郵政辦公設備管理制度

郵政辦公設備管理制度?總則目的為加強郵政辦公設備的管理，確保辦公設備的正常運行，提高使用效率，降低使用成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于郵政系統(tǒng)內(nèi)所有辦公設備的管理，包括但不限于計算機、打印機、復印機、傳真機、掃描儀、投影儀、辦公桌椅等。管理原則1.統(tǒng)一管理原則：辦公設備由郵政系統(tǒng)統(tǒng)一采購、調(diào)配和管理，確保資源的合理利用。2.歸口管理原則：辦公設備的管理歸口到各級人事部門，由專人負責設備的采購、維護、調(diào)配等工作。3.誰使用誰負責原則：辦公設備的使用人員負責設備的日常保管、維護和安全，確保設備的正常使用。辦公設備采購管理采購計劃1.各部門根據(jù)工作需要，每年年底前制定下一年度辦公設備采購計劃，報人事部門審核。2.人事部門根據(jù)各部門的采購計劃，結合郵政系統(tǒng)的實際情況，匯總編制年度辦公設備采購預算，報上級領導審批。采購流程1.采購預算經(jīng)上級領導審批后，人事部門按照相關規(guī)定進行采購招標或詢價。2.選擇供應商時，應綜合考慮供應商的信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務等因素，確保采購的辦公設備符合要求。3.采購合同簽訂后，人事部門應及時跟進設備的到貨情況，確保設備按時、按質(zhì)、按量到貨。采購驗收1.辦公設備到貨后，人事部門應組織相關人員進行驗收，驗收內(nèi)容包括設備的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀、質(zhì)量等。2.驗收合格后，填寫驗收報告，并辦理入庫手續(xù)。驗收不合格的設備，應及時與供應商聯(lián)系，要求其更換或退貨。辦公設備使用管理使用登記1.辦公設備使用人員應填寫《辦公設備使用登記表》，詳細記錄設備的使用情況，包括使用時間、使用人、使用內(nèi)容等。2.《辦公設備使用登記表》應定期存檔，以便查詢和統(tǒng)計。使用培訓1.人事部門應定期組織辦公設備使用培訓，提高使用人員的操作技能和維護知識。2.新采購的辦公設備，人事部門應及時組織使用人員進行培訓，確保使用人員能夠正確使用設備。使用規(guī)范1.辦公設備使用人員應嚴格按照操作規(guī)程使用設備，不得擅自更改設備的設置和參數(shù)。2.使用人員在使用設備過程中發(fā)現(xiàn)問題，應及時向人事部門報告，不得自行拆卸或維修設備。3.辦公設備使用完畢后，應及時關閉電源，清理設備，保持設備的整潔。辦公設備維護管理維護計劃1.人事部門應根據(jù)辦公設備的使用情況和維護要求，制定年度維護計劃，明確維護內(nèi)容、維護時間、維護人員等。2.維護計劃應報上級領導審批后實施。維護實施1.人事部門按照維護計劃，定期組織維護人員對辦公設備進行維護保養(yǎng)，確保設備的正常運行。2.維護人員在維護過程中應認真記錄維護情況，填寫《辦公設備維護記錄表》，并及時向人事部門報告設備的維護情況。故障維修1.辦公設備出現(xiàn)故障時，使用人員應及時向人事部門報告，人事部門應及時安排維修人員進行維修。2.維修人員在維修設備時，應認真檢查故障原因，及時排除故障，并填寫《辦公設備維修記錄表》。3.對于無法當場修復的設備，維修人員應及時將設備帶回維修部門進行維修，并盡快恢復設備的正常使用。辦公設備調(diào)配管理調(diào)配原則1.合理調(diào)配原則：根據(jù)各部門的工作需要和辦公設備的使用情況，合理調(diào)配辦公設備，確保資源的充分利用。2.有償使用原則：對于跨部門調(diào)配的辦公設備，使用部門應按照規(guī)定支付一定的費用。調(diào)配流程1.各部門因工作需要調(diào)配辦公設備時，應填寫《辦公設備調(diào)配申請表》，報人事部門審核。2.人事部門根據(jù)各部門的申請情況，結合辦公設備的庫存情況，進行合理調(diào)配，并填寫《辦公設備調(diào)配通知單》。3.調(diào)出部門接到《辦公設備調(diào)配通知單》后，應及時將設備移交給調(diào)入部門，并辦理交接手續(xù)。辦公設備報廢管理報廢條件1.已超過使用年限，且無法正常使用的辦公設備。2.因技術進步或其他原因，已被淘汰的辦公設備。3.因自然災害、意外事故等原因，導致設備嚴重損壞，無法修復的辦公設備。報廢審批1.辦公設備使用部門或人事部門提出報廢申請，填寫《辦公設備報廢申請表》，并附上設備的詳細情況說明。2.人事部門組織相關人員對報廢申請進行審核，審核通過后報上級領導審批。3.經(jīng)上級領導審批同意后，方可進行報廢處理。報廢處理1.辦公設備報廢后，人事部門應及時組織清理，按照相關規(guī)定進行處置。2.對于有利用價值的零部件，可進行回收利用；對于無利用價值的設備，應進行報廢處理，確保設備不流入市場。辦公設備盤點管理盤點計劃1.人事部門應定期組織辦公設備盤點，每年至少進行一次全面盤點，每季度進行一次抽查盤點。2.盤點計劃應明確盤點時間、盤點范圍、盤點人員等。盤點實施1.盤點人員按照盤點計劃，對辦公設備進行逐一清點，核實設備的數(shù)量、規(guī)格、型號、使用狀況等。2.在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應及時查明原因，并填寫《辦公設備盤點差異表》。盤點報告1.盤點結束后，盤點人員應及時編寫盤點報告，報告內(nèi)容包括盤點基本情況、盤點結果、賬實差異原因分析、處理建議等。2.盤點報告經(jīng)人事部門審核后，報上級領導審批。辦公設備安全管理安全制度1.制定辦公設備安全管理制度，明確安全責任，加強安全防范措施。2.辦公設備使用人員應嚴格遵守安全制度，確保設備的安全使用。安全防范1.對辦公設備的存放場所進行安全管理，安裝必要的防盜、防火、防潮等設施。2.對重要的辦公設備，應采取加密存儲、備份等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。安全檢查1.人事部門應定期組織辦公設備安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的安全問題，應及時采取措施進行整改，確保辦公設備的安全運行。辦公設備費用管理費用預算1.人事部門應根據(jù)辦公設備的采購、維護、調(diào)配等情況，編制年度辦公設備費用預算，報上級領導審批。2.辦公設備費用預算應包括設備采購費用、維護費用、調(diào)配費用、報廢處理費用等。費用報銷1.辦公設備采購、維護、調(diào)配等費用，應按照郵政系統(tǒng)的財務制度進行報銷。2.報銷時，應提供相關的發(fā)票、合同、驗收報告等憑證，確保費用報銷的真實性和合法性。辦公設備檔案管理檔案建立1.人事部門應建立辦公設備檔案，對每臺辦公設備的采購、使用、維護、調(diào)配、報廢等情況進行詳細記錄。2.辦公設備檔案應包括設備清單、采購合同、驗收報告、使用登記表、維護記錄表、維修記錄表、調(diào)配通知單、報廢申請表等資料