供銷貨合同管理制度

供銷貨合同管理制度?總則1.目的為加強公司供銷貨合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護公司合法權益，提高經(jīng)濟效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司與供應商、客戶之間簽訂的各類供銷貨合同，包括但不限于原材料采購合同、產(chǎn)品銷售合同等。3.基本原則依法簽訂原則：合同的簽訂必須遵守國家法律法規(guī)的規(guī)定，確保合同合法有效。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得強迫對方簽訂合同。公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害雙方的合法權益。誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，嚴格履行合同約定的義務。合同簽訂管理1.合同簽訂流程合同立項：業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需求提出合同立項申請，明確合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、交貨時間、付款方式等主要條款。合同評審：合同立項申請?zhí)峤缓?，由法務部門、財務部門、業(yè)務部門等相關部門進行合同評審。評審內(nèi)容包括合同條款的合法性、合理性、可行性、風險評估等。合同起草：根據(jù)合同評審意見，由業(yè)務部門負責起草合同文本。合同文本應明確雙方的權利和義務，條款應具體、清晰、準確。合同審核：合同文本起草完成后，提交法務部門進行審核。法務部門重點審核合同條款的合法性、合規(guī)性，確保合同不存在法律風險。合同簽訂：經(jīng)審核通過的合同，由公司法定代表人或其授權代表簽字并加蓋公司公章。合同簽訂后，由業(yè)務部門負責將合同原件歸檔保存，并將合同副本分發(fā)給相關部門。2.合同簽訂注意事項合同主體資格審查：在簽訂合同前，應審查對方的營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、法定代表人身份證明等相關資質(zhì)文件，確保對方具有簽訂合同的主體資格。合同條款明確：合同條款應具體、清晰、準確，避免使用模糊、歧義的語言。對于合同中的重要條款，如質(zhì)量標準、價格條款、交貨時間、付款方式等，應明確約定，防止后期發(fā)生糾紛。合同簽訂權限：合同簽訂應嚴格按照公司規(guī)定的權限進行，未經(jīng)授權的人員不得擅自簽訂合同。合同簽訂時間：合同簽訂時間應明確具體，避免因簽訂時間不明確而導致糾紛。合同履行管理1.合同履行責任業(yè)務部門責任：業(yè)務部門負責合同的具體履行，按照合同約定的時間、地點、方式等要求，組織生產(chǎn)、發(fā)貨、驗收等工作。質(zhì)量部門責任：質(zhì)量部門負責對合同產(chǎn)品的質(zhì)量進行檢驗和監(jiān)督，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合合同約定的標準。財務部門責任：財務部門負責按照合同約定的付款方式和時間，及時辦理款項收付手續(xù)，并對合同執(zhí)行情況進行財務監(jiān)督。其他部門責任：其他相關部門應按照各自職責，配合業(yè)務部門做好合同履行工作。2.合同履行跟蹤建立合同履行臺賬：業(yè)務部門應建立合同履行臺賬，詳細記錄合同的簽訂時間、履行進度、付款情況、質(zhì)量驗收情況等信息，以便及時掌握合同履行情況。定期檢查合同履行情況：公司應定期對合同履行情況進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行整改，確保合同順利履行。及時溝通協(xié)調(diào)：在合同履行過程中，如發(fā)生糾紛或需要變更合同條款等情況，業(yè)務部門應及時與對方溝通協(xié)調(diào)，協(xié)商解決方案。對于重大問題，應及時向公司領導匯報，尋求支持和指導。合同變更與解除管理1.合同變更管理變更申請：合同履行過程中，如需要變更合同條款，業(yè)務部門應提出合同變更申請，說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等。變更評審：合同變更申請?zhí)峤缓?，由法務部門、財務部門、業(yè)務部門等相關部門進行合同變更評審。評審內(nèi)容包括變更的必要性、合理性、可行性、風險評估等。變更協(xié)議簽訂：經(jīng)評審通過的合同變更申請，由雙方協(xié)商一致后簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應明確變更的內(nèi)容、生效時間、雙方的權利和義務等。變更備案：合同變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務部門應將變更協(xié)議原件歸檔保存，并將變更協(xié)議副本分發(fā)給相關部門。同時，應及時更新合同履行臺賬，確保合同履行信息的準確性。2.合同解除管理解除申請：合同履行過程中，如需要解除合同，業(yè)務部門應提出合同解除申請，說明解除的原因、時間、對合同履行的影響等。