行政管理制度匯編

行政管理制度匯編

編制審核批準

二O二三年二月

行政管理制度

第一章總則

為了加強公司行政事務(wù)管理，維持良好的工作秩序確，使各項管理標

準化、規(guī)范化，提高工作效率、維護公司形象、保守商業(yè)機密，特制定本

制度。

第二章員工行為準則與規(guī)范

1.準則

1.1員工應(yīng)明確認清并自覺遵守集體利益高于一切的原則，學(xué)習(xí)與認識

企業(yè)的管理目標與經(jīng)營目標，自覺按照企業(yè)的價值觀來規(guī)范自身行為；

1.2員工應(yīng)嚴格遵守公司的各項規(guī)章制度，自覺維護集體利益，并遵循

拼搏、敬業(yè)、熱情、合作的企業(yè)員工精神，盡心盡責的做好本職工作；

1.3員工應(yīng)積極參與和促進企業(yè)內(nèi)部團結(jié)、坦誠、交流、平等、合作的

企業(yè)員工關(guān)系的形成與發(fā)展，在做好本職工作的同時促進企業(yè)的進步與健

康發(fā)展；

1.4員工應(yīng)珍惜自己的權(quán)利，明確認識自己的責任與義務(wù)，并不斷在學(xué)

習(xí)與工作中將自身的發(fā)展與企業(yè)發(fā)展緊密聯(lián)系起來；

1.5各級負責人及全體員工必須維護公司聲譽、樹立公司形象、保護公

司利益、嚴防任何危害公司聲譽、損害公司利益的不良行為發(fā)生；

1.6各級負責人應(yīng)明確其首要職責是維護企業(yè)利益、促進隊伍的建設(shè)與

發(fā)展。其首要工作是為一線員工做好服務(wù)，幫助他們提高解決問題與分析

問題的能力，幫助一線員工使他們的自身價值在集體中得以實現(xiàn)；

1.7員工之間提倡平等、交流、合作的員工關(guān)系，反對官僚主義，提倡

信息交流與共享，不以職務(wù)高低歧視同仁；

1.8嚴守公司機密，不以公司利益換取金錢與物質(zhì)享受；

1.9善于學(xué)習(xí)、勤奮工作、全力以赴地做好本職工作；

1.10愛惜公司財產(chǎn)，本著勤儉創(chuàng)業(yè)的精神開展工作。有效使用和嚴格

保管好公司設(shè)施及辦公設(shè)備，損壞或者丟失照價賠償：

1.11嚴格遵守上下班制度，不遲到，不早退，按時、按質(zhì)、按量完成

本職工作；

1.12公司鼓勵員工提出合理建議，對為公司發(fā)展做出貢獻的員工給予

鼓勵和獎勵。

2.行為規(guī)范

2.1上班時間要精神飽滿，依公司規(guī)定著工裝及配戴胸牌。儀表應(yīng)保持

整潔、大方、得體，上班時間著公司統(tǒng)一服裝，試用期員工應(yīng)遵循純色襯

衫及西裝、西褲及皮鞋；

2.2按規(guī)定時間上下班，嚴格遵守考勤管理規(guī)定。不遲到，不早退，不

曠工；

2.3遵守電話禮儀：

2.3.1員工要微笑待客，要禮貌用語，要耐心接轉(zhuǎn)客戶電話，耐心解答

相關(guān)的業(yè)務(wù)事項及電話詢問。所有辦公電話的接聽，接線人員都要先禮貌

自報“家門”，如“您好！集團"自覺樹立維護公司良好形象;

2.3.2辦公接聽電話應(yīng)注重電話禮儀，若被叫人正忙或不在崗位，同部

門其他職員有義務(wù)主動接聽電話，避免對方等待和電話鈴長響。接打電話

時，請勿用免提方式通話，以免影響他人工作；

2.3.3接聽電話應(yīng)及時，一般鈴響不應(yīng)超過三聲，如受話人不能接聽，

離之最近的職員應(yīng)主動接聽，重要電話作好接聽記錄（包括何時，何地，

是誰、什么事情、回復(fù)時間等），嚴禁占用公司電話時間太長或長期無人

接聽，影響公司形象；

2.4同事之間要互相尊重、不議人是非、不挑撥離間、不傳播小道消息、

不窺探他人隱私，共同營造團結(jié)和諧的工作氛圍；

2.5尊重領(lǐng)導(dǎo)，服從管理。對上級所交辦的工作任務(wù)積極完成，不拖延、

拒辦、不敷衍，當日事，當日畢。做到件件有回應(yīng)，事事有著落；

2.6向領(lǐng)導(dǎo)請示、匯報工作，應(yīng)簡明扼要，節(jié)省時間。原則上不允許越

級請示、匯報，情況緊急、事關(guān)重大者除外；

2.7講究工作效率、工作質(zhì)量，不在工作時間干一切與工作無關(guān)的事。

工作時間不允許串崗，大聲喧嘩。嚴禁在上班時間閑談，接打電話閑聊或

辦私事，嚴禁在辦公室上網(wǎng)娛樂等；

2.8員工應(yīng)自覺保守公司商業(yè)機密，樹立防范意識，妥善保管好貴重物

品及重要文件，人員離開時應(yīng)及時將抽屜鎖好;

2.9個人通訊方式要留存公司，如有變動及時通知行政部門更新，若有

急事須及時回復(fù)，以免耽誤工作.

3.辦公室管理規(guī)定

3.1進入任意辦公室，應(yīng)先敲門，在得到室內(nèi)人員的許可后方能進入；

進入或離開辦公室后，都應(yīng)自覺隨手關(guān)門；

3.2原則上公司不允許接待親友。如特殊情況，經(jīng)部門主管和行政經(jīng)理

同意后，可在不影響公司正常業(yè)務(wù)情況下，在接待室或會議室進行；

3.3公司辦公區(qū)域嚴禁吸煙，吸煙到指定吸煙區(qū)，煙頭不得隨意亂丟。

加強消防意識，通電線路、電源插座、開關(guān)等經(jīng)常檢查，確保消防安全：

3.4員工間的工作交流應(yīng)在規(guī)定的區(qū)域內(nèi)進行（部門辦公區(qū)域、會議室、

接待室）或通過公司內(nèi)線電話聯(lián)系。如需在個人工作區(qū)域內(nèi)進行私人談話

的，時間一般不應(yīng)超過五分鐘（特殊情況除外）；

3.5各部門員工要保持自己辦公桌桌面的整潔，禁止放置與辦公無關(guān)的

雜物，下班時應(yīng)整潔辦公桌面；離開工作崗位的時候，自覺把椅子擺放整

齊；私人物品均放入員工儲物柜，將辦公桌鎖好，防止文件資料的丟失；

3.6未征得同意，不得使用他人計算機，不得隨意翻看他人辦公資料物

品。需要保密的資料，資料持有人必須按規(guī)定保存；

3.7請自覺節(jié)約紙張，珍惜資源。提倡雙面用紙，注意復(fù)印用紙的再生

利用，如各部門有整理出無用的單面紙張，請回收到前臺再生利用，勿當

廢紙?zhí)幚恚瑴p少資源浪費；

3.8電腦、打印機、復(fù)印件等設(shè)備要減少待機能耗，不用時及時關(guān)閉電

源。尤其是電腦顯示屏，如暫時離開崗位需要待機時或下班關(guān)機后，隨手

關(guān)閉顯示器后離開崗位；

3.9嚴格控制電話費用，打電話盡量使用內(nèi)線電話一，嚴禁利用辦公電話

閑談、聊天、娛樂，禁止撥打信息臺等相關(guān)收費信息電話；

3.10愛護公司財產(chǎn)，每日最后離司的員工必須檢查門窗、電腦、燈、

飲水機是否關(guān)閉，防止火災(zāi)和失竊事件的發(fā)生；

3.11公司所有空調(diào)冷氣不得低于20°由行政部監(jiān)督檢查（特殊情況除

外，如室內(nèi)溫度過低）；

3.12每天中午午休時間，行政人員應(yīng)將辦公室內(nèi)的燈適當關(guān)閉：

3.13外賣送到時，嚴禁讓送餐人員進入辦公室內(nèi)，并一律自覺到前臺

付款領(lǐng)取，不允許不相干人員進入辦公區(qū)內(nèi)；

3.14用餐后，自覺、及時的把飯盒丟棄到后樓梯的垃圾桶，不得隨意

丟棄在公司的任意地方，包括垃圾桶，以免污染辦公環(huán)境；

3.15嚴禁將垃圾、紙屑、飲料瓶丟棄在盆栽中，不得用隨手采摘、筆

畫等方式摧殘公司的公共設(shè)施；

3.15每日九點過后，禁止把早餐帶進辦公區(qū)域進食，自覺維護公司的

辦公環(huán)境；

3.16大堂范圍、地面、閑置辦公桌、會議室、董事K室、總經(jīng)理室、

董事長助理室的清潔與衛(wèi)生，每天由專職保潔人員負責。員工負責自己內(nèi)

