食品原料購進(jìn)管理制度

食品原料購進(jìn)管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司食品原料采購管理，確保所采購的食品原料符合質(zhì)量安全要求，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的順利進(jìn)行，維護(hù)消費(fèi)者的健康和安全，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有食品原料的采購活動(dòng)，包括但不限于生產(chǎn)加工所需的原材料、包裝材料、添加劑等。3.基本原則質(zhì)量第一原則：優(yōu)先采購質(zhì)量可靠、安全衛(wèi)生的食品原料，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司要求。合法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策，依法采購食品原料，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。供應(yīng)商評估原則：對供應(yīng)商進(jìn)行全面評估和管理，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚、生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)范的供應(yīng)商合作。成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高采購效益。二、采購計(jì)劃與審批1.采購計(jì)劃制定生產(chǎn)部門：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和銷售訂單情況，提前制定食品原料需求計(jì)劃，明確原料的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并提交給采購部門。采購部門：結(jié)合生產(chǎn)部門的需求計(jì)劃，綜合考慮庫存水平、市場供應(yīng)情況、采購周期等因素，制定詳細(xì)的采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)包括采購時(shí)間、采購數(shù)量、采購預(yù)算等內(nèi)容。2.采購計(jì)劃審批采購計(jì)劃：由采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購計(jì)劃作為采購活動(dòng)的依據(jù)。緊急采購：對于因生產(chǎn)急需或其他特殊原因需要緊急采購的食品原料，采購部門應(yīng)填寫《緊急采購申請表》，詳細(xì)說明緊急采購的原因、原料名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人、采購部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行采購。三、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商篩選建立供應(yīng)商信息庫：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商信息庫。信息庫應(yīng)包括供應(yīng)商的基本情況、生產(chǎn)經(jīng)營資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等內(nèi)容。供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)公司的采購需求和質(zhì)量要求，制定供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)。篩選標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、產(chǎn)品質(zhì)量檢測報(bào)告、價(jià)格合理性、信譽(yù)度等方面。實(shí)地考察：對初步篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理水平、生產(chǎn)環(huán)境等情況。實(shí)地考察人員應(yīng)填寫《供應(yīng)商實(shí)地考察報(bào)告》，記錄考察情況和評價(jià)意見。樣品檢測：要求供應(yīng)商提供樣品進(jìn)行檢測，檢測合格后方可納入合格供應(yīng)商名單。樣品檢測應(yīng)按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定的檢測項(xiàng)目和方法進(jìn)行。2.供應(yīng)商評估定期評估：采購部門定期對合格供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估周期一般為每年一次。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合作配合度等方面。評估方法：采用定性與定量相結(jié)合的評估方法，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評價(jià)。定性評估主要通過實(shí)地考察、問卷調(diào)查、客戶反饋等方式進(jìn)行；定量評估主要根據(jù)供應(yīng)商的交貨準(zhǔn)時(shí)率、產(chǎn)品合格率、價(jià)格波動(dòng)情況等指標(biāo)進(jìn)行打分。評估結(jié)果處理：根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對于評估結(jié)果優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作、增加采購量等獎(jiǎng)勵(lì)；對于評估結(jié)果不合格的供應(yīng)商，及時(shí)發(fā)出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)取消其合格供應(yīng)商資格。3.供應(yīng)商檔案管理建立供應(yīng)商檔案：采購部門為每個(gè)合格供應(yīng)商建立檔案，檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商基本信息、營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量檢測報(bào)告、合作記錄、評估報(bào)告等。檔案更新：定期更新供應(yīng)商檔案信息，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。