物業(yè)公司OA費用報銷管理制度

物業(yè)公司OA費用報銷管理制度總則目的為了加強公司內(nèi)部管理，規(guī)范OA費用報銷流程，提高工作效率，確保公司各項費用支出的合理性、合法性和真實性，特制定本制度。適用范圍本制度適用于物業(yè)公司全體員工因工作需要發(fā)生的費用報銷，包括但不限于辦公費、差旅費、業(yè)務(wù)招待費、通訊費、車輛使用費等?；驹瓌t1.真實性原則：費用報銷必須提供真實、合法、有效的原始憑證，如實反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容和金額。2.合理性原則：費用報銷應(yīng)符合公司的相關(guān)規(guī)定和實際工作需要，不得隨意擴大開支范圍和提高開支標(biāo)準(zhǔn)。3.及時性原則：員工應(yīng)在費用發(fā)生后及時辦理報銷手續(xù)，超過規(guī)定期限的，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷。4.分級審批原則：費用報銷實行分級審批制度，根據(jù)費用金額的大小，分別由不同級別的領(lǐng)導(dǎo)進行審批。費用報銷流程填寫報銷單1.員工根據(jù)實際發(fā)生的費用，按照OA系統(tǒng)中的費用報銷單模板填寫報銷信息，包括報銷日期、報銷人姓名、部門、費用明細、金額等。2.報銷單應(yīng)填寫清晰、準(zhǔn)確，不得涂改。如有錯誤，應(yīng)重新填寫。粘貼原始憑證1.將原始憑證按照費用類別和報銷單上的順序進行粘貼，確保憑證粘貼整齊、牢固。2.原始憑證應(yīng)包括發(fā)票、收據(jù)、清單等，發(fā)票必須是正規(guī)的稅務(wù)發(fā)票，且發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與報銷單上的費用明細一致。提交審批1.員工將填寫完整并粘貼好原始憑證的報銷單提交至OA系統(tǒng)進行審批。2.審批流程根據(jù)費用金額的大小分為以下幾種情況：金額在[X]元以下的：由部門負(fù)責(zé)人審批。金額在[X]元至[X]元之間的：由部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。金額在[X]元以上的：由部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報總經(jīng)理審批。財務(wù)審核1.報銷單經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，提交至財務(wù)部門進行審核。2.財務(wù)部門審核的內(nèi)容包括：報銷單填寫是否規(guī)范、原始憑證是否真實合法有效、費用是否符合公司規(guī)定等。3.如發(fā)現(xiàn)報銷單存在問題，財務(wù)部門應(yīng)及時與報銷人溝通，要求其補充或更正相關(guān)信息。報銷支付1.財務(wù)審核通過的報銷單，由財務(wù)部門按照公司的財務(wù)制度進行報銷支付。2.報銷支付方式包括：現(xiàn)金支付、銀行轉(zhuǎn)賬等。具體支付方式根據(jù)公司的實際情況和報銷金額的大小確定。3.對于銀行轉(zhuǎn)賬支付的報銷款項，財務(wù)部門應(yīng)確保收款賬號的準(zhǔn)確性，避免因賬號錯誤導(dǎo)致報銷款項無法支付或退回。各類費用報銷規(guī)定辦公費1.定義：辦公費是指公司因日常辦公需要發(fā)生的費用，包括辦公用品、辦公設(shè)備、印刷品、水電費等。2.報銷標(biāo)準(zhǔn)：辦公用品應(yīng)根據(jù)實際工作需要進行采購，嚴(yán)格控制采購數(shù)量和金額。辦公設(shè)備的購置應(yīng)按照公司的固定資產(chǎn)管理規(guī)定進行審批和登記。印刷品的印刷應(yīng)根據(jù)實際業(yè)務(wù)需求進行安排，嚴(yán)格控制印刷費用。水電費應(yīng)按照實際發(fā)生額進行報銷，不得虛報、多報。3.報銷憑證：辦公費報銷應(yīng)提供正規(guī)的發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)注明商品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額等信息。對于辦公用品的采購，還應(yīng)提供購物清單或驗收單。差旅費1.定義：差旅費是指員工因公務(wù)需要出差而發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費用。