會計(jì)檔案的整理辦法.ppt

1、會計(jì)檔案的整理辦法,睢寧縣檔案局 2017年4月,一、會計(jì)檔案的概念二、會計(jì)檔案的整理部門三、會計(jì)檔案的歸檔時(shí)間四、會計(jì)檔案的整理方法五、會計(jì)檔案的管理制度六、新的會計(jì)檔案管理辦法精神,一、會計(jì)檔案的概念,是指單位在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。,二、會計(jì)檔案的整理部門,根據(jù)新的會計(jì)檔案管理辦法第十條規(guī)定：”單位的會計(jì)機(jī)構(gòu)或會計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)）按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計(jì)資料整理立卷，編制會計(jì)檔案保管清冊?！?此條款

2、就明確規(guī)定了會計(jì)檔案應(yīng)由本部門的財(cái)務(wù)室進(jìn)行整理歸檔。綜合檔案室的檔案員一般不具體進(jìn)行會計(jì)檔案的整理，只進(jìn)行必要的指導(dǎo)和組織接收。,三、會計(jì)檔案的歸檔時(shí)間,當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可暫由單位會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。,四、會計(jì)檔案的整理方法,會計(jì)檔案的整理原則必須遵循會計(jì)檔案自然形成的規(guī)律，保持會計(jì)檔案材料之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分會計(jì)檔案的保管價(jià)值，便于科學(xué)管理和查找利用。在整理中，原則上會計(jì)憑證會計(jì)賬簿的封裝不能拆開重新裝訂。,四、會計(jì)檔案的整理方法,（一）會計(jì)文件材料的歸檔范圍及保管期限表 主要包括 會計(jì)憑證（原始憑證，記賬憑證

3、和匯總憑證，其他會計(jì)憑證） 會計(jì)賬簿（日記賬，明細(xì)賬，總賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計(jì)賬簿） 財(cái)務(wù)報(bào)告（月季度會計(jì)報(bào)表，年度會計(jì)報(bào)表及文字說明）及其他會計(jì)核算專業(yè)材料（會計(jì)移交清冊，會計(jì)檔案保管清冊，會計(jì)檔案銷毀清冊，銀行對賬單）,（一）會計(jì)文件材料的歸檔范圍及保管期限表,工資單 25年 憑證 一般憑證 15年 現(xiàn)金銀行日記賬 25年 會計(jì)檔案 賬簿 總賬明細(xì)賬 15年 年報(bào)表 永久 報(bào)表 月季度報(bào)表 5年,四、會計(jì)檔案的整理方法,（二）會計(jì)檔案的整理 1、會計(jì)憑證的整理 2、會計(jì)賬簿的整理 3、會計(jì)報(bào)表的整理,1、會計(jì)憑證的整理*一般憑證, 排序并編卷號。把憑證按照時(shí)間順序排列，采用大

4、流水編號法編制卷號。 貼標(biāo)簽。在包角處貼藍(lán)色梯形會計(jì)標(biāo)簽。梯形標(biāo)簽的底邊藍(lán)線與憑證邊沿對齊，形成包角。會計(jì)要在包角處加蓋騎縫章封死。,類別：填寫”憑證”。 年度：填寫憑證所屬年度。 目錄號：目錄號沒編寫的可以不填。 案卷號：填寫案卷流水編號。 定期：填寫”15年“。, 編制案卷目錄。 檔案室編：填寫案卷號。 案卷題名：填寫“X單位X年X月 會計(jì)憑證”。 起止日期：根據(jù)憑證封面填寫。 卷內(nèi)張數(shù)：憑證封面有張數(shù)的照實(shí)填寫，沒有可以不填。 附件張數(shù)：根據(jù)憑證封面填寫。 憑證號碼：根據(jù)憑證封面填寫。 保管期限：填寫“15年”。, 裝盒。 會計(jì)憑證按年度分裝入小憑證盒，裝盒不能跨年度。不用填寫盒封面。,

