軟件正版管理制度建設(shè)

軟件正版管理制度建設(shè)?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司軟件正版化管理，規(guī)范軟件采購、使用和保護(hù)行為，確保公司所使用的軟件均為合法授權(quán)版本，保障公司的合法權(quán)益，促進(jìn)公司信息化建設(shè)的健康發(fā)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司，涵蓋公司全體員工在辦公過程中涉及軟件使用的相關(guān)活動。（三）基本原則1.合法性原則公司所有軟件的采購、使用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，確保所使用的軟件具有合法授權(quán)，杜絕使用未經(jīng)授權(quán)的盜版軟件。2.合規(guī)性原則軟件采購、使用等行為應(yīng)符合公司內(nèi)部各項(xiàng)規(guī)章制度以及相關(guān)行業(yè)規(guī)范要求，保證公司運(yùn)營的合規(guī)性。3.必要性原則根據(jù)工作實(shí)際需求，合理配置軟件資源，避免不必要的軟件采購和使用，提高軟件使用效率。4.保護(hù)原則加強(qiáng)對正版軟件的保護(hù)，防止軟件的非法復(fù)制、傳播、篡改等行為，維護(hù)公司軟件資產(chǎn)的安全。二、軟件采購管理（一）需求評估1.各部門根據(jù)工作實(shí)際需求，填寫《軟件采購申請表》，詳細(xì)說明軟件名稱、版本、功能需求、預(yù)計(jì)使用人數(shù)、使用目的、預(yù)算金額等信息。2.由部門負(fù)責(zé)人對需求進(jìn)行審核，確保需求的合理性和必要性。審核通過后，提交至公司信息化管理部門。（二）選型調(diào)研1.信息化管理部門接到《軟件采購申請表》后，組織相關(guān)人員進(jìn)行軟件選型調(diào)研。調(diào)研內(nèi)容包括市場上同類軟件的功能、性能、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。2.通過查閱資料、咨詢行業(yè)專家、參考用戶評價(jià)等方式，收集至少三家符合需求的軟件供應(yīng)商信息，并填寫《軟件選型調(diào)研表》。（三）采購審批1.根據(jù)選型調(diào)研結(jié)果，信息化管理部門制定軟件采購方案，明確推薦的軟件供應(yīng)商、采購價(jià)格、采購方式等內(nèi)容，并提交至公司財(cái)務(wù)部門進(jìn)行預(yù)算審核。2.財(cái)務(wù)部門審核通過后，將采購方案提交至公司管理層進(jìn)行審批。審批通過后，由信息化管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施采購工作。（四）采購實(shí)施1.信息化管理部門與選定的軟件供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括軟件授權(quán)范圍、使用期限、價(jià)格、售后服務(wù)等條款。2.采購人員按照合同要求，及時跟進(jìn)軟件采購進(jìn)度，確保軟件按時、按質(zhì)、按量交付。（五）驗(yàn)收交付1.軟件交付后，信息化管理部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括軟件功能、性能、兼容性等方面是否符合合同要求。2.驗(yàn)收合格后，填寫《軟件驗(yàn)收報(bào)告》，并將軟件及相關(guān)資料移交至使用部門。三、軟件使用管理（一）安裝與激活1.使用部門收到軟件后，應(yīng)按照軟件安裝說明進(jìn)行安裝，并在規(guī)定時間內(nèi)完成軟件激活，確保軟件能夠正常使用。2.禁止私自安裝未經(jīng)公司授權(quán)的軟件，禁止使用未經(jīng)激活的正版軟件。（二）使用規(guī)范1.員工應(yīng)按照軟件的使用說明書和操作規(guī)程使用軟件，不得擅自修改軟件的功能和設(shè)置。2.嚴(yán)禁將公司購買的正版軟件用于非公司業(yè)務(wù)目的，不得將軟件轉(zhuǎn)讓、出租、出借或提供給第三方使用。3.在使用軟件過程中，如發(fā)現(xiàn)軟件存在問題或故障，應(yīng)及時向信息化管理部門報(bào)告，不得自行拆卸、維修或試圖破解軟件。（三）更新與升級1.信息化管理部門應(yīng)定期關(guān)注軟件供應(yīng)商發(fā)布的軟件更新信息，根據(jù)公司實(shí)際情況，及時組織對軟件進(jìn)行更新和升級。2.在進(jìn)行軟件更新和升級前，應(yīng)提前做好數(shù)據(jù)備份工作，確保數(shù)據(jù)安全。更新和升級完成后，應(yīng)進(jìn)行測試，確保軟件能夠正常運(yùn)行。（四）使用記錄1.各部門應(yīng)建立軟件使用臺賬，記錄軟件名稱、版本、安裝時間、使用人員等信息，以便于軟件管理和統(tǒng)計(jì)分析。2.信息化管理部門應(yīng)定期對軟件使用情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。四、軟件資產(chǎn)管理（一）資產(chǎn)登記1.信息化管理部門負(fù)責(zé)建立公司軟件資產(chǎn)臺賬，對公司所有正版軟件進(jìn)行詳細(xì)登記，包括軟件名稱、版本、購買時間、購買金額、授權(quán)期限、使用部門等信息。2.軟件資產(chǎn)臺賬應(yīng)定期更新，確保賬實(shí)相符。（二）資產(chǎn)清查1.公司每年至少組織一次軟件資產(chǎn)清查工作，對公司軟件資產(chǎn)的數(shù)量、使用情況、授權(quán)情況等進(jìn)行全面清查。2.清查工作由信息化管理部門牽頭，各部門配合進(jìn)行。清查結(jié)束后，應(yīng)形成《軟件資產(chǎn)清查報(bào)告》，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改措施。（三）資產(chǎn)處置1.