行政公司采購管理制度

行政公司采購管理制度?一、總則1.目的為規(guī)范公司采購行為，加強(qiáng)采購管理，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，提高采購效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有行政物資、辦公用品、設(shè)備及服務(wù)的采購活動。3.采購原則按需采購原則：根據(jù)公司實(shí)際需求進(jìn)行采購，避免盲目采購和重復(fù)采購。質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購的物資、設(shè)備及服務(wù)符合質(zhì)量要求，滿足公司運(yùn)營需要。成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商都有平等的機(jī)會參與競爭。廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律的規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂或不正當(dāng)利益。二、采購組織與職責(zé)1.采購決策機(jī)構(gòu)采購委員會：由公司高層管理人員組成，負(fù)責(zé)審議和決策重大采購項(xiàng)目、采購政策及采購預(yù)算等事項(xiàng)。職責(zé)：制定和修訂采購政策與制度。審批年度采購預(yù)算。審議重大采購項(xiàng)目的采購方案和供應(yīng)商選擇。監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況。2.采購執(zhí)行部門采購部：作為公司采購的執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實(shí)施。職責(zé)：制定采購計(jì)劃和采購方案。尋找、篩選、評估和選擇供應(yīng)商。組織采購談判，簽訂采購合同。跟進(jìn)采購訂單的執(zhí)行情況，確保按時、按質(zhì)、按量到貨。建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案及采購合同檔案。定期分析采購數(shù)據(jù)，提出改進(jìn)采購工作的建議。3.需求部門公司各部門：作為采購需求的提出者，負(fù)責(zé)明確本部門的采購需求，并配合采購部完成采購工作。職責(zé)：根據(jù)工作需要，及時、準(zhǔn)確地向采購部提交采購申請。參與采購需求的評審和供應(yīng)商的選擇。協(xié)助采購部進(jìn)行采購合同的簽訂和驗(yàn)收工作。對采購物資和服務(wù)的使用情況進(jìn)行反饋和評價。三、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)算金額、需求日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交給采購部。緊急采購申請：對于因突發(fā)情況急需采購的物資或服務(wù)，需求部門可填寫《緊急采購申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后直接提交給采購部。采購部應(yīng)優(yōu)先處理緊急采購申請。2.采購審批采購部收到采購申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行初步審核，核實(shí)采購需求的合理性、預(yù)算的準(zhǔn)確性等。對于不符合要求的采購申請，及時與需求部門溝通并要求其修改完善。根據(jù)采購金額和性質(zhì)，按照公司授權(quán)審批制度進(jìn)行審批：一般采購項(xiàng)目：采購金額在[具體金額]以下的，由采購部經(jīng)理審批。較大采購項(xiàng)目：采購金額在[具體金額]至[具體金額]之間的，由采購部經(jīng)理審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大采購項(xiàng)目：采購金額在[具體金額]以上的，由采購部經(jīng)理審核，經(jīng)采購委員會審議通過后報(bào)公司總經(jīng)理審批。3.采購計(jì)劃制定采購部根據(jù)已批準(zhǔn)的采購申請，結(jié)合庫存情況和市場供應(yīng)情況，制定詳細(xì)的采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、采購方式、預(yù)算金額等內(nèi)容。對于批量采購或有長期合作需求的物資或服務(wù)，采購部應(yīng)提前與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，確定采購周期、價格調(diào)整機(jī)制等條款，并將相關(guān)信息納入采購計(jì)劃。4.供應(yīng)商選擇與管理采購部通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并收集供應(yīng)商的相關(guān)信息，包括公司概況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行評估和篩選：初步篩選：根據(jù)采購需求和供應(yīng)商提供的信息，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，排除明顯不符合要求的供應(yīng)商。實(shí)地考察：對于通過初步篩選的供應(yīng)商，采購部可組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)能力等情況，評估其是否具備滿足公司采購需求的能力。綜合評估：采購部從質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等多個維度對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，根據(jù)評估結(jié)果確定合格供應(yīng)商名單，并建立供應(yīng)商檔案。與合格供應(yīng)商簽訂采購合同：明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本提交給相關(guān)部門存檔。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理：采購部定期收集公司內(nèi)部對供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面的反饋意見，對供應(yīng)商進(jìn)行績效評估。