企業(yè)檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書

企業(yè)檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書

1.目翔

建立企業(yè)檔案立卷、歸檔、整頓、保管、運(yùn)用、銷毀等程序，保證企業(yè)檔

案完整、齊全、高質(zhì)，檔案資源得到妥善保管、有效運(yùn)用和持續(xù)補(bǔ)充。

2.合用范圍：

合用于企業(yè)級(jí)檔案及資料的搜集、整頓、歸檔、移交、使用、保留及銷毀等

管理工作。

3.定義：

3.1資料：闡明所獲得成果或提供所完畢活動(dòng)口勺證據(jù)的文獻(xiàn)。

3.2檔案：是指企業(yè)過去和目前的平常經(jīng)營管理工作中形成中的對(duì)國家、社

會(huì)和企業(yè)有保留價(jià)值日勺多種文字、圖表、聲像、實(shí)物等形式的I歷史記錄。

4.職責(zé)：

4.1行政部

行政部負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)各部門移交日勺各類檔案進(jìn)行檢查、整頓、分類、編目、

輸入信息庫、裝盒、并及時(shí)入庫定位排架，并負(fù)責(zé)檔案的平常借閱和銷毀管理。

4.2各部門

負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)記錄及檔窠資料日勺平常搜集、整頓、歸檔和使用等管理工作,

月終向行政部移交業(yè)務(wù)記錄及檔案資料。

5.管理作業(yè)

5.1檔案資料管理原則

5.1.1企業(yè)檔案資料管理分為兩個(gè)層次：

1）行政部的文獻(xiàn)資料管理

2）各部門的文獻(xiàn)資料管理

5.1.2企業(yè)檔案管理遵照統(tǒng)一存檔、分級(jí)管理的原則。所有業(yè)務(wù)記錄及檔案

資料必須按規(guī)定及時(shí)移交，統(tǒng)一管理，保證檔案口勺完整、系統(tǒng)、精確和安全，

便于開發(fā)運(yùn)用。

5.2檔案管理職責(zé)

5.2.1行政部

1）是企業(yè)檔案資料日勺歸口管理部門，負(fù)責(zé)檔案管理制度的制定和指導(dǎo)執(zhí)

行。

2）負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)歸檔業(yè)務(wù)記錄及檔案資料的接受、標(biāo)識(shí)、整頓、保留和平常

管理。

3）根據(jù)實(shí)際狀況，負(fù)責(zé)對(duì)失去保留價(jià)值的檔案資料提出處理、銷毀意見。

5.2.2行政部設(shè)置專職檔案管理員

1）對(duì)各部門移交的成套的業(yè)務(wù)檔案資料進(jìn)行整頓、歸檔。

2）對(duì)個(gè)部門檔案管理人員的檔案管理工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

5.3歸檔范圍

重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的告知、匯報(bào)、決策、總結(jié)、經(jīng)典發(fā)言、會(huì)議記

錄等。

我司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往日勺文書。

我司日勺多種工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)、請示、批復(fù)、會(huì)議記錄、記錄報(bào)表及簡

報(bào)。

我司與有關(guān)單位簽訂H勺協(xié)議、協(xié)議書等文獻(xiàn)乃料。

我司職工勞動(dòng)、工資、福利方面H勺文獻(xiàn)材料。

我司日勺大事記及反應(yīng)我司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。5.4檔案

的搜集、歸檔

文獻(xiàn)材料的搜集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整頓，交總經(jīng)理審閱后歸檔。

一項(xiàng)工作由幾種部門參與辦理的J,在工作中形成的文獻(xiàn)材料，由主辦部門或

人員搜集，交行政部立案。會(huì)議文獻(xiàn)由行政部搜集。

行政部檔案管理人員對(duì)收到日勺資料日勺有效性進(jìn)行核查并及時(shí)辦理收叉登

記，根據(jù)資料來源及重要性對(duì)資料進(jìn)行分類，并編制《檔案目錄表》，資料寄存

在檔案袋盒中須與檔案目錄一一對(duì)應(yīng)。

附件1：《檔案目錄表》

5.5文獻(xiàn)材料歸檔規(guī)定

檔案質(zhì)量總口勺規(guī)定是：遵照文獻(xiàn)的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文獻(xiàn)之間的有機(jī)聯(lián)

