阿里公司印章管理制度

阿里公司印章管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)阿里公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，保障公司合法權(quán)益，維護(hù)公司正常運(yùn)營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于阿里公司總部及各分公司、子公司，涵蓋公司各類具有法律效力的印章，包括但不限于公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等。（三）印章管理原則1.依法合規(guī)原則：印章的刻制、使用、保管等必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.專人負(fù)責(zé)原則：明確專人負(fù)責(zé)印章管理，確保印章使用的安全性和規(guī)范性。3.審批使用原則：所有印章使用均需經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。4.風(fēng)險(xiǎn)防范原則：加強(qiáng)印章管理，防范印章使用過程中的各類風(fēng)險(xiǎn)，保障公司利益。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章時(shí)，由需求部門填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門。2.行政部門審核《印章刻制申請(qǐng)表》，確保申請(qǐng)事項(xiàng)合理合規(guī)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政部門統(tǒng)一安排具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制?？讨茊挝恍鑷?yán)格按照公安部門規(guī)定的印章樣式、材質(zhì)、規(guī)格等要求進(jìn)行制作。4.印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)與刻制單位進(jìn)行交接，核對(duì)印章數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等，并要求刻制單位提供印章刻制證明文件。（二）印章啟用1.新印章啟用前，行政部門應(yīng)填寫《印章啟用申請(qǐng)表》，注明印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息，并附印章印模。2.《印章啟用申請(qǐng)表》經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后，方可啟用。3.行政部門負(fù)責(zé)在公司內(nèi)部發(fā)布印章啟用通知，明確印章的啟用時(shí)間、使用范圍、審批流程等事項(xiàng)，確保全體員工知曉。4.新印章啟用后，原相關(guān)印章同時(shí)廢止。行政部門應(yīng)及時(shí)收回廢止印章，并妥善保管，按照公司規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。三、印章的保管（一）保管人員1.公司各類印章實(shí)行專人保管制度。公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章由行政部門指定專人保管；法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)人保管；其他部門專用章由各部門指定專人保管。2.印章保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉印章管理規(guī)定，嚴(yán)格遵守印章使用流程。3.印章保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要更換時(shí)，必須辦理印章交接手續(xù)，確保印章安全交接。（二）保管要求1.印章應(yīng)妥善保管在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.嚴(yán)禁將印章隨意放置或交予他人代管，確因工作需要暫時(shí)交予他人使用時(shí)，必須經(jīng)過印章保管人員同意，并進(jìn)行登記備案。3.印章保管人員不得在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章，特殊情況需加蓋時(shí)，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，并對(duì)使用情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督。4.印章保管人員應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，確保印章清晰、完好，如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞、遺失等情況，應(yīng)立即報(bào)告行政部門，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。四、印章的使用（一）使用范圍1.公章：用于公司對(duì)外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、報(bào)表等，具有法律效力。2.合同專用章：專門用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)合同等，明確合同的法律效力。3.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。4.法定代表人章：用于公司法定代表人授權(quán)的特定業(yè)務(wù)，如銀行開戶、支票簽發(fā)等。5.其他部門專用章：用于各部門內(nèi)部的文件、通知、報(bào)表等，僅在本部門范圍內(nèi)具有效力。（二）使用流程1.用印申請(qǐng)：使用印章時(shí)，需填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印時(shí)間等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審批環(huán)節(jié)：一般事項(xiàng)用?。河捎糜〔块T負(fù)責(zé)人審批后，即可使用印章。重要事項(xiàng)用?。荷婕肮局卮鬀Q策、合同簽訂、對(duì)外擔(dān)保、資產(chǎn)處置等重要事項(xiàng)的用印，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)、法定代表人審批。財(cái)務(wù)事項(xiàng)用?。贺?cái)務(wù)專用章的使用需按照公司財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行審批，確保資金安全。3.印章加蓋：印章保管人員在審核《印章使用申請(qǐng)表》及相關(guān)審批文件無誤后，方可加蓋印章。加蓋印章時(shí)，應(yīng)確保印章清晰、端正，位置準(zhǔn)確，并在用印文件上進(jìn)行登記。4.用印登記：印章保管人員應(yīng)對(duì)每次用印情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括用印日期、用印部門、用印事項(xiàng)、用印文件名稱、用印份數(shù)、審批人等信息，以便日后查詢和追溯。（三）特殊情況用印1.緊急情況下，無法按照正常審批流程進(jìn)行用印時(shí)，用印部門可通過電話、郵件等方式向?qū)徟藞?bào)告用印事項(xiàng)，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.因業(yè)務(wù)需要在異地用印時(shí)，用印部門應(yīng)提前與行政部門溝通協(xié)調(diào)，按照行政部門的要求辦理相關(guān)手續(xù)，確保用印安全。五、印章的停用與銷毀（一）停用原因1.公司名稱變更、重組、分立、合并等原因，導(dǎo)致原印章不再適用。2.印章使用范圍調(diào)整，部分印章不再使用。3.印章?lián)p壞、遺失等原因，無法繼續(xù)使用。（二）停用流程1.當(dāng)印章需要停用時(shí)，由行政部門填寫《印章停用申請(qǐng)表》，說明停用原因、停用日期等信息，并經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批。2.行政部門負(fù)責(zé)在公司內(nèi)部發(fā)布印章停用通知，明確印章停用時(shí)間、停用后的處理方式等事項(xiàng)。3.印章保管人員在收到印章停用通知后，應(yīng)立即停止使用該印章，并將印章交回行政部門。（三）銷毀流程1.對(duì)于停用的印章，行政部門應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。銷毀前，行政部門應(yīng)填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，注明印章名稱、銷毀原因、銷毀方式等信息，并經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批。2.經(jīng)審批同意后，行政部門應(yīng)選擇具有資質(zhì)的銷毀單位進(jìn)行印章銷毀，并要求銷毀單位提供銷毀證明文件。3.印章銷毀過程中，行政部門應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，確保印章銷毀徹底，防止印章被非法使用。4.印章銷毀后，行政部門應(yīng)將銷毀證明文件存檔保管，以備查閱。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)印章管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查印章的刻制、啟用、保管、使用、停用、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合公司制度規(guī)定，是否存在違規(guī)使用印章的情況。（二）日常監(jiān)督1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)印章保管人員的日常工作進(jìn)行監(jiān)督，檢查印章保管是否安全，使用流程是否規(guī)范。2.各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門印章使用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保印章使用符合規(guī)定，不發(fā)生違規(guī)用印行為。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.因違規(guī)使用印章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并依法追