部辦公室的清潔衛(wèi)生，由部門主管安排落實、管理；

3.17在辦公室上班的人員必須嚴格遵守辦公室管理規(guī)定，若有違反將

追究其責任，予以行政處分附帶經(jīng)濟處分。

4.行政處罰管理規(guī)定

4.1公司員工未戴胸牌者，第一次口頭警告，第二次罰5元，第三次罰

10元，以此類推；

4.2公司員工在公司工作時或外出及下班時,將個人的辦公桌面進行整

理并將椅子歸位，如違反者，第一次口頭警告，第二次罰5元，第三次罰

10元，依此類推;

4.3工作時間內(nèi)沒按要求穿工作服者，第一次口頭警告，第二次罰款

10元，第三次罰款20元，以此類推；

4.4公司員工不能在辦公室隨地吐痰、亂扔紙屑，如有被發(fā)現(xiàn)者第一次

口頭警告，第二次罰10元，第三次罰20元，依此類推；

4.5儀容儀表不良者，第一次口頭警告，第二次罰20元，第三次罰40

元，依此類推。

4.6公司員工不得使用公司電話撥打私人電話處理個人事務(wù)，否則給予

50元行政處罰；

4.7公司員工與客戶溝通時，不得跟客戶保證或承擔收益及風險，如有

發(fā)現(xiàn)罰款200元，情節(jié)嚴重給予除名，造成嚴重后果者自負。

第三章公司工服管理制度

1.目的

為樹立和保持公司良好的公眾形象，進一步規(guī)范化管理，特制定本規(guī)定。

2.范圍

集團及下屬所有分公司。

3.權(quán)責

規(guī)定由集團人力中心總監(jiān)負責。

4.工作時間著裝及儀表耍求

4.1所有員工著裝要求

4.1.1所有員工必須按照公司規(guī)定著裝，保持良好的精神風貌，樹立

良好的公司形象。

4.1.2工作時間須著公司統(tǒng)一發(fā)放的工服；注意儀容儀表，穿著整潔、

得體、大方。周一至周五工作時間內(nèi)一律著工作服；周六或周日加班可適

當著休閑裝。

4.1.3著工服時，應(yīng)搭配與工服顏色、款式得當?shù)囊r衣、襪子和鞋類;

鞋應(yīng)保持清潔光亮，無破損并符合工作要求；在工作場所不得赤腳、不得

穿拖鞋、拖鞋式?jīng)鲂取?/p>

4.1.4著西裝時，須著襯衣；襯衣束腰，不得挽袖或不系袖扣。

4.1.5工服應(yīng)經(jīng)常換洗，不得出現(xiàn)掉扣、錯扣、脫線現(xiàn)象。

4.1.6工作時間應(yīng)保持口腔清潔、雙手整潔；勤剪指甲，指甲不得留

的過長，不得涂指甲油。

4.2男員工著裝要求

4.2.1頭發(fā)梳理整齊、大方；頭發(fā)前不過眉，旁不過耳，后不蓋衣領(lǐng);

不得剔光頭；不得留胡須。

4.2.3工作時間不得光膀子或穿挎攔背心及大短褲。

4.3女員工著裝要求

4.3.1工作時間著裝以保守為宜。

4.3.2頭發(fā)梳理整齊，發(fā)型（包括發(fā)式、顏色）不得太夸張；提倡化

淡妝，金銀首飾或其他飾物應(yīng)佩戴得當。

4.3.3工作時間不得穿超短裙、低胸衫、過于休閑或其他有礙觀瞻的

奇裝異服。

4.3.4因公外出或上班化妝時宜化淡妝，盡量避免用過濃的香水。

4.4職員著裝、掛胸牌管理辦法：

4.4.1所有員工上班都必須按照公司規(guī)定著裝并佩戴胸牌、工牌。如

有損壞，重做費由個人承擔，如丟失，按所造成后果的輕重處以制做費5

倍以下的罰款。未按規(guī)定著裝者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)違反規(guī)定罰款20元/人/次以示

警告。

4.4.2制服在使用期限內(nèi)如有損壞或遺失，由使用者個人承擔制服費

用，并由行政部統(tǒng)一補做制服。

5.工裝配制說明

5.1員工工作滿一個月后，可發(fā)放工服。

5.2離職（辭退）收取服裝費用時;按服裝的實際費用計算。

5.2.1自工裝發(fā)放之日起，工作滿半年以上者，辭職（辭退）時，不

收取服裝費用，服裝歸個人。

5.2.2工作服發(fā)放之日起滿1—3月（包括3月），個人承擔60%服

裝折舊費；工作服發(fā)放之日起滿4—6個月（包括6月），個人承擔4096服

裝折舊費。工作服發(fā)放之日起滿6個月以上，服裝折舊費由公司全額承擔。

5.2.3自工裝發(fā)放之日起，工作不滿一個月者，辭職時，收取服裝100%

費用，服裝歸個人；被辭退時，收取服裝70%費用，服裝歸個人。

5.3服裝損耗時的處理辦法

5.3.1凡因員工個人保管或使用不善，導(dǎo)致工作服污染嚴重或破損需

更換的要及時到行政人事部辦理補領(lǐng)手續(xù)，但要支付相應(yīng)的服裝成本費。

5.3.22年后由于正常磨損在交回舊工作服的同時可以申領(lǐng)新工作服，

但必須到行政人事部辦理申領(lǐng)手續(xù)。

6.處罰措施

6.1各部門負責人應(yīng)認真執(zhí)行、督促屬下員工遵守本規(guī)定。

6.2工作時間不著工服者，第一次給予口頭警告一次，第二次起每次

罰款20元。

6.3各部門在一個月內(nèi)員工違反本規(guī)定累計超過3人次或該部門職員

總數(shù)5096的。該部門負責人連帶處罰100元。

6.4不準借用給公司以外的人員，如有違反將處罰50元/次的。

6.5所有罰款直接從當月工資中扣除。

7.規(guī)定由各部門負責具體實施；由行政人事部負責監(jiān)督、執(zhí)行。

第四章員工保密制度

為維護企業(yè)與員工的利益，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實際情況,

員工在工作期間應(yīng)保守公司及工作秘密。

1.保密內(nèi)容和范圍

1.1公司重大決策中的秘密事項；

1.2公司特有的營銷方式、營銷戰(zhàn)略；

1.3公司內(nèi)部的各項制度；

1.4公司職員人事檔案，工資性、勞務(wù)性收入以及資料；

1.5公司客戶的資料；

1.6經(jīng)公司確定應(yīng)當保密的其他事項；

1.7以上資料凡在本公司就職而產(chǎn)生的、獲取的文件、資料、稿件、表

格等業(yè)務(wù)信息，以及有關(guān)客戶的名單、合作目的、員工薪酬等信息，無論

是口頭、書面的或是電腦文件形式的，無論是客戶的或是本公司的均屬商

業(yè)秘密。其包括文件資料和電子數(shù)據(jù)資料。

2.保密原則

2.1工作期間，必須嚴格遵守國家的有關(guān)保密法律法規(guī)和制度；遵守公

司的保密制度，接受保密監(jiān)督，履行其相應(yīng)的保密職責；

2.2在離開工作崗位后對在工作期間知悉的公司各類秘密，應(yīng)履行相應(yīng)

的保密措施，否則若因此照成甲方的經(jīng)濟損失，甲方有權(quán)利追究乙方的責

任；

2.3乙方應(yīng)本著謹慎、負責的態(tài)度，采取必要的措施保守甲方的秘密。

3.保密責任

3.1未經(jīng)公司同意，員工不得泄露、傳播、發(fā)布、傳授、轉(zhuǎn)讓以及其他

任何方式使第三方知悉屬于公司的任何秘密；

3.2未經(jīng)公司許可，員工在任何情況下離開工作崗位時，不得擅自帶走

原崗位的任何文檔，資料等載有公司保密信息的資料。

第五章會議管理制度

為進一步規(guī)范公司會議管理，做好上情下達和下情上報工作，實現(xiàn)公

司信息資源在各部門之間快速有效傳遞，確保會議內(nèi)容及議定的事項得到

有效落實，以便有效地提升公司運營水平，特制定本制度。

1.會議分類

本制度適用于公司及各部門的工作會議和專業(yè)會議，如公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會、

總經(jīng)理辦公會、公司銷售例會（包括晨會、夕會）、公司專項會議及集團

會議等。

2.會議要求

2.1會議應(yīng)根據(jù)實際工作需要召開，著眼于有效溝通、協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各

