運輸公司印章管理制度

運輸公司印章管理制度?總則目的為加強公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護公司合法權益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及下屬各分公司、子公司的所有印章，包括但不限于行政章、合同章、財務章、法人章等。印章種類及用途1.行政章：用于公司對外的正式文件、信函、報表等的蓋章確認，代表公司行使行政權力。2.合同章：專門用于簽訂各類合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。3.財務章：主要用于財務結算、票據開具、資金收付等相關財務業(yè)務。4.法人章：在特定財務或法律文件上代表法人簽字確認，一般與財務章配合使用。印章的刻制與啟用印章刻制1.公司印章的刻制由行政部門統(tǒng)一負責，根據實際工作需要填寫《印章刻制申請表》，詳細注明印章名稱、規(guī)格、材質、用途等信息。2.申請表經公司法定代表人或授權負責人審批同意后，由行政部門選擇具有資質的印章制作單位進行刻制。3.刻制完成的印章必須符合國家相關標準和公司規(guī)定，印章上應清晰顯示公司名稱、印章類別等信息。印章啟用1.新印章刻制完成后，行政部門應及時填寫《印章啟用申請表》，附上印章印模，并提交公司法定代表人或授權負責人審批。2.審批通過后，行政部門負責在公司內部發(fā)布印章啟用通知，明確印章啟用時間、使用范圍、保管責任人等事項。3.同時，行政部門應將印章啟用信息記錄在《印章管理臺賬》中，包括印章名稱、啟用時間、保管人等內容。印章的保管保管原則1.公司印章實行專人保管制度，確保印章安全存放，防止丟失、被盜用或濫用。2.保管人應具備高度的責任心和保密意識，嚴格遵守印章管理規(guī)定，不得擅自將印章交予他人使用。保管職責1.行政章保管人職責負責行政章的日常保管，確保印章存放安全，未經批準不得帶出公司辦公區(qū)域。嚴格按照印章使用流程審核用印申請，對不符合規(guī)定的申請有權拒絕蓋章。對每次用印情況進行詳細登記，記錄用印日期、文件名稱、文號、用印份數、申請人等信息，并定期將用印登記情況報送行政部門負責人。在用印過程中，應監(jiān)督用印過程，確保用印文件內容與申請一致，用印后及時將印章歸位保管。發(fā)現印章損壞或遺失時，應立即向行政部門負責人報告，并采取相應的應急措施，如登報聲明作廢等。2.合同章保管人職責負責合同章的保管工作，按照合同簽訂流程審核合同文本，確保合同條款合法合規(guī)、無歧義。在合同簽訂過程中，根據授權要求，在合同指定位置準確加蓋合同章，并對蓋章后的合同文本進行妥善保管。定期清理合同章使用情況，對已履行完畢的合同進行歸檔整理，并將合同章使用記錄報送行政部門備案。如遇合同章使用異常情況或合同糾紛，應及時向行政部門和法務部門報告，并協(xié)助提供相關資料。3.財務章保管人職責負責財務章的保管，嚴格按照財務制度和審批流程使用財務章，確保財務業(yè)務操作的準確性和安全性。在辦理各類財務票據開具、資金收付等業(yè)務時，根據財務負責人的審批意見加蓋財務章，并對每筆業(yè)務進行詳細記錄。定期核對財務章使用記錄與財務賬目，發(fā)現問題及時向財務負責人匯報并進行處理。妥善保管財務章相關的印鑒卡片、授權書等資料，防止丟失或泄露。4.法人章保管人職責負責法人章的保管，法人章一般由法定代表人或其授權的專人保管。在涉及法人簽字確認的財務或法律文件上，按照法定代表人的指示加蓋法人章，并確保蓋章位置準確無誤。嚴格控制法人章的使用范圍和頻率，對每次使用情況進行詳細登記，留存相關文件復印件以備查。如法人章保管人發(fā)生變更，應及時辦理交接手續(xù)，并在《印章管理臺賬》中進行記錄更新。保管要求1.