5、 填寫憑證盒脊背。 小憑證盒的脊背分兩種情況，一種是有字的，一種是無字的。脊背有字的按內(nèi)容填寫。 全宗號：沒有可以不填。 目錄號：目錄號沒編寫的可以不填。 案卷號：填寫盒內(nèi)實(shí)際裝入憑證的起止卷號。 年度：填寫憑證形成年度。 月：填寫憑證形成月份。 本月共 冊：根據(jù)憑證封面顯示內(nèi)容填寫。 第 冊：根據(jù)憑證封面顯示內(nèi)容填寫。, 填寫憑證盒脊背。 脊背無字的憑證盒，要從盒底2cm處向上貼藍(lán)色條形會計(jì)標(biāo)簽。,全宗號：沒有可以不填。 目錄號：目錄號沒編寫的可以不填。 案卷號：填寫盒內(nèi)所裝案卷的起止卷號。 年度：填寫憑證所屬年度。 保管期限：填寫“15年”。,* 工資單,如果只有一份工資單且放在憑證里，應(yīng)

6、將其撕下來單獨(dú)整理，同時(shí)在原憑證里備注：“本卷內(nèi)工資單從第X號憑證里抽出”。 如果單獨(dú)有工資單，則不用撕掉憑證里的工資單，直接裝訂。 工資單的整理步驟如下：, 裝訂編頁。工資單按照時(shí)間順序裝訂，一年一本或多本，在封面上寫明“X單位X年工資單”。卷內(nèi)文件要在右上角用鉛筆編寫頁碼。 編卷號。工資單按年度時(shí)間順序進(jìn)行大流水編號。并在工資單左上角貼藍(lán)色梯形會計(jì)標(biāo)簽。方法同憑證。,類別：憑證（工資單）。 年度：填寫工資實(shí)際年度。 目錄號：目錄號沒編寫的可以不填。 案卷號：填寫案卷流水號。 保管期限：填寫“25年”。, 編制案卷目錄。 檔案室編：填寫卷號。 案卷題名：填寫“X單位 X年度工資單”。 起止日

7、期：填寫卷內(nèi)材料最早至最晚日期。 卷內(nèi)張數(shù)：卷內(nèi)實(shí)際總頁數(shù)。 保管期限：填寫“25年”, 裝盒并貼盒標(biāo)。 把整理好的工資單按年度分裝會計(jì)檔案盒，不同年度不能裝入同一盒里。 在盒脊背從底往上量4cm處貼藍(lán)色條形會計(jì)標(biāo)簽。標(biāo)簽填寫參照憑證盒標(biāo)。,2、會計(jì)賬簿的整理, 賬簿整理。如果是死頁帳，就不動(dòng)，視作100頁，不用編頁。如果是活頁帳，一定要把空白頁抽走，并用鉛筆在有有效文字頁面正面的右上角、反面的左上角編寫頁碼，再重新裝訂做封面，形成一本賬簿。, 排列卷號并貼標(biāo)簽。按年度進(jìn)行排列編制大流水號。 賬簿脊背從底往上量2cm處貼藍(lán)色會計(jì)標(biāo)簽。,全宗號：沒有可以不填。 目錄號：目錄號沒編寫的可以不填。

8、案卷號：填寫案卷流水號。 年度：填寫賬簿當(dāng)年年度。 保管期限：現(xiàn)金銀行賬填寫“25年”， 總賬明細(xì)賬填寫“15年”。, 加貼賬簿內(nèi)封面。沿四周實(shí)線剪下貼于賬簿封面正中間。,按照賬簿內(nèi)容填寫時(shí)間。 保管期限：現(xiàn)金銀行日記賬填寫“25年”，總賬明細(xì)賬填寫“15年”。 本卷共 1 件 頁：死頁帳填100頁，活頁帳填寫編寫頁數(shù)。 會計(jì)處理號：不填。 全宗號：沒有可以不填。 目錄號：目錄號沒編寫的可以不填。 案卷號：填寫案卷順序號。,居中填寫單位全稱,頂端空兩格填寫“X單位X年X帳”，一行不夠另起一行頂格寫。, 裝盒并貼盒標(biāo)。 裝盒不能跨年度。盒封面不用填寫。 盒標(biāo)參照工資單盒標(biāo)填寫。, 編寫案卷目錄。