絡(luò)，區(qū)別不一樣的價(jià)值，便于保管和運(yùn)用。

在歸檔的文獻(xiàn)材標(biāo)中，應(yīng)將每份文獻(xiàn)的正件與附件、印件與定稿、請示與批

復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文獻(xiàn)與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。

歸檔文獻(xiàn)材料必須完整、精確，能如實(shí)反應(yīng)各項(xiàng)活動(dòng)日勺真實(shí)內(nèi)容和歷史過程;

必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

歸檔日勺文獻(xiàn)材料，必須做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整，圖樣清晰，有助于長

期保留，手寫部分一律用碳素墨水鋼筆或者碳素墨水簽字筆書寫，禁用鉛筆、圓

珠筆等書寫。

各類歸檔材料一般為一式一份。

不一樣年度的文獻(xiàn)一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最終一

年立卷；跨年度的會(huì)議文獻(xiàn)放在會(huì)議開幕年。

檔案文獻(xiàn)材料應(yīng)區(qū)別不一樣狀況進(jìn)行排列，密不可分的文獻(xiàn)材料應(yīng)依序排列

在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；

其他文獻(xiàn)材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文獻(xiàn)之間日勺親密聯(lián)絡(luò)并進(jìn)行系統(tǒng)的排

列。

歸檔資料、圖紙幅面大小應(yīng)按A4規(guī)格折疊，裝訂結(jié)實(shí)、編號(hào)持續(xù)。

文獻(xiàn)材料移交歸檔時(shí)，要編制《文獻(xiàn)交接清單》，一式二份，經(jīng)交接雙方簽

字后，雙方各執(zhí)一份，檔案管理員那份需寄存在《文獻(xiàn)交接清冊》檔案里歸檔保

留。

附件2：《文獻(xiàn)交接清單》

如不符合歸檔規(guī)定的，行政部有權(quán)拒絕接受，直至需要移交的單位整改符合

規(guī)定后再接受。

5.6檔案的整頓

歸檔文獻(xiàn)以“件”為整頓單位進(jìn)行裝訂。正本與定稿為一件；正文與附件

為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；來文與復(fù)文為一件;

文獻(xiàn)處理單與文獻(xiàn)為一件；報(bào)表、名冊、圖冊等每冊（本）為一件。

裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件

在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后；有文獻(xiàn)處理單的文

獻(xiàn)，文獻(xiàn)處理單在前，正文在后。不一樣文字日勺文獻(xiàn)，中文文本在前，外文文

本在后。

裝訂文獻(xiàn)要力爭整潔、結(jié)實(shí)、美觀。采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將文獻(xiàn)左、下邊

