建筑公司臨時(shí)會(huì)議室管理制度

建筑公司臨時(shí)會(huì)議室管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范建筑公司臨時(shí)會(huì)議室的使用，提高會(huì)議室的使用效率，確保公司各項(xiàng)會(huì)議及活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門因工作需要使用臨時(shí)會(huì)議室的情況。（三）基本原則1.公平合理原則：各部門在使用會(huì)議室時(shí)應(yīng)遵循公平、公正的原則，不得因部門或個(gè)人原因優(yōu)先占用會(huì)議室資源。2.高效利用原則：鼓勵(lì)各部門充分利用會(huì)議室資源，提高會(huì)議室的使用效率，避免資源浪費(fèi)。3.提前預(yù)約原則：使用會(huì)議室需提前預(yù)約，以便會(huì)議室管理人員做好安排和準(zhǔn)備工作。二、會(huì)議室管理職責(zé)（一）行政部門1.負(fù)責(zé)臨時(shí)會(huì)議室的日常管理，包括會(huì)議室的清潔、設(shè)備維護(hù)等。2.根據(jù)各部門的預(yù)約申請(qǐng)，合理安排會(huì)議室的使用，并做好記錄。3.對(duì)會(huì)議室的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。（二）使用部門1.按照本制度的規(guī)定，提前預(yù)約會(huì)議室，并準(zhǔn)確填寫預(yù)約信息。2.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室的設(shè)施設(shè)備，保持會(huì)議室的整潔衛(wèi)生。3.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)清理會(huì)議室，關(guān)閉設(shè)備電源，將會(huì)議室恢復(fù)原狀。三、會(huì)議室預(yù)約與安排（一）預(yù)約方式1.線上預(yù)約：公司內(nèi)部員工可通過(guò)公司指定的辦公系統(tǒng)進(jìn)行會(huì)議室預(yù)約。具體操作流程為：登錄辦公系統(tǒng)，進(jìn)入會(huì)議室預(yù)約模塊，選擇需要使用的會(huì)議室、預(yù)約時(shí)間、預(yù)約時(shí)長(zhǎng)，并填寫預(yù)約事由等信息，提交預(yù)約申請(qǐng)。2.線下預(yù)約：?jiǎn)T工也可通過(guò)電話或直接到行政部門進(jìn)行會(huì)議室預(yù)約。預(yù)約時(shí)需告知行政部門工作人員預(yù)約的會(huì)議室、時(shí)間、時(shí)長(zhǎng)、事由等信息。（二）預(yù)約時(shí)間1.為了確保會(huì)議室的合理安排，提前預(yù)約時(shí)間一般應(yīng)不少于[X]小時(shí)。特殊情況需要臨時(shí)使用會(huì)議室的，需提前[X]分鐘向行政部門提出申請(qǐng)，行政部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行安排。2.對(duì)于重要會(huì)議或大型活動(dòng)，建議提前[X]天以上進(jìn)行預(yù)約。（三）預(yù)約信息填寫要求1.會(huì)議室名稱：準(zhǔn)確填寫需要使用的會(huì)議室名稱。2.預(yù)約時(shí)間：具體到年、月、日、時(shí)、分，精確填寫開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間。3.預(yù)約時(shí)長(zhǎng)：根據(jù)會(huì)議或活動(dòng)的預(yù)計(jì)時(shí)間填寫，原則上每次使用時(shí)長(zhǎng)不得超過(guò)[X]小時(shí)。如需延長(zhǎng)使用時(shí)間，應(yīng)提前向行政部門申請(qǐng)。4.預(yù)約事由：簡(jiǎn)要說(shuō)明會(huì)議或活動(dòng)的主題、參會(huì)人員等信息。（四）會(huì)議室安排原則1.根據(jù)各部門的預(yù)約申請(qǐng)，按照“先申請(qǐng)先安排”的原則進(jìn)行會(huì)議室分配。2.在滿足各部門工作需求的前提下，優(yōu)先安排重要會(huì)議和大型活動(dòng)使用會(huì)議室。3.對(duì)于多個(gè)部門同時(shí)申請(qǐng)使用同一時(shí)間段會(huì)議室的情況，行政部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議的重要性、參會(huì)人數(shù)等因素進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)，合理安排會(huì)議室。四、會(huì)議室使用規(guī)范（一）使用人員要求1.會(huì)議室僅限公司內(nèi)部員工因工作需要使用，嚴(yán)禁外單位人員未經(jīng)許可使用。2.使用人員應(yīng)遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，愛(ài)護(hù)會(huì)議室的設(shè)施設(shè)備，不得隨意損壞或移動(dòng)。3.進(jìn)入會(huì)議室后，應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得在會(huì)議室內(nèi)接聽(tīng)電話或大聲喧嘩，以免影響會(huì)議進(jìn)行。4.使用人員應(yīng)按照預(yù)約的時(shí)間和事由使用會(huì)議室，如需變更預(yù)約信息，應(yīng)提前通知行政部門。（二）設(shè)施設(shè)備使用1.會(huì)議室配備的投影儀、音響、麥克風(fēng)等設(shè)備，使用人員應(yīng)熟悉其操作方法，如有問(wèn)題及時(shí)向行政部門工作人員咨詢。2.