信函催收管理制度

信函催收管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司信函催收工作流程，加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理，降低壞賬風(fēng)險(xiǎn)，保障公司資金安全，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及應(yīng)收賬款信函催收的業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于銷售部門與客戶簽訂的各類銷售合同所產(chǎn)生的應(yīng)收賬款。3.職責(zé)分工銷售部門：負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的前期管理，包括客戶信用評(píng)估、合同簽訂、發(fā)貨跟蹤等工作，并及時(shí)將應(yīng)收賬款信息反饋給財(cái)務(wù)部門。同時(shí)，負(fù)責(zé)對(duì)逾期應(yīng)收賬款進(jìn)行初步分析，確定信函催收的對(duì)象、金額及期限，并撰寫催收信函初稿。財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的日常監(jiān)控與統(tǒng)計(jì)分析，定期向銷售部門提供應(yīng)收賬款賬齡分析表等相關(guān)數(shù)據(jù)，協(xié)助銷售部門制定催收策略。負(fù)責(zé)審核催收信函內(nèi)容，確保信函的準(zhǔn)確性和合規(guī)性，并根據(jù)催收結(jié)果進(jìn)行賬務(wù)處理。法務(wù)部門：為信函催收工作提供法律支持，審查催收信函的法律風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)重大或復(fù)雜的應(yīng)收賬款催收事項(xiàng)提供法律意見和建議，協(xié)助處理可能涉及的法律糾紛。行政部門：負(fù)責(zé)催收信函的打印、封裝、郵寄等工作，確保信函能夠準(zhǔn)確、及時(shí)地送達(dá)客戶手中。同時(shí)，負(fù)責(zé)對(duì)信函催收過(guò)程中涉及的各類文件、資料進(jìn)行歸檔管理。二、信函催收流程1.逾期賬款確認(rèn)財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期（至少每月一次）對(duì)公司的應(yīng)收賬款進(jìn)行清查核對(duì)，編制應(yīng)收賬款賬齡分析表，及時(shí)發(fā)現(xiàn)逾期賬款。對(duì)于逾期超過(guò)[X]天的賬款，應(yīng)立即通知銷售部門。銷售部門收到財(cái)務(wù)部門通知后，對(duì)逾期賬款進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查，了解客戶逾期原因，評(píng)估客戶還款能力和還款意愿，并填寫《逾期賬款情況調(diào)查表》。2.催收信函起草根據(jù)《逾期賬款情況調(diào)查表》的結(jié)果，銷售部門負(fù)責(zé)起草催收信函。催收信函應(yīng)明確表達(dá)公司對(duì)應(yīng)收賬款的立場(chǎng)和要求，包括賬款金額、逾期期限、逾期利息計(jì)算方式等，并告知客戶如不及時(shí)還款可能面臨的后果。催收信函內(nèi)容應(yīng)語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、措辭恰當(dāng)、邏輯清晰，避免使用威脅性或侮辱性語(yǔ)言。信函中應(yīng)注明公司的聯(lián)系方式，以便客戶能夠及時(shí)與公司溝通。銷售部門起草完成后，將催收信函初稿提交給財(cái)務(wù)部門和法務(wù)部門審核。3.審核與修改財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核催收信函中的賬款金額、逾期利息計(jì)算等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，確保信函內(nèi)容與公司財(cái)務(wù)記錄一致。同時(shí)，審核信函中提及的收款要求是否符合公司相關(guān)政策和法律法規(guī)。法務(wù)部門負(fù)責(zé)審查催收信函的法律風(fēng)險(xiǎn)，重點(diǎn)關(guān)注信函內(nèi)容是否存在法律瑕疵，是否可能引發(fā)法律糾紛。對(duì)于涉及重大法律問(wèn)題的催收信函，法務(wù)部門應(yīng)出具書面法律意見。根據(jù)財(cái)務(wù)部門和法務(wù)部門的審核意見，銷售部門對(duì)催收信函進(jìn)行修改完善，確保信函內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤、合法合規(guī)。4.信函發(fā)送經(jīng)審核通過(guò)的催收信函由行政部門負(fù)責(zé)打印、封裝，并按照客戶提供的地址或公司留存的有效聯(lián)系方式進(jìn)行郵寄。郵寄方式應(yīng)選擇具有可查詢記錄的快遞服務(wù)，如EMS、順豐等，并妥善保存快遞單號(hào)。行政部門在信函寄出后，應(yīng)及時(shí)將快遞單號(hào)反饋給銷售部門和財(cái)務(wù)部門，以便跟蹤信函送達(dá)情況。5.跟蹤與反饋銷售部門負(fù)責(zé)跟蹤催收信函的送達(dá)情況，如發(fā)現(xiàn)信函被退回或客戶未收到，應(yīng)及時(shí)與行政部門溝通，重新安排郵寄或采取其他送達(dá)方式。在信函發(fā)出后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，銷售部門應(yīng)與客戶取得聯(lián)系，了解客戶對(duì)催收信函的反饋意見和還款計(jì)劃。對(duì)于客戶提出的合理疑問(wèn)或困難，銷售部門應(yīng)及時(shí)給予解答和協(xié)助，并將溝通情況記錄在《催收信函跟蹤記錄表》中。根據(jù)與客戶的溝通情況，銷售部門判斷客戶還款意愿和還款能力是否發(fā)生變化。如客戶表示有還款意愿但暫時(shí)無(wú)法全額還款，銷售部門應(yīng)與客戶協(xié)商制定分期還款計(jì)劃，并將相關(guān)情況及時(shí)反饋給財(cái)務(wù)部門。如客戶還款意愿不強(qiáng)或拒絕還款，銷售部門應(yīng)及時(shí)調(diào)整催收策略，并向財(cái)務(wù)部門和法務(wù)部門匯報(bào)。6.升級(jí)催收措施對(duì)于經(jīng)過(guò)首次信函催收后仍未還款的客戶，銷售部門應(yīng)在逾期賬款逾期超過(guò)[X]天再次起草催收信函，加強(qiáng)催收力度。