方面關(guān)系、解決問題、安排部署工作；

2.2會議應(yīng)注重質(zhì)量，提高效率。會前應(yīng)做好充分準備，做到充分溝通,

心中有數(shù)；對議而不決的事項提出解決的原則與方法；各類會議力求精干、

高效，工作進展和安排應(yīng)明確、具體、量化，杜絕空談和形式主義；

2.3講求實效。會議議定的事項、布置的工作任務(wù)、提出的辦法措施，

與會人員要按照職責分工傳達、貫徹，落實，力求取得具體成果。

3.會議安排

3.1由培訓(xùn)部負責會議的安排，如需要媒體播放或進行視頻會議時，網(wǎng)

絡(luò)管理員人員應(yīng)提前將設(shè)備調(diào)試完畢，保證會議的順利進行；

3.2主辦部門應(yīng)加強會議管理，做好會議安排；與會人員應(yīng)認真準備、

準時參會，不得缺席或指定他人代表，確因個人緊急事務(wù)需要請假的，須

向會議主持人請假，同時指定專人代為參會；

3.3各部門在使用會議室時，如不需使用投影儀、電腦、音響等設(shè)備，

請及時關(guān)閉設(shè)備的電源，不得開啟設(shè)備而未使用；

3.4會議結(jié)束后，會議使用人員負責整理會場，保持清潔，并與行政部

辦理交接手續(xù)；

3.5未征得公司同意，會議室內(nèi)所使用的設(shè)備、工具、辦公用品，任何

人不得私自挪用作為他用；

3.6會議室的環(huán)境衛(wèi)生由行政部負責，在每次會議召開前后均要認真進

行衛(wèi)生打掃，并做好日常清潔；

3.7會議室使用完畢后，應(yīng)隨即關(guān)閉門和全部設(shè)施、設(shè)備、電源，切實

做好防火、防盜及其他安全工作。

4.會議種類

4.1公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會：

1）公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會每月召開一次，原則上于每月5日下午召開；

2）公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會出席人員為公司領(lǐng)導(dǎo)成員，列席會議人員為各部

門負責人；集團會議由董事長主持，各公司會議由副總經(jīng)理主持，主持人

因故不能出席時、授權(quán)公司其他領(lǐng)導(dǎo)成員主持；

3）公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會的主要內(nèi)容是：會議主持人通報重要事項；各部

門負責人報告本部門上月工作情況，對照上月會議安排，逐條逐項檢查落

實完成情況，提出需要公司協(xié)調(diào)解決的問題和工作建議，提出本月工作安

排方案；與會人員討論有關(guān)事項；會議主持人安排和部署下周公司整體工

作并宣布議定事項；

4）公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會由人力資源部負責組織和記錄，議定事項形成《公

司領(lǐng)導(dǎo)工作例會會議紀要》，由人事經(jīng)理記錄，由總經(jīng)理或主持會議的其

他公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

4.2總經(jīng)辦視頻會議

1）總經(jīng)理辦公會屬于集團會議，會議由董事長助理負責召集并主持。

會議于每月1日下午召開，會議議題由為總經(jīng)辦成員報告上月工作完成情

況、存在的問題及解決辦法；同時匯報本月工作計劃。列席會議人員為集

團各部門負責人；

2）總經(jīng)理辦公會議定事項形成《總經(jīng)理辦公會紀要》，由指定人員根

據(jù)會議記錄起草，報董事長簽發(fā);

3）總經(jīng)理辦公會討論的有關(guān)文件原則上會前要送達與會人員閱研；

4）總經(jīng)理辦公會的材料、記錄、紀要均為公司涉密文檔，由人力資源

部妥善保存，并于下一年度的二月底前歸檔。

4.3公司專項會議

1）公司專項會議是公司領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)公司工作部署和要求，按照工作分工