印章應存放在安全可靠的保險柜或專門的印章保管箱內，保險柜或保管箱應設置密碼和鑰匙，密碼由保管人自行設定并嚴格保密，鑰匙應妥善保管，不得隨意交予他人。2.存放印章的保險柜或保管箱應放置在公司內部安全區(qū)域，如行政辦公室或財務室等，確保印章存放環(huán)境干燥、通風、防火、防盜。3.對于暫時不需要使用的印章，應及時鎖入保險柜或保管箱內，非保管人不得擅自接觸印章。4.印章保管人因出差、請假等原因需要暫時離崗時，應提前將印章交接給公司指定的臨時保管人，并辦理書面交接手續(xù)，明確交接時間、交接內容、雙方責任等事項。臨時保管人在保管期間應嚴格按照印章管理規(guī)定使用印章，不得擅自擴大使用范圍或違規(guī)操作。印章的使用使用流程1.用印申請公司員工因工作需要使用印章時，應填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、文件名稱、文號、用印份數、用途等內容，并簽字確認。申請表應根據用印類別分別提交給相應的審批負責人進行審批，審批流程如下：行政章使用：涉及公司對外發(fā)文、重要文件簽署等事項，由部門負責人審核后，報公司分管領導審批；一般性文件、信函等由部門負責人審批。合同章使用：合同文本經業(yè)務部門負責人、法務部門審核通過后，根據合同金額大小按照以下審批權限執(zhí)行：合同金額在[X]萬元以下的，由業(yè)務部門分管領導審批；合同金額在[X]萬元以上至[X]萬元的，由公司總經理審批；合同金額在[X]萬元以上的，需經公司董事會審批。財務章使用：所有財務業(yè)務用印均需經過財務負責人審批，涉及重大資金支出或特殊財務事項的，還需報公司總經理審批。法人章使用：法人章使用需經法定代表人或其授權的專人審批。2.審批審核審批負責人應認真審核用印申請，檢查用印事項是否符合公司規(guī)定和業(yè)務實際需求，文件內容是否準確無誤、合法合規(guī)。對于不符合規(guī)定的用印申請，審批負責人應明確指出問題并拒絕審批，同時向申請人說明原因。3.印章加蓋用印申請經審批通過后，申請人攜帶審批通過的《印章使用申請表》及相關文件到印章保管人處辦理用印手續(xù)。印章保管人應再次核對用印申請內容與文件內容是否一致，確認無誤后，在文件規(guī)定位置加蓋相應印章，并確保印章清晰、端正、完整。加蓋印章后，印章保管人應在《印章使用登記表》上詳細記錄用印日期、文件名稱、文號、用印份數、申請人、審批人等信息，并要求申請人簽字確認。4.文件存檔用印后的文件由申請人負責按照公司檔案管理規(guī)定進行整理和存檔，確保文件保存完整、便于查閱。對于涉及重要合同、協(xié)議等文件，應在蓋章后及時復印留存副本，分別交行政部門、法務部門、財務部門等相關部門備案。使用范圍1.行政章使用范圍公司對外發(fā)布的各類正式文件，如通知、通報、報告、請示等。公司與外部單位簽訂的合作意向書、協(xié)議書等非合同類文件。公司員工的各類證明文件，如工作證明、收入證明、學歷證明等。其他需要以公司名義對外表示正式意見或確認的文件。2.合同章使用范圍公司簽訂的各類合同、協(xié)議，包括但不限于運輸合同、租賃合同、采購合同、服務合同等。具有法律效力的補充協(xié)議、變更協(xié)議等合同相關文件。3.財務章使用范圍財務票據的開具，如發(fā)票、收據、支票等。銀行結算業(yè)務中的印鑒使用，如支票背書、電匯憑證蓋章等。財務報表、財務報告等文件的蓋章確認。其他涉及財務資金收付、結算等業(yè)務的文件蓋章。4.法人章使用范圍公司法定代表人在財務或法律文件上的簽字確認，如銀行開戶申請書、貸款合同、擔保合同等。其他需要法定代表人簽字蓋章的重要文件。使用限制1.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印章。