2.報銷標(biāo)準(zhǔn)：交通費用：根據(jù)出差的實際情況，選擇合適的交通工具，并按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)報銷。住宿費用：根據(jù)出差地點和級別，按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)報銷住宿費。餐飲費用：按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)報銷出差期間的餐飲費用。3.報銷憑證：差旅費報銷應(yīng)提供以下憑證：交通票據(jù)：包括飛機票、火車票、汽車票、船票等。住宿發(fā)票：住宿發(fā)票應(yīng)注明住宿日期、房間號、住宿人數(shù)等信息。餐飲發(fā)票：餐飲發(fā)票應(yīng)注明用餐日期、用餐地點、用餐人數(shù)等信息。出差審批單：員工出差前應(yīng)填寫出差審批單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為差旅費報銷的依據(jù)。業(yè)務(wù)招待費1.定義：業(yè)務(wù)招待費是指公司為開展業(yè)務(wù)活動需要而發(fā)生的招待客戶的費用，包括餐飲、住宿、娛樂、禮品等。2.報銷標(biāo)準(zhǔn)：業(yè)務(wù)招待費應(yīng)嚴(yán)格控制，根據(jù)實際情況和業(yè)務(wù)需要進行安排。報銷時應(yīng)提供以下憑證：餐飲發(fā)票：餐飲發(fā)票應(yīng)注明用餐日期、用餐地點、用餐人數(shù)、招待對象等信息。住宿發(fā)票：住宿發(fā)票應(yīng)注明住宿日期、房間號、住宿人數(shù)、招待對象等信息。娛樂發(fā)票：娛樂發(fā)票應(yīng)注明娛樂日期、娛樂地點、娛樂項目、招待對象等信息。禮品發(fā)票：禮品發(fā)票應(yīng)注明禮品名稱、數(shù)量、金額、招待對象等信息。業(yè)務(wù)招待費申請單：員工在發(fā)生業(yè)務(wù)招待費前，應(yīng)填寫業(yè)務(wù)招待費申請單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為業(yè)務(wù)招待費報銷的依據(jù)。3.注意事項：業(yè)務(wù)招待費不得用于個人消費，不得與其他費用混淆報銷。同時，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定，不得進行超標(biāo)準(zhǔn)、超范圍的業(yè)務(wù)招待活動。通訊費1.定義：通訊費是指員工因工作需要發(fā)生的手機話費、固定電話費等費用。2.報銷標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)員工的工作崗位和實際需要，制定不同的通訊費報銷標(biāo)準(zhǔn)。具體標(biāo)準(zhǔn)如下：管理人員：[X]元/月。業(yè)務(wù)人員：[X]元/月。其他人員：[X]元/月。3.報銷憑證：通訊費報銷應(yīng)提供正規(guī)的發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)注明手機號碼、費用期間等信息。對于無法提供發(fā)票的員工，可按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)以補貼的形式發(fā)放通訊費，但應(yīng)在工資表中注明“通訊補貼”字樣。車輛使用費1.定義：車輛使用費是指公司因業(yè)務(wù)需要使用車輛而發(fā)生的費用，包括車輛購置、維修、保養(yǎng)、加油、保險、過路費等。2.報銷標(biāo)準(zhǔn)：車輛購置應(yīng)按照公司的固定資產(chǎn)管理規(guī)定進行審批和登記，費用按照規(guī)定的折舊年限進行攤銷。車輛維修、保養(yǎng)應(yīng)根據(jù)實際情況進行安排，嚴(yán)格控制維修費用。維修、保養(yǎng)費用應(yīng)提供正規(guī)的發(fā)票和維修清單。車輛加油應(yīng)按照公司規(guī)定的加油卡管理制度進行操作，加油費用應(yīng)提供正規(guī)的發(fā)票。車輛保險費用應(yīng)按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進行繳納，保險費用應(yīng)提供正規(guī)的發(fā)票。