附屬學(xué)校資料管理制度

附屬學(xué)校資料管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)附屬學(xué)校資料管理，確保學(xué)校各類(lèi)資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和安全性，提高資料利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于附屬學(xué)校各部門(mén)、各年級(jí)、各學(xué)科組以及全體教職員工所涉及的各類(lèi)資料管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：學(xué)校設(shè)立專(zhuān)門(mén)的資料管理部門(mén)或崗位，對(duì)全校資料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。2.分類(lèi)管理原則：根據(jù)資料的性質(zhì)、用途、來(lái)源等進(jìn)行分類(lèi)，便于查找和使用。3.安全保密原則：確保資料的安全，防止資料丟失、損壞、泄露，對(duì)涉及學(xué)校機(jī)密的資料嚴(yán)格保密。4.動(dòng)態(tài)更新原則：資料應(yīng)根據(jù)學(xué)校發(fā)展和工作需要及時(shí)更新，保持資料的時(shí)效性。二、資料分類(lèi)及定義（一）教學(xué)資料1.課程標(biāo)準(zhǔn)：國(guó)家和地方教育行政部門(mén)頒發(fā)的各學(xué)科課程標(biāo)準(zhǔn)。2.教材教案：教師根據(jù)課程標(biāo)準(zhǔn)編寫(xiě)的教學(xué)計(jì)劃、教案、課件等。3.教學(xué)參考資料：包括各類(lèi)教學(xué)輔導(dǎo)書(shū)、教學(xué)案例集、試題庫(kù)等。4.學(xué)生作業(yè)：學(xué)生完成的課堂作業(yè)、課后作業(yè)、測(cè)試試卷等。（二）行政資料1.學(xué)校規(guī)劃：學(xué)校的長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃、年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。2.會(huì)議文件：學(xué)校各類(lèi)會(huì)議的通知、議程、紀(jì)要、決議等文件。3.規(guī)章制度：學(xué)校制定的各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法等。4.人事檔案：教職員工的個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況等資料。5.財(cái)務(wù)資料：學(xué)校的財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表等。（三）科研資料1.課題研究資料：學(xué)校承擔(dān)的各級(jí)各類(lèi)課題研究的申請(qǐng)書(shū)、研究方案、開(kāi)題報(bào)告、中期檢查報(bào)告、結(jié)題報(bào)告等。2.學(xué)術(shù)論文：學(xué)校教師發(fā)表的學(xué)術(shù)論文、著作等。3.教學(xué)研究成果：教師的教學(xué)改革成果、教學(xué)反思、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等。（四）學(xué)生資料1.學(xué)生學(xué)籍檔案：學(xué)生的入學(xué)登記表、學(xué)籍卡片、成績(jī)單、獎(jiǎng)懲記錄等。2.學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)資料：學(xué)生的品德表現(xiàn)、學(xué)業(yè)水平、身心健康、藝術(shù)素養(yǎng)、社會(huì)實(shí)踐等方面的評(píng)價(jià)資料。3.學(xué)生活動(dòng)資料：學(xué)校組織的各類(lèi)學(xué)生活動(dòng)的策劃方案、活動(dòng)記錄、照片、視頻等。（五）其他資料1.學(xué)校榮譽(yù)資料：學(xué)校獲得的各級(jí)各類(lèi)榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等。2.對(duì)外交流資料：學(xué)校與其他學(xué)校、機(jī)構(gòu)開(kāi)展交流合作的相關(guān)資料，如合作協(xié)議、交流活動(dòng)記錄等。3.校園文化建設(shè)資料：學(xué)校的校園文化建設(shè)方案、活動(dòng)記錄、文化作品等。三、資料管理職責(zé)（一）資料管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善學(xué)校資料管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)學(xué)校各類(lèi)資料的收集、整理、歸檔、保管和查閱服務(wù)工作。3.定期對(duì)學(xué)校資料進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)、各年級(jí)、各學(xué)科組的資料管理工作。5.負(fù)責(zé)學(xué)校資料的數(shù)字化建設(shè)，建立電子資料檔案庫(kù)。（二）各部門(mén)、各年級(jí)、各學(xué)科組職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)、本年級(jí)、本學(xué)科組資料的收集、整理和初步分類(lèi)工作。2.按照學(xué)校資料管理制度的要求，定期將整理好的資料移交學(xué)校資料管理部門(mén)。3.負(fù)責(zé)本部門(mén)、本年級(jí)、本學(xué)科組資料的日常查閱和使用，并做好記錄。4.協(xié)助學(xué)校資料管理部門(mén)做好資料的清查盤(pán)點(diǎn)和數(shù)字化建設(shè)工作。（三）教職員工職責(zé)1.負(fù)責(zé)個(gè)人教學(xué)、科研、行政等工作中產(chǎn)生資料的收集、整理和保管。2.按照學(xué)校資料管理制度的要求，及時(shí)將相關(guān)資料移交所在部門(mén)或?qū)W科組。3.遵守學(xué)校資料查閱和使用規(guī)定，未經(jīng)許可不得擅自查閱、復(fù)印、轉(zhuǎn)借學(xué)校資料。四、資料收集與整理（一）收集渠道1.學(xué)校各部門(mén)、各年級(jí)、各學(xué)科組定期報(bào)送。2.教職員工主動(dòng)提交。3.學(xué)校組織的各類(lèi)活動(dòng)中產(chǎn)生的資料由活動(dòng)組織者負(fù)責(zé)收集。4.外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人提供的與學(xué)校相關(guān)的資料。（二）收集要求1.各部門(mén)、各年級(jí)、各學(xué)科組應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)資料收集工作，確保資料收集的及時(shí)性和完整性。2.