交通臺賬管理制度

交通臺賬管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司交通管理，規(guī)范交通臺賬的記錄與管理，確保交通信息的準(zhǔn)確、完整和可追溯，提高公司交通資源的使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在因公出行過程中涉及的交通相關(guān)事項(xiàng)及臺賬管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確及時(shí)原則：交通臺賬記錄應(yīng)準(zhǔn)確反映實(shí)際交通情況，及時(shí)更新，不得漏記、錯(cuò)記。2.規(guī)范統(tǒng)一原則：明確臺賬記錄的格式、內(nèi)容和流程，確保全公司交通臺賬管理的規(guī)范性和一致性。3.責(zé)任明晰原則：明確各部門及人員在交通臺賬管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。4.安全合規(guī)原則：交通出行必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)安全規(guī)定。二、交通臺賬管理職責(zé)分工（一）行政部門1.負(fù)責(zé)制定和完善交通臺賬管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.匯總、審核各部門提交的交通臺賬信息，定期進(jìn)行分析和總結(jié)。3.統(tǒng)一管理公司交通資源，如車輛調(diào)度、停車位安排等，并在臺賬中記錄相關(guān)信息。4.協(xié)調(diào)與外部交通管理部門的關(guān)系，處理交通違規(guī)等相關(guān)事宜，并及時(shí)更新臺賬。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門員工交通臺賬的日常記錄和審核工作，確保信息真實(shí)、準(zhǔn)確。2.按照公司規(guī)定，及時(shí)提交本部門交通費(fèi)用報(bào)銷申請及相關(guān)臺賬資料。3.配合行政部門做好交通資源的合理使用和管理，反饋使用過程中的問題和建議。（三）員工個(gè)人1.嚴(yán)格按照公司交通管理規(guī)定，如實(shí)記錄個(gè)人因公出行的交通方式、時(shí)間、事由等信息。2.妥善保管交通票據(jù)，按要求粘貼并提交報(bào)銷申請，確保票據(jù)與臺賬記錄一致。3.配合部門和行政部門的交通臺賬管理工作，接受監(jiān)督和檢查。三、交通臺賬記錄內(nèi)容（一）公務(wù)用車臺賬1.車輛基本信息：包括車輛型號、車牌號、購置時(shí)間、使用年限、保險(xiǎn)有效期等。2.出車記錄：記錄每次出車的日期、時(shí)間、駕駛員、出發(fā)地點(diǎn)、目的地、事由、里程數(shù)等。3.加油記錄：詳細(xì)記錄每次加油的時(shí)間、加油站名稱、加油量、金額等信息。4.維修保養(yǎng)記錄：記錄車輛維修保養(yǎng)的日期、維修保養(yǎng)項(xiàng)目、費(fèi)用支出、維修保養(yǎng)單位等。5.事故記錄：如發(fā)生交通事故，應(yīng)詳細(xì)記錄事故時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過、責(zé)任認(rèn)定、損失情況及處理結(jié)果等。（二）公共交通出行臺賬1.員工姓名：明確出行員工的身份信息。2.出行日期：記錄具體的出行時(shí)間。3.交通方式：如公交、地鐵、出租車等。4.出發(fā)地點(diǎn)：從何處出發(fā)前往工作地點(diǎn)或因公辦事地點(diǎn)。5.目的地：出行的具體到達(dá)地點(diǎn)。6.事由：說明因公出行的原因。7.費(fèi)用明細(xì)：如乘坐公交、地鐵的費(fèi)用金額，出租車的車費(fèi)發(fā)票金額等。（三）員工自駕車臺賬1.員工姓名：自駕員工的姓名。2.車牌號：所駕駛車輛的車牌號碼。3.出行日期：自駕出行的時(shí)間。4.出發(fā)地點(diǎn)：出發(fā)地。5.目的地：目的地。6.事由：因公出行的事由。7.里程數(shù)：記錄本次自駕出行的里程數(shù)，可根據(jù)車輛里程表讀數(shù)或使用導(dǎo)航軟件記錄的里程數(shù)據(jù)填寫。8.加油記錄：同公務(wù)用車加油記錄要求，記錄加油時(shí)間、加油站、加油量、金額等。四、交通臺賬記錄流程（一）公務(wù)用車臺賬記錄流程1.駕駛員在每次出車前，應(yīng)填寫《公務(wù)用車出車登記表》，詳細(xì)記錄出車相關(guān)信息，并簽字確認(rèn)。2.出車歸來后，駕駛員應(yīng)及時(shí)將車輛交回，并將《公務(wù)用車出車登記表》提交給行政部門車輛管理人員。3.行政部門車輛管理人員負(fù)責(zé)審核出車登記表信息，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與駕駛員溝通核實(shí)，并在臺賬系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。4.對于加油、維修保養(yǎng)等費(fèi)用，駕駛員應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后及時(shí)收集相關(guān)票據(jù)，并按照公司費(fèi)用報(bào)銷流程填寫報(bào)銷申請，附上相應(yīng)的臺賬記錄信息，提交給部門負(fù)責(zé)人審批。