9、 檔案室編：填寫卷號。 案卷題名：填寫“X單位 X年度X帳”。 起止日期：填寫卷內(nèi)材料最早至最晚日期。 卷內(nèi)張數(shù)填寫：根據(jù)編寫頁碼填寫。 保管期限：現(xiàn)金銀行賬填寫“25年”，總賬明細(xì)賬填寫“15年”。,會計(jì)報(bào)表用會計(jì)卷皮裝訂，參照文書檔案整理成卷。一年一卷或一年多卷，絕不能跨年裝訂。 編頁號。用鉛筆在有有效文字頁面正面的右上角、反面的左上角編寫頁碼。,3、會計(jì)報(bào)表的整理, 填寫卷內(nèi)目錄。 順序號：填寫卷內(nèi)文件順序號。 文號：可不填。 責(zé)任者：單位全稱。 題名：年報(bào)表則一年一條，例“X單位X年會計(jì)年報(bào)表”。季度報(bào)表或月報(bào)表則一季度一條或一月一條。 日期：用數(shù)字加點(diǎn)形式填寫。 頁號：填寫卷內(nèi)文件每

10、件起頁的編號，最后一件應(yīng)填起止頁號。例“26-29”。, 填寫備考表。 卷內(nèi)情況說明：填寫“本卷共X件X頁”。 立卷人：立卷人簽字。 財(cái)會主管：分管領(lǐng)導(dǎo)簽字。 立卷時(shí)間：填寫整理完成日期。 簽字部分必須用鋼筆或簽字筆填寫或蓋個(gè)人印章，嚴(yán)禁用打印機(jī)直接打印。,卷皮裝訂并填寫卷皮封面。 裝訂方法參照文書檔案裝訂方法。,居中填寫單位全稱,頂端空兩格填寫“X單位X年年報(bào)表”或“X單位X年X月報(bào)表”，一行不夠另起一行頂格寫。,根據(jù)卷內(nèi)文件據(jù)實(shí)填寫, 排卷號。按時(shí)間順序排大流水號。在脊背從底往上量4cm處貼會計(jì)標(biāo)簽。其中年報(bào)表貼紅色會計(jì)標(biāo)簽，月、季度報(bào)表貼藍(lán)色會計(jì)標(biāo)簽。,全宗號：沒有可以不填。 目錄號：目

11、錄號沒編寫的可以不填。 案卷號：填寫案卷流水號。 年度：填寫報(bào)表當(dāng)年年度。 保管期限：年報(bào)表填寫“永久”，月、季度報(bào)表填寫“年”。, 編寫案卷目錄。 檔案室編：填寫卷號。 案卷題名：填寫“X單位 X年度會計(jì)報(bào)表”或“單位年月季度報(bào)表”。 起止日期：填寫卷內(nèi)材料最早至最晚日期。 卷內(nèi)張數(shù)填寫：根據(jù)編寫頁碼填寫。 保管期限：年報(bào)表填寫“永久”，月、季度報(bào)表填寫“年”。,六、新的會計(jì)檔案管理辦法的精神,2015年12月11日，新修訂的會計(jì)檔案管理辦法（財(cái)政部第79號）正式發(fā)布，自2016年1月1日起施行。1998年8月21日財(cái)政部、國家檔案局發(fā)布的會計(jì)檔案管理辦法（財(cái)會字199832號）同時(shí)廢止。,

12、（一）對保管期限做了很大調(diào)整 第十四條 會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。 會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。,工資單 25年 30年 憑證 一般憑證 15年 30年 現(xiàn)金銀行日記賬 25年 30年 會計(jì)檔案 賬簿 總賬明細(xì)賬 15年 30年 年報(bào)表 永久 永久 報(bào)表 月季度報(bào)表 5年 10年,（二）增加了實(shí)行會計(jì)檔案僅以電子形式歸檔保存的管理要求。 第八、九條,（三）完善了會計(jì)檔案的銷毀程序 第十六、十七、十八條,如2005年形成的會計(jì)憑證檔案，原定保管期限是15年，保管期限2006年起算，至2015年12月，已保管10年；按照原管理辦法只需再保管5年至2020年12月，即可進(jìn)行到期鑒定，如鑒定確無繼續(xù)保存價(jià)值就可銷毀。但由于新管理辦法對憑證類會計(jì)檔案保管期限進(jìn)行了延長，該批會計(jì)檔案未到原定保管期限，其保管期限應(yīng)延長為30年，即到2035年12月才算到保管期限，可在2036年進(jìn)行到期檔案鑒定后，確無繼續(xù)保存價(jià)值即可