高?？蒲袝h管理制度

高?？蒲袝h管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范高?？蒲袝h的組織與管理，提高會議效率和質(zhì)量，促進(jìn)科研信息交流與合作，推動學(xué)校科研工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校組織召開的各類科研會議，包括但不限于學(xué)術(shù)研討會、科研項目開題會、中期檢查會、結(jié)題驗收會、科研工作推進(jìn)會等。（三）基本原則1.科學(xué)性原則：會議內(nèi)容應(yīng)緊密圍繞科研工作，具有科學(xué)性、創(chuàng)新性和實用性，能夠為科研人員提供有價值的信息和指導(dǎo)。2.高效性原則：優(yōu)化會議流程，合理安排會議時間和議程，確保會議高效進(jìn)行，避免形式主義和冗長拖沓。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求組織會議，保證會議的質(zhì)量和嚴(yán)肅性。4.民主性原則：鼓勵參會人員積極參與討論，充分發(fā)表意見和建議，營造民主、開放的會議氛圍。二、會議組織與籌備（一）會議申請1.各學(xué)院（系）、科研機(jī)構(gòu)或個人因科研工作需要召開會議，應(yīng)提前填寫《高?？蒲袝h申請表》，詳細(xì)說明會議的主題、內(nèi)容、時間、地點、參會人員范圍、會議規(guī)模等信息，并提交至學(xué)校科研管理部門。2.學(xué)?？蒲泄芾聿块T對申請進(jìn)行審核，根據(jù)學(xué)?？蒲泄ぷ髡w安排和資源情況，決定是否批準(zhǔn)召開會議。對于涉及多部門合作或重要學(xué)術(shù)活動的會議，需征求相關(guān)部門意見后再做決定。（二）會議籌備1.成立會議籌備小組：經(jīng)批準(zhǔn)召開的會議，由申請單位負(fù)責(zé)成立會議籌備小組，明確小組各成員的職責(zé)分工，確保會議籌備工作有序進(jìn)行?；I備小組一般應(yīng)包括會議組織、資料準(zhǔn)備、宣傳報道、后勤保障等方面的人員。2.確定會議議程：籌備小組根據(jù)會議主題和目的，精心設(shè)計會議議程，合理安排會議時間和環(huán)節(jié)。議程應(yīng)具有邏輯性和連貫性，突出重點內(nèi)容，確保會議能夠高效完成各項任務(wù)。3.邀請參會人員：根據(jù)會議內(nèi)容和參會人員范圍，由籌備小組負(fù)責(zé)邀請相關(guān)專家、學(xué)者、科研人員等參會。邀請時應(yīng)提前發(fā)送會議通知，明確會議的時間、地點、議程、要求等信息，并及時跟進(jìn)確認(rèn)參會人員的反饋。4.準(zhǔn)備會議資料：根據(jù)會議議程，籌備小組負(fù)責(zé)準(zhǔn)備各類會議資料，包括會議手冊、論文集、報告材料、演示文稿等。資料應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范，能夠為參會人員提供全面的會議信息和參考。5.安排會議場地和設(shè)備：根據(jù)會議規(guī)模和要求，提前預(yù)訂合適的會議場地，并確保場地的設(shè)施設(shè)備齊全、運行正常。同時，準(zhǔn)備好會議所需的音響、投影儀、麥克風(fēng)、電腦等設(shè)備，并進(jìn)行調(diào)試，保證會議期間的正常使用。6.做好會議宣傳：對于重要的科研會議，籌備小組應(yīng)提前進(jìn)行宣傳報道，通過學(xué)校官網(wǎng)、校內(nèi)公告欄、社交媒體等渠道發(fā)布會議信息，擴(kuò)大會議影響力，吸引更多人員參與。三、會議召開（一）會議簽到1.會議開始前，在會場入口處設(shè)置簽到臺，安排專人負(fù)責(zé)參會人員的簽到工作。參會人員應(yīng)按照要求簽到，領(lǐng)取會議資料。2.對于重要會議，可采用電子簽到等方式，提高簽到效率和準(zhǔn)確性。簽到情況應(yīng)及時統(tǒng)計，并向會議組織者匯報。（二）會議主持與議程執(zhí)行1.會議應(yīng)指定主持人，主持人負(fù)責(zé)會議的組織和引導(dǎo)，確保會議按照議程有序進(jìn)行。主持人應(yīng)熟悉會議主題和議程，具備良好的溝通能力和應(yīng)變能力。2.在會議過程中，主持人應(yīng)嚴(yán)格把控時間，合理安排每個環(huán)節(jié)的發(fā)言時間和討論時間，避免出現(xiàn)時間過長或過短的情況。對于偏離主題或討論過于分散的情況，主持人應(yīng)及時進(jìn)行引導(dǎo)和調(diào)整。3.參會人員應(yīng)認(rèn)真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，遵守會議紀(jì)律，不得隨意打斷他人發(fā)言或進(jìn)行與會議無關(guān)的活動。如有意見或建議，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)舉手發(fā)言，經(jīng)主持人同意后發(fā)表。（三）會議記錄1.安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄會議的主要內(nèi)容、討論要點、決策結(jié)果等信息。會議記錄應(yīng)客觀、準(zhǔn)確、完整，能夠真實反映會議的全貌。2.會議記錄可采用手寫記錄或電子記錄的方式，記錄完成后應(yīng)及時整理，并經(jīng)主持人審核確認(rèn)。重要會議的記錄應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)查閱和參考。