或受公司最高領(lǐng)導(dǎo)委托，就專項工作召開的辦公會議；

2）專項會議由董事長或其他公司領(lǐng)導(dǎo)成員召集和主持:，有關(guān)部門負責

人參加；

3）會議由專項工作主辦部門負責組織和記錄，行政部和培訓(xùn)部配合°

會議議定事項形成《專項會議紀要》，由專項工作主辦部門起草，報主持

會議的公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

4.4公司銷售會議

1）公司銷售會雙分早會、夕會及周總結(jié)會議。早會、夕會為每日上班

前和下班后召開，周總結(jié)會為每周五下班后召開；

2）早會和夕會由銷售管理人員輪流主持，培訓(xùn)部配合完成；

3）周總結(jié)會議由銷售總監(jiān)主持，銷售團隊全員參加，副總經(jīng)理根據(jù)需

要出席。銷售總監(jiān)因故不能出席時，授權(quán)指定銷售管理人員主持；

4）周總結(jié)會的主要內(nèi)容是：會議主持人通報公司本周總體市場及銷售

情況，總結(jié)不足及改進措施，并宣布下周銷售目標安排；

5）早會及夕會以鼓舞員工士氣為主，調(diào)動全員工作積極性。

4.5部門例會

1）部門例會，由各部門自行安排，或由各部門負責人根據(jù)工作需要決

定，但必須服從公司統(tǒng)一安排，開會時間、參會人員等，不得與公司會議

沖突；

2）部門例會由各部門負責人主持，該部門全體員工參加；

3）部門例會的主要內(nèi)容是：部門負責人傳達公司會議精神，通報公司

近期總體工作安排和面臨的問題；每名員工匯報工作情況，提出工作中遇

到的困難和問題、解決建議和工作安排；與會人員討論有關(guān)事項；部門負

責人提出工作要點、具體安排和有關(guān)要求；

4）部門例會由部門負責人指定一名員工負責記錄，會議記錄應(yīng)載明會

議主持人、議題、發(fā)言概要、工作要點及時限要求。

4.6年度總結(jié)大會

4.6.1年度總結(jié)大會原則上為次年1月15日召開，為集團會議。會議

15天前以會議通知形式發(fā)給各參會人員。參會人員為集團事業(yè)部管理層和

各公司副總及董事會預(yù)備成員。如公司重大事項調(diào)整，需邀請股東參加；

4.6.2年度總結(jié)大會會議內(nèi)容包括：

1）審議公司的發(fā)展戰(zhàn)略、中長期規(guī)劃、年度計劃，審批重大投資項目、

資產(chǎn)重組和對外合作項目；

2）審議決定公司年度財務(wù)預(yù)決算和內(nèi)部利潤分配方案及彌補虧損方

案；

3）審議公司業(yè)績考核、薪酬分配方案和基本工資制度；

4）研究公司內(nèi)部管理體制、組織機構(gòu)設(shè)置與調(diào)整方案；

5）研究公司重大改革方案和部署；

6）審議通過公司重要規(guī)章制度；

7）研究決定公司生產(chǎn)經(jīng)營和管理中的重大問題；

8）討論公司年度工作報告，聽取公司各部門的工作匯報；

9）認為應(yīng)研究審議的其他問題。

4.7其他會議

公司及部門其它臨時性會議，另行安排確定。

5.會議安排原則：

5.1會議室由行政部根據(jù)會議重要性統(tǒng)一酌情安排；

5.2會議原則為小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會；

5.3除公司級會議由行政部通知外，按“誰主辦，誰通知”的原則進行

會議通知；

5.4會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準備的會議資

料、會務(wù)安排等作特別說明的會議，應(yīng)以會議通知形式發(fā)布。

6.對主持人要求：

6.1主持人應(yīng)不遲于會前5分鐘到達會場，檢查會務(wù)落實情況，做好會

前準備；

6.2主持人一般應(yīng)于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決的問題

及目標、議程推進中應(yīng)注意的問題等，進行必要的說明；

6.3會議進行中，主持人應(yīng)根據(jù)會議進行中的實際情況，對議程進行適

時、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保

議程順利推進及會議效率；

6.4屬討論、決策性議題的會議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。對須集

體議決的事項應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時提交與會人表明意見；對未議決事

項亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見；

6.5主持人應(yīng)將會議議決事項付諸實施的程序、實施部門、達成標準和

完成時限等會后跟連安排向與會人員明確。

7.參會人員須遵守以下規(guī)定：

7.1參會人員必須提前五分鐘到達會議室，公司會議需并簽到；

7.2會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題；

7.3遵循會議主持人對議程控制的要求；

7.4屬工作部署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進行討論性發(fā)言；

7.5各部門參會人員必須準時，不缺席。會場內(nèi)關(guān)閉手機或調(diào)至震動，

開會期間安排專人在外接聽電話，如無緊急事情，會后由當事人回復(fù)來電

者，如有緊急事情，需經(jīng)主會人允許再外出接聽電話；

7.6會議期間參會者不喧嘩、不竊竊私語，做好本人的會議紀錄。

8.會議跟進

8.1重要會議需專人負責記錄并與二個工作口內(nèi)出具會議紀要；

8.2會議決議、決策事項需要會后跟進落實的，按照部門職責分工由主

辦部門跟進落實，會議主持人另有指定的，從主持人指定；

8.3會議跟進的依據(jù)以會議決議、紀要及會議原始記錄為準；

8.4總經(jīng)辦成員負責會議議定事項的督辦和催辦，定期檢查會議決議、

紀要及會議記錄及落實情況，并將督辦和催辦情況報告會議主持人，并將

作為考核當事人工作的依據(jù)；

8.5部門會議的跟進落實、督促檢查工作由各部門自行安排。

9.管理權(quán)責和處罰

9.1行政部負責公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督；

9.2會議主辦部門負責會議的組織工作，并有權(quán)對違反本制度的行為提

出處罰；

9.3遲到、早退、缺席

9.3.1遲到：參會人員在會議規(guī)定召開時間后5分鐘內(nèi)未到的，計為遲

到；

9.3.2早退：凡參加會議人員，如未經(jīng)主持人同意在會議結(jié)束前5分鐘

提前離開會場的，計為早退；

9.3.3缺席：凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批

準而不參加會議的，計為缺席。

9.4處罰

9.4.1無正當理由遲到、早退每次處10元的罰款；

9.4.2無正當理由缺席每次處以10元的罰款；

9.4.3凡因通知原因造成應(yīng)參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由人

力資源部以書面形式公告。

第六章辦公用品管理規(guī)定

加強辦公用品管理，規(guī)范辦公用品領(lǐng)用程序，提高利用效率，降低辦

公經(jīng)費C

1.辦公用品分類

1.1特殊用品：是指公司給員工及部門配發(fā)的有較長使用期限的用品用

具。（如：電腦、電腦、數(shù)碼相機、電話機、辦公桌椅、文件柜、訂書機、

文件夾等）

1.1固定資產(chǎn)：桌椅、公文柜、電腦、打印機、復(fù)印機等。固定資產(chǎn)需

要遵守固定資產(chǎn)管理制度；

1.2易耗品：低值易耗品是指部門及個人辦公所用的耗材及文具用品，

電話機、剪刀、膠水、橡皮擦、回形針、直尺、訂書機、涂改液、裁紙刀、

簽字筆、鉛筆、信封、打印紙、復(fù)印紙、復(fù)寫紙、印刷品、印泥、釘書針、

大頭針、夾子、圖釘、檔案袋（盒）、標簽、計算器、電池等。

2.辦公用品管理

2.1員工使用辦公用品應(yīng)本著勤儉節(jié)約、杜絕浪費的原則。對于消耗品

第二次發(fā)放起，必須實行以舊換新；

2.2公司公共辦公用品由行政部統(tǒng)一管理和維護，須建立和登記辦公用

品臺賬;

2.3辦公用品管理要嚴格、規(guī)范，定期核查所領(lǐng)物品登記表，做好辦公

用品的購置、發(fā)放，出入庫物品要與賬目相符；

2.4辦公用品應(yīng)為辦公所用，不得據(jù)為己有，挪作私用；

2.5行政部每月對庫存物品進行一次盤點，根據(jù)辦公用品的消耗或領(lǐng)用

情況，確定和保持合理的庫存種類和數(shù)量，以減應(yīng)少資金占用和保證正常;

2.6不得用辦公設(shè)備干私活，謀私利。不許將辦公用品隨意丟棄廢置。

精心使用辦公設(shè)備，認真遵守操作規(guī)程；

2.7做好辦公用品受潮、蟲蛀、損壞或丟失的預(yù)防工作，保證辦公用品

的功用和性能。

3.辦公用品計劃

3.1辦公用品的申購及審批規(guī)定：

3.1.1申請部門填寫《部門辦公用品申請單》，需詳細注明所申購用品

之名稱、規(guī)格、數(shù)量，及是否以舊換/新，經(jīng)主管簽字確認后，于每月20

日交到行政部，行政部根據(jù)每月用量及庫存情況,于每月的月底進行統(tǒng)計，

制作《辦公用品請購匯總表》詳細注明所申購用品之名稱、規(guī)格、數(shù)量、

單價及申購部門，如在計劃內(nèi)的申購（1000元以內(nèi)）由行政主管簽字確認,

超出預(yù)算費用由分管高管簽字確認，并由財務(wù)總監(jiān)權(quán)限范圍內(nèi)審核，如需

要報請總經(jīng)理審批的由財務(wù)總監(jiān)提報。審批后采購；

3.1.2未經(jīng)審批，擅自購買者不得報銷。

3.2辦公用品采購與入庫購買：

3.2.1公司辦公用品的采購，原則上由行政部統(tǒng)一購買，特殊物資經(jīng)總

經(jīng)理同意，可由申購部門自行購買；

3.2.2行政部采購辦公用品必須做好性價比（至少提供三家詢價比較，

以保證最優(yōu)性價比和質(zhì)量），必須按低價、實用、優(yōu)質(zhì)的原則，購買人應(yīng)

建立供應(yīng)商的相關(guān)費料（地點、店名、店主姓名、地址、聯(lián)系電話等）。

依工作安排進行辦公用品的采購。

4.進出庫管理

4.1入庫：行政部對送貨方所提供的貨物進行認真核對，品類、規(guī)格、

數(shù)量要求與票據(jù)相符。查驗合格后登記入庫分類存，沒有入庫的用品嚴禁

領(lǐng)用，更不得私自拿取;

4.2出庫：行政專員對辦公用品出庫應(yīng)嚴格把關(guān)、配發(fā)合理，出庫時

做到先進先出的原則。

5.辦公用品的領(lǐng)用

5.1個人辦公用品的申領(lǐng)及發(fā)放

5.1.1新員工入職每人按標準配備簽字筆一支、筆記本一本；

5.1.2個人領(lǐng)用辦公用品，應(yīng)填寫《個人辦公用品領(lǐng)取登記表》，備注

申請人姓名。行政部建立個人用品領(lǐng)取檔案

5.2部門辦公用品的發(fā)放

5.2.1根據(jù)各部門的申請編制《部門辦公用領(lǐng)用記錄表》，部門負責人

領(lǐng)取后需簽字確認，未領(lǐng)完的由行政部保管庫存并建立部門庫存明細表；

5.2.2電話機、計算器、訂書機、文件欄、文件夾、筆筒、打孔機、剪

刀、裁紙刀、直尺、起釘器、鼠標、鍵盤等耐用辦公用品，如已領(lǐng)取過而

重復(fù)申請的，應(yīng)說明原因或憑損毀原物以舊換新，杜絕虛報冒領(lǐng)。如人為

損壞或遺失由個人負責賠償。

6.辦公用品的交接與收回

6.1員工因離職或工作崗位變動等原因需進行辦公用品及固定資產(chǎn)的

交接或收回時，應(yīng)向行政部辦理辦公物品歸還手續(xù)，未經(jīng)行政部認可的,

人力資源部門不得為其辦理離職手續(xù)；

6.2移交人需逐項列出物品清單，接收人在監(jiān)交人的監(jiān)督下，仔細點驗,

遇有毀損的要求移交人書面標明，視該物品金額的大小情況，是否追究移交

人（保管人）的責任，另行處理；

6.3行政部需據(jù)清單核實后填寫《辦公用品交接登記表》，存檔備查。

若接收人為負責人本人時，需仔細點驗，并且做好登記入庫工作；

6.4行政部有權(quán)控制每位員工的辦公物品領(lǐng)用總支出。

第七章固定資產(chǎn)規(guī)定

固定資產(chǎn)包括辦公設(shè)備和辦公設(shè)施，各部門和每個員工應(yīng)對保管和使

用的辦公設(shè)備負責。

1.固定資產(chǎn)管理：

1.1固定資產(chǎn)實行“定崗、定位、定人”管理，設(shè)備在各部門之間的轉(zhuǎn)

