律師事務(wù)所公文管理制度

律師事務(wù)所公文管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)律師事務(wù)所公文管理，確保公文處理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理效率和質(zhì)量，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，結(jié)合本所實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本律師事務(wù)所內(nèi)部制發(fā)、收文、流轉(zhuǎn)、歸檔等公文處理工作。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：公文的格式、內(nèi)容、語(yǔ)言表達(dá)等應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和本所規(guī)定，確保準(zhǔn)確無(wú)誤、規(guī)范統(tǒng)一。2.及時(shí)高效原則：公文處理應(yīng)遵循時(shí)效要求，及時(shí)傳遞、辦理，提高工作效率，確保公文不積壓、不延誤。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，加強(qiáng)公文的保密管理，防止公文泄露、丟失或被篡改。4.精簡(jiǎn)實(shí)用原則：公文應(yīng)精簡(jiǎn)內(nèi)容，突出重點(diǎn)，注重實(shí)用性，避免冗長(zhǎng)繁瑣，切實(shí)提高工作效能。二、公文種類(lèi)及格式（一）公文種類(lèi)1.決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。2.通知：適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。3.通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。4.報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。5.請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。6.批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。7.意見(jiàn)：適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。8.函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。9.紀(jì)要：適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。（二）公文格式1.公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼等組成。2.份號(hào)：公文印制份數(shù)的順序號(hào)。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。3.密級(jí)和保密期限：公文的秘密等級(jí)和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。4.緊急程度：公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。5.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱(chēng)。6.發(fā)文字號(hào)：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。7.簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。8.標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由和文種組成。9.主送機(jī)關(guān)：公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱(chēng)、規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)或者同類(lèi)型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱(chēng)。10.正文：公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。11.附件說(shuō)明：公文附件的順序號(hào)和名稱(chēng)。12.發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。13.成文日期：署會(huì)議通過(guò)或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。14.印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。15.附注：公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。16.附件：公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或者參考資料。17.抄送機(jī)關(guān)：除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱(chēng)、規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)或者同類(lèi)型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱(chēng)。18.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。19.頁(yè)碼：公文頁(yè)數(shù)順序號(hào)。三、公文起草（一）起草要求1.公文起草應(yīng)當(dāng)做到內(nèi)容簡(jiǎn)潔、主題突出、觀點(diǎn)鮮明、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、表述準(zhǔn)確、文字精煉。2.起草公文前，應(yīng)當(dāng)深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽(tīng)取意見(jiàn)。涉及其他部門(mén)或者地區(qū)的事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)征求相關(guān)部門(mén)或者地區(qū)的意見(jiàn)，力求達(dá)成一致。3.所內(nèi)各部門(mén)需要以本所名義制發(fā)公文的，由部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人起草，并對(duì)公文內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。