收集的資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得弄虛作假或遺漏重要信息。3.對(duì)于時(shí)效性較強(qiáng)的資料，應(yīng)及時(shí)收集，避免延誤。（三）整理方法1.資料管理部門(mén)對(duì)收集到的資料進(jìn)行集中整理，按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)。2.對(duì)每份資料進(jìn)行編號(hào)，建立資料索引目錄，便于查找和管理。3.對(duì)資料進(jìn)行裝訂、編頁(yè)碼、加封面等處理，確保資料的規(guī)范性。4.對(duì)于電子資料，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并建立電子文件夾結(jié)構(gòu)，進(jìn)行分類(lèi)存放。五、資料歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門(mén)、各年級(jí)、各學(xué)科組整理好的資料經(jīng)負(fù)責(zé)人審核簽字后，移交學(xué)校資料管理部門(mén)。2.資料管理部門(mén)對(duì)移交的資料進(jìn)行再次審核，無(wú)誤后進(jìn)行歸檔。3.歸檔后的資料應(yīng)按照類(lèi)別和時(shí)間順序排列存放，并建立相應(yīng)的檔案目錄。（二）保管方式1.紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，防止資料受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀。2.電子資料應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于重要的資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、異地備份等措施，確保資料的安全性。（三）保管期限1.教學(xué)資料中的課程標(biāo)準(zhǔn)、教材教案等長(zhǎng)期保存。2.行政資料中的學(xué)校規(guī)劃、會(huì)議文件、規(guī)章制度等根據(jù)其性質(zhì)和用途確定保管期限，一般為510年。3.科研資料中的課題研究資料、學(xué)術(shù)論文等在課題結(jié)題或論文發(fā)表后保存510年。4.學(xué)生資料中的學(xué)籍檔案長(zhǎng)期保存，學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)資料、學(xué)生活動(dòng)資料等保存35年。5.其他資料根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限。（四）定期清查1.資料管理部門(mén)每年定期對(duì)學(xué)校資料進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，確保資料的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。2.清查盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)記錄，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，如補(bǔ)充缺失資料、修復(fù)損壞資料、調(diào)整存放位置等。3.清查盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)撰寫(xiě)清查報(bào)告，報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審閱。六、資料查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.學(xué)校教職員工因工作需要查閱學(xué)校資料的，可向資料管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在資料管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱。2.外單位人員因工作需要查閱學(xué)校資料的，須持單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過(guò)程中應(yīng)在資料管理部門(mén)工作人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自摘抄、復(fù)印、轉(zhuǎn)借資料。3.涉及學(xué)校機(jī)密的資料，未經(jīng)學(xué)校保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，任何人不得查閱。（二）查閱流程1.查閱人填寫(xiě)《資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱資料的名稱(chēng)、內(nèi)容、用途、查閱時(shí)間等信息。2.將申請(qǐng)表提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字，涉及重要資料的還需報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人持申請(qǐng)表到資料管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)，資料管理部門(mén)工作人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的資料，并做好查閱記錄。4.查閱人查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將資料歸還資料管理部門(mén)，資料管理部門(mén)工作人員對(duì)歸還的資料進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。（三）使用規(guī)定1.查閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)資料，不得在資料上涂改、圈畫(huà)、污損，不得擅自抽取、撤換資料中的內(nèi)容。2.如需復(fù)印資料，應(yīng)經(jīng)資料管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的資料應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播。3.查閱人在查閱資料過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或有疑問(wèn)的，應(yīng)及時(shí)向資料管理部門(mén)工作人員咨詢(xún)，不得自行處理。4.未經(jīng)許可，查閱人不得將查閱的資料用于與申請(qǐng)用途無(wú)關(guān)的其他事項(xiàng)。七、資料借閱與歸還（一）借閱權(quán)限1.學(xué)校教職員工因工作需要借閱學(xué)校資料的，可向資料管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.