對于因軟件升級、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因不再使用的軟件資產(chǎn)，由使用部門提出申請，填寫《軟件資產(chǎn)處置申請表》，說明處置原因、軟件名稱、版本等信息。2.信息化管理部門對申請進(jìn)行審核，審核通過后，按照公司資產(chǎn)處置相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處置。處置方式包括報(bào)廢、轉(zhuǎn)讓等，處置過程中應(yīng)確保軟件資產(chǎn)的安全和保密。五、軟件版權(quán)保護(hù)（一）保密措施1.公司員工應(yīng)對公司購買的正版軟件及相關(guān)資料嚴(yán)格保密，不得向任何第三方泄露軟件的授權(quán)信息、使用情況等。2.在涉及軟件使用的對外交流、合作等活動中，應(yīng)提前明確軟件版權(quán)歸屬和使用權(quán)限，確保公司軟件版權(quán)不受侵害。（二）防范侵權(quán)1.加強(qiáng)對公司網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理，防止未經(jīng)授權(quán)的軟件下載和傳播。安裝網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控軟件，對網(wǎng)絡(luò)流量進(jìn)行實(shí)時監(jiān)測，發(fā)現(xiàn)異常及時處理。2.定期對公司辦公電腦進(jìn)行軟件正版化檢查，發(fā)現(xiàn)使用盜版軟件的行為，應(yīng)立即責(zé)令整改，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（三）侵權(quán)應(yīng)對1.如發(fā)現(xiàn)公司軟件版權(quán)被侵權(quán)，應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)，如侵權(quán)軟件樣本、侵權(quán)行為記錄等。2.信息化管理部門應(yīng)會同公司法務(wù)部門，根據(jù)收集的證據(jù)，采取相應(yīng)的法律措施，維護(hù)公司的合法權(quán)益。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司成立軟件正版化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對公司軟件正版化工作進(jìn)行統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督檢查。領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室設(shè)在信息化管理部門。2.信息化管理部門定期對公司各部門軟件正版化工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括軟件采購情況、使用情況、資產(chǎn)管理情況、版權(quán)保護(hù)情況等。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)部門限期整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）外部監(jiān)督1.積極配合國家有關(guān)部門開展的軟件正版化檢查工作，如實(shí)提供公司軟件使用情況等相關(guān)資料。2.關(guān)注行業(yè)動態(tài)和法律法規(guī)變化，及時調(diào)整公司軟件正版化管理措施，確保公司軟件正版化工作符合外部監(jiān)管要求。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.信息化管理部門應(yīng)制定軟件正版化培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織公司員工參加軟件正版化培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括國家軟件正版化法律法規(guī)、公司軟件正版化管理制度、軟件采購與使用規(guī)范等。2.根據(jù)不同崗位的需求，設(shè)置針對性的培訓(xùn)課程，提高培訓(xùn)效果。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、案例分析等多種形式。培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)組織學(xué)員進(jìn)行考核，考核合格后方可取得培訓(xùn)證書。2.將軟件正版化培訓(xùn)納入員工年度培訓(xùn)計(jì)劃，確保員工能夠及時了解和掌握軟件正版化相關(guān)知識和技能。（三）宣傳活動1.通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、郵件等渠道，宣傳軟件正版化的重要性和公司軟件正版化管理制度，提高員工的法律意識和版權(quán)保護(hù)意識。2.定期發(fā)布軟件正版化工作動態(tài)和相關(guān)案例，引導(dǎo)員工自覺遵守軟件正版化規(guī)定。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權(quán)使用盜版軟件。2.將公司購買的正版軟件用于非公司業(yè)務(wù)目的。3.擅自修改軟件的功能和設(shè)置。4.私自安裝未經(jīng)公司授權(quán)的軟件。5.泄露公司軟件授權(quán)信息、使用情況等。6.拒絕配合公司軟件正版化檢查工作。（二）處理措施1.對于首次發(fā)現(xiàn)使用盜版軟件或違反軟件使用規(guī)范的員工，給予警告處分，并責(zé)令其立即整改。2.對于多次違反軟件正版化規(guī)定的員工，視情節(jié)輕重，給予記過、記大過、降職、撤職等處分，同時按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰。