規(guī)范印章使用管理制度

規(guī)范印章使用管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印章管理，維護(hù)公司利益，規(guī)范印章使用流程，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司各類印章的管理與使用。（三）印章分類1.公司公章：代表公司對(duì)外行使權(quán)力、承擔(dān)責(zé)任的具有最高效力的印章。2.法定代表人章：用于特定文件、合同等，代表法定代表人個(gè)人意志的印章。3.財(cái)務(wù)專用章：用于財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開(kāi)具等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)的印章。4.合同專用章：專門用于簽訂各類合同的印章。5.部門章：各部門根據(jù)工作需要刻制的，用于本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)文件、資料等的印章。6.其他專用章：因特定業(yè)務(wù)需求刻制的，如發(fā)票專用章等，用于專門業(yè)務(wù)的印章。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.公司各類印章的刻制由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)。行政部門應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際需要，填寫(xiě)《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并提交公司法定代表人審批。2.經(jīng)法定代表人審批同意后，行政部門選擇具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制?？讨茊挝粦?yīng)嚴(yán)格按照公安部門規(guī)定的印章樣式、規(guī)格、材質(zhì)等要求進(jìn)行制作，確保印章質(zhì)量和安全性。3.印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)領(lǐng)取，并對(duì)印章的外觀、尺寸、文字等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確保與申請(qǐng)內(nèi)容一致。核對(duì)無(wú)誤后，在《印章刻制申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。（二）印章啟用1.新印章啟用前，行政部門應(yīng)填寫(xiě)《印章啟用申請(qǐng)表》，注明啟用日期、使用范圍、保管人等信息，并提交公司法定代表人審批。2.經(jīng)審批同意后，行政部門應(yīng)將印章啟用的相關(guān)信息以書(shū)面形式通知公司各部門。通知內(nèi)容包括印章名稱、啟用日期、使用范圍、保管人等，同時(shí)要求各部門嚴(yán)格按照規(guī)定使用印章。3.印章啟用時(shí)，應(yīng)在《印章使用登記表》上記錄首次使用時(shí)間、使用內(nèi)容等信息，作為印章使用的初始記錄。三、印章的保管（一）保管原則1.公司各類印章應(yīng)實(shí)行專人保管制度，確保印章安全。印章保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，不得擅自將印章交予他人使用。2.印章保管人應(yīng)妥善保管印章，防止印章丟失、被盜、損壞或擅自銷毀。如發(fā)現(xiàn)印章存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，并采取相應(yīng)措施。（二）保管職責(zé)1.公司公章：由行政部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。保管人應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的使用流程和審批權(quán)限使用公章，不得擅自使用。2.法定代表人章：一般由法定代表人本人或其授權(quán)的專人保管。保管人應(yīng)根據(jù)法定代表人的指示使用印章，確保印章使用的合法性和準(zhǔn)確性。3.財(cái)務(wù)專用章：由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。保管人應(yīng)嚴(yán)格遵守財(cái)務(wù)管理制度，按照財(cái)務(wù)審批流程使用財(cái)務(wù)專用章，確保財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的規(guī)范操作。4.合同專用章：由合同管理部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。保管人應(yīng)根據(jù)合同審批結(jié)果使用合同專用章，確保合同簽訂的有效性和合法性。5.部門章：由各部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。保管人應(yīng)在本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用部門章，不得超越權(quán)限使用。6.其他專用章：由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。保管人應(yīng)按照專用章的使用規(guī)定使用印章，確保專用業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展。（三）保管要求1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。2.印章保管人應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，并申請(qǐng)更換印章。3.印章保管人因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因不再負(fù)責(zé)印章保管時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理印章交接手續(xù)，確保印章安全過(guò)渡。交接時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《印章交接登記表》，詳細(xì)記錄印章名稱、數(shù)量、交接時(shí)間、交接雙方等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。四、印章的使用（一）使用流程1.申請(qǐng)：使用印章的部門或個(gè)人應(yīng)填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明使用印章的事由、文件名稱、文件編號(hào)、使用時(shí)間、使用范圍等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.審批：《印章使用申請(qǐng)表》應(yīng)按照公司規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行審批。一般事項(xiàng)由部門負(fù)責(zé)人審批，重要事項(xiàng)由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大事項(xiàng)由公司法定代表人審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審核申請(qǐng)內(nèi)容，確保印章使用的合理性和合法性。3.用?。航?jīng)審批同意后，印章保管人應(yīng)按照審批意見(jiàn)在文件或材料上加蓋印章，并在《印章使用登記表》上記錄印章使用的時(shí)間、內(nèi)容、用印人等信息。用印時(shí)，應(yīng)確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或加蓋空白印章。4.登記：印章使用完畢后，印章保管人應(yīng)及時(shí)將《印章使用申請(qǐng)表》和相關(guān)文件整理歸檔，以備查閱。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)《印章使用登記表》進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，總結(jié)印章使用情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告。（二）使用范圍1.公司公章：用于公司對(duì)外簽訂合同、協(xié)議、文件、報(bào)表等，代表公司行使權(quán)力、承擔(dān)責(zé)任的各類事項(xiàng)。2.法定代表人章：用于公司法定代表人授權(quán)的特定文件、合同等，代表法定代表人個(gè)人意志的事項(xiàng)。3.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開(kāi)具、資金收付等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)的事項(xiàng)。4.合同專用章：專門用于公司簽訂各類合同的事項(xiàng)。5.部門章：用于各部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件、資料、報(bào)表等，如部門內(nèi)部通知、報(bào)告、申請(qǐng)等。6.其他專用章：按照其特定的使用規(guī)定，用于相關(guān)專門業(yè)務(wù)的事項(xiàng)。（三）禁止使用情況1.未經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)的分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意，任何人不得擅自使用公司印章。2.涉及違法違規(guī)、損害公司利益的事項(xiàng)，不得使用公司印章。3.空白紙張、空白合同、空白介紹信等不得加蓋公司印章。特殊情況需要加蓋的，必須經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)，并在使用后及時(shí)收回存檔。4.個(gè)人私用事項(xiàng)不得使用公司印章。五、印章的停用與銷毀（一）停用1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章的，由行政部門填寫(xiě)《印章停用申請(qǐng)表》，注明停用原因、停用日期等信息，并提交公司法定代表人審批。2.經(jīng)審批同意后，行政部門應(yīng)將印章停用的相關(guān)信息以書(shū)面形式通知公司各部門。通知內(nèi)容包括印章名稱、停用日期、停用原因等，同時(shí)要求各部門停止使用該印章。3.印章停用后，保管人應(yīng)將印章妥善保管，不得隨意丟棄或銷毀。（二）銷毀1.對(duì)于不再使用且無(wú)保留價(jià)值的印章，由行政部門填寫(xiě)《印章銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀原因、印章名稱、數(shù)量等信息，并提交公司法定代表人審批。2.經(jīng)審批同意后，行政部門應(yīng)選擇具有資質(zhì)的銷毀單位進(jìn)行印章銷毀。銷毀單位應(yīng)按照規(guī)定的銷毀方式和程序進(jìn)行操作，確保印章徹底銷毀，無(wú)法恢復(fù)使用。3.印章銷毀過(guò)程中，行政部門應(yīng)安排專人監(jiān)督，并在《印章銷毀登記表》上記錄銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)督人等信息。銷毀完成后，銷毀單位應(yīng)出具銷毀證明，由行政部門存檔。六、印章使用的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)印章使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對(duì)《印章使用登記表》進(jìn)行審核，檢查印章使用是否符合規(guī)定的流程和審批權(quán)限。2.公司審計(jì)部門有權(quán)對(duì)印章使用情況進(jìn)行不定期審計(jì)，重點(diǎn)檢查印章使用的合法性、合規(guī)性以及是否存在違規(guī)使用印章造成公司損失的情況。3.公司各部門應(yīng)積極配合行政部門和審計(jì)部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供印章使用的相關(guān)資料和信息。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.因違規(guī)使用印章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，違規(guī)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，將依法追究其刑事責(zé)任。3.發(fā)現(xiàn)印章使用存在違規(guī)行為的，行政部門應(yīng)及時(shí)責(zé)令改正，并采取相應(yīng)措施防止損失擴(kuò)大。同時(shí)，應(yīng)將違規(guī)