采購合同或采購協(xié)議。2.采購人員應(yīng)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。對于采購過程中出現(xiàn)的問題，如物資質(zhì)量問題、交貨延遲等，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并向相關(guān)部門匯報。3.在采購過程中，采購人員應(yīng)嚴格遵守公司的采購制度和相關(guān)法律法規(guī)，不得接受供應(yīng)商的賄賂或其他不正當利益。（四）驗收與入庫1.物資到貨前，采購人員應(yīng)提前通知食堂驗收人員做好驗收準備工作。驗收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標準，對采購物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進行嚴格驗收。2.驗收合格的物資應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫時間等信息。入庫單應(yīng)經(jīng)驗收人員、倉庫管理人員簽字確認后生效。3.對于驗收不合格的物資，驗收人員應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商更換或處理。同時，應(yīng)做好記錄，并向相關(guān)部門匯報。（五）付款結(jié)算1.采購人員根據(jù)采購合同和入庫單，填寫付款申請單，注明采購物資的詳細信息、供應(yīng)商名稱、采購金額、付款方式等內(nèi)容。付款申請單應(yīng)經(jīng)采購部門負責人、財務(wù)部門審核簽字后提交給公司相關(guān)領(lǐng)導審批。2.公司相關(guān)領(lǐng)導根據(jù)審批通過的付款申請單，安排財務(wù)部門進行付款結(jié)算。財務(wù)部門應(yīng)嚴格按照公司的財務(wù)制度和采購合同約定，及時、準確地支付貨款。3.在付款結(jié)算過程中，財務(wù)部門應(yīng)核對采購合同、入庫單、發(fā)票等相關(guān)憑證，確保付款金額的準確性和合規(guī)性。對于不符合要求的憑證，財務(wù)部門有權(quán)拒絕付款。五、質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標準制定1.依據(jù)國家相關(guān)食品安全標準和行業(yè)規(guī)范，結(jié)合公司食堂的實際需求，制定采購物資的質(zhì)量標準。質(zhì)量標準應(yīng)明確食品、食材、調(diào)料、餐具等各類物資的感官指標、理化指標、微生物指標等要求。2.質(zhì)量標準應(yīng)經(jīng)公司行政部門、食堂負責人、質(zhì)量檢驗人員等相關(guān)人員審核后發(fā)布實施。（二）質(zhì)量檢驗1.建立質(zhì)量檢驗制度，對采購的物資進行嚴格的質(zhì)量檢驗。質(zhì)量檢驗可采用抽樣檢驗、全數(shù)檢驗等方式，確保采購物資符合質(zhì)量標準要求。2.食堂驗收人員應(yīng)具備相應(yīng)的質(zhì)量檢驗知識和技能，按照質(zhì)量標準對采購物資進行檢驗。檢驗合格的物資方可辦理入庫手續(xù)，檢驗不合格的物資應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商更換或處理。3.定期委托專業(yè)的質(zhì)量檢驗機構(gòu)對采購的食品、食材等物資進行抽檢，確保采購物資的質(zhì)量安全。抽檢結(jié)果應(yīng)及時向公司相關(guān)部門匯報，對于抽檢不合格的物資，應(yīng)采取相應(yīng)的措施進行處理。（三）質(zhì)量問題處理1.如發(fā)現(xiàn)采購物資存在質(zhì)量問題，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商采取更換、退貨、補貨等措施進行處理。同時，應(yīng)做好記錄，并向相關(guān)部門匯報。2.對于因質(zhì)量問題給公司食堂造成損失的，公司有權(quán)要求供應(yīng)商承擔相應(yīng)的賠償責任。如供應(yīng)商拒絕承擔責任，公司可通過法律途徑維護自身權(quán)益。3.建立質(zhì)量問題追溯機制，對質(zhì)量問題的原因進行調(diào)查分析，采取有效的改進措施，防止類似問題再次發(fā)生。六、價格管理（一）價格調(diào)研1.采購人員應(yīng)定期收集市場價格信息，了解各類食品、食材、調(diào)料、餐具等物資的價格行情。價格調(diào)研可通過市場走訪、網(wǎng)絡(luò)查詢、供應(yīng)商報價等方式進行。