會展日程管理制度

會展日程管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會展活動的日程安排與管理，確保會展活動的順利進行，提高會展活動的效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司組織或參與的各類會展活動，包括但不限于展會、研討會、論壇等。（三）基本原則1.計劃性原則：會展活動日程安排應提前規(guī)劃，充分考慮各項工作的時間節(jié)點和先后順序，確保活動有序開展。2.合理性原則：日程安排要合理分配時間和資源，避免任務過度集中或時間安排過緊，保證各項工作能夠高質(zhì)量完成。3.靈活性原則：在遵循總體計劃的前提下，要預留一定的彈性時間，以應對可能出現(xiàn)的突發(fā)情況或臨時調(diào)整。4.溝通協(xié)調(diào)原則：各部門和人員之間應保持密切溝通與協(xié)調(diào)，確保日程安排的信息共享和工作銜接順暢。二、會展日程管理職責分工（一）會展項目組1.負責制定會展活動的整體日程計劃，明確各階段的主要任務、時間節(jié)點和責任人。2.協(xié)調(diào)各部門按照日程計劃推進工作，及時解決日程執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.根據(jù)實際情況對日程計劃進行動態(tài)調(diào)整，并及時通知相關部門和人員。（二）各相關部門1.市場部負責會展活動的宣傳推廣計劃制定與執(zhí)行，按照日程安排進行廣告投放、媒體合作等工作。協(xié)助會展項目組確定參展產(chǎn)品或服務的展示方案，并根據(jù)日程推進展品準備工作。2.銷售部配合會展項目組制定銷售策略和目標，按照日程安排開展客戶邀約、洽談等銷售活動。負責收集潛在客戶信息，為會展活動的后續(xù)跟進提供支持。3.設計部根據(jù)會展項目組的要求，按照日程計劃完成展會展位設計、宣傳資料設計等工作。及時與其他部門溝通，確保設計方案符合整體活動風格和要求，并按時交付。4.客服部負責會展活動期間的客戶接待和服務工作，按照日程安排做好簽到、引導、咨詢解答等工作。收集客戶反饋意見，及時反饋給相關部門，以便對活動進行優(yōu)化。5.行政部負責會展活動的場地租賃、設備采購與租賃、餐飲安排等后勤保障工作，確保各項資源按照日程到位。協(xié)助會展項目組進行活動現(xiàn)場的布置和管理，維護活動秩序。6.財務部根據(jù)會展活動日程安排，做好預算編制、費用審核與支付等財務管理工作。對活動成本進行監(jiān)控和分析，為活動的決策提供財務支持。三、會展日程計劃制定（一）計劃制定流程1.會展項目組在接到會展活動任務后，應首先進行詳細的市場調(diào)研和分析，明確活動目標、主題、規(guī)模等基本信息。2.根據(jù)活動信息，結(jié)合公司資源和以往經(jīng)驗，制定會展活動的初步日程框架，包括活動籌備期、開展期和后續(xù)跟進期等階段的大致時間范圍和主要工作內(nèi)容。3.將初步日程框架分發(fā)給各相關部門征求意見，各部門根據(jù)自身工作職責和實際情況，對日程安排提出修改建議和補充意見。4.會展項目組綜合各部門意見，對初步日程框架進行細化和完善，形成詳細的會展日程計劃草案。5.會展日程計劃草案提交公司管理層審批，經(jīng)批準后正式確定為會展活動的日程計劃。（二）計劃內(nèi)容要求1.活動籌備期活動策劃：明確活動策劃的啟動時間、負責人和主要工作內(nèi)容，如確定活動主題、目標、形式等。方案設計：包括展位設計、宣傳資料設計、活動流程設計等工作的時間安排和責任人。資源準備：列出場地租賃、設備采購與租賃、人員招聘與培訓、展品準備等各項資源準備工作的具體時間節(jié)點。宣傳推廣：制定宣傳推廣計劃，明確廣告投放、媒體合作、線上線下宣傳活動等的時間安排和負責人?？蛻粞s：確定客戶邀約的時間范圍、目標客戶群體、邀約方式和責任人，以及邀約進度的跟蹤安排。2.開展期活動現(xiàn)場布置：詳細列出活動現(xiàn)場布置的時間安排，包括展位搭建、設備調(diào)試、展品擺放、宣傳資料陳列等工作的具體時間節(jié)點和責任人。活動執(zhí)行：明確活動當天的各項流程和時間安排，如開幕式、主題演講、產(chǎn)品展示、互動環(huán)節(jié)、午餐/晚宴安排等，以及各環(huán)節(jié)的負責人?？蛻艚哟c服務：制定客戶接待和服務計劃，包括簽到、引導、咨詢解答、餐飲服務、休息區(qū)域安排等工作的時間安排和責任人，確保為客戶提供優(yōu)質(zhì)的服務體驗?；顒颖O(jiān)控與協(xié)調(diào)：安排專人負責活動現(xiàn)場的監(jiān)控和協(xié)調(diào)工作，及時處理突發(fā)情況，確?；顒禹樌M行。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與相關部門溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施解決，并記錄問題處理情況。3.