移應(yīng)在行政部備案及辦理登記備案手續(xù)。沒有辦理相關(guān)手續(xù)，轉(zhuǎn)移公司資

產(chǎn)、設(shè)備、設(shè)施造成的損失由轉(zhuǎn)出部門或個人負責；

1.2價值在2000元以上的均列為固定資產(chǎn)。辦公設(shè)備、電子設(shè)備價值

500-1000元的列入固定資產(chǎn)類別；

1.3如經(jīng)營過程中或辦公過程中使用的設(shè)備，如：電子設(shè)備、辦公設(shè)備、

運輸工具等其他與經(jīng)營有關(guān)的器具，價值在1000元以上，使用期限超過2

年以上；其他價值在500-1000元，使用年限為1年的列為低值易耗品；500

元以下的列入消耗品管理，使用年限為1年的列為低值易耗品。

2.固定資產(chǎn)管理部門級職責

2.1為行政部。需要各部門配合完成，各部門應(yīng)指定專人全力配合；

2.2固定資產(chǎn)管理部門職責：

2.2.1設(shè)置固定資產(chǎn)實物臺帳，建立固定資產(chǎn)卡片；

2.2.2對固定資產(chǎn)進行統(tǒng)一分類編號；

2.2.3對固定資產(chǎn)的使用落實到使用人。

3.固定資產(chǎn)核算部門

3.1財務(wù)部作為固定資產(chǎn)核算部門；

3.2財務(wù)部設(shè)置固定資產(chǎn)總帳及明細分類帳；

3.3財務(wù)部對固定資產(chǎn)的增減變動及時進行帳務(wù)處理：

3.4財務(wù)部會同固定資產(chǎn)管理部門對固定資產(chǎn)每半年進行一次盤點，做

到帳實相符。

4.固定資產(chǎn)的購置

4.1各部門需購置固定資產(chǎn)時，由使用部門填寫“申請單”，由部門主

管簽字、副總經(jīng)理批準后由總經(jīng)辦統(tǒng)一交由財務(wù)部支付。如超過1000元以

上的，報集團相關(guān)部門總監(jiān)審批后方可購買（具體見《費用報銷管理制度》）；

4.2經(jīng)批準后，由行政部安排專人負責采購，采購前要做好性價比（至

少統(tǒng)計三家價格比）；

4.3固定資產(chǎn)購買回來后，由申請部門負責人進行驗收，無誤后填寫《入

庫單》，并申請設(shè)備部人員在《固定資產(chǎn)接收單》上簽字確認；

4.4所有手續(xù)完成后，將購置發(fā)票及《入庫單》按照財務(wù)部要求進行報

銷。

5.固定資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移

5.1固定資產(chǎn)在公司內(nèi)部部門員工之間轉(zhuǎn)移調(diào)撥，移出部門需填寫《固

定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移申請單》，移出、移入部門主管簽字確認，行政部監(jiān)交；

5.2流程完成后，行政部需做好資產(chǎn)變更，送交財務(wù)部門。將固定資產(chǎn)

轉(zhuǎn)移單交固定資產(chǎn)管理部門辦理轉(zhuǎn)移登記；

5.3注意固定資產(chǎn)編號保持不變，填寫清楚新的使用部門和新的使用

人，以便監(jiān)督管理。

6.固定資產(chǎn)報廢

6.1當固定資產(chǎn)嚴重損壞，沒有維修價值時，由固定資產(chǎn)使用部門提出

申請，填寫《固定資產(chǎn)報廢申請表》，固定資產(chǎn)報廢申請表上必須有設(shè)備

部負責人簽字，部門主管簽字，交行政部審核，總經(jīng)理審批；

6.2經(jīng)批準后，行政部對實物進行處理。處理后對臺帳及固定資產(chǎn)記錄

進行更新；

6.3財務(wù)部依據(jù)批準的固定資產(chǎn)報廢申請單和實物處置結(jié)果，進行帳務(wù)處

理。

7.固定資產(chǎn)的清查

公司建立固定資產(chǎn)清查制度，清查分年中清查和年末清查，由管理部

門和財務(wù)部共同執(zhí)行。固定資產(chǎn)的清查應(yīng)填制“固定資產(chǎn)盤點明細表”，

詳細反應(yīng)所盤點的固定資產(chǎn)的實有數(shù)，并與固定資產(chǎn)帳面數(shù)核對，做到帳

務(wù)、實物、和固定資產(chǎn)卡片相核對一致。若有盤盈或盤虧，須編報“固定

資產(chǎn)盤盈盤虧報告表”，列出原因和責任，報部門經(jīng)理、生產(chǎn)部門經(jīng)理、

財務(wù)部和總經(jīng)理批準后，財務(wù)部進行相應(yīng)的帳務(wù)調(diào)整。管理部門對臺帳和

固定資產(chǎn)卡片內(nèi)容送行更新。

第八章印鑒管理

印章、介紹信、法人授權(quán)委托書和加蓋印章的空白合同、信箋的使用，

在法律上代表了公司對外做出的承諾，用印部門對外需承擔相應(yīng)的法律責

任，為規(guī)范公司印章管理，預(yù)防和減少公司對外承擔不必要的法律責任，

維護公司利益，制定本規(guī)定。

1.印章種類

1.1公章：公司按法定程序經(jīng)工商行政管理部門注冊登記后，在所在地

公安部門備案，對外具有法定效力的公司正式印章；

1.2公司業(yè)務(wù)專用章：代表和行駛專、業(yè)內(nèi)容和權(quán)力的印章，包含合同專

用章、財務(wù)專用章和發(fā)票專用章等；

1.3法人印章：公司法定代表人用章；

1.4部門用章：刻有公司各事業(yè)部門名稱，僅限公司內(nèi)部使用的印章。

2.印章刻制

2.1公司各類印章刻制的申請由印章使用管理部門提出，并根據(jù)需求填

寫《印章刻制申請表》，將印章的用途、種類、名稱、樣式等進行詳細說

明。申請上報到行政部，經(jīng)董事長審核批準后，方可進行印章的刻制；

2.2審批通過后《印章刻制申請表》在各公司行政部存檔備案，并開具

公司介紹信由行政專員到指定機關(guān)代表公司執(zhí)行印章的刻制；

2.3印章樣式應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定制作。部門專用章采用方形樣式，字

體應(yīng)使用宋體字和規(guī)范化的簡化字，材料選用根據(jù)同行業(yè)標準和慣例確定;

2.4刻制公章、合同章、財務(wù)章、發(fā)票專用章必須按照國家規(guī)定在國家

管理部門指定的地點辦理并履行備案手續(xù)，嚴禁在非法定機構(gòu)刻制印章；

2.5未經(jīng)公司董事長批準，任何部門和個人不得擅自刻制本部門的印

章。對私自刻章、偽造公司印章的行為，公司將追究其法律責任，由此導(dǎo)

致的所有法律、經(jīng)濟、民事等責任均由責任人承擔。

3.印章啟用

3.1印章刻制完成后，行政部應(yīng)領(lǐng)回并交該部門負責人。填寫《印章使

用登記表》，登記印章圖樣、領(lǐng)回時間、領(lǐng)交人員等信息并以藍色印泥加

蓋在行政部印章存檔冊存檔，以便備查；

3.2新印章使用前應(yīng)由人力資源部下發(fā)啟用通知，并注明啟用日期、發(fā)

放單位及適用范圍等。

4.印章管理

4.1公司公章、合同專用章由公司行政部負責保管；財務(wù)章由財務(wù)部專

人保管，重要印章如財務(wù)專用章、法人名章等，必須嚴格實行兩人以上分

開管理；

4.2各部門用章由部門負責人指定專人進行保管，并將管理員名單報行

政部備案；

4.3公司所有印章應(yīng)入柜加鎖，妥善保管，隨用隨取，用畢立即存于原

處。節(jié)假日應(yīng)封存印章，嚴防不測。一旦發(fā)現(xiàn)丟失及異常情況，應(yīng)妥善保

護現(xiàn)場，及時報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，查明情況，及時處理；

4.4印章保管者如有崗位變動或調(diào)離公司時?，須交清所保管的印章和

《用印登記薄》，方準辦理崗位變動或離職手續(xù)。印章交接要在第三人監(jiān)

督下進行，并填寫《印章移交申請表》，由雙方當事人及監(jiān)督人簽字。

4.5印章管理員須切實負責，不得將印章隨意放置或轉(zhuǎn)交他人。保管人

由于各種原因不在工作崗位時，應(yīng)將印章交由本部門領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)指定的專

人臨時保管，以保證工作需要；

4.6印章管理員對所保管的印章，應(yīng)經(jīng)常檢查，及時清洗，細心保護。

5.印章使用

5.1由使用人填寫《用印審批表》，按照公司授權(quán)報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，

方可用?。?/p>

5.2所有需要加蓋印章的文件超過一頁的應(yīng)加蓋騎縫章，對內(nèi)容有修改

的地方應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確認后加蓋印章；

5.3任何印章管理員不得在當事人或委托人所持空白格式化文件上加

蓋印章；

5.4對已蓋印章的文件內(nèi)容更改時:印章使用人應(yīng)將原文件交回保管人

銷毀并記錄之后，重新辦理加蓋印章手續(xù)；

5.5印章保管人在加蓋印章時要嚴格審查有關(guān)文件、合同、資料是否與

審批內(nèi)容相符，不得有涂改部分；對加蓋印章的材料，應(yīng)注意落款單位必

須與印章一致，用印位置恰當，字跡轉(zhuǎn)正，圖形清晰；

5.6印章保管人只有印章加蓋權(quán)，沒有審批權(quán):

5.7印章保管人不得在審核手續(xù)不完善的文本上加蓋印章。如遇特殊情

況，相關(guān)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)無法簽字，需在電話通知授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)認可情況下蓋章，并

