金蝶協(xié)同辦公系統(tǒng)——功能應用培訓(系統(tǒng)管理員)培訓.ppt

1、協(xié)同產(chǎn)品事業(yè)部 王洪宇,協(xié)同產(chǎn)品功能培訓課件 初始化及配置管理,總述,目錄,表單設置,3,基礎資料初始化,2,部署及設置,1,管理控制臺,5,工作流設置,4,安裝部署工作,安裝環(huán)境檢查,安裝部署,客戶端設置,系統(tǒng)備份,1.1安裝部署,1.2客戶端設置,1.3程序目錄結(jié)構(gòu),程序主目錄（Firstframe） 中間件（Tomcat，Apusic等） JDK1.5目錄（Jdk） 系統(tǒng)服務文件目錄（Bin） 數(shù)據(jù)庫相關文件目錄（DB） 數(shù)據(jù)文件目錄（Data） 程序文件目錄（Webapp或Easoa.war） 配置文件目錄（Resources）,1.4數(shù)據(jù)庫及常用表,1.5系統(tǒng)備份,跟客戶強調(diào)系統(tǒng)備份

2、的重要性 讓客戶養(yǎng)成每天備份的習慣 系統(tǒng)備份分為數(shù)據(jù)庫備份和Data備份兩部分,問題,系統(tǒng)管理員忽視系統(tǒng)備份的重要性或根本不做備份； 服務器配置不能滿足系統(tǒng)正常運行要求，系統(tǒng)上線后運行速度慢； 不熟悉特殊環(huán)境的安裝部署（如：非Windows環(huán)境）； 系統(tǒng)目錄結(jié)構(gòu)不熟悉，補丁或升級困難； 客戶端沒有正確配置，部分功能運行不正常（無法加載控件等）； 留意個別Ghost版操作系統(tǒng)，IE為非完整版，導致一些功能異常，需重新安裝或升級（選人樹彈出異常）。,目錄,表單設置,3,基礎資料初始化,2,部署及設置,1,管理控制臺,5,工作流設置,4,基礎資料初始化工作,組織架構(gòu)初始化,用戶初始化,角色初始化,職

3、位、職務體系初始化,2.1部門管理,上級部門：確定部門間上下級關系； 是否為區(qū)域：應用于集團分公司之間做數(shù)據(jù)隔離； 部門公文號：文件編號中使用【擬稿部門】為編號格式時應用，如：財字2010-01,2.2用戶管理,用戶姓名：系統(tǒng)采取實名制的工作方式，需用戶真實姓名，而且不可重復； 直屬上級：文件審批時的直屬上下級關系； 建立培訓學員用戶資料；,2.2用戶管理（續(xù)）,角色信息：用戶所屬角色，一個用戶可以擁有多個角色； 重置密碼：用戶忘記登錄密碼時，由系統(tǒng)管理員重置為初始密碼000000； 聯(lián)系信息：由用戶自己完善和更新，其他用戶可以在系統(tǒng)通訊錄中查看；,2.3角色管理,角色是指將具有相同操作權(quán)限、

4、職責的用戶抽象成一個組，統(tǒng)一授權(quán)； 角色授予：為角色增加用戶；,2.3角色管理（續(xù)）,系統(tǒng)提供二級的權(quán)限分配機制，即通過角色授權(quán)到模塊權(quán)限，而通過數(shù)據(jù)權(quán)限控制可以結(jié)合不同的模塊、不同的分類，對用戶能操作哪些數(shù)據(jù)進行授權(quán)： 基于角色管理的權(quán)限：相同操作權(quán)限、職責的用戶抽象成一個角色。一個角色可以分配多個用戶，也可以是一個用戶擁有多個角色； 基于數(shù)據(jù)訪問的權(quán)限：是控制用戶能夠查閱或管理哪些數(shù)據(jù)內(nèi)容，由具體的工作流程、知識分類、或具體的業(yè)務信息管理員所決定；（權(quán)限模式為數(shù)據(jù)授權(quán)）,2.4職位級別,將企業(yè)內(nèi)部的職位體系進行級別劃分，如劃分為高級、中級等級別。一個職位級別可以對應多個職位，一個職位只能對

