陵園檔案管理管理制度

陵園檔案管理管理制度?一、總則（一）目的為加強陵園檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在陵園運營、管理、服務等方面的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于陵園管理機構各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：陵園檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應真實反映陵園各項工作的實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理陵園在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全、完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，對涉及陵園機密、客戶隱私等重要檔案妥善保管，防止泄露。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置設立專門的陵園檔案管理室，配備專職檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國家相關法律法規(guī)和陵園實際情況，制定、修訂檔案管理各項制度，并組織實施。2.檔案收集與整理：負責接收、收集陵園各部門形成的各類檔案，按照分類標準進行整理、編目。3.檔案保管：提供安全的檔案保管場所，配備必要的保管設備，確保檔案的安全與完整。4.檔案利用服務：建立檔案查閱、借閱登記制度，為陵園內(nèi)部各部門及外部相關單位和個人提供檔案查閱、借閱服務。5.檔案信息化建設：推進檔案管理信息化工作，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。6.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見，經(jīng)批準后對無保存價值的檔案進行銷毀處理。7.業(yè)務指導與培訓：對陵園各部門的檔案工作進行業(yè)務指導，組織開展檔案管理培訓，提高員工的檔案意識和業(yè)務水平。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括陵園行政辦公文件、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、財務檔案等。2.業(yè)務管理類：涵蓋墓地銷售檔案、墓穴管理檔案、祭祀活動檔案、綠化養(yǎng)護檔案、設施設備維護檔案等。3.客戶服務類：主要有客戶資料檔案、安葬服務檔案、祭掃服務檔案、投訴處理檔案等。4.工程建設類：包含陵園規(guī)劃設計文件、工程招投標文件、施工圖紙、竣工驗收報告等。5.歷史文化類：如陵園歷史沿革資料、文化遺跡檔案、名人墓葬檔案等。（二）檔案編號1.采用層次分類編號法，對每一類檔案賦予特定的編號范圍。例如，行政管理類檔案編號為"XZGL"，業(yè)務管理類檔案編號為"YWGL"等。2.在每一類檔案編號下，再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和形成時間等因素進行細分編號。如行政管理類檔案中的人事檔案編號為"XZGLRS"，其中"RS"代表人事物，后面再按順序編號。四、檔案收集（一）收集范圍1.各部門在履行職責過程中形成的文件、報告、合同、協(xié)議、圖表、數(shù)據(jù)等各種形式的資料。2.陵園舉辦各類活動（如祭祀大典、公益活動等）形成的相關資料。3.與客戶簽訂的各類服務合同、協(xié)議及客戶提供的相關資料。4.工程建設項目從規(guī)劃、設計到施工、驗收全過程產(chǎn)生的資料。5.反映陵園歷史文化、發(fā)展變遷的各類資料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，按照規(guī)定的時間和要求，定期將本部門形成的檔案移交至檔案管理部門。2.檔案應齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體應符合檔案保管要求。3.對于重要活動、重大項目等形成的檔案，相關部門應及時整理并向檔案管理部門移交，確保檔案的時效性。（三）收集程序1.檔案形成部門在文件材料辦理完畢后，由承辦人員進行初步整理，核對文件材料的完整性和準確性。2.將整理好的檔案定期移交至本部門檔案管理人員進行審核。3.部門檔案管理人員審核無誤后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交至檔案管理部門。4.檔案管理部門接收檔案時，應對移交清單和檔案進行核對，確認無誤后辦理簽收手續(xù)。五、檔案整理（一）整理原則遵循檔案形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照檔案分類方案，將收集到的檔案進行分類。2.組卷：將同一類別的檔案按照文件材料的來源、時間、內(nèi)容等特征進行組卷。卷內(nèi)文件應排列有序，一般按照重要程度、時間先后順序排列。3.編目：對每一卷檔案編制卷內(nèi)目錄，包括序號、文件題名、日期、文號、責任者、頁數(shù)等項目。同時，為每卷檔案編制封面，填寫檔號、題名、保管期限、起止日期、卷數(shù)、頁數(shù)等內(nèi)容。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行修整、裱糊，然后采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，確保文件牢固整齊。六、檔案保管（一）保管場所檔案管理室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。配備檔案柜、密集架等存儲設備，對不同類型的檔案進行分類存放。（二）保管要求1.按照檔案保管期限，將檔案分別存放于不同的區(qū)域。對重要、珍貴的檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。2.定期對檔案進行檢查和清點，核對檔案數(shù)量、完整性等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.做好檔案保管環(huán)境的清潔衛(wèi)生工作，保持適宜的溫度、濕度。定期對檔案存儲設備進行維護和保養(yǎng)，確保設備正常運行。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行集中存儲和管理。2.定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，以防數(shù)據(jù)丟失。3.嚴格控制電子檔案的訪問權限，設置不同的用戶角色和權限級別，確保電子檔案的安全。七、檔案利用（一）利用原則1.遵循保密規(guī)定，確保檔案信息不被泄露。2.嚴格按照規(guī)定的程序和權限進行檔案查閱、借閱。3.以服務陵園工作和客戶需求為宗旨，提供高效、準確的檔案利用服務。（二）利用方式1.查閱：陵園內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。查閱時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制檔案內(nèi)容。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，須填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，按時歸還。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記臺賬，對每一次檔案查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人、檔案名稱、檔號、查閱（借閱）用途、歸還日期等信息。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成。（二）鑒定標準根據(jù)檔案的保存價值、歷史意義、現(xiàn)實利用需求等因素，綜合判斷檔案是否具有繼續(xù)保存的必要。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對需鑒定的檔案進行逐卷審查，提出存毀意見。3.對擬銷毀的檔案編制銷毀清冊，注明檔案名稱、檔號、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容。4.將銷毀清冊報陵園主管領導審批。（四）銷毀實施經(jīng)批準銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負責監(jiān)銷。銷毀時，應確保檔案徹底銷毀，不得將銷毀的檔案作為廢品出售或挪作他用。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字確認。九、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的收進、移出數(shù)量。2.檔案的整理、分類、編目情況。3.檔案的查閱、借閱次數(shù)及利用效果。4.檔案的鑒定、銷毀情況。（二）統(tǒng)計方法檔案管理人員定期對檔案管理工作進行統(tǒng)計，填寫檔案統(tǒng)計報表，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應準確、及時、完整。（三）統(tǒng)計分析對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，總結檔案管理工作中的經(jīng)驗和問題，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。十、檔案保密（一）保密制度1.加強對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識。2.嚴格限制檔案接觸范圍，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入檔案管理室。3.對涉及陵園機密、客戶隱私等重要檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，不得隨意透露檔案內(nèi)容。（二）保密措施1