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予適當(dāng)?shù)莫剟罨蛟黾雍献鳈C(jī)會；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時進(jìn)行溝通和整改，如仍無法滿足要求，可考慮淘汰該供應(yīng)商。5.采購實(shí)施采購部根據(jù)采購計(jì)劃向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單，明確采購物資或服務(wù)的詳細(xì)要求、交貨時間、交貨地點(diǎn)等信息。采購訂單應(yīng)經(jīng)采購部經(jīng)理審核后加蓋公司公章或合同專用章。供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)確認(rèn)訂單內(nèi)容并及時回復(fù)采購部。如供應(yīng)商對訂單有任何疑問或異議，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)與采購部溝通協(xié)商解決。采購部跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時了解物資或服務(wù)的生產(chǎn)進(jìn)度、運(yùn)輸情況等。對于可能影響交貨期的問題，采購部應(yīng)提前與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的措施確保按時交貨。6.驗(yàn)收與付款物資或服務(wù)到貨后，采購部應(yīng)及時通知需求部門進(jìn)行驗(yàn)收：需求部門根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對到貨物資或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，填寫《驗(yàn)收單》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量狀況等。驗(yàn)收合格后，需求部門負(fù)責(zé)人在《驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。對于驗(yàn)收不合格的物資或服務(wù)，需求部門應(yīng)及時通知采購部與供應(yīng)商協(xié)商處理。供應(yīng)商應(yīng)負(fù)責(zé)更換、補(bǔ)貨或采取其他補(bǔ)救措施，直至驗(yàn)收合格為止。采購部根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果和采購合同辦理付款手續(xù)：采購部收集整理相關(guān)付款憑證，包括采購合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等，填寫《付款申請表》，經(jīng)采購部經(jīng)理審核后報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)管理制度對付款申請進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間向供應(yīng)商支付貨款。四、采購方式1.集中采購適用范圍：對于通用性強(qiáng)、需求量較大、采購頻率較高的物資或服務(wù)，如辦公用品、辦公設(shè)備、勞保用品等，可采用集中采購方式。采購流程：由采購部統(tǒng)一組織實(shí)施采購活動，制定集中采購計(jì)劃，選擇供應(yīng)商，簽訂采購合同，并負(fù)責(zé)集中采購物資或服務(wù)的驗(yàn)收、付款等工作。2.分散采購適用范圍：對于因特殊需求、地域限制或時效性要求等原因，不適合采用集中采購的物資或服務(wù)，可采用分散采購方式。采購流程：由需求部門根據(jù)采購申請自行組織采購活動，選擇供應(yīng)商，簽訂采購合同，并負(fù)責(zé)采購物資或服務(wù)的驗(yàn)收、付款等工作。需求部門應(yīng)在采購?fù)瓿珊蠹皶r將采購情況報(bào)采購部備案。3.招標(biāo)采購適用范圍：對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購項(xiàng)目，如大型設(shè)備采購、工程項(xiàng)目采購等，應(yīng)采用招標(biāo)采購方式。采購流程：采購部編制招標(biāo)文件，明確采購項(xiàng)目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。發(fā)布招標(biāo)公告，邀請潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)。組織開標(biāo)、評標(biāo)和定標(biāo)：采購部按照招標(biāo)文件規(guī)定的時間和地點(diǎn)組織開標(biāo)，由評標(biāo)委員會對投標(biāo)文件進(jìn)行評審，根據(jù)評標(biāo)結(jié)果確定中標(biāo)供應(yīng)商。簽訂采購合同：采購部與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。4.詢價采購適用范圍：對于采購金額較小、技術(shù)規(guī)格簡單、市場供應(yīng)充足的物資或服務(wù)，可采用詢價采購方式。采購流程：采購部向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報(bào)價。收集供應(yīng)商的報(bào)價文件，對各供應(yīng)商的報(bào)價進(jìn)行比較和分析，選擇報(bào)價合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。5.單一來源采購適用范圍：符合下列情形之一的采購項(xiàng)目，可采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的。發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的。必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采購流程：采購部填寫《單一來源采購申請表》，詳細(xì)說明采用單一來源采購方式的理由和依據(jù)，并附上相關(guān)證明材料。經(jīng)采購部經(jīng)理審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，必要時需經(jīng)采購委員會審議通過。采購部與單一供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款，并簽訂采購合同。五、采購預(yù)算管理1.采購預(yù)算編制采購部每年年底根據(jù)公司年度經(jīng)營計(jì)劃和各部門的采購需求，編制下一年度的采購預(yù)算草案。