對(duì)齊，采用左上角裝訂的，應(yīng)將文獻(xiàn)左、上邊對(duì)齊。

裝盒。歸檔文獻(xiàn)應(yīng)按件號(hào)次序裝入檔案盒，并填寫備考表、盒內(nèi)文獻(xiàn)目錄、

檔案盒封面及盒脊項(xiàng)目。移交時(shí)，盒內(nèi)必須有完整的歸檔文獻(xiàn)目錄。文獻(xiàn)裝入

盒時(shí)應(yīng)嚴(yán)格辨別類別，并按件號(hào)次序裝入盒內(nèi)，一盒裝滿后再順次裝下一盒。

檔案排列要按照案卷次序從上至下，從左至右寄存。多種資料要分門別類

編號(hào)寄存。聲像材料要集中保留。

5.7檔案的保管

按有關(guān)管理規(guī)定確定企業(yè)檔案資料保留期。

目錄與檔案相符。保障檔案材料完整無缺，檔案資料收進(jìn)、移出、保留、銷

毀都必須嚴(yán)格的手續(xù)，做到增減有據(jù)，數(shù)字精確，保證檔案不散不丟。

檔案柜設(shè)專人負(fù)責(zé)管理，非檔案管理人員未經(jīng)同意，一律不準(zhǔn)翻閱檔案柜資

料及文獻(xiàn)。

檔案要裝放在檔案柜內(nèi)，排列要整潔、美觀，保持庫房內(nèi)空氣流通。

存儲(chǔ)檔案資料的磁盤、光盤等磁性介質(zhì)應(yīng)妥善保管。備份盤裝在保護(hù)封套和

包裝盒中，寄存在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。

5.8檔案平常管理

借閱

1）借閱手續(xù)：

（1）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)由其部門負(fù)責(zé)人出示書

面借閱條向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在企業(yè)《借閱登記表》上簽字。

附件3：《借閱登記表》

（2）檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并在《借閱登記表》

上注明借出日期和償還日期，以備及時(shí)催還。

（3）檔案償還時(shí)，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫償還日

期，取消借閱記錄。

2）借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文獻(xiàn)上圈點(diǎn)、

畫線和涂改，未經(jīng)同意不得復(fù)印和摘抄檔案。

3）借閱人確因工作原因需要復(fù)印文獻(xiàn)或摘抄文獻(xiàn)，需借閱部門負(fù)責(zé)人書面

請示，經(jīng)辦公室主任同意。

4）借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)償還。如有其他人借閱同一檔案時(shí)，應(yīng)變更借閱

登記，不得私自授受。

銷毀

1）每年保管期限己滿的I檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案銷毀清冊》，

報(bào)企業(yè)負(fù)責(zé)人審核同意，并指定其監(jiān)銷人后方可進(jìn)行銷毀?！稒n案銷毀清冊》需

注明：銷毀檔案目錄、企業(yè)負(fù)責(zé)人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時(shí)間。

附件4:《檔案銷毀清冊》

2）銷前，按照清冊清點(diǎn)；銷后，在清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷狀況匯報(bào)本

單位負(fù)責(zé)人?！稒n案銷毀清冊》需永久保管。

3）保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清口勺債權(quán)債務(wù)；未

了事項(xiàng)；正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保留參照價(jià)值者。應(yīng)單獨(dú)抽

出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。

移交

1）需要進(jìn)行移交日勺檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報(bào)企業(yè)負(fù)

責(zé)人審核同意并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交?！稒n案移交登記表》需注明：

移交檔案目錄、企業(yè)負(fù)責(zé)人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接受方簽章、移交

時(shí)間、移交原因。

附件5：《檔案移交登記表》

2）移交前，按照清冊清點(diǎn)；移交后，在清期上簽字，《檔案移交登記表》

一式兩份，移交方和接受方各一份并永久保管。

保密

1）檔案規(guī)日勺任務(wù)是集中統(tǒng)一管理企業(yè)已形成的所有文獻(xiàn)資料檔案，維護(hù)檔

案的完整和安全，積極做好檔案日勺提供運(yùn)用工作。任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入

翻閱。

2）檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹立全心全意為企業(yè)各項(xiàng)工

作服務(wù)的思想，積極，精確，迅速地為運(yùn)用者提供檔案資料。

5.9檔案的密級(jí)

密級(jí)：檔案資料按密級(jí)分類，有如下幾種：

絕密：是最重要的企業(yè)秘密，泄露會(huì)使企業(yè)的利益遭受尤其嚴(yán)重口勺損害。

即企業(yè)發(fā)展經(jīng)營中，直接影響企業(yè)權(quán)益和利益的重要決策文獻(xiàn)資料。

機(jī)密：是重要的企業(yè)秘密，泄露會(huì)使企業(yè)日勺利益遭受嚴(yán)重日勺損害。即企業(yè)