5、應一個職位級別； 職位級別在協(xié)同辦公系統(tǒng)中的應用主要體現(xiàn)在工作流成員控制的設置上，根據(jù)設置的人員規(guī)則，不同的處理節(jié)點選人界面將過濾出不同的職位級別的成員。如：指定職位級別，同部門職位級別、同部門或直屬上級部門此級別的職位的人員處理等； 應用實例：假期申請審批流程中部門審批節(jié)點等。,2.5職位管理,企業(yè)職位體系的管理； 職位級別：該職位所屬的職位級別； 是否主職位：同一個用戶可能對應多個職位，設定某職位為主職位。,2.5職位管理（續(xù)）,一個職位可以對應多個用戶，一個用戶也可以對應多個職位； 在工作流成員控制設置中，可以 “指定具體的職位人員處理”，流程文件可以直接將文件發(fā)給相關人員處理。,2.6

6、職務管理,企業(yè)職務體系的管理； 職務管理為系統(tǒng)可選項，管理控制臺可以設置是否使用職務管理； 在工作流成員控制設置中，設置“指定一個職務范圍內(nèi)”，流程文件可以直接將文件發(fā)給指定的職務范圍的相關人員處理；,2.7系統(tǒng)字典,系統(tǒng)字典是指對各個業(yè)務模塊中需要使用到的選項類內(nèi)容，建立字典信息，便于對應的業(yè)務模塊在應用時，可以直接調(diào)用字典信息； 系統(tǒng)字典在系統(tǒng)安裝時自動創(chuàng)建，不可增加，只能根據(jù)項目的實際情況進行修改； 如：工作流分類，文件類/人事類/財務類/合同類/其它。,2.8注冊信息,金蝶協(xié)同產(chǎn)品的注冊信息中可以查看軟件特征碼、用戶數(shù)量、過期日期、軟件版本、在線用戶數(shù)等信息；,2.9頁簽管理,頁簽類型

7、：門戶頁簽、模塊頁簽； 使用范圍：頁簽授權(quán)；,2.10安全設置,設置允許、禁止登錄系統(tǒng)的IP地址池； 用戶資料中啟用個人IP驗證并綁定本機IP地址；,2.11基礎數(shù)據(jù)導入,下載模板-Excel整理-數(shù)據(jù)導入； 數(shù)據(jù)導入不成功時，出錯內(nèi)容紅色標識；,2.12基礎數(shù)據(jù)更新,批量修改用戶聯(lián)系信息；,目錄,表單設置,3,基礎資料初始化,2,部署及設置,1,管理控制臺,5,工作流設置,4,公文表單設置工作,創(chuàng)建表單,字段設置,表單格式設計,文件編號及模板設置,財務應用,發(fā)文流程 收文流程 用印申請流程 名片印刷申請流程 辦公用品申領流程 辦公設備借用流程 會議室申請流程 用車申請流程 設備維護申請流程

8、接待申請流程 ,請假申請流程 轉(zhuǎn)正申請流程 離職申請流程 招聘申請流程 試用申請流程 入職協(xié)作流程 轉(zhuǎn)崗申請流程 加班申請流程 績效考核流程 ,差旅費報銷流程 暫借款申報流程 固定資產(chǎn)申購流程 發(fā)票申請流程 支票申請流程 預算上報流程 財務報表上報流程 ,質(zhì)量投訴流程 進料檢查審批流程 產(chǎn)品資料申請流程 特價申請流程 商務訂單申請流程 合同審批流程 生產(chǎn)發(fā)貨流程 客戶服務派單流程 安全檢查流程 ,根據(jù)客戶審批需要，設計公文表單！,協(xié)同審批應用,行政應用,人事應用,財務應用,業(yè)務應用,表單樣本,3.1基礎操作,按照客戶的審批表單格式，進行表單的字段定義、表單格式設計、表單打印格式設計、正文模板、

9、紅頭模板配置、上傳等操作； 公文表單紅頭方式： 簡單紅頭：將紅頭部分套入模板中已經(jīng)建立“紅頭”的書簽位置，但不影響正文的排版； 模板紅頭：套紅頭時，將正文的文字插入紅頭模板中，正文依據(jù)模板的格式重新排版； 文件編號設置：配置表單在流轉(zhuǎn)過程中，文件編號的生成規(guī)則； 表單設計：根據(jù)已經(jīng)創(chuàng)建的表單字段，設計審批表單格式； 清除表單模板：對設計的表單模板樣式進行清除，重置為初始樣式； 表單模板管理：打印模板、正文模板、紅頭模板。,3.2字段設置,系統(tǒng)字段：文件標題、文件編號、提交人、提交日期、主題詞、擬稿部門、緊急程度。設計表單時要充分利用系統(tǒng)字段， 而且自定義字段不可與系統(tǒng)字段同名； 字段名稱必須與

10、表單設計中文本屬性的名稱相同，尤其是字段名稱修改后； 對于已經(jīng)使用的表單，刪除表單字段導致數(shù)據(jù)不完整，查看文件時會出錯。,3.2字段設置-字段類型,自定義字段類型： 短字段：存放數(shù)字、日期、短文本等；數(shù)量30個，長度50個字符；可進行查詢及報表輸出； 長字段：存放意見、長文本等；數(shù)量10個，長度500個字符；可進行查詢及報表輸出； 列表字段：每個字段為一列，數(shù)量15個，長度50個字符，可增加50行； 明細字段：數(shù)量99個，長度2000個字符；增加后根據(jù)需要設置輸入框格式。,3.2字段設置-基本資料,默認值：通過#getXXX的方式自動帶出相關數(shù)據(jù)，通常為用戶信息 ； 數(shù)據(jù)類型：日期型、整數(shù)型、

11、浮點型、字符串四種類型； 查詢字段：是否將該字段在【公文處理】-【查詢報表】中作為查詢條件； 顯示格式：針對浮點型數(shù)據(jù)，設置四舍五入的顯示格式，如：0.00。,3.2字段設置-輸入方式,輸入方式：文本輸入、取在線用戶、主送/抄送、意見欄、簽章欄、自動計算、轉(zhuǎn)大寫、各類字典選擇等。不同的字段類型將支持不同的輸入方式；,3.3文件編號設置,組織單位通過金蝶協(xié)同產(chǎn)品進行流程的審批處理，可以利用系統(tǒng)自動編號功能替代傳統(tǒng)的手工編號，避免出現(xiàn)重號、空號、漏號等現(xiàn)象； 編號條件：條件變化時，編號重新計算，如： 擬稿部門 ,系統(tǒng)年 ； 編號格式：由字段和常量組成，如:系統(tǒng)年-文件編號； 起始號：第一個文件的文

12、件編號號碼，由于某種原因需要重新調(diào)整起始號時，需同時修改“編號名稱”才能生效； 編號位數(shù)：文件編號號碼位數(shù)，由若干個0組成，如：000。,3.3文件編號設置-取號,手工取號：文件編號不自動生成，通過【選擇】-【取新號】按鈕，手動生成編號； 擬稿時自動產(chǎn)生流水號：新建流程時自動生成文件編號，如果文件編號格式中有些字段是表單中的某些字段的輸入的值，那么便不能使用這個編號規(guī)則，否則將出錯； 文件辦結(jié)時自動產(chǎn)生：公文流轉(zhuǎn)完后系統(tǒng)將根據(jù)文件編號規(guī)則產(chǎn)生文件編號，用戶查看流轉(zhuǎn)結(jié)束的文件時就能在表單中查看到文件編號。,手工取號：操作復雜，適合編號工作在流程中間環(huán)節(jié)的工作流，而且調(diào)整方便； 擬稿時自動產(chǎn)生：方

13、便，只適合文件編號純粹為流水號，對號碼沒連續(xù)性要求的工作流； 文件辦結(jié)時產(chǎn)生：不容易斷號，號碼查詢麻煩，而且號碼不可控。,3.4特殊應用-附件名,表單中顯示附件名：在設計表單時只需要在界面上輸入附件欄即可。（括號為中文全角大括號）打印表單中如果需要打印附件名也采用同樣方式設置即可；,3.4特殊應用-列表字段,列表字段：處理表單中多行多列的列表型樣式，如：差旅費報銷單；,3.4特殊應用-指定人員,表單內(nèi)指定人員：適用于流程中某節(jié)點的處理人由擬稿人在擬稿環(huán)節(jié)指定，而不是由上一節(jié)點處理人指定的流程；如：部門會簽后的領導簽發(fā)節(jié)點； 實現(xiàn)方式： 在表單設計界面增加一個名稱為“接收人”的input輸入框，

14、無需增加接收人字段； 在某節(jié)點的【成員控制】中選擇“表單內(nèi)指定接收人”；,3.5表單模板管理-打印模板,打印模板：當表單的頁面打印不能滿足客戶打印排版的要求時，需要使用【W(wǎng)ord套打】功能將表單的部分或全部內(nèi)容按照非標準表單格式生成Word文檔，便于打印及存檔管理； 將Word文檔按格式設計后另存成HTML格式，然后選擇相應的表單上傳即可；,3.5表單模板管理-紅頭、正文模板,根據(jù)組織單位的行文及相關管理規(guī)范，將常用的正文模板、紅頭模板進行設置； 鼠標定位在模板中需要顯示表單字段的位置，點擊WORD中的【插入】-【書簽】； 書簽名和表單中的字段名稱須一致才能正確顯示這個字段的值； 正文部分：使