5.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將報(bào)銷申請及相關(guān)資料提交給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門根據(jù)臺賬記錄和報(bào)銷政策進(jìn)行審核報(bào)銷。（二）公共交通出行臺賬記錄流程1.員工因公乘坐公共交通出行后，應(yīng)在當(dāng)天或規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將交通票據(jù)粘貼在《公共交通出行費(fèi)用報(bào)銷單》上，并填寫出行日期、出發(fā)地點(diǎn)、目的地、事由等信息，簽字確認(rèn)。2.將填寫好的報(bào)銷單提交給所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，部門負(fù)責(zé)人核實(shí)信息無誤后簽字。3.部門將初審?fù)ㄟ^的報(bào)銷單及相關(guān)臺賬資料統(tǒng)一提交給行政部門。4.行政部門對報(bào)銷單及臺賬資料進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核交通票據(jù)的真實(shí)性、出行事由的合理性以及臺賬記錄的完整性，審核通過后在臺賬系統(tǒng)中更新相關(guān)信息，并提交給財(cái)務(wù)部門。5.財(cái)務(wù)部門按照公司費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定進(jìn)行最終審核報(bào)銷。（三）員工自駕車臺賬記錄流程1.員工自駕出行前，應(yīng)記錄好出發(fā)時(shí)間、里程表讀數(shù)等信息，并填寫《員工自駕車出行登記表》，注明出行日期、出發(fā)地點(diǎn)、目的地、事由等。2.自駕歸來后，員工應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充記錄到達(dá)時(shí)間、里程表讀數(shù)，并計(jì)算本次出行里程數(shù)，簽字確認(rèn)登記表信息。3.員工按照公共交通出行費(fèi)用報(bào)銷流程，將加油票據(jù)等相關(guān)資料粘貼在報(bào)銷單上，填寫報(bào)銷申請，附上自駕車出行登記表，提交給部門負(fù)責(zé)人審核。4.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，流轉(zhuǎn)至行政部門審核，行政部門審核臺賬記錄及報(bào)銷資料，無誤后在臺賬系統(tǒng)更新信息并提交財(cái)務(wù)部門報(bào)銷。五、交通臺賬審核與監(jiān)督（一）定期審核1.行政部門每月對各部門的交通臺賬進(jìn)行一次全面審核，檢查臺賬記錄的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性。2.審核內(nèi)容包括出車記錄、費(fèi)用報(bào)銷、交通方式選擇的合理性等方面，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與相關(guān)部門和人員溝通核實(shí)，并要求限期整改。（二）不定期抽查1.公司管理層可根據(jù)需要不定期對交通臺賬進(jìn)行抽查，了解交通管理情況及臺賬記錄的真實(shí)性。2.對于抽查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為或臺賬記錄不實(shí)等問題，將嚴(yán)肅處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。（三）監(jiān)督機(jī)制1.設(shè)立交通臺賬管理監(jiān)督郵箱和舉報(bào)電話，鼓勵(lì)員工對交通臺賬管理中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督舉報(bào)。2.對舉報(bào)信息進(jìn)行及時(shí)調(diào)查核實(shí)，如情況屬實(shí)，給予舉報(bào)人適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，并對違規(guī)人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理。六、交通費(fèi)用報(bào)銷管理（一）報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)1.公司根據(jù)不同交通方式制定相應(yīng)的費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，具體標(biāo)準(zhǔn)如下：公務(wù)用車：按照公司車輛使用管理規(guī)定，根據(jù)車輛油耗、維修保養(yǎng)等成本核算，制定每公里的費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，具體標(biāo)準(zhǔn)為[X]元/公里。過路費(fèi)、停車費(fèi)等實(shí)報(bào)實(shí)銷。