如供應(yīng)商的企業(yè)信息、產(chǎn)品質(zhì)量等發(fā)生變化，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更新。檔案查閱：嚴(yán)格控制供應(yīng)商檔案的查閱權(quán)限，僅限采購部門相關(guān)人員和公司內(nèi)部需要了解供應(yīng)商情況的人員查閱。查閱檔案時(shí)應(yīng)做好記錄，確保檔案信息的安全。四、采購流程1.采購訂單下達(dá)選擇供應(yīng)商：采購部門根據(jù)采購計(jì)劃，從合格供應(yīng)商名單中選擇合適的供應(yīng)商，并向其發(fā)送《采購訂單》?！恫少徲唵巍窇?yīng)明確食品原料的品種、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量要求等內(nèi)容。訂單確認(rèn)：供應(yīng)商收到《采購訂單》后，應(yīng)及時(shí)確認(rèn)訂單內(nèi)容。如對訂單有任何疑問或異議，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)與采購部門溝通協(xié)商。2.采購合同簽訂簽訂合同：對于金額較大、采購周期較長或重要的食品原料采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格條款、交貨方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。合同審核：采購合同簽訂前，應(yīng)提交公司法務(wù)部門或相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行審核。審核通過后的合同方可正式簽訂。3.采購過程跟蹤進(jìn)度跟蹤：采購部門應(yīng)定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時(shí)交貨，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，采取相應(yīng)的措施確保交貨期。質(zhì)量跟蹤：在采購過程中，采購部門應(yīng)關(guān)注食品原料的質(zhì)量情況。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)要求供應(yīng)商采取措施解決，并對已采購的不合格原料進(jìn)行妥善處理。4.到貨驗(yàn)收驗(yàn)收準(zhǔn)備：采購部門通知質(zhì)量控制部門、倉庫管理部門等相關(guān)人員做好到貨驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉食品原料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程，準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的工具和設(shè)備。驗(yàn)收內(nèi)容：到貨驗(yàn)收內(nèi)容包括食品原料的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、包裝等方面。驗(yàn)收人員應(yīng)按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定的驗(yàn)收方法進(jìn)行驗(yàn)收，并填寫《食品原料驗(yàn)收單》。驗(yàn)收結(jié)果處理：驗(yàn)收合格的食品原料，應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的食品原料，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其退換貨或采取其他補(bǔ)救措施。如因驗(yàn)收不合格給公司造成損失的，應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。五、采購價(jià)格管理1.價(jià)格調(diào)研市場調(diào)研：采購部門定期開展市場調(diào)研，了解食品原料的市場價(jià)格動(dòng)態(tài)、價(jià)格走勢等情況。市場調(diào)研可通過網(wǎng)絡(luò)查詢、行業(yè)資訊、實(shí)地走訪等方式進(jìn)行。供應(yīng)商報(bào)價(jià)分析：收集供應(yīng)商的報(bào)價(jià)信息，對不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行分析比較。分析內(nèi)容包括價(jià)格水平、價(jià)格構(gòu)成、價(jià)格合理性等方面，為采購價(jià)格談判提供參考依據(jù)。2.價(jià)格談判談判原則：在采購價(jià)格談判中，應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，充分考慮公司的利益和市場實(shí)際情況，爭取合理的采購價(jià)格。談判策略：根據(jù)市場調(diào)研和供應(yīng)商報(bào)價(jià)分析情況，制定合理的談判策略。談判策略應(yīng)靈活多樣，根據(jù)不同的供應(yīng)商和采購項(xiàng)目特點(diǎn)進(jìn)行調(diào)整。談判過程：采購部門與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判時(shí)，應(yīng)明確談判目標(biāo)、談判底線和談判策略。談判過程中應(yīng)保持冷靜、理智，善于傾聽供應(yīng)商的意見和訴求，尋求雙方都能接受的解決方案。3.價(jià)格審批審批流程：采購部門將談判確定的采購價(jià)格報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購價(jià)格作為最終的采購價(jià)格執(zhí)行。特殊情況處理：對于因市場價(jià)格波動(dòng)較大或其他特殊原因需要調(diào)整采購價(jià)格的情況，采購部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并提供相關(guān)的市場信息和價(jià)格分析報(bào)告。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可調(diào)整采購價(jià)格。六、采購付款管理1.付款計(jì)劃制定根據(jù)合同約定：采購部門根據(jù)采購合同的約定，制定詳細(xì)的付款計(jì)劃。付款計(jì)劃應(yīng)明確付款時(shí)間、付款金額、付款方式等內(nèi)容?？紤]資金狀況：在制定付款計(jì)劃時(shí)，應(yīng)充分考慮公司的資金狀況，合理安排付款時(shí)間和金額，確保公司資金的正常周轉(zhuǎn)。