過路費、停車費等應(yīng)根據(jù)實際發(fā)生額進行報銷，報銷時應(yīng)提供正規(guī)的發(fā)票。3.報銷憑證：車輛使用費報銷應(yīng)提供以下憑證：車輛購置發(fā)票：車輛購置發(fā)票應(yīng)注明車輛品牌、型號、車架號、發(fā)動機號、購置價格等信息。車輛維修、保養(yǎng)發(fā)票：發(fā)票上應(yīng)注明維修、保養(yǎng)項目、費用金額等信息。車輛加油發(fā)票：發(fā)票上應(yīng)注明加油日期、加油金額、加油地點等信息。車輛保險發(fā)票：發(fā)票上應(yīng)注明保險期限、保險金額等信息。過路費、停車費發(fā)票：發(fā)票上應(yīng)注明過路費、停車費金額、行駛里程、停車地點等信息。費用報銷的時間要求日常費用報銷員工應(yīng)在費用發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)，將填寫完整并粘貼好原始憑證的報銷單提交至OA系統(tǒng)進行審批。差旅費報銷員工出差回來后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)辦理差旅費報銷手續(xù)。如有特殊情況不能及時報銷的，應(yīng)提前向財務(wù)部門說明原因，并經(jīng)財務(wù)部門同意后方可延期報銷。其他費用報銷對于其他費用的報銷，應(yīng)根據(jù)具體情況和公司的相關(guān)規(guī)定確定報銷時間。一般情況下，應(yīng)在費用發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)。費用報銷的審批權(quán)限部門負(fù)責(zé)人審批權(quán)限1.部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批本部門員工的費用報銷，審批金額在[X]元以下的費用報銷單。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核報銷單的內(nèi)容，確保費用的合理性和真實性。對于不符合規(guī)定的報銷單，應(yīng)及時退回給報銷人，并要求其補充或更正相關(guān)信息。分管領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限1.分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審批本部門及下屬部門員工的費用報銷，審批金額在[X]元至[X]元之間的費用報銷單。2.分管領(lǐng)導(dǎo)在審批報銷單時，應(yīng)重點審核費用的必要性和合理性，確保費用支出符合公司的相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)需要。對于重大費用支出或存在疑問的報銷單，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)進行實地調(diào)查或與報銷人進行溝通后再行審批?？偨?jīng)理審批權(quán)限1.總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批公司所有員工的費用報銷，審批金額在[X]元以上的費用報銷單。2.總經(jīng)理在審批報銷單時，應(yīng)從公司整體利益出發(fā)，全面考慮費用支出的合理性和必要性。對于涉及公司重大決策或重要業(yè)務(wù)活動的費用支出，總經(jīng)理應(yīng)進行嚴(yán)格審核，并根據(jù)實際情況做出審批決定。費用報銷的監(jiān)督與檢查財務(wù)部門監(jiān)督1.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對公司的費用報銷進行日常監(jiān)督和檢查，確保報銷流程的規(guī)范和費用支出的合理。2.財務(wù)部門應(yīng)定期對報銷憑證進行審核，對于發(fā)現(xiàn)的問題及時與報銷人溝通，并要求其進行整改。同時，財務(wù)部門應(yīng)建立費用報銷臺賬，對各項費用的報銷情況進行記錄和統(tǒng)計分析，為公司的財務(wù)管理提供數(shù)據(jù)支持。內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對公司的費用報銷進行定期審計和不定期抽查，檢查報銷流程是否合規(guī)、費用支出是否合理、審批手續(xù)是否齊全等。2.內(nèi)部審計部門在審計過程