日勺財(cái)務(wù)報(bào)表、記錄資料、重要會(huì)議記錄、企業(yè)經(jīng)營狀況等。

秘密：是一般的企業(yè)秘密，泄露會(huì)使企業(yè)日勺利益遭受損害。即企業(yè)人事檔

案、協(xié)議、協(xié)議、尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息。

內(nèi)部公開：是企業(yè)可以內(nèi)部公開，但不可以對(duì)外傳播的檔案。

5.10檔案的分類編號(hào)：

檔案分類的原則：以我司所形成的所有檔案為對(duì)象，根據(jù)企業(yè)的職能、結(jié)合

檔案內(nèi)容和檔案口勺載體形態(tài)的特點(diǎn)，以便科學(xué)管理和開發(fā)運(yùn)用。

全宗內(nèi)檔案類別及排列

代號(hào)類別

A行政綜合文書檔案

B財(cái)務(wù)檔案

C固定資產(chǎn)類

D辦公用品

E勞保用品

F聲像檔案

J業(yè)務(wù)檔案

001人事檔案

編號(hào)措施:

一般檔案的編號(hào)，按檔案分類代號(hào)編大流水號(hào)，其構(gòu)造模式為：類別代

號(hào)+二級(jí)名稱。

業(yè)務(wù)檔案按有關(guān)規(guī)定編號(hào)。

人事檔案以員工姓名為檔案名稱，編號(hào)為以入職時(shí)間為大流水號(hào)，第一

號(hào)為001,以此類推。

5.11行政綜合文書檔案分類和保管期限表

檔案分類類別名稱范圍名稱保管期限

A行政綜合1企業(yè)資質(zhì)長期

文書檔案2企業(yè)發(fā)文長期

3企業(yè)收文長期

4企業(yè)規(guī)章制度、管理措施永久

5工作原則、工作規(guī)范長期

6法律文獻(xiàn)長期

7企業(yè)出具證明復(fù)印件長期

8多種模板短期

9文獻(xiàn)交接清冊長期

11員工培訓(xùn)長期

10檔案銷毀清冊永久

11其他

B財(cái)務(wù)檔案1原始憑證長期

2會(huì)計(jì)報(bào)表、審計(jì)匯報(bào)永久

3工資表長期

4多種賬簿永久

5原始憑證清冊長期

C固定資產(chǎn)不設(shè)2級(jí)固定資產(chǎn)永久

D辦公用品1以月為單位的辦公用品檔案長期

2高值辦公用品管理檔案長期

E勞保用品不設(shè)2級(jí)以月為單位的勞保用品檔案長期

J業(yè)務(wù)檔案

人事檔案001以員工姓名為檔案名稱永久

6.有關(guān)記錄

6.1附件1：《檔案目錄表》

6.2附件2：《文獻(xiàn)交接清單》

6.3附件3：《借閱登記表》

6.4附件4:《檔案銷毀清冊》

6.5附件5：《檔案移交登記表》

附件1：

檔案目錄

檔案名稱：XXXX檔案編號(hào):建檔日期：年月日

中檢興XXXX檔案目錄

序號(hào)文獻(xiàn)名稱單位數(shù)量總頁數(shù)歸檔日期備注

附件2：

中檢興企業(yè)文獻(xiàn)交接清單

序號(hào)名稱單位數(shù)量備注

移交人：日期:

簽收人:日期:

附件3：

借閱檔案登記表

序運(yùn)用方式復(fù)印借閱借閱人部門負(fù)責(zé)分管領(lǐng)歸還

日期檔號(hào)題名

號(hào)W)借閱查閱份數(shù)單位簽字人簽字導(dǎo)簽字日期

附件：4

檔案銷毀清冊

單位名稱：

年月日到年月0

卷號(hào)卷內(nèi)文獻(xiàn)

序號(hào)案卷或文獻(xiàn)題名年代目錄號(hào)或頁（件）