公司物物品管理制度

公司物物品管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司物品管理，規(guī)范物品的采購、使用、保管及處置等行為，確保公司物品的合理配置與有效利用，降低公司運(yùn)營成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的所有物品管理，包括辦公用品、辦公設(shè)備、固定資產(chǎn)、低值易耗品等。（三）管理原則1.歸口管理原則：公司行政部門為物品管理的歸口部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)一制定物品管理制度、采購計劃、調(diào)配及監(jiān)督檢查等工作。2.合理配置原則：根據(jù)工作需要，合理配置物品資源，避免浪費(fèi)和閑置。3.節(jié)約使用原則：倡導(dǎo)員工節(jié)約使用物品，降低消耗，提高物品使用效率。4.責(zé)任到人原則：明確各部門及個人在物品管理中的職責(zé)，做到責(zé)任清晰，獎懲分明。二、物品分類及定義（一）辦公用品指公司日常辦公所需的各類文具、紙張、文件夾、計算器、電話機(jī)、打印機(jī)墨盒、硒鼓等消耗性物品。（二）辦公設(shè)備指用于辦公的各類設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀、碎紙機(jī)等。（三）固定資產(chǎn)指單位價值在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)以上（一般為[x]元），使用年限在一年以上，并在使用過程中基本保持原有物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)，包括房屋及建筑物、辦公家具、車輛等。（四）低值易耗品指單位價值在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)以下（一般為[x]元以下），使用年限較短，不能作為固定資產(chǎn)的各種用具物品，如工具、量具、勞動保護(hù)用品等。三、物品采購管理（一）采購計劃1.各部門應(yīng)于每月[x]日前將次月辦公用品需求計劃報行政部門。需求計劃應(yīng)詳細(xì)列出所需物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等。2.行政部門根據(jù)各部門需求計劃，結(jié)合庫存情況，匯總編制公司月度辦公用品采購計劃，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對于辦公設(shè)備及固定資產(chǎn)的采購，使用部門應(yīng)提前填寫《設(shè)備/固定資產(chǎn)采購申請表》，詳細(xì)說明采購原因、設(shè)備規(guī)格、預(yù)計金額等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報行政部門，行政部門審核匯總后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購流程1.經(jīng)審批后的采購計劃，由行政部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施采購。采購人員應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商進(jìn)行采購。2.采購人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。3.對于辦公用品的采購，原則上應(yīng)選擇集中采購的方式，以降低采購成本。對于辦公設(shè)備及固定資產(chǎn)的采購，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行招投標(biāo)或詢價采購。4.采購物品到貨后，采購人員應(yīng)及時通知行政部門及使用部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購合同及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)核對，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系解決。四、物品領(lǐng)用管理（一）辦公用品領(lǐng)用1.員工根據(jù)工作需要，到行政部門辦公用品倉庫領(lǐng)用辦公用品。領(lǐng)用時應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》，注明領(lǐng)用物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等，并簽字確認(rèn)。2.行政部門應(yīng)按照審批后的采購計劃及庫存情況，合理控制辦公用品的發(fā)放數(shù)量，避免浪費(fèi)。對于限量領(lǐng)用的辦公用品，如硒鼓、墨盒等，應(yīng)按照規(guī)定的用量進(jìn)行發(fā)放。3.新員工入職時，行政部門應(yīng)根據(jù)崗位需求為其配備必要的辦公用品，并辦理領(lǐng)用手續(xù)。（二）辦公設(shè)備及固定資產(chǎn)領(lǐng)用1.使用部門領(lǐng)用辦公設(shè)備及固定資產(chǎn)時，應(yīng)填寫《設(shè)備/固定資產(chǎn)領(lǐng)用登記表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后到行政部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.行政部門應(yīng)按照審批后的采購申請表及相關(guān)規(guī)定，為使用部門發(fā)放辦公設(shè)備及固定資產(chǎn)，并做好發(fā)放記錄。3.辦公設(shè)備及固定資產(chǎn)領(lǐng)用后，使用部門應(yīng)負(fù)責(zé)保管和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。如因使用不當(dāng)造成設(shè)備損壞，使用部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。五、物品保管管理（一）倉庫管理1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的辦公用品倉庫，負(fù)責(zé)辦公用品的存儲和保管。倉庫應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，確保物品不受潮、不受損。2.倉庫管理人員應(yīng)建立辦公用品庫存臺賬，詳細(xì)記錄物品的入庫、出庫、庫存數(shù)量等信息，并定期進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。3.