人大公章管理制度

人大公章管理制度一、總則（一）目的為加強公司人大公章的管理，確保公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的正常運營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及以公司人大名義開展的各類業(yè)務(wù)、文件簽署、證明開具等活動中使用公章的管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：公章使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保使用事由合法合規(guī)。2.登記備案原則：對每一次公章使用進(jìn)行詳細(xì)登記備案，以便追溯和查詢。3.專人保管原則：指定專人負(fù)責(zé)公章的保管，確保公章安全。4.規(guī)范使用原則：公章使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途和程序進(jìn)行，不得擅自更改或擴大使用范圍。二、公章的種類及用途（一）種類公司人大公章主要包括公司法人章、公司人大行政章等。（二）用途1.公司法人章：用于公司法定代表人在相關(guān)法律文件、合同協(xié)議等上的簽字確認(rèn)。2.公司人大行政章：用于以公司人大名義發(fā)布的各類文件、通知、報告、證明等，以及與外部單位簽訂的非經(jīng)濟合同類協(xié)議等。三、公章的保管（一）保管人員的確定公司指定[具體部門]的[具體人員姓名]為公章保管人。保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，熟悉公章使用規(guī)定。（二）保管要求1.公章應(yīng)存放在安全可靠的保險柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，實行雙人雙鎖管理（如有條件）。2.保管人不得將公章轉(zhuǎn)借他人使用，不得隨意放置公章，確保公章隨時處于可控狀態(tài)。3.如因工作需要暫時離開崗位，應(yīng)將公章妥善保管或委托他人代管，并辦理交接手續(xù)。四、公章的使用流程（一）申請1.使用部門或個人需填寫《人大公章使用申請表》，詳細(xì)說明使用事由、使用時間、使用范圍、文件名稱等信息。2.申請表應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，涉及重要事項或經(jīng)濟合同的，還需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批1.根據(jù)使用事項的性質(zhì)和重要程度，按照以下審批權(quán)限進(jìn)行審批：一般性文件、通知等，由部門負(fù)責(zé)人審批后，交公章保管人使用。涉及重要業(yè)務(wù)、經(jīng)濟合同、對外合作協(xié)議等，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大事項還需報公司總經(jīng)理審批。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審核申請內(nèi)容，確保使用事由合法合規(guī)，對不符合規(guī)定的申請予以退回，并說明理由。（三）用印1.公章保管人在收到經(jīng)審批的《人大公章使用申請表》后，應(yīng)仔細(xì)核對申請表內(nèi)容與審批意見，確認(rèn)無誤后方可用印。2.用印時應(yīng)使用紅色印油，確保印章清晰、端正，印跡完整。3.用印位置應(yīng)準(zhǔn)確、恰當(dāng)，不得壓蓋文件的重要內(nèi)容或簽字欄。（四）登記1.每次用印后，公章保管人應(yīng)及時在《人大公章使用登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括使用日期、申請部門及人員、使用事由、文件名稱、審批人、用印次數(shù)等。2.登記完畢后，將《人大公章使用申請表》與《人大公章使用登記簿》一并存檔保管，以備查閱。五、特殊情況的公章使用（一）緊急情況1.如遇緊急情況，無法按照正常審批流程進(jìn)行用印時，使用部門或個人應(yīng)電話請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后先行用印，并在事后及時補辦審批手續(xù)。2.補辦審批手續(xù)時，應(yīng)提交詳細(xì)的情況說明及相關(guān)證明材料，經(jīng)審批人審核簽字后存檔。（二）異地用印1.因業(yè)務(wù)需要在異地使用公章的，應(yīng)提前向公司提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由公章保管人采取郵寄或?qū)Ｈ藬y帶等方式將公章送至指定地點。2.在異地用印時，應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的流程進(jìn)行操作，并確保公章安全。用印完畢后，公章保管人應(yīng)及時將公章收回，并向公司報告用印情況。六、公章的停用與銷毀（一）停用1.因公司名稱變更、機構(gòu)調(diào)整、公章?lián)p壞等原因，需要停用公章時，由公司相關(guān)部門提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理停用手續(xù)。2.公章停用后，保管人應(yīng)及時將公章交回公司指定部門，并在《人大公章使用登記簿》上注明停用日期。（二）銷毀1.對于停用的公章，由公司指定專人負(fù)責(zé)銷毀。銷毀前應(yīng)填寫《人大公章銷毀申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。2.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，可采用拍照、錄像等方式留存證據(jù)。銷毀記錄應(yīng)與《人大公章銷毀申請表》一并存檔保管。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計部門定期對公章使用情況進(jìn)行審計檢查，重點檢查公章使用的審批流程是否規(guī)范、登記記錄是否完整、使用范圍是否符合規(guī)定等。2.如發(fā)現(xiàn)公章使用存在違規(guī)行為，審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、政府相關(guān)部門等的監(jiān)督檢查，積極配合提供公章使用的相關(guān)資料和信息。2.對于外部監(jiān)督檢查中提出的問題，應(yīng)認(rèn)真對待，及時整改，并將整改情況報告上級主管部門。八、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自使用公章。2.超越審批范圍使用公章。3.以虛假事由申請使用公章。4.因保管不善導(dǎo)致公章丟失、被盜用或損壞。5.其他違反本制度規(guī)定的公章使用行為。（二）責(zé)任追究措施1.對于違規(guī)使用公章的部門或個人，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等處理。2.如因違規(guī)使用公章給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，違規(guī)部門或個人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。