督促使用人事后補齊簽字；

5.8審批手續(xù)不符合規(guī)定時，印章保管人用印的，印章保管人承擔一切

責任；手續(xù)齊全，出現(xiàn)問題由申請用印人及審批人承擔相應(yīng)責任；

5.9各印章保管人員應(yīng)建立《用印登記簿》，詳細載明印章的使用時間、

使用部門、使用人、加蓋分數(shù)、審批人等內(nèi)容，并定期歸檔；

5.10印章保管人應(yīng)將加蓋印章文本的重要文件復(fù)印件備存一份（財務(wù)

報表除外），并連同《用印審批表》一并歸檔，以月為單位按照時間順序

將用印記錄存檔；

5.11公司印章原則上不得帶出公司，因特殊情況確需帶章外出不得超

過一天，須填寫《印章外出使用申請表》，經(jīng)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可外帶

印章，借用人只可將印章用于申請事由，使用完畢后應(yīng)立即交回。借印期

間發(fā)生的與所借印章有關(guān)的一切后果由借印人承擔；

5.12因用章不慎造成損失，公司將追究有關(guān)人員的責任，直至法律責

任；

5.13私人取物、取款、掛失、辦理各種證明，需用單位介紹信時?，由

行政部負責人嚴格審批，符合要求后辦理并執(zhí)行登記制度；

5.14對已調(diào)出、解除、終止勞動關(guān)系人員要求出示相關(guān)證明的，必須

持有效證件材料，經(jīng)行政部負責人審批后，方可蓋章。

6.公司用章的使用范圍

6.1公司所有印章必須按規(guī)定范圍使用，不得超出范圍使用；

6.2公司公章的使用范圍主要為：

6.2.1公司對外簽發(fā)的文件；

6.2.2公司與相關(guān)單位聯(lián)合簽發(fā)的文件；

6.2.3由公司出具的有關(guān)證明及材料；

6.2.4公司對外提供的財務(wù)報告；

6.2.5公司章程、協(xié)議；

6.2.6勞動合同、聘用協(xié)議；

6.2.7擔保書、承諾書等重要法律文件。

6.3公司合同專用章的使用范圍主要為：

6.3.1對外投資、合資、合作協(xié)議；

6.3.2各類商事合同等。

6.4法人印章，主要用于銀行預(yù)留印鑒，在現(xiàn)金收訖和付訖、轉(zhuǎn)賬結(jié)算

時使用。需加蓋法人印章的合同、高級管理人員人事任免文件。

6.5財務(wù)專用章，用于財務(wù)支出和收入證明的簽章，主要用于收款收據(jù)、

銀行票據(jù)等相關(guān)業(yè)務(wù)。

6.6發(fā)票專用章，主要用于購買和開具發(fā)票使用。

6.7公司各職能部門專用章，以各部門名義印發(fā)的各類對內(nèi)公文、函件

上使用，禁止在對外文件上使用。

7.印章停用

7.1因需要更換新印章，在新印章啟用同時丁由各公司行政部對原有印

章進行銷毀處理申請；

7.2具有下列情況時，由印章使用部門填寫《印章銷毀申請表》，詳細

說明情況，并報董事長審批：

7.2.1印章使用損壞：

7.2.2印章遺失或被竊，聲明作廢；

7.2.3經(jīng)董事長批準后，公司人力資源部下發(fā)舊印章銷毀通知，并安排

由兩人同時進行銷毀，并在行政部建立印章上交、存檔、銷毀的登記檔案;

8.4公司人力資源部向公司各部門發(fā)布印章停用通知。

9.印章授權(quán)

事項財務(wù)負責人法務(wù)負責人部門負責人行政負責人總經(jīng)辦董事長

印章外帶審核權(quán)—審核權(quán)審核權(quán)—審批權(quán)

印章

印章刻制

管理審核權(quán)審核權(quán)審核權(quán)審核權(quán)審核權(quán)審批權(quán)

及銷毀

公章審核權(quán)審核權(quán)審核權(quán)審核權(quán)審核權(quán)審批權(quán)

印章

合同專用章—審核權(quán)審核權(quán)審核權(quán)審批權(quán)—

使用

財務(wù)專用章審核權(quán)—審批權(quán)—

發(fā)票專用章審核權(quán)—審批權(quán)—

部門專用章—審核權(quán)審批權(quán)—

法人名章審核權(quán)審核權(quán)審核權(quán)審核權(quán)審核權(quán)審批權(quán)

第九章公文處理管理辦法

為規(guī)范公司各種文件的起草、簽發(fā)和管理流程，做到政令暢通，令行禁

止，正確指導(dǎo)公司的各項工作，特制定本規(guī)定。

1.公文處理的要求

1.1系統(tǒng)嚴密，恰當正確，迅速及時.，程序簡便，安全保密；

1.2公文處理必須堅持集中統(tǒng)一管理的原則，由行政文員統(tǒng)一收發(fā)、傳

遞、催辦、打印、用印、封發(fā)、立卷和歸檔，無文秘人員的部門或分部，

要指定專人兼職負責；

1.3公文處理工作人員，要熱愛本職工作，樹立企業(yè)思想，立足為公司、

為員工服務(wù)，認真負責，嚴謹細致，堅持原則，嚴守紀律，努力做好本職

工作；

2.行文管理主要內(nèi)容：外部函、電、來文，本公司內(nèi)部下發(fā)的各種文

件、資料、收發(fā)的各種傳真及郵遞快件等。

2.1內(nèi)部發(fā)文管理

公司內(nèi)部發(fā)文分為一般事務(wù)性文件、公司各項規(guī)章制度和公務(wù)文書：

1）一般事務(wù)性文件包括：通知、說明、各種統(tǒng)計表格等；公司各項規(guī)

章制度是公司在管理中的各項規(guī)定、辦法、措施等；

2）公務(wù)文書包括：請示、報告、指示、布告、公告、通告、批復(fù)、通

知、通報、決議、函、會議紀要等；

公司下發(fā)的公文由行政部統(tǒng)籌管理，各部門、分公司一律不得自行向上、

向下發(fā)送公文。公文字號由行政部統(tǒng)一編制。涉及公司各項規(guī)章制度以及

對外宣傳、聯(lián)絡(luò)的文字材料，由行政部以公司名義發(fā)文。

2.2外部文件的管理

外部文件為公司以外來文，包括信函、公文、傳真等。

3.收發(fā)文處理程序與要求

3.1發(fā)文處理程序

1）集團文件及規(guī)章制度的發(fā)文由董事長批準，人力中心簽發(fā)。各部門

與各項目部的業(yè)務(wù)往來用函，由各部門最高管理者簽發(fā)；

2）一般事務(wù)性文件的發(fā)文，應(yīng)事先向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出口頭申請。

3.各類文件擬稿承辦部門：

3.1集團總部發(fā)文文件由人力中心負責擬稿；

3.2各公司發(fā)文文件由分公司負責擬稿；

3.3職能部門各種一般事務(wù)性文件，由發(fā)文部門擬稿；

3.4公司各項規(guī)章制度由相關(guān)管理部門負責擬稿。

4.收文處理程序

4.1收文處理程序一般包括“簽收、拆封、登記、分辦、呈閱、送閱（傳

閱）、承辦、催辦、辦復(fù)、歸檔、銷毀等；

4.2需按文件精神承辦的，簽閱批示后先交具體承辦人員承辦，然后傳

閱。行政人員可根據(jù)情況向承辦人催辦，承辦人須及時辦理，不得滯留文

件；

4.3傳閱文件，應(yīng)以通知形式提出傳閱范圍，行政人員應(yīng)按范圍列明

傳閱人員，分別登記送閱時間，閱畢時間。傳閱過程中每個人處滯留時間

不能超過一個工作日，文秘人員要及時催閱。因公出差，閱件人員應(yīng)將文

件送文秘人員轉(zhuǎn)他人傳閱，出差返回后文秘人員再將傳閱文件返閱。

四、各類文書擬稿要求觀點明確、陳述清楚、條理清晰，標點符號使用正

確。規(guī)章制度類要符合國家相關(guān)的政策、法律，符合公司的實際情況。各

項規(guī)定要明確具體、切實可行。要做到觀點明確，文字精練，條理清楚、

層次分明，標點符號正確，篇幅力求簡短。人、地、物名、引文及時間要

具體準確等。章節(jié)的排序為第一層“一”，第二層，，（一），，，第三層，，1，，，

第四層“①”。

五、各類文件擬稿后進行審核簽發(fā)

（一）首先送人事行政部初審，經(jīng)人事行政部審查修改后的文稿，送公司

主管領(lǐng)導(dǎo)核稿。以總公司名義發(fā)文由總經(jīng)理核稿；各分公司發(fā)文由分公司

經(jīng)理核稿，再發(fā)總公司經(jīng)理審核完成；公司各部門（含分公司）間的往來

文件由總經(jīng)理核稿；公司各種規(guī)章制度由各人事行政部發(fā)文，總經(jīng)理審核。

（二）其次進行會簽、發(fā)送。文稿審核會簽后，按批準權(quán)限的規(guī)定分別呈

送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定批準簽發(fā)。公司行政公文、規(guī)章制度，由總經(jīng)理簽發(fā)；公