對于貴重物品、易燃易爆物品等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的安全措施。（二）設(shè)備及固定資產(chǎn)保管1.使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)辦公設(shè)備及固定資產(chǎn)的保管，確保設(shè)備及資產(chǎn)的安全和完整。2.辦公設(shè)備及固定資產(chǎn)應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。對于需要維修的設(shè)備，使用部門應(yīng)及時填寫《設(shè)備維修申請表》，報行政部門統(tǒng)一安排維修。3.行政部門應(yīng)定期對辦公設(shè)備及固定資產(chǎn)進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核實(shí)設(shè)備及資產(chǎn)的數(shù)量、使用狀況等，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時進(jìn)行處理。六、物品使用管理（一）辦公用品使用1.員工應(yīng)合理使用辦公用品，避免浪費(fèi)。對于可重復(fù)使用的辦公用品，如文件夾、文件袋等，應(yīng)妥善保管，以便下次使用。2.嚴(yán)禁員工將辦公用品用于私人用途，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）辦公設(shè)備使用1.使用部門應(yīng)按照操作規(guī)程正確使用辦公設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置或拆卸設(shè)備部件。2.辦公設(shè)備出現(xiàn)故障時，使用人員應(yīng)及時通知行政部門進(jìn)行維修，不得自行拆卸維修，以免造成更大的損失。3.對于共享的辦公設(shè)備，如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，使用人員應(yīng)排隊等候，不得搶占資源，確保設(shè)備的公平使用。（三）固定資產(chǎn)使用1.固定資產(chǎn)使用部門應(yīng)按照規(guī)定的用途使用固定資產(chǎn)，不得擅自轉(zhuǎn)借、出租或挪作他用。2.固定資產(chǎn)使用過程中發(fā)生的維修、保養(yǎng)、更新等費(fèi)用，由使用部門按照公司相關(guān)規(guī)定承擔(dān)。七、物品維修與報廢管理（一）維修管理1.辦公設(shè)備及固定資產(chǎn)出現(xiàn)故障時，使用部門應(yīng)及時填寫《設(shè)備維修申請表》，詳細(xì)說明故障情況、維修要求等，報行政部門審核。2.行政部門根據(jù)維修申請表，聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。維修人員應(yīng)及時維修設(shè)備，并做好維修記錄，包括維修時間、維修內(nèi)容、更換部件等。3.對于維修費(fèi)用較高的設(shè)備，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行評估，確定是否有維修價值。如維修費(fèi)用超過設(shè)備原值的[x]%，且設(shè)備已使用年限較長，可考慮報廢處理。（二）報廢管理1.固定資產(chǎn)及低值易耗品達(dá)到報廢條件時，使用部門應(yīng)填寫《資產(chǎn)報廢申請表》，詳細(xì)說明報廢原因、資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、購置時間等，并附相關(guān)證明材料，報行政部門審核。2.行政部門組織相關(guān)人員對報廢申請進(jìn)行審核，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理報廢手續(xù)。3.報廢的固定資產(chǎn)及低值易耗品，由行政部門統(tǒng)一處理。對于有殘值的物品，應(yīng)進(jìn)行變賣處理，變賣收入上繳公司財務(wù)部門。八、物品盤點(diǎn)管理（一）盤點(diǎn)計劃1.行政部門應(yīng)定期組織物品盤點(diǎn)工作，原則上每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，每月進(jìn)行一次局部盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)前，行政部門應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計劃，明確盤點(diǎn)范圍、時間、人員分工等，并通知各部門做好準(zhǔn)備工作。（二）盤點(diǎn)實(shí)施1.盤點(diǎn)人員應(yīng)按照盤點(diǎn)計劃對物品進(jìn)行逐一清點(diǎn)，記錄實(shí)際數(shù)量、規(guī)格、狀態(tài)等信息。2.盤點(diǎn)過程中如發(fā)現(xiàn)賬物不符的情況，應(yīng)及時查明原因，并填寫《盤點(diǎn)差異表》，注明差異原因、差異數(shù)量等。3.對于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧情況，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。盤盈的物品應(yīng)及時入賬，盤虧的物品應(yīng)查明原因，屬于人為原因造成的損失，由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。九、監(jiān)督與檢查（一）行政部門應(yīng)定期對公司物品管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購計劃執(zhí)行情況、物品領(lǐng)用及保管情況、設(shè)備使用及維護(hù)情況、盤點(diǎn)情況等。（二）對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，行政部門應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（三）公司審計部門應(yīng)定期對物品管理情況進(jìn)行審計，檢查物品管理制度的執(zhí)行情況、采購及使用的合規(guī)性、資產(chǎn)的安全性等，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問題提出審計意見和建議，并督促整改落實(shí)。十、獎懲規(guī)定（一）獎勵1.對在物品管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個人，公司將給予表彰和獎勵。2.提出合理化建議，為公司節(jié)約物品采購成本或提高物品使用效率有顯著成效的，公司將給予相應(yīng)的獎勵。（二）處罰1.對違反物品管理制度的部門或個