外單位人員因特殊原因需要借閱學(xué)校資料的，須持單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)一周，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）借閱流程1.借閱人填寫(xiě)《資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的名稱(chēng)、內(nèi)容、用途、借閱時(shí)間等信息。2.將申請(qǐng)表提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字，涉及重要資料的還需報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，借閱人持申請(qǐng)表到資料管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)，資料管理部門(mén)工作人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的資料，并填寫(xiě)《資料借閱登記冊(cè)》，記錄借閱人姓名、部門(mén)、借閱資料名稱(chēng)、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。4.借閱人在借閱期限屆滿(mǎn)前，應(yīng)將資料歸還資料管理部門(mén)，資料管理部門(mén)工作人員對(duì)歸還的資料進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)，并在《資料借閱登記冊(cè)》上注明歸還時(shí)間。（三）歸還要求1.借閱人應(yīng)按時(shí)歸還所借資料，如有特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)提前向資料管理部門(mén)說(shuō)明原因，并辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還的資料應(yīng)保持完好無(wú)損，如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)負(fù)責(zé)修復(fù)或賠償。3.資料管理部門(mén)工作人員在辦理歸還手續(xù)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查資料的完整性和質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)向借閱人提出，并做好記錄。八、資料銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀范圍1.超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的資料。2.因工作失誤或其他原因形成的重復(fù)、無(wú)效資料。3.涉及學(xué)校機(jī)密且已不再需要保密的資料，經(jīng)學(xué)校保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀流程1.資料管理部門(mén)定期對(duì)擬銷(xiāo)毀的資料進(jìn)行清理和造冊(cè)，填寫(xiě)《資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明資料名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。2.將申請(qǐng)表提交學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批，涉及重要資料或機(jī)密資料的還需報(bào)學(xué)校保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。3.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，資料管理部門(mén)組織專(zhuān)人對(duì)擬銷(xiāo)毀的資料進(jìn)行銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。4.銷(xiāo)毀記錄應(yīng)存檔保存，以備查閱。（三）銷(xiāo)毀方式1.對(duì)于紙質(zhì)資料，可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.對(duì)于電子資料，可采用格式化、刪除等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，并確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。九、資料數(shù)字化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立學(xué)校電子資料檔案庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資料的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高資料管理效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化流程1.資料掃描：對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去噪、去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將掃描圖像中的文字信息進(jìn)行識(shí)別和錄入，建立電子索引目錄。4.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)：將數(shù)字化后的資料存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)存放。5.系統(tǒng)建設(shè)：建立資料數(shù)字化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資料的在線檢索、查詢(xún)、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。（三）維護(hù)與更新1.定期對(duì)電子資料檔案庫(kù)進(jìn)行維護(hù)，檢查數(shù)據(jù)的完整性和可用性，及時(shí)修復(fù)損壞的數(shù)據(jù)。2.隨著學(xué)校資料的不斷增加和更新，及時(shí)對(duì)數(shù)字化資料進(jìn)行補(bǔ)充和更新，確保電子資料檔案庫(kù)與實(shí)際資料保持一致。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校設(shè)立資料管理監(jiān)督小組，由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、資料管理部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)校資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對(duì)學(xué)校資料管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。