司一般事務(wù)性文件〔例如通知性文件）由人事行政總監(jiān)簽發(fā)，重要文件由

總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

（三）經(jīng)各位領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)的文件承辦部門將發(fā)文原稿送人事行政部存檔,

并由人事行政部負責將文件交與主要責任部門人員簽收。并且再給其他部

門借用學(xué)習(xí)，接收，以簽字為簽收完成。部分文件，公司領(lǐng)導(dǎo)認為有必要

的將通過網(wǎng)絡(luò)傳遞一份正式電子版（掃描件）給各部門歸檔或者學(xué)習(xí)。行

政公文、規(guī)章制度簽發(fā)后，承辦部門將發(fā)文原稿送人事行政部存檔，并由

人事行政部負責打印、復(fù)印、登記、歸檔。發(fā)文日期以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準。

發(fā)文編號由人事行政部收發(fā)文管理員按年份依流水號碼一文一號編列。

六、發(fā)文行文格式：以集團企劃中心統(tǒng)一標準執(zhí)行。

七、公文立卷

公文立卷按照檔案管理實施細則要求進行°

第十章檔案管理制度

為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權(quán)

益，特制訂本規(guī)定。

1.檔案分類

1.1指過去和現(xiàn)在的公司各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、

公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬

冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、榮譽實物、證件等不同形

式的歷史記錄；

1.2按工種分為行政檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、會計檔案筆；

L3行政檔案歸檔范圍:

1.3.1重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人

講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；

1.3.2上級政府機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、

條例、規(guī)定、計劃等文件材料；

1.3.3對外正式發(fā)文與有關(guān)單位政府職能部門、分公司來往的文書；

1.3.4本公司的請示與上級政府機關(guān)的批復(fù)；

1.3.5反映主要職能活動的報告、總結(jié)；

1.3.6各種合作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表

及簡報：

1.3.7與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料?；

1.3.8人事任免的文件材料以及關(guān)于員工獎勵、處分的文件材料；

1.3.9庫房物資入庫、出庫資料；

1.3.10公司歷史沿革、大事記及反映本公司主要活動的剪報、照片、

錄像等。

1.4人事檔案歸檔范圍：

1.4.1職工履歷表

L4.2勞動合同

1.4.3身份證明復(fù)印件

1.4.4學(xué)歷證書復(fù)印件

1.4.5員工勞動、工資、福利方面的文件材料；

1.4.6其他相關(guān)資料。

1.5業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍：

1.5.1各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)報表（含電子版）；

1.5.2相關(guān)文字、圖形、圖片資料；

1.5.3經(jīng)營合同及其他相關(guān)資料。

L6會計檔案歸檔范圍：會計憑證、會計賬簿、會計報表和財務(wù)分析稅

務(wù)申報等會計資料，有關(guān)的電子數(shù)據(jù)，會計軟件等資料。

2.檔案的形成和移交

2.1各種載體形式、各種類別檔案都應(yīng)該保證真實可靠，嚴禁偽造檔案;

2.2各類文件、證照資料一經(jīng)形成，應(yīng)及時將文件原件（特別是辦理的

營銷項目手續(xù)材料）送交檔案管理處統(tǒng)一保存；

3.歸檔程序

3.1對資料進行鑒別，看其是否符合歸檔要求；

3.2按照資料的屬性、內(nèi)容確定其歸檔的范圍；

3.3在目錄上補登資料名稱及相關(guān)內(nèi)容；

3.4將新資料存入檔案。

4.檔案管理部門及其職責

4.1行政檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、會計檔案分別由行政部、人事部、

業(yè)務(wù)部、財務(wù)部指定專人負責；根據(jù)檔案內(nèi)容分別設(shè)置行政檔案、業(yè)務(wù)檔

案、人事檔案、會計檔案及各類檔案目錄表，以方便查閱；

4.2檔案管理工作由公司統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，行政部負責接收、收集、整理、保

管等，監(jiān)督各部門檔案工作；檔案第一責任人為各部門指定的保管人員；

第二責任人為保管人員所在部門的部門負責人；

4.3行政部應(yīng)確保檔案安全和方便利用，采用科學(xué)手段，逐步實現(xiàn)檔案

管理現(xiàn)代化；

4.4檔案調(diào)閱人在檔案使用完畢后應(yīng)及時歸還，檔案管理人員應(yīng)做好歸

還登記，寫明歸還時間；

4.5檔案管理人員因工作變動或因故離職時應(yīng)將檔案管理、使用情況及

相關(guān)記錄向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀檔案及相關(guān)記錄；

4.6凡是能反映公司經(jīng)營情況、業(yè)務(wù)活動等具有查考利用價值的各種材

料都應(yīng)該歸檔：

4.7公司及各部門、員工有保護檔案的義務(wù)。

5.處理條例

5.1有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予處罰處理：

5.1.1毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案；

5.1.2擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案；

5.1.3涂改、偽造檔案；

5.1.4未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者；

5.1.5未按規(guī)定辦理手續(xù)即借閱、外帶者等（檔案管理者同罰）。

第十一章車輛使用管理規(guī)定

1.管理職責

1.1部門最高主管負責本部門人員公務(wù)車輛申請的審批;

1.2行政部負責公務(wù)派車及使用車輛的審批；

1.3對于不需要派專職司機要求自駕公務(wù)車輛的申請人自負行駛責任，

特殊情況由總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)審批；

1.4由于公司司機外出，公司內(nèi)部無司機時，由申請人自行駕駛或由行

政部協(xié)調(diào)其他人員駕駛；

1.5金額在500元以上的維修費用由副總經(jīng)理審批。

2.派車管理

2.1公務(wù)用車由行政部統(tǒng)籌管理，用于工作需要、且時間緊迫的事項;

2.2公司各部門用車均應(yīng)至少提前半天按要求填寫《派車申請單》，

派車單需注明用車部門、派車人姓名、乘車人數(shù)、起止地點、往返次數(shù)、

用車時間、等項目，由部門負責人審核并簽字，交行政部負責人簽字同意

后派專職司機方可出車。外勤派車需要延時繼續(xù)使用，申請用車人員必須

在《派車申請單》上注明，并通知行政部備案；

2.3對于需要帶車出差部門，至少提前一天填寫《派車申請單》申請；

臨時需派車的部門或人員，應(yīng)根據(jù)公司實際車輛情況和司機情況，由行政

部協(xié)商安排，進行派車或不派車；

2.4各部門在填寫《派車申請單》之前，應(yīng)先在公司內(nèi)部做好用車的

協(xié)調(diào)工作，能夠一起辦理或搭車辦理的，事先溝通好后由行政部協(xié)調(diào)派車;