2.分析市場價格動態(tài)，掌握價格變化趨勢，為采購決策提供參考依據(jù)。同時，應(yīng)關(guān)注同類產(chǎn)品的價格差異，比較不同供應(yīng)商的價格水平，選擇性價比高的物資進行采購。（二）價格談判1.在采購過程中，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商進行價格談判，爭取合理的采購價格。價格談判應(yīng)根據(jù)市場價格行情、采購數(shù)量、質(zhì)量要求等因素，與供應(yīng)商協(xié)商確定采購價格。2.對于長期合作的供應(yīng)商，可通過簽訂年度采購合同或框架協(xié)議的方式，約定采購價格和價格調(diào)整機制。價格調(diào)整機制應(yīng)明確價格調(diào)整的條件、方式和時間等內(nèi)容，確保采購價格的合理性和穩(wěn)定性。（三）價格監(jiān)督1.建立價格監(jiān)督機制，定期對采購物資的價格進行審核和監(jiān)督。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)市場價格行情和采購合同約定，對采購發(fā)票和付款金額進行審核，確保采購價格的合理性和合規(guī)性。2.如發(fā)現(xiàn)采購價格異?；蚋哂谑袌鰞r格水平，應(yīng)及時進行調(diào)查分析，查明原因，并采取相應(yīng)的措施進行處理。同時，應(yīng)加強對采購人員的培訓和管理，提高其價格談判能力和成本控制意識。七、庫存管理（一）庫存管理制度1.建立庫存管理制度，明確庫存物資的分類、入庫、存儲、出庫、盤點等管理流程和要求。庫存管理制度應(yīng)確保庫存物資的安全、完整和合理儲備。2.倉庫管理人員應(yīng)按照庫存管理制度的要求，對庫存物資進行分類存放，做好標識和記錄。同時，應(yīng)定期對庫存物資進行盤點，確保賬實相符。（二）庫存盤點1.定期對食堂庫存物資進行盤點，盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。盤點內(nèi)容包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況等。2.盤點人員應(yīng)認真填寫盤點表，詳細記錄盤點結(jié)果。對于盤點中發(fā)現(xiàn)的差異，應(yīng)及時查明原因，并進行調(diào)整。盤點結(jié)果應(yīng)形成盤點報告，報食堂負責人和公司相關(guān)部門備案。（三）庫存預(yù)警1.設(shè)定庫存物資的安全庫存和最低庫存標準，當庫存物資數(shù)量低于最低庫存標準時，倉庫管理人員應(yīng)及時通知采購人員進行補貨。2.建立庫存預(yù)警機制，通過庫存管理系統(tǒng)或其他方式對庫存物資進行實時監(jiān)控，及時發(fā)出庫存預(yù)警信息，確保庫存物資的合理儲備，避免因庫存短缺影響食堂正常供應(yīng)。八、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政部門負責對食堂采購管理工作進行監(jiān)督檢查，定期對采購流程、質(zhì)量控制、價格管理、庫存管理等方面進行檢查，確保采購工作符合公司制度和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.食堂負責人應(yīng)加強對食堂采購工作的日常監(jiān)督，對采購人員的工作進行指導和管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決采購過程中存在的問題。3.鼓勵公司員工對食堂采購工作進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)采購過程中存在違規(guī)行為或其他問題，可向公司行政部門或相關(guān)領(lǐng)導反映，公司將及時進行調(diào)查處理。（二）供應(yīng)商考核1.定期對供應(yīng)商進行考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)等方面?？己私Y(jié)果作為供應(yīng)商選擇、合作關(guān)系維護和獎懲的重要依據(jù)。2.根據(jù)供應(yīng)商考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當獎勵，如增加采購份額、延長合作期限等；對不符合要求的供應(yīng)商進行整改或淘汰。（三）采購人員考核1.建立采購人員考核制度，對采購人員的工作業(yè)績、工作態(tài)度、廉潔自律等方面進行考核?？己私Y(jié)果與采購人員的薪酬、晉升、獎勵等掛鉤。2.采購人員考核內(nèi)容包括采