2.付款審批提交申請：采購部門根據(jù)付款計(jì)劃，填寫《付款申請單》，詳細(xì)說明付款原因、付款金額、付款供應(yīng)商等信息，并附上采購合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等相關(guān)憑證。審批流程：《付款申請單》經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理付款手續(xù)。3.付款方式銀行轉(zhuǎn)賬：原則上采用銀行轉(zhuǎn)賬方式付款。付款時(shí)應(yīng)確保收款賬戶信息準(zhǔn)確無誤，避免因付款信息錯(cuò)誤導(dǎo)致資金損失。支票支付：對于符合支票支付條件的供應(yīng)商，可采用支票支付方式。支票開具后應(yīng)妥善保管，并及時(shí)交付供應(yīng)商。其他方式：如因特殊情況需要采用其他付款方式的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，并做好相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)防控措施。七、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識別市場風(fēng)險(xiǎn)：關(guān)注市場價(jià)格波動(dòng)、市場供應(yīng)短缺等因素對采購活動(dòng)的影響。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：識別食品原料質(zhì)量不符合要求的風(fēng)險(xiǎn)，如供應(yīng)商提供的原料存在質(zhì)量問題、運(yùn)輸過程中造成原料變質(zhì)等。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：包括供應(yīng)商違約、破產(chǎn)、停產(chǎn)等風(fēng)險(xiǎn)，以及供應(yīng)商更換產(chǎn)品規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。法律風(fēng)險(xiǎn)：遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策，避免因采購活動(dòng)違法違規(guī)而引發(fā)的法律風(fēng)險(xiǎn)。2.風(fēng)險(xiǎn)評估可能性評估：對識別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行可能性評估，判斷風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率大小。影響程度評估：評估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后對公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)、產(chǎn)品質(zhì)量、經(jīng)濟(jì)效益等方面的影響程度。風(fēng)險(xiǎn)等級劃分：根據(jù)可能性評估和影響程度評估結(jié)果，對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行等級劃分，確定重大風(fēng)險(xiǎn)、較大風(fēng)險(xiǎn)、一般風(fēng)險(xiǎn)和低風(fēng)險(xiǎn)。3.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)市場調(diào)研和價(jià)格監(jiān)測，合理安排采購計(jì)劃，適當(dāng)儲備一定數(shù)量的食品原料，以應(yīng)對市場價(jià)格波動(dòng)和供應(yīng)短缺風(fēng)險(xiǎn)。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：嚴(yán)格供應(yīng)商管理和質(zhì)量控制，加強(qiáng)到貨驗(yàn)收，對不合格原料及時(shí)處理。同時(shí)，建立質(zhì)量追溯體系，確保一旦出現(xiàn)質(zhì)量問題能夠及時(shí)追溯和處理。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：對供應(yīng)商進(jìn)行全面評估和動(dòng)態(tài)管理，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商合作，并與其簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)以及違約責(zé)任。加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與合作，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施解決。法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)法律法規(guī)學(xué)習(xí)，提高采購人員的法律意識，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。在簽訂采購合同前，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的法律審核，避免合同條款存在法律漏洞。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督定期審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程是否規(guī)范、采購合同是否合規(guī)、采購價(jià)格是否合理、付款手續(xù)是否齊全等。審計(jì)報(bào)告：審計(jì)部門出具審計(jì)報(bào)告，對審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.采購部門自查日常自查：采購部門定期對采購工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。自查內(nèi)容包括采購計(jì)劃執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、采購價(jià)格控制情況、采購合同履行情況等。自查報(bào)告：采購部門撰寫自查報(bào)告，總結(jié)采購工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議。3.違規(guī)處理責(zé)任追究：對于在采購活動(dòng)中違反本制度規(guī)定的行為，將視情節(jié)輕重追究相關(guān)人員的責(zé)任