后續(xù)跟進期客戶回訪：確定客戶回訪的時間范圍、方式和責任人，及時了解客戶對活動的滿意度和意見建議，為后續(xù)活動改進提供參考。銷售跟進：明確銷售部門對會展活動中收集到的潛在客戶進行跟進的時間安排和責任人，制定跟進策略，促進銷售成交?；顒涌偨Y(jié)：規(guī)定活動總結(jié)的時間節(jié)點和責任人，對會展活動的整體效果、經(jīng)驗教訓進行總結(jié)分析，形成活動總結(jié)報告，為今后的會展活動提供借鑒。四、會展日程執(zhí)行與監(jiān)控（一）日程執(zhí)行1.各部門應嚴格按照會展日程計劃開展工作，明確本部門各項任務的具體執(zhí)行人員，并確保其熟悉工作要求和時間節(jié)點。2.在日程執(zhí)行過程中，工作人員應及時記錄工作進展情況，如遇到問題或困難，應及時向本部門負責人匯報，并積極尋求解決方案。3.各部門之間應加強溝通與協(xié)作，按照日程計劃的要求，及時傳遞信息、交接工作，確保各項工作的銜接順暢。（二）日程監(jiān)控1.會展項目組應建立日程監(jiān)控機制，定期對各部門的日程執(zhí)行情況進行檢查和評估。2.檢查方式可采用定期會議匯報、現(xiàn)場檢查、工作文檔審查等多種形式，及時掌握工作進展是否符合日程計劃要求。3.對于未按時完成的工作任務，會展項目組應及時與責任部門溝通，分析原因，督促其采取有效措施加快進度，并跟蹤整改情況。4.如因不可抗力或其他特殊原因?qū)е氯粘逃媱澬枰{(diào)整，會展項目組應及時組織相關部門進行協(xié)商，制定調(diào)整后的日程計劃，并確保調(diào)整后的計劃能夠得到有效執(zhí)行。五、會展日程調(diào)整（一）調(diào)整原因1.不可抗力因素，如自然災害、政策法規(guī)變更等，導致原日程計劃無法實施。2.市場需求變化、客戶反饋意見等原因，需要對活動內(nèi)容、形式或時間進行調(diào)整。3.內(nèi)部資源問題，如人員變動、設備故障、場地變更等，影響了日程計劃的執(zhí)行。4.其他突發(fā)情況，如供應商違約、合作伙伴退出等，需要對日程進行相應調(diào)整。（二）調(diào)整流程1.當出現(xiàn)需要調(diào)整會展日程的情況時，責任部門應及時向會展項目組提交日程調(diào)整申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容和預計影響。2.會展項目組收到調(diào)整申請后，應立即組織相關部門進行評估和協(xié)商，分析調(diào)整的必要性和可行性。3.根據(jù)評估結(jié)果，會展項目組制定日程調(diào)整方案，明確調(diào)整后的日程安排、各部門工作任務和時間節(jié)點，并提交公司管理層審批。4.經(jīng)公司管理層批準后，會展項目組及時將調(diào)整后的日程計劃通知各相關部門和人員，并組織做好相應的溝通和協(xié)調(diào)工作，確保調(diào)整后的日程能夠順利執(zhí)行。六、會展日程文檔管理（一）文檔分類1.策劃文檔：包括會展活動策劃方案、市場調(diào)研報告、活動預算等。2.設計文檔：如展位設計圖、宣傳資料設計稿、活動流程設計方案等。3.執(zhí)行文檔：涵蓋活動籌備期、開展期和后續(xù)跟進期的各項工作記錄，如工作任務分配表、進度報告、客戶簽到表、活動照片和視頻等。4.溝通文檔：包括部門之間的溝通郵件、會議紀要、工作聯(lián)系單等，用于記錄日程執(zhí)行過程中的溝通協(xié)調(diào)情況。（二）文檔管理要求1.各部門應指定專人負責本部門會展日程相關文檔的收集、整理和保管工作，確保文檔的完整性和準確性。2.文檔應按照分類進行歸檔，建立清晰的文檔目錄，便于查找和使用。3.重要文檔應進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份方式可采用電子存儲和紙質(zhì)存檔相結(jié)合的方式。4.會展活動結(jié)束后，各部門應將相關文檔及時移交公司檔案室進行統(tǒng)一保管，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。七、會展日程考核與獎懲（一）考核指標1.日程執(zhí)行率：實際完成的工作任務數(shù)量與日程計劃中規(guī)定的任務數(shù)量之比，反映各部門對日程計劃的執(zhí)行程度。2.任務按時完成率：按時完成的工作任務數(shù)量與應完成的工作任務數(shù)量之比，體現(xiàn)各部門對工作時間節(jié)點的把控能力。3.溝通協(xié)調(diào)滿意度：通過各部門之間的互評和會展項目組的評價，衡量各部門在日程執(zhí)行過程中的溝通協(xié)調(diào)效果。（二）獎懲措施1.對于在會展日程管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵，如頒發(fā)榮譽證書、獎金、晉升機會等。2.對于未按照日程計劃完成工作任務，影響會展活動順利進行的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應