（四）會議討論與決策1.根據(jù)會議議題，組織參會人員進(jìn)行充分的討論，鼓勵不同觀點的交流與碰撞，以促進(jìn)科研思路的拓展和創(chuàng)新。2.在討論過程中，應(yīng)注重事實依據(jù)和科學(xué)論證，避免情緒化的爭論。對于重大科研決策事項，應(yīng)按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定和程序進(jìn)行民主決策，廣泛征求意見，確保決策的科學(xué)性和合理性。3.會議應(yīng)形成明確的決策結(jié)果，包括決議、措施、任務(wù)分工等內(nèi)容。決策結(jié)果應(yīng)及時傳達(dá)給相關(guān)人員，并明確責(zé)任人和時間節(jié)點，確保決策能夠得到有效落實。四、會議經(jīng)費管理（一）經(jīng)費預(yù)算1.會議申請單位應(yīng)根據(jù)會議的規(guī)模、內(nèi)容、要求等，編制詳細(xì)的會議經(jīng)費預(yù)算。預(yù)算應(yīng)包括會議場地租賃、資料印刷、專家咨詢費、餐飲住宿費、交通差旅費、設(shè)備租賃費等各項費用。2.會議經(jīng)費預(yù)算應(yīng)報學(xué)?？蒲泄芾聿块T和財務(wù)部門審核，經(jīng)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。審核過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制經(jīng)費開支范圍和標(biāo)準(zhǔn)，確保經(jīng)費使用合理、合規(guī)。（二）經(jīng)費報銷1.會議結(jié)束后，會議承辦單位應(yīng)及時整理會議經(jīng)費報銷憑證，按照學(xué)校財務(wù)報銷制度的要求進(jìn)行報銷。報銷憑證應(yīng)真實、合法、有效，包括發(fā)票、收據(jù)、會議通知、簽到表、費用清單等相關(guān)材料。2.財務(wù)部門對報銷憑證進(jìn)行審核，對符合報銷規(guī)定的費用予以報銷。對于超預(yù)算、超標(biāo)準(zhǔn)或不符合規(guī)定的費用，財務(wù)部門有權(quán)不予報銷。（三）經(jīng)費監(jiān)督1.學(xué)?？蒲泄芾聿块T和財務(wù)部門負(fù)責(zé)對會議經(jīng)費的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保經(jīng)費?？顚Ｓ?，不得挪作他用。2.對于違反會議經(jīng)費管理規(guī)定的行為，學(xué)校將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括責(zé)令整改、追回違規(guī)資金、通報批評等。五、會議后續(xù)工作（一）會議總結(jié)1.會議結(jié)束后，會議承辦單位應(yīng)及時對會議進(jìn)行總結(jié)，撰寫會議總結(jié)報告。總結(jié)報告應(yīng)包括會議基本情況、會議成果、存在問題及改進(jìn)措施等內(nèi)容。2.會議總結(jié)報告應(yīng)提交至學(xué)?？蒲泄芾聿块T，作為學(xué)?？蒲泄ぷ鳑Q策和管理的參考依據(jù)。（二）成果轉(zhuǎn)化與應(yīng)用1.對于會議中形成的科研成果，應(yīng)積極推動其轉(zhuǎn)化與應(yīng)用。會議承辦單位或相關(guān)科研人員應(yīng)根據(jù)成果的性質(zhì)和特點，制定成果轉(zhuǎn)化計劃，明確轉(zhuǎn)化目標(biāo)、途徑和措施。2.學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)對科研成果轉(zhuǎn)化的支持和服務(wù)，提供必要的政策、資金、技術(shù)等方面的保障，促進(jìn)科研成果更好地服務(wù)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展。（三）資料歸檔1.會議結(jié)束后，會議承辦單位應(yīng)將會議的各類資料進(jìn)行整理歸檔，包括會議通知、議程、簽到表、會議記錄、論文集、報告材料、照片、視頻等。2.歸檔資料應(yīng)按照學(xué)校檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、編號、裝訂，確保資料的完整性和規(guī)范性，便于后續(xù)查閱和利用。六、會議評估與反饋（一）評估指標(biāo)1.建立會議評估機(jī)制，制定科學(xué)合理的會議評估指標(biāo)體系。評估指標(biāo)應(yīng)包括會議主題的明確性、議程安排的合理性、參會人員的滿意度、會議組織的有效性、會議成果的影響力等方面。2.根據(jù)評估指標(biāo)，設(shè)計相應(yīng)的評估問卷或表格，在會議結(jié)束后及時收集參會人員的反饋意見。（二）評估方式1.采用問卷調(diào)查、現(xiàn)場訪談、在線評估等多種方式對會議進(jìn)行評估。問卷調(diào)查應(yīng)覆蓋參會人員的各個層面，確保評估結(jié)果的全面性和代表性。2.對于重要會議，可組織專門的評估會議，邀請參會人員、專家學(xué)者等對會議進(jìn)行深入評估和討論，提出改進(jìn)建議。（三）反饋與改進(jìn)1.對收集到的評估意見和建議進(jìn)行認(rèn)真分析和總結(jié)，形成會議評估報告。評估報告應(yīng)客觀反映會議的優(yōu)點和不足，并提出針對性的改進(jìn)措施。2.將會議評估報告反饋給會議承辦