特殊情況下，如因業(yè)務需要必須預先加蓋印章的，需經公司法定代表人或授權負責人書面批準，并在蓋章后對空白文件的用途、使用范圍進行嚴格限定和跟蹤管理。2.印章使用應嚴格按照審批后的用途和范圍進行，不得擅自更改用印內容或擴大用印范圍。如遇特殊情況需要調整用印事項，應重新提交用印申請并按規(guī)定進行審批。3.未經公司書面授權，任何部門和個人不得將公司印章攜帶外出用于非公司業(yè)務活動。如因工作需要確需攜帶印章外出的，必須經公司法定代表人或授權負責人批準，并由專人負責攜帶和保管印章，確保印章安全。在印章外出使用期間，應嚴格按照公司印章使用規(guī)定進行操作，使用完畢后及時將印章帶回公司妥善保管。印章的停用與銷毀停用情形1.公司名稱變更、機構調整等原因導致原印章不再適用。2.印章磨損、損壞嚴重，無法正常使用。3.因業(yè)務調整或其他原因，經公司研究決定停用的印章。停用流程1.當出現印章停用情形時，由行政部門填寫《印章停用申請表》，詳細說明印章停用原因、停用時間等信息，并提交公司法定代表人或授權負責人審批。2.審批通過后，行政部門負責發(fā)布印章停用通知，告知公司各部門及相關人員印章已停用，并要求各部門清理在用印文件中涉及該印章的相關業(yè)務，及時辦理印章變更或其他后續(xù)手續(xù)。3.同時，行政部門應將印章停用信息記錄在《印章管理臺賬》中，注明停用日期、停用原因等內容。銷毀程序1.對于停用的印章，由行政部門統(tǒng)一負責組織銷毀。銷毀前，行政部門應會同相關部門對印章進行清理核對，確保需要銷毀的印章與《印章管理臺賬》記錄一致。2.印章銷毀應采用適當的方式進行，確保印章無法恢復使用。一般可采用切割、粉碎等物理方法進行銷毀，對于重要的印章，也可采用化學銷毀等更為安全可靠的方式。3.在印章銷毀過程中，應由行政部門指定專人負責監(jiān)督銷毀過程，并填寫《印章銷毀登記表》，詳細記錄印章名稱、銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)督人等信息。4.銷毀完成后，《印章銷毀登記表》應與《印章管理臺賬》一同歸檔保存，作為公司印章管理的重要檔案資料。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機制1.公司設立印章管理監(jiān)督小組，由行政部門負責人擔任組長，成員包括財務部門負責人、法務部門負責人等相關人員。監(jiān)督小組負責定期對公司印章管理情況進行檢查和監(jiān)督，確保印章管理制度的嚴格執(zhí)行。2.監(jiān)督小組應制定詳細的檢查計劃，明確檢查內容、檢查方式、檢查頻率等要求。檢查內容包括印章保管情況、使用流程執(zhí)行情況、用印登記記錄等方面。3.對于檢查中發(fā)現的問題，監(jiān)督小組應及時下達整改通知，要求責任部門或責任人限期整改，并跟蹤整改落實情況。對違反印章管理制度的行為，應按照公司相關規(guī)定進行嚴肅處理。定期檢查1.行政部門每月應對印章保管情況進行一次自查，檢查內容包括印章存放是否安全、保管人職責履行情況等。自查結束后，應形成自查報告，報送行政部門負責人。2.公司每季度組織一次全面的印章管理檢查，由監(jiān)督小組對各部門印章管理情況進行實地檢查和資料審查。檢查結果應在公司內部進行通報，并作為部門績效考核的重要依據之一。違規(guī)處理1.對于違反印章管理制度的行為，如未經審批擅自使用印章、違規(guī)將印章帶出公司、在空白文件上加蓋印章等，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰：情節(jié)較輕的，給予警告處分，并責令責任人立即整改；情節(jié)嚴重的，給予記過、記大過等處分，并處以一定金額的罰款；給公司造成經濟損失或其他嚴重后果的，依法追究責任人的法律責任。2.因印章保管不善導致印章丟失、