重要公文應(yīng)當(dāng)由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審閱。（二）格式規(guī)范1.公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由綜合管理部門(mén)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本制度規(guī)定等。2.涉及重大事項(xiàng)或者專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的公文，應(yīng)當(dāng)由綜合管理部門(mén)組織相關(guān)人員進(jìn)行會(huì)商，必要時(shí)征求法律專(zhuān)家意見(jiàn)。3.公文擬制過(guò)程中，如需要對(duì)有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行修改，應(yīng)當(dāng)由起草人按照審核意見(jiàn)進(jìn)行修改，并將修改情況及時(shí)反饋審核部門(mén)。四、公文審核（一）審核內(nèi)容1.行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。2.內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行。3.涉及有關(guān)地區(qū)或者部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)充分協(xié)商并達(dá)成一致意見(jiàn)。4.文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否規(guī)范。5.其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。（二）審核流程1.綜合管理部門(mén)收到公文文稿后，應(yīng)當(dāng)指定專(zhuān)人進(jìn)行審核。審核人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真履行職責(zé)，對(duì)公文的內(nèi)容、格式等進(jìn)行全面審核，并提出審核意見(jiàn)。2.審核人員應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審核工作，并將審核意見(jiàn)反饋給起草部門(mén)。起草部門(mén)應(yīng)當(dāng)根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)公文進(jìn)行修改完善。3.對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，審核人員應(yīng)當(dāng)與起草部門(mén)進(jìn)行溝通協(xié)商，共同研究解決辦法。如雙方意見(jiàn)不一致，應(yīng)當(dāng)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)處理。五、公文簽發(fā)（一）簽發(fā)權(quán)限1.以本所名義制發(fā)的公文，由所長(zhǎng)簽發(fā)。2.涉及重大事項(xiàng)或者重要業(yè)務(wù)的公文，應(yīng)當(dāng)由所務(wù)會(huì)集體討論決定后，由所長(zhǎng)簽發(fā)。3.以本所內(nèi)設(shè)部門(mén)名義制發(fā)的公文，由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)；重要公文應(yīng)當(dāng)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（二）簽發(fā)程序1.公文文稿經(jīng)審核無(wú)誤后，由起草部門(mén)負(fù)責(zé)人將公文文稿送分管領(lǐng)導(dǎo)審閱，分管領(lǐng)導(dǎo)審閱后報(bào)所長(zhǎng)簽發(fā)。2.所長(zhǎng)簽發(fā)公文時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的內(nèi)容、格式等進(jìn)行認(rèn)真審查，確認(rèn)無(wú)誤后在發(fā)文稿紙上簽署意見(jiàn)并簽名。3.公文簽發(fā)后，起草部門(mén)應(yīng)當(dāng)及時(shí)將公文文稿送綜合管理部門(mén)編號(hào)、印制。六、公文編號(hào)與印制（一）編號(hào)1.綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)已簽發(fā)的公文進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)當(dāng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行，確保公文編號(hào)的唯一性和連續(xù)性。2.公文編號(hào)的格式為：[年份]+發(fā)文機(jī)關(guān)代字+序號(hào)，如[20XX]律字第XX號(hào)。（二）印制1.公文印制應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照公文格式要求進(jìn)行，確保公文的質(zhì)量和外觀整潔。2.綜合管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)選擇具有資質(zhì)的印刷單位進(jìn)行公文印制。印刷單位應(yīng)當(dāng)按照本所的要求和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行印制，保證公文的印刷質(zhì)量和時(shí)效性。3.公文印制完成后，綜合管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)公文進(jìn)行認(rèn)真校對(duì)，確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。校對(duì)無(wú)誤后，在公文上加蓋本所印章，并按照規(guī)定的份數(shù)進(jìn)行分發(fā)。七、公文收發(fā)與傳遞（一）收文1.綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)本所公文的收發(fā)工作。收到外來(lái)公文后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行登記，并注明公文的來(lái)源、標(biāo)題、文號(hào)、份數(shù)、日期等信息。2.對(duì)收到的公文，綜合管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照公文的性質(zhì)、內(nèi)容和緊急程度進(jìn)行分類(lèi)處理。屬于需要辦理的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)閱批；屬于一般性文件資料的，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行整理歸檔。