15、用“正文”書簽，如果是iWeboffice，使用“zhengwen”；,問題,常見問題,設置某些表單的時候長字段不夠用； 表單中設置了“員工工號”字段，如何在擬稿時自動獲取； 長字段如何自適應表格的寬度；style=WIDTH: 100% ； 客戶需求：例：【環(huán)球人事】2010-12號，文件編號由兩部分組成，擬稿人負責確定字號“【環(huán)球人事】”（【環(huán)球黨】、【環(huán)球董事會】等字號），而到了編號環(huán)節(jié)，由編號人員統(tǒng)一編號，要求編號按字號和年獨立編排； 排版套紅工作在同一個節(jié)點由同一個人完成，如何既套紅頭，又可以將文件格式按客戶行文規(guī)范排版？,目錄,表單設置,3,基礎資料初始化,2,部署及設置,1,管理

16、控制臺,5,工作流設置,4,工作流設置工作,創(chuàng)建工作流,字段、成員、屬性設置,工作流授權(quán),歸檔及報表設置,工作流節(jié)點設計,4.1基礎操作,協(xié)同審批：將工作分解成若干個定義良好的任務（申請、審批等）、角色（擬稿人、審批人、監(jiān)控人等），按照一定的規(guī)則（審批順序、條件判斷等）和過程來執(zhí)行這些任務并對它們進行監(jiān)控； 金蝶協(xié)同產(chǎn)品配合了強大的工作流引擎和完善的流轉(zhuǎn)處理機制，在良好的界面交互性和操作性的基礎上實現(xiàn)工作流程的配置和流轉(zhuǎn)；,4.1基礎操作（續(xù)）,編輯方式：單頁簽、多頁簽； 流程模板：選擇其他流程為模板，快速創(chuàng)建工作流； 選擇表單：選擇流程對應的審批表單，確定后不能修改； 版本：隨著客戶流程的優(yōu)

17、化和調(diào)整，一個工作流可以建立多個不同的版本； 【復制新版本】創(chuàng)建一個新的流程版本，選擇這個版本進行流程的修改； 將原來生效的舊版本做【失效】處理，然后將新的版本生效即可； 這樣在舊版本生效時擬稿的文件按舊版本的規(guī)則進行流轉(zhuǎn)，新擬稿的文件按新流程設置流轉(zhuǎn)。,4.2流程設計,節(jié)點類型說明 ： 開始節(jié)點：標識流程開始的節(jié)點，一個流程只能有一個開始節(jié)點，文件擬稿的環(huán)節(jié)； 結(jié)束節(jié)點：標識流程結(jié)束的節(jié)點，一個流程只能有一個結(jié)束節(jié)點，文件辦結(jié)的環(huán)節(jié)，且可以設定流程文件歸檔知識中心和歸檔檔案的目錄，是否自動傳閱等； 通知節(jié)點：單向流程節(jié)點，后續(xù)節(jié)點只有一個； 處理節(jié)點：后續(xù)節(jié)點最多支持八個，八個處理節(jié)點不是并

18、行機制，不能同時流轉(zhuǎn)處理； 分支節(jié)點：分支節(jié)點的開始只能設定一個處理人，其后續(xù)節(jié)點最多支持八個，支持并行處理； 合并節(jié)點：與分支節(jié)點配合應用，分支節(jié)點處理完成后都必須流轉(zhuǎn)到合并節(jié)點； 條件節(jié)點：條件節(jié)點沒有處理人，由系統(tǒng)根據(jù)條件（系統(tǒng)字段和自定義字段的值）自動判斷后續(xù)節(jié)點，如請假申請流程中，可以在節(jié)點的條件設置中設置條件：請假天數(shù)3。,4.3權(quán)限,權(quán)限說明： “指定使用部門”和“指定使用人員”：設定流程擬稿人的范圍； 流程觀察員：流程觀察員可以查看本部門及下級部門人員擬稿的流程文件； 超級觀察員：超級觀察員有別于流程觀察員，可以觀察此流程所有的流程文件； 流程監(jiān)控員：流程監(jiān)控員可以查看此流程所