使用投影儀時(shí)，應(yīng)提前檢查投影儀的連接情況，確保畫面清晰、正常。使用完畢后，應(yīng)關(guān)閉投影儀電源，拔下連接線纜。3.使用音響和麥克風(fēng)時(shí)，應(yīng)根據(jù)會(huì)議需要調(diào)整音量大小，避免音量過(guò)大或過(guò)小影響會(huì)議效果。使用完畢后，應(yīng)關(guān)閉音響和麥克風(fēng)設(shè)備。4.會(huì)議室的桌椅、白板等設(shè)施設(shè)備，使用人員應(yīng)保持其整潔、完好。如需在白板上書寫，應(yīng)使用白板筆，書寫完畢后及時(shí)擦拭干凈。5.嚴(yán)禁使用會(huì)議室的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行與工作無(wú)關(guān)的活動(dòng)，如播放電影、玩游戲等。（三）環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)1.使用人員應(yīng)自覺(jué)保持會(huì)議室的環(huán)境衛(wèi)生，不得在會(huì)議室內(nèi)吸煙、亂扔垃圾。2.會(huì)議結(jié)束后，使用人員應(yīng)將會(huì)議產(chǎn)生的文件、資料等整理帶走，將桌椅擺放整齊，關(guān)閉會(huì)議室門窗，關(guān)閉設(shè)備電源，將會(huì)議室恢復(fù)原狀。3.對(duì)于使用后環(huán)境衛(wèi)生較差的會(huì)議室，行政部門有權(quán)要求使用部門進(jìn)行清理，如使用部門未及時(shí)清理，行政部門可安排專人清理，清理費(fèi)用由使用部門承擔(dān)。五、會(huì)議室安全管理（一）用電安全1.會(huì)議室的電氣設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止發(fā)生電氣火災(zāi)等安全事故。2.使用人員不得私自拉接電線、使用大功率電器設(shè)備，如需使用特殊電器設(shè)備，應(yīng)提前向行政部門申請(qǐng)，并由專業(yè)人員進(jìn)行安裝和調(diào)試。3.離開(kāi)會(huì)議室時(shí)，應(yīng)關(guān)閉所有電器設(shè)備的電源，拔掉插頭，避免因電器設(shè)備長(zhǎng)時(shí)間通電引發(fā)安全隱患。（二）消防安全1.會(huì)議室應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防器材完好有效。2.使用人員應(yīng)熟悉會(huì)議室的安全出口和疏散通道位置，了解消防器材的使用方法，不得在安全出口和疏散通道堆放物品，確保疏散通道暢通無(wú)阻。3.嚴(yán)禁在會(huì)議室內(nèi)使用明火，如確因工作需要使用明火，應(yīng)提前辦理動(dòng)火審批手續(xù)，并采取相應(yīng)的防火措施。（三）其他安全事項(xiàng)1.會(huì)議室的門窗應(yīng)保持完好，如有損壞應(yīng)及時(shí)維修，防止發(fā)生盜竊等安全事故。2.在會(huì)議室內(nèi)進(jìn)行活動(dòng)時(shí)，應(yīng)注意人員安全，避免發(fā)生擁擠、踩踏等事故。如遇緊急情況，應(yīng)及時(shí)按照應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行處理，并向相關(guān)部門報(bào)告。六、會(huì)議室費(fèi)用管理（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.公司臨時(shí)會(huì)議室的使用不收取費(fèi)用。2.對(duì)于因特殊原因需要租賃外部會(huì)議室的情況，費(fèi)用由使用部門承擔(dān)，具體費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)實(shí)際租賃情況確定。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.因工作需要租賃外部會(huì)議室產(chǎn)生的費(fèi)用，使用部門應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度的規(guī)定，及時(shí)辦理報(bào)銷手續(xù)。報(bào)銷時(shí)需提供租賃合同、發(fā)票等相關(guān)憑證。2.費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)嚴(yán)格按照審批流程進(jìn)行，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，交財(cái)務(wù)部門審核報(bào)銷。七、會(huì)議室違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未按規(guī)定提前預(yù)約會(huì)議室，擅自占用會(huì)議室的。2.不遵守會(huì)議室使用規(guī)范，在會(huì)議室內(nèi)吸煙、亂扔垃圾、大聲喧嘩、使用與工作無(wú)關(guān)的設(shè)備等影響會(huì)議秩序的。3.損壞會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，未及時(shí)報(bào)告或未按規(guī)定進(jìn)行賠償?shù)摹?.未經(jīng)許可將會(huì)議室轉(zhuǎn)借外單位人員使用的。5.其他違反本制度規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)的員工，行政部門將給予口頭警告，并責(zé)令其立即改正。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的員工，行政部門將視情節(jié)輕重給予書面警告、罰款、限制使用會(huì)議室等處理措施，并將違規(guī)情況記錄在員工個(gè)人檔案中。3.因違規(guī)行為給公