解除評審：合同解除申請?zhí)峤缓螅煞▌詹块T、財務部門、業(yè)務部門等相關部門進行合同解除評審。評審內(nèi)容包括解除的必要性、合理性、可行性、風險評估等。解除協(xié)議簽訂：經(jīng)評審通過的合同解除申請，由雙方協(xié)商一致后簽訂合同解除協(xié)議。合同解除協(xié)議應明確解除的時間、雙方的權利和義務、違約責任等。解除備案：合同解除協(xié)議簽訂后，業(yè)務部門應將解除協(xié)議原件歸檔保存，并將解除協(xié)議副本分發(fā)給相關部門。同時，應及時更新合同履行臺賬，確保合同履行信息的準確性。合同糾紛處理管理1.糾紛預防加強合同管理：嚴格按照本制度的規(guī)定，做好合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的管理工作，確保合同的合法性、有效性和可操作性。提高風險意識：加強對員工的風險意識教育，提高員工對合同糾紛的防范能力。在簽訂合同前，應充分評估合同風險，采取有效的風險防范措施。及時溝通協(xié)調(diào)：在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)可能存在糾紛的跡象，應及時與對方溝通協(xié)調(diào)，尋求解決方案。避免糾紛的擴大化，降低公司的損失。2.糾紛處理流程糾紛報告：合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務部門應及時向公司領導報告，并提供相關的合同文本、往來函件、證據(jù)材料等。成立糾紛處理小組：公司領導接到報告后，應及時成立糾紛處理小組，負責具體的糾紛處理工作。糾紛處理小組由法務部門、財務部門、業(yè)務部門等相關部門的人員組成。糾紛調(diào)查：糾紛處理小組應及時對糾紛進行調(diào)查，了解糾紛的原因、經(jīng)過、雙方的訴求等情況。收集相關的證據(jù)材料，為糾紛的解決提供依據(jù)。糾紛協(xié)商：根據(jù)糾紛調(diào)查情況，糾紛處理小組應組織雙方進行協(xié)商，尋求解決方案。協(xié)商過程中，應充分聽取雙方的意見，尊重雙方的合法權益，盡量達成和解協(xié)議。糾紛訴訟或仲裁：如協(xié)商無法解決糾紛，糾紛處理小組應根據(jù)具體情況，決定是否通過訴訟或仲裁方式解決糾紛。在訴訟或仲裁過程中，應積極配合律師或仲裁機構的工作，提供相關的證據(jù)材料，維護公司的合法權益。3.糾紛處理注意事項及時處理：合同糾紛發(fā)生后，應及時采取措施進行處理，避免糾紛的擴大化，降低公司的損失。依法處理：糾紛處理應嚴格按照國家法律法規(guī)的規(guī)定進行，確保處理結果的合法性、公正性。保留證據(jù)：在糾紛處理過程中，應注意保留相關的證據(jù)材料，如合同文本、往來函件、發(fā)票、驗收報告等，以便在需要時能夠提供有力的證據(jù)支持?？偨Y經(jīng)驗教訓：合同糾紛處理完畢后，應及時總結經(jīng)驗教訓，分析糾紛產(chǎn)生的原因，采取有效的防范措施，避免類似糾紛的再次發(fā)生。合同檔案管理1.檔案收集業(yè)務部門應在合同簽訂后及時將合同原件及相關資料提交給檔案管理部門。相關資料包括合同評審意見、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、往來函件、發(fā)票、驗收報告等。檔案管理部門應對收到的合同及相關資料進行核對、整理，確保資料的完整性和準確性。2.檔案整理檔案管理部門應按照合同類別、簽訂時間等對合同檔案進行分類整理。對于每份合同，應建立單獨的檔案卷宗，將合同原件及相關資料按照順序裝訂成冊。在檔案卷宗封面應注明合同名稱、合同編號、簽訂時間、雙方當事人等基本信息。同時，應編制檔案目錄，便于查找和查閱。3.檔案保管合同檔案應妥善保管在專門的檔案庫房內(nèi)，確保檔案的安全。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。檔案管理部門應定期對合同檔案進行檢查和維護，確保檔案的完整性和可讀性。對于破損、褪色等檔案，應及時進行修復或復制。4.檔案查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案時，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應對查閱申請表進行登記，并按照規(guī)定提供檔案查閱服務。查閱人員應在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞等。查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理部門。5.檔案借閱公司外部單位因工作需要借閱合同檔案時，應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)公司領導簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門應對借閱申請表進行登記，并收取一定的押金。借閱人員應在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如逾期未還，檔案管理部門有權扣除押金。借閱人員應嚴格遵守檔案借閱規(guī)定，不得將檔案轉借他人，不得在