采購預(yù)算草案應(yīng)包括采購項(xiàng)目、采購數(shù)量、采購金額、采購時間等內(nèi)容。采購部將采購預(yù)算草案提交給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門結(jié)合公司財(cái)務(wù)狀況和資金安排，對采購預(yù)算草案進(jìn)行審核和調(diào)整，形成年度采購預(yù)算方案。年度采購預(yù)算方案經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后下達(dá)給采購部，采購部應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算方案組織采購活動。2.采購預(yù)算執(zhí)行采購部在采購過程中應(yīng)嚴(yán)格控制采購支出，確保采購金額不超過預(yù)算。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，采購部應(yīng)填寫《采購預(yù)算調(diào)整申請表》，詳細(xì)說明調(diào)整的原因、調(diào)整金額及調(diào)整后的預(yù)算安排，并按照公司授權(quán)審批制度進(jìn)行審批。財(cái)務(wù)部門定期對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。如發(fā)現(xiàn)采購預(yù)算執(zhí)行偏差較大，應(yīng)及時與采購部溝通，共同采取措施進(jìn)行糾正。3.采購預(yù)算考核公司建立采購預(yù)算考核制度，對采購部的采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行考核?？己酥笜?biāo)包括采購預(yù)算執(zhí)行率、采購成本控制情況、采購質(zhì)量達(dá)標(biāo)情況等。采購部應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購預(yù)算執(zhí)行情況，對于預(yù)算執(zhí)行情況較好的部門和個人，給予適當(dāng)?shù)莫剟?；對于預(yù)算執(zhí)行情況較差的部門和個人，進(jìn)行通報(bào)批評，并要求其分析原因，提出改進(jìn)措施。六、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估采購部定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、付款風(fēng)險等。針對識別出的風(fēng)險，采購部應(yīng)分析其發(fā)生的可能性和影響程度，并制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。2.風(fēng)險應(yīng)對措施市場風(fēng)險應(yīng)對措施：密切關(guān)注市場動態(tài)，及時了解市場價格波動情況，通過與供應(yīng)商簽訂長期合同、套期保值等方式降低市場風(fēng)險。供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對措施：加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和評估，建立供應(yīng)商備用機(jī)制，定期對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和績效評估，降低因供應(yīng)商原因?qū)е碌牟少忥L(fēng)險。質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對措施：嚴(yán)格把控采購質(zhì)量，加強(qiáng)對采購物資或服務(wù)的檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，對不合格產(chǎn)品及時進(jìn)行退換貨處理。合同風(fēng)險應(yīng)對措施：規(guī)范采購合同的簽訂和管理，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，加強(qiáng)對合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時處理合同糾紛。付款風(fēng)險應(yīng)對措施：嚴(yán)格按照采購合同約定的付款方式和時間付款，加強(qiáng)對付款憑證的審核，防范因付款不當(dāng)導(dǎo)致的財(cái)務(wù)風(fēng)險。3.風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警采購部建立風(fēng)險監(jiān)控機(jī)制，定期對采購風(fēng)險進(jìn)行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況。設(shè)置風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)，當(dāng)風(fēng)險指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時，及時發(fā)出預(yù)警信號，采購部應(yīng)采取相應(yīng)的措施進(jìn)行風(fēng)險應(yīng)對，防止風(fēng)險擴(kuò)大。七、采購信息管理1.采購信息收集采購部應(yīng)建立廣泛的采購信息收集渠道，包括網(wǎng)絡(luò)平臺、行業(yè)雜志、供應(yīng)商推薦、市場調(diào)研等，及時收集與采購相關(guān)的市場信息、產(chǎn)品信息、供應(yīng)商信息等。采購部定期對收集到的采購信息進(jìn)行整理和分析，為采購決策提供參考依據(jù)。2.采購信息共享采購部應(yīng)將采購信息及時共享給相關(guān)部門，如需求部門、財(cái)務(wù)部門等，確保各部門對采購情況有充分的了解。建立采購信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購信息的電子化管理和共享，提高采購工作的效率和透明度。3.采購數(shù)據(jù)分析采購部定期對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，包括采購金額、采購數(shù)量、采購頻率、供應(yīng)商分布、采購成本等方面的分析。通過采購數(shù)據(jù)分析，總結(jié)采購工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足，提出改進(jìn)采購工作的建議和措施，不斷優(yōu)化采購流程和采購策略。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對采購活動