行政單位檔案管理制度

行政單位檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強行政單位檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高行政效率，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本行政單位各部門及全體工作人員。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：行政單位的檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、系統(tǒng)和安全。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應真實、準確地反映行政單位的各項工作和活動。3.完整性原則：全面收集和整理與行政單位工作相關(guān)的各類文件材料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.便于利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用價值。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）綜合檔案室綜合檔案室是行政單位檔案管理的職能部門，負責本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實施。2.負責收集、整理、歸檔本單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件材料。3.對檔案進行科學分類、編號、編目和裝訂，建立健全檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。4.做好檔案的安全保管工作，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全與完整。5.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行銷毀。6.開展檔案統(tǒng)計工作，及時準確地填報檔案統(tǒng)計報表。7.積極開發(fā)檔案信息資源，為行政單位的各項工作提供檔案資料服務。8.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識。（二）檔案管理人員職責1.檔案管理人員應熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識和技能，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、借閱登記等。3.熟悉檔案內(nèi)容，掌握檔案信息，為利用者提供準確、快捷的檔案查閱服務。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。5.做好檔案的保密工作，防止檔案信息泄露。6.積極參與檔案業(yè)務培訓和學習，不斷提高自身業(yè)務水平。（三）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門文件材料的收集、整理和初步分類工作，并定期移交綜合檔案室。2.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作。3.向本部門工作人員宣傳檔案管理知識，提高大家的檔案意識。4.對本部門形成的電子文件進行整理和歸檔，并按照規(guī)定格式存儲和移交。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與本單位工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本單位形成的各類文件，包括黨組文件、行政文件、會議文件、工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表、財務文件、人事檔案、業(yè)務檔案等。3.下級單位報送的重要文件、報表等。4.本單位與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、信函等。5.本單位組織的重要會議、活動形成的文件、資料、照片、音像等。6.本單位工作人員在工作中形成的有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范。3.對電子文件應按照規(guī)定的格式和存儲方式進行收集，并確保其真實性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學、編號統(tǒng)一、排列有序、編目規(guī)范。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務工作類、人事管理類、財務管理類、聲像檔案類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于查找和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，保持檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管場所綜合檔案室應設(shè)置專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。檔案庫房應遠離易燃、易爆物品存放地，保持通風良好，溫度和濕度適宜。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。2.定期對保管設(shè)備進行檢查和維護，確保其正常運行。（三）檔案存放1.按照檔案的類別、編號順序進行存放，便于查找和管理。2.對電子檔案應進行備份存儲，備份存儲介質(zhì)應與原始存儲介質(zhì)分開存放，并定期進行檢查和更新。（四）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映本單位主要職能活動和歷史面貌的，對本單位、國家和社會具有長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案是指反映本單位一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案；短期保管的檔案是指反映本單位局部工作活動，在較短時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案。具體保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和本單位實際情況確定。（五）檔案清點與檢查1.定期對檔案進行清點，確保檔案數(shù)量準確、存放位置正確。2.每年對檔案進行全面檢查，檢查檔案的保管狀況、有無損壞等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室人員和相關(guān)部門負責人組成，負責檔案鑒定工作。2.定期對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值等因素，確定檔案的存毀。3.鑒定工作應嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定和本單位檔案管理制度進行，確保鑒定結(jié)果準確、公正。（二）銷毀程序1.對已鑒定需要銷毀的檔案，編制銷毀清冊，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。2.銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定小組審核、單位領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并確保銷毀過程的安全和徹底。4.銷毀完畢后，銷毀人員應在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊存檔。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本單位檔案管理制度。2.方便利用原則：簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全。（二）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本單位檔案，須經(jīng)本單位領(lǐng)導批準。（三）利用手續(xù)1.本單位工作人員查閱、借閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外單位查閱本單位檔案，應持單位介紹信，注明查閱檔案的目的、內(nèi)容等信息，經(jīng)本單位領(lǐng)導批準后，到綜合檔案室辦理查閱手續(xù)。查閱檔案一般應在綜合檔案室進行，如需借出，須經(jīng)綜合檔案室負責人同意，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。3.檔案利用者應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應及時報告綜合檔案室。（四）利用登記1.綜合檔案室對檔案查閱、借閱情況進行詳細登記，包括查閱或借閱時間、利用者姓名、單位、查閱或借閱檔案名稱、內(nèi)容、歸還時間等信息。2.定期對檔案利用登記情況進行統(tǒng)計和分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應按照規(guī)定及時將本部門形成的電子文件進行收集，并移交綜合檔案室。2.綜合檔案室對收集的電子文件進行整理，按照檔案分類方案進行分類，確定保管期限，賦予唯一的標識，并進行編目。3.電子文件應采用通用格式進行存儲，確保其可讀性和可移植性。（二）電子檔案的存儲與保管1.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，如硬盤、光盤等，并進行備份存儲。備份存儲介質(zhì)應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.建立電子檔案存儲環(huán)境監(jiān)測制度，定期對存儲設(shè)備進行檢查和維護，確保電子檔案的安全存儲。3.對電子檔案進行加密處理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止電子檔案信息泄露。（三）電子檔案的利用1.利用電子檔案應通過檔案管理系統(tǒng)進行，利用者應在授權(quán)范圍內(nèi)進行操作。2.檔案管理人員應定期對電子檔案的利用情況進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施解決。（四）電子檔案的鑒定與銷毀1.電子檔案的鑒定工作按照紙質(zhì)檔案鑒定的要求和方法進行，鑒定結(jié)果應記錄在電子檔案管理系統(tǒng)中。2.對已鑒定需要銷毀的電子檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀，確保電子檔案信息徹底刪除。八、聲像檔案管理（一）聲像檔案的收集1.收集本單位在各項工作活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。2.聲像資料應主題明確、圖像清晰、聲音清楚、內(nèi)容完整。（二）聲像檔案的整理1.按照聲像檔案的形成時間、內(nèi)容等進行分類整理。2.對照片應編寫文字說明，注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息；對錄音、錄像應編制文字稿本，注明錄制時間、地點、內(nèi)容等信息。3.聲像檔案應進行編號、編目，建立檢索工具。（三）聲像檔案的保管1.聲像檔案應存儲在專門的存儲設(shè)備中，如光盤、磁帶等，并進行備份存儲。2.聲像檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保聲像檔案的安全。3.定期對聲像檔案進行檢查和維護，確保其