公共交通：公交、地鐵費(fèi)用按照實(shí)際票據(jù)金額報(bào)銷；出租車費(fèi)用在市區(qū)內(nèi)因公出行，單次費(fèi)用報(bào)銷上限為[X]元，特殊情況需提前經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。員工自駕車：按照每公里[X]元的標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷燃油費(fèi)，過路費(fèi)、停車費(fèi)等實(shí)報(bào)實(shí)銷。同時(shí)，根據(jù)車輛購置時(shí)間和使用年限，按照一定比例計(jì)算車輛折舊補(bǔ)貼，具體補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)為：購置時(shí)間在[具體時(shí)間段1]的車輛，每月補(bǔ)貼[X]元；購置時(shí)間在[具體時(shí)間段2]的車輛，每月補(bǔ)貼[X]元；以此類推。2.員工應(yīng)嚴(yán)格按照報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，超出標(biāo)準(zhǔn)部分原則上不予報(bào)銷，特殊情況需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意。（二）報(bào)銷流程1.員工按照交通臺賬記錄流程，整理好交通票據(jù)和報(bào)銷申請資料，提交給所在部門負(fù)責(zé)人。2.部門負(fù)責(zé)人對報(bào)銷申請進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核出行事由的真實(shí)性、交通費(fèi)用的合理性以及是否符合報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，審核通過后簽字。3.將初審?fù)ㄟ^的報(bào)銷申請及相關(guān)資料提交給行政部門審核。行政部門審核交通臺賬記錄與報(bào)銷資料的一致性，審核通過后簽字。4.行政部門將審核通過的報(bào)銷申請?zhí)峤唤o財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門依據(jù)公司財(cái)務(wù)制度和交通費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行最終審核，審核無誤后予以報(bào)銷。（三）報(bào)銷票據(jù)要求1.交通票據(jù)必須是正規(guī)發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，包括發(fā)票號碼、日期、金額、開票單位等信息。2.發(fā)票應(yīng)與交通出行實(shí)際情況相符，不得使用虛假發(fā)票或與出行無關(guān)的發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷。3.對于出租車發(fā)票，應(yīng)在發(fā)票上注明起止地點(diǎn)、事由等信息，以便審核。4.粘貼發(fā)票時(shí)應(yīng)使用公司統(tǒng)一提供的票據(jù)粘貼單，按照規(guī)范粘貼，確保整齊、牢固。七、交通資源管理（一）車輛管理1.行政部門負(fù)責(zé)公司車輛的統(tǒng)一調(diào)度和管理，建立車輛檔案，記錄車輛基本信息、使用情況、維修保養(yǎng)記錄等。2.根據(jù)工作需要，合理安排車輛使用，優(yōu)先保障重要公務(wù)出行。對于多人同方向的公務(wù)出行，盡量安排拼車，提高車輛使用效率。3.定期對車輛進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保車輛性能良好、安全可靠。按照車輛保養(yǎng)手冊規(guī)定的時(shí)間和里程進(jìn)行保養(yǎng)，及時(shí)維修車輛故障，記錄維修保養(yǎng)情況。4.加強(qiáng)車輛安全管理，駕駛員必須具備合法有效的駕駛證，遵守交通法規(guī)，定期進(jìn)行安全培訓(xùn)和教育，確保行車安全。（二）停車位管理1.行政部門負(fù)責(zé)公司停車位的規(guī)劃和管理，合理分配停車位資源。2.為員工辦理停車證，員工應(yīng)按照規(guī)定的停車位停放車輛，不得隨意占用其他車位。3.對于外來車輛，如需臨時(shí)停車，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行登記，并在指定區(qū)域停放，收取相應(yīng)的停車費(fèi)用。八、交通違規(guī)處理（一）員工個(gè)人交通違規(guī)1.員工因公出行過程中發(fā)生交通違規(guī)行為，由員工本人負(fù)責(zé)處理，并承擔(dān)相應(yīng)的罰款和扣分。2.員工應(yīng)及時(shí)向所在部門報(bào)告交通違規(guī)情況，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)督促員工盡快處理違規(guī)事項(xiàng)，并將處理結(jié)果反饋給行政部門。3.如因交通違規(guī)導(dǎo)致公司車輛受損或產(chǎn)生其他經(jīng)濟(jì)損失，員工應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行賠償。（二）公司車輛交通違規(guī)1.駕駛員在執(zhí)行公務(wù)過程中發(fā)生交通違規(guī)行為，行政部門應(yīng)