3.對(duì)于緊急公文，綜合管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)立即送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)閱批，并跟蹤辦理情況，確保公文得到及時(shí)處理。（二）傳遞1.本所內(nèi)部公文傳遞應(yīng)當(dāng)遵循高效、快捷的原則，確保公文能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地送達(dá)收件人手中。2.綜合管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文的內(nèi)容和收件人情況，選擇合適的傳遞方式。對(duì)于重要公文，應(yīng)當(dāng)采用專(zhuān)人送達(dá)或機(jī)要通信等方式傳遞；對(duì)于一般性公文，可以通過(guò)內(nèi)部辦公系統(tǒng)或電子郵件等方式傳遞。3.在公文傳遞過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)注意保密，防止公文泄露或丟失。傳遞人員應(yīng)當(dāng)妥善保管公文，不得擅自將公文交予他人或帶出辦公場(chǎng)所。八、公文辦理（一）承辦1.公文承辦部門(mén)收到交辦的公文后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)辦理，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成。2.承辦人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真閱讀公文內(nèi)容，領(lǐng)會(huì)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖，按照公文要求和領(lǐng)導(dǎo)批示進(jìn)行辦理。辦理過(guò)程中應(yīng)當(dāng)注重調(diào)查研究，廣泛聽(tīng)取意見(jiàn)，確保辦理結(jié)果符合實(shí)際情況和工作要求。3.對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)的公文，承辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，共同研究辦理意見(jiàn)，必要時(shí)可以召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)議進(jìn)行協(xié)商。（二）催辦1.綜合管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的辦理情況進(jìn)行跟蹤催辦，確保公文按時(shí)限要求辦理完畢。2.催辦人員應(yīng)當(dāng)定期了解公文承辦部門(mén)的辦理進(jìn)展情況，對(duì)辦理進(jìn)度較慢的部門(mén)進(jìn)行督促提醒，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)公文辦理情況。3.承辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)及時(shí)向綜合管理部門(mén)反饋公文辦理情況，對(duì)于因特殊原因不能按時(shí)辦理完畢的公文，應(yīng)當(dāng)說(shuō)明原因并提出辦理計(jì)劃。（三）答復(fù)1.公文辦理完畢后，承辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容和辦理結(jié)果，及時(shí)向發(fā)文機(jī)關(guān)或相關(guān)部門(mén)進(jìn)行答復(fù)。2.答復(fù)公文應(yīng)當(dāng)內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范，與來(lái)文相對(duì)應(yīng)。答復(fù)意見(jiàn)應(yīng)當(dāng)明確、具體，符合法律法規(guī)和政策要求。3.對(duì)于重要公文的答復(fù)，承辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后再行答復(fù)。九、公文歸檔與保管（一）歸檔1.公文辦理完畢后，承辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文整理歸檔。歸檔的公文應(yīng)當(dāng)齊全完整、分類(lèi)準(zhǔn)確、排列有序。2.歸檔公文的紙質(zhì)材料應(yīng)當(dāng)包括公文的正本、定稿、附件、發(fā)文稿紙、領(lǐng)導(dǎo)批示等。電子公文應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理存儲(chǔ)，確保電子公文的真實(shí)性、完整性和可讀性。3.綜合管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)歸檔公文進(jìn)行檢查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改，確保歸檔公文的質(zhì)量。（二）保管1.本所應(yīng)當(dāng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，對(duì)歸檔公文進(jìn)行妥善保管。2.檔案室應(yīng)當(dāng)建立健全檔案管理制度，嚴(yán)格檔案借閱、查閱手續(xù)，確保檔案的安全和保密。3.檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)當(dāng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施。十、公文保密與銷(xiāo)毀（一）保密1.嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，加強(qiáng)對(duì)公文的保密管理。公文的起草、審核、簽發(fā)、印制、收發(fā)、傳遞、辦理、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)，都應(yīng)當(dāng)采取有效的保密措施，防止公文泄露。2.涉密公文應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的密級(jí)和范圍進(jìn)行管理，嚴(yán)格限定知悉人員。涉密公文的傳遞應(yīng)當(dāng)通過(guò)機(jī)要通信、專(zhuān)人送達(dá)等方式進(jìn)行，不得通過(guò)普通郵政、快遞等方式傳遞。3.嚴(yán)禁在互聯(lián)網(wǎng)及其他公共信息網(wǎng)絡(luò)或者未采取保密措施的有線和無(wú)線通信中傳遞國(guó)家秘密載體。嚴(yán)禁在私人交往和通信中涉及國(guó)家秘密。（二）銷(xiāo)毀1.對(duì)于已失去保存價(jià)值的公文，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀公文