此次催收信函應(yīng)強(qiáng)調(diào)逾期賬款對(duì)客戶信用記錄的影響以及公司將采取進(jìn)一步措施的決心。如客戶在第二次信函催收后仍未還款，銷售部門應(yīng)與法務(wù)部門溝通，考慮采取法律訴訟等更嚴(yán)厲的催收措施。在決定采取法律行動(dòng)前，法務(wù)部門應(yīng)對(duì)案件進(jìn)行全面評(píng)估，確保訴訟的可行性和勝訴幾率。在整個(gè)催收過(guò)程中，銷售部門應(yīng)保持與財(cái)務(wù)部門的密切溝通，及時(shí)了解應(yīng)收賬款的回收情況，并根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整催收策略。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)催收結(jié)果及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，準(zhǔn)確反映應(yīng)收賬款的變動(dòng)情況。三、信函催收記錄與檔案管理1.記錄要求銷售部門應(yīng)建立完善的信函催收記錄檔案，對(duì)每一筆逾期賬款的催收過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄。記錄內(nèi)容應(yīng)包括客戶基本信息、應(yīng)收賬款金額、逾期期限、催收信函內(nèi)容、發(fā)送時(shí)間、送達(dá)情況、客戶反饋意見、還款計(jì)劃以及采取的催收措施等。催收信函的往來(lái)文件、快遞單據(jù)、客戶回復(fù)函件等相關(guān)資料也應(yīng)一并納入記錄檔案，確保記錄的完整性和真實(shí)性。記錄檔案應(yīng)按照時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)管理，便于查詢和追溯。2.檔案管理行政部門負(fù)責(zé)信函催收記錄檔案的集中管理，定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、歸檔和保管。檔案應(yīng)存放于安全、保密的場(chǎng)所，防止檔案丟失、損壞或泄露。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)檔案存在問(wèn)題或缺失，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行補(bǔ)充或更正。信函催收記錄檔案的保存期限為自應(yīng)收賬款結(jié)清之日起[X]年。保存期滿后，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可按照公司檔案管理制度進(jìn)行銷毀。四、績(jī)效考核與獎(jiǎng)懲1.績(jī)效考核指標(biāo)為激勵(lì)銷售部門積極開展信函催收工作，提高應(yīng)收賬款回收率，公司將信函催收工作納入銷售部門績(jī)效考核體系?？?jī)效考核指標(biāo)主要包括應(yīng)收賬款回收率、逾期賬款占比、壞賬率等。應(yīng)收賬款回收率=（本期實(shí)際收回的逾期賬款金額÷本期逾期賬款總額）×100%逾期賬款占比=（期末逾期賬款余額÷期末應(yīng)收賬款總額）×100%壞賬率=（本期實(shí)際發(fā)生的壞賬金額÷本期應(yīng)收賬款總額）×100%2.獎(jiǎng)勵(lì)措施對(duì)于在信函催收工作中表現(xiàn)突出的銷售團(tuán)隊(duì)或個(gè)人，公司將給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式包括但不限于獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書、晉升機(jī)會(huì)等。如銷售團(tuán)隊(duì)在一個(gè)考核周期內(nèi)應(yīng)收賬款回收率達(dá)到[X]%以上，且逾期賬款占比控制在[X]%以內(nèi)，公司將給予該團(tuán)隊(duì)[X]元的獎(jiǎng)金，并在全公司范圍內(nèi)進(jìn)行通報(bào)表?yè)P(yáng)。對(duì)于個(gè)人，如通過(guò)積極有效的信函催收工作成功收回大額逾期賬款，為公司挽回重大損失，公司將根據(jù)其貢獻(xiàn)大小給予[X]元至[X]元不等的獎(jiǎng)金，并優(yōu)先考慮晉升等職業(yè)發(fā)展機(jī)會(huì)。3.懲罰措施如銷售部門在信函催收工作中未達(dá)到績(jī)效考核指標(biāo)要求，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的懲罰。懲罰方式包括但不限于扣減績(jī)效獎(jiǎng)金、警告、降職等。如銷售團(tuán)隊(duì)在一個(gè)考核周期內(nèi)逾期賬款占比超過(guò)[X]%，且應(yīng)收賬款回收率低于[X]%，公司將扣減該團(tuán)隊(duì)當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金的[X]%，并對(duì)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人進(jìn)行警告談話。對(duì)于因個(gè)人工作失誤或催收不力導(dǎo)致逾期賬款未能及時(shí)收回，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的員工，公司將根據(jù)損失金額大小給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰，并視情節(jié)嚴(yán)重程度給予降職、辭退等處理。五、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)應(yīng)收賬款信函催收工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查催收流程是否合規(guī)、催收記錄是否完整、催收措施是否有效等。對(duì)于審計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.定期檢查與評(píng)估財(cái)務(wù)部門和銷售部門應(yīng)定期（至少每季度一次）對(duì)信函催收工作進(jìn)行總結(jié)分析，評(píng)估催收效果，查找存在的問(wèn)題和不足，并制定改進(jìn)措施。同時(shí)，應(yīng)將信函催收工作情況向公司管理層匯報(bào)，為公司決策提供參考依據(jù)。3.客戶反饋監(jiān)督公司設(shè)立客戶反饋渠道，鼓勵(lì)客戶對(duì)信函催收工作提出意