2.5用車部門負責人有責任根據(jù)事情的緊迫程度，嚴格審核派車的必

要性。對非緊急性事情、非攜重物、攜帶現(xiàn)金外出、有直達公車的派車申

請，部門主管應(yīng)要求員工自行乘車。員工自行乘車原則上必須乘坐公交，

確實不便乘坐公交的，經(jīng)部門最高主管批準后方可搭乘的士，報銷公務(wù)交

通費應(yīng)出示相關(guān)有效的憑證（車票），并在票據(jù)上寫明往返路線、乘車時

間、所辦理業(yè)務(wù)事項名稱；

2.6對非緊急性事情、非攜重物、攜帶現(xiàn)金外出的派車申請，行政部

有權(quán)拒絕派車。任何人不得因無公車使用而延誤工作。對拒絕安排派車的

行程，行政部做好備案；

2.7用車過程中，不得借機辦理私事。因工作需要而臨時改變用車路線

和更換車輛的，必須知會行政部車輛負責人或公司主管領(lǐng)導(dǎo)方可。否則，

因此產(chǎn)生的費用及相關(guān)責任，由用車人自行承擔；

2.8司機在出車完畢后，應(yīng)將所用車輛的車鑰匙交給行政部車輛負責

人，所有車輛原則上不得私自開回家。每日下班后，行政部將車鑰匙交總

經(jīng)辦成員保管；

2.9交車時，車上有貨物或其他物品的應(yīng)由用車人自行清理，原則上

不得影響下次用車。且在車上的貨物若有丟失而造成的損失由車輛申請人

承擔責任。

3.車輛調(diào)配原則

3.1先遠后近；

3.2先急后緩，先重后輕（優(yōu)先突發(fā)事件、重要業(yè)務(wù)等用車）；

3.3協(xié)調(diào)整合，一車多用（對同一方向、同一時間段的派車盡量合用，

減少派車次數(shù)）；

3.4非緊急、非攜重物、非攜帶現(xiàn)金的外勤、有直達公車的地點不予派

車。

4.費用管理

4.1公司車輛在日常使用過程中產(chǎn)生如下費用：

1）各項規(guī)費：購置稅、上牌費用、養(yǎng)路費、保險費、年檢費用等；

2）使用過程中發(fā)生的費用：油費、路橋費、停車費、維修費等；

3）費用報銷按公司《費用報銷管理制度》規(guī)定執(zhí)行；

4）交通違章費用由違章人個人承擔，不得報銷。

5.油費管理

5.1車輛駕駛員必須精確登記車輛每次里程起止數(shù)，差額為實際行駛公

里數(shù)，做好加油記錄;每個月需將單車耗油數(shù)和行駛公里數(shù)進行匯總，計算

出百公里耗油數(shù)，分析油料消耗情況，及時總結(jié)提出改進方案；

5.2油卡辦理：購卡、充值必須由財務(wù)部門專項辦理；根據(jù)每部車百里

耗油數(shù)預(yù)估每個月需使用的油費進行充值，每月對賬完畢后產(chǎn)生月實際消

耗數(shù)量和金額，由財務(wù)再次審核后進行結(jié)算。加油卡實行三限：限車號、

限油品、限加油站，注明公里數(shù)。

5.3加油程序:

1）所有車輛實行定點加油制度，駕駛員每人持一張IC加油卡，到各

地區(qū)中石化加油站刷卡加油；

2）由于特殊情況，需要在無刷卡機的地方加油時，需電話報備行政部

主管，現(xiàn)金加油金額不得超過300元，并取得合法的票據(jù)憑證，回公司后

經(jīng)部門主管審批補辦報銷手續(xù)，否則，發(fā)生一切油料費用由司機自理。

6.車輛維修及審批管理

6.1日常維修

1）車輛修理費在500元以下的：由該車輛駕駛員對修理車輛進行檢查,

填寫《車輛報修單》，由行政部經(jīng)理審核同意后在公司指定維修點維修；

2）車輛修理費在500元以上的，由該車輛駕駛員對修理車輛進行檢查,

需提出維修方案及費用預(yù)算，并填寫《車輛報修單》，逐級簽批至副總經(jīng)

理核準后在公司指定維修點維修；

3）車輛修理費在1000元以上的，報集團人力中心人資總監(jiān)審批。

6.2維修費報銷：參照《費用報銷管理制度》。

第十二章名片管理制度

員工名片是展示企業(yè)形象的標志，具有企業(yè)文化的內(nèi)涵，規(guī)范公司名

片管理，統(tǒng)一公司對外形象。特制定如下管理規(guī)定。

1.制作范圍

公司正式員工因工作所需，涉外業(yè)務(wù)人員，經(jīng)部門負責人審批后可申

請制作名片，經(jīng)理以上級必須印制名片，由副總經(jīng)理審批審批后方可制作。

2.格式設(shè)計

2.1名片由公司集團企劃中心設(shè)計及設(shè)定統(tǒng)一格式，如有特殊格式要求

需集團人力中心核準后方能安排制作；

2.2名片選用的紙張、印制的顏色及印制單位等均由公司統(tǒng)一確定。

3.印制流程

3.1名片由行政部負責統(tǒng)一印制，個人不得私自印制；

3.2公司在職員工均可通過填寫《印制名片申請表》，經(jīng)部門負責人

及行政經(jīng)理核準后，由行政部安排印制名片，一般五個工作日內(nèi)完成印制;

3.3申請人核對名片所印信息無誤后進行印制，印制單位交貨時，行政

部嚴格檢查名片的版式規(guī)格、數(shù)量、內(nèi)容信息均確認無誤時，方可收貨并

提供給印制單位收據(jù)作為結(jié)算依據(jù)；如因印制單位工作失誤而產(chǎn)生的問題,

例如：顏色不符、文字錯誤、紙質(zhì)問題等，不予接受，要求印制單位重新

提供；

3.4如因工作需要，需臨時加急印制名片，《印制名片申請表》需經(jīng)

部門經(jīng)理審核同意后報副總經(jīng)理審批，行政部方能安排印制：

3.5名片印好后，由行政部負責通知各部門領(lǐng)取，并填寫《名片領(lǐng)用

登記表》：

3.6印刷完畢后由行政部管理樣張。

4.使用規(guī)范

4.1名片的使用涉及公司的對外形象，使用人要注意名片的整潔和完

整，交往中，掌握名片遞送禮儀和交換規(guī)則，維護公司形象，不適用污損

或過時的名片飛

4.2不得擅自使用他人名片進行對外交往；

4.3不允許個人私自印刷名片，或擅自擴大使用范圍，損害公司形象;

4.4公司名片僅用于與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的場合，嚴禁濫用；

4.5員工離職后不得持本公司名片與他人聯(lián)系。

5.數(shù)量控制

5.1行政部需定期收集各部門名片需求，將相關(guān)信息統(tǒng)計；注意在不同

階段及情況下，不同的數(shù)量控制；

5.1.1正常情況：

1）正式員工：需經(jīng)部門經(jīng)理及行政部核準后，印制數(shù)量1盒/人/次；

2）試用員工：試用期員工無特殊原因公司不予印制，特殊情況，需經(jīng)部門

經(jīng)理及行政部核準后，印制數(shù)量1盒/人/次；

3）實習(xí)生：實習(xí)生公司不予辦理名片印制；

4）行政部備用2盒空白名片，以便公司項目或業(yè)務(wù)上等急需之用。

5.1.2特殊情況：

遇到大型展會、活動、客戶尋訪等名片大量消耗的情況，要提前準備；

數(shù)量根據(jù)實際需要情況具體對待。

6.費用

6.1行政部定期將印制名片費用進行核算，按公司規(guī)定填寫支出憑單并簽字

審核完畢之后遞交財務(wù)部報銷；

6.2財務(wù)部將費用納入各部門日常辦公成本。

7.作廢及處理

作廢名片一律由行政部負責回收處理，包括以下情況：

7.1員工離職，由行政部門收回其名片及工作中置換回的名片并處理;

7.2名片已更新，舊版名片行政部收回并處理；

7.3回收的名片需由行政部徹底損毀后丟棄，不可挪作他用。

8.罰貝U

8.1配置公司統(tǒng)一印制名片的員工有義務(wù)遵循以上規(guī)定，不得在公司

業(yè)務(wù)范圍外的場合濫用名片；不得持公司名片從事競業(yè)限制的工作；有出

現(xiàn)違反上述規(guī)定執(zhí)行的，即員工嚴重違反規(guī)章制度，公司可以即時解除勞

動合同，依法不予任何補償。性質(zhì)嚴重的將追究其法律責任，并賠償由此

帶來的一切經(jīng)濟損失；

8.2員工工作未滿一月者，在離職時將在工資中扣除名片制作費用（20元/

盒），超過一月者則由公司承擔其費用。

第十三章獎懲管理制度

一、總則

為了加強管理、規(guī)范員工行為、樹立公司形象，做到有錯必懲、有褒

必獎、褒揚優(yōu)秀、貶斥落后、賞罰分明，使本公司員工的行為有所遵循，

特制定本制度。

1、管理職責與分工

1.1人事行政部負責對本制度的起草與修訂，監(jiān)督各部門對制度的執(zhí)行，接

受執(zhí)行過程中各部門或個人對獎罰方面的投訴。

1.2.各部門對本制度的執(zhí)行落實到位負責，對制度執(zhí)行的合理性、公平性、

公正性負責。

2、本獎懲管理制度是公司通用的日常管理制度，涉及到各部門業(yè)務(wù)、專業(yè)

等方面的管理及獎懲條例細則由各部門自己擬定，交人事行政部審核，頒

布后實施。

3、本制度涉及到的獎懲事宜為行政獎勵/處分，并附帶經(jīng)濟獎勵/處分。

4、本制度中涉及到有關(guān)流程、權(quán)限等方面的適宜，若辦理中審核層領(lǐng)導(dǎo)不

在崗，可有其職務(wù)代理人代理，但本項規(guī)定僅限于日常事務(wù)。

二、獎懲形式

1、獎懲形式分為：嘉獎/警告款（口頭警告和警告處罰）、記小功/記小過、

記大功/記大過、（加薪、晉升）/（辭退、開除）等。

2、嘉獎一次獎勵50元，警告處罰一次扣款50元；記小功一次獎勵100元,

記小過一次扣款100元；記大功一次獎勵200元以上，記大過一次扣款200

元以上。

3、若符合晉升條件，當事人有專業(yè)水平及管理能力并且上級編制有空缺，

可給予職位晉升。

4、使公司蒙受經(jīng)濟損失或?qū)驹斐刹焕绊懀瑢驹斐傻?/p>