19、有文件的流轉(zhuǎn)情況，還可以對文件進行刪除、重定位等操作。,實際應用： 流程觀察員：部門級的監(jiān)督人員，監(jiān)控本部門及下屬部門的流程； 流程監(jiān)控員：流程管理人員，監(jiān)控流程、處理流程異常等； 超級觀察員：組織單位級的監(jiān)督人員，監(jiān)控全部的流程。,4.4字段控制,字段控制：設置流程每個節(jié)點的處理人對每個表單字段的操作權(quán)限； 舉例：總經(jīng)理審批字段只能在總經(jīng)理審批節(jié)點設置為可修改或必須填寫，其它節(jié)點只能設置為不可見或只讀； 留意：表單界面中未使用的字段不可設置為必須填寫，否則會出錯。,4.5成員控制,成員控制：設置每個節(jié)點的處理人； 設置原則： 除了沒任何規(guī)律可循的特殊情況外，盡量不要使用【流程所在管理單元】；

20、 盡量的縮小待選人員的范圍； 能直接定位到具體人員的，盡量直接定位到具體人員； 有其它方式可以實現(xiàn)的，盡量不要使用【指定具體人員】，減少人員變動時的維護量。,4.5成員控制-管理單元,【流程所在管理單元】 ：從管理單元（組織架構(gòu)）范圍內(nèi)任意選擇人員；當處理人的范圍沒有任何規(guī)律可循或使用其它控制方式無法控制處理人范圍時使用。,組織架構(gòu)內(nèi)選擇,4.1.5成員控制-部門,【指定為上一步處理人所在部門】、【指定一個特定的部門】：從某個部門（不包括下級部門）范圍內(nèi)任意選擇人員；當處理人的范圍限定在某個部門內(nèi)的人員的情況下使用，如：財務部任意用戶處理時，指定為“財務部”。,部門范圍內(nèi)選擇,4.5成員控制-

21、職務,【指定一個職務范圍內(nèi)】：從用戶的職務為某個指定職務的范圍內(nèi)任意選擇人員；如：所有“主管”職務的用戶都在處理人的范圍內(nèi)時，將職務設置為“主管” 。,職務范圍內(nèi)選擇,4.5成員控制-決策組,決策組：將擁有相同審批決策權(quán)限的用戶抽象成一個組，便于在【成員控制】時控制處理人范圍，組成員任意設置；如：將董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理特別助理等用戶建立“集團領導”決策組； 【指定一個決策組 】：從指定決策組用戶的范圍內(nèi)任意選擇人員。,決策組范圍內(nèi)選擇,4.5成員控制-職位級別,【指定職位級別】、【指定職位級別(同部門)】、【指定職位級別(同部門和直屬上級部門)】：默認為指定職位級別的所有用戶；三者

22、的區(qū)別在于以擬稿人為參照，在哪個范圍內(nèi)確定這個指定的職位級別； 同部門、直屬上級部門是職位管理中的部門而不是組織架構(gòu)的部門。,指定職位級別的所有用戶，雙擊刪除,4.5成員控制-職位,【指定具體的職位人員處理】：默認為職位為指定職位的所有用戶；如：費用報銷流程中的財務經(jīng)理審批節(jié)點，將職位指定為“財務部經(jīng)理”即可。,4.5成員控制-具體人員,【指定具體人員】：默認為指定的所有具體人員； 對于人員流動性很低的客戶才建議使用，否則運行過程中維護量很大。,指定具體人員，雙擊刪除,4.5成員控制-直屬上級,【直屬上級】：默認為當前用戶的直屬上級；如：假期申請流程，擬稿人發(fā)出的下一個環(huán)節(jié)一般都是自己的直屬上

23、級； 直屬上級為用戶管理中設置的直屬上下級關系。,當前用戶直屬上級,4.5成員控制-指定人員,【表單內(nèi)指定接收人】：某節(jié)點的處理人由擬稿人在擬稿時指定時使用。,擬稿人指定處理人,默認發(fā)送給擬稿人指定的人,4.6屬性編輯,【邏輯類型】：當節(jié)點處理人多于一人時，設置邏輯類型； 與方式：節(jié)點的處理人都完成處理，該節(jié)點才辦結(jié)，如：會簽； 或方式：節(jié)點的處理人都完成處理，該節(jié)點才辦結(jié),如：品質(zhì)部處理客戶問題投訴； 異或：前后兩個節(jié)點之間的處理模式，如秘書節(jié)點領導節(jié)點，當“秘書節(jié)點”有3個秘書同時辦理時，其中一個秘書A完成后可以選擇發(fā)送給自己的主管領導，在“領導節(jié)點”領導A就可以先行辦理文件。像這種情況就

24、可以在領導節(jié)點設置成異或； 順序?qū)徟阂环N特殊與方式，順序由上一步處理人選擇的順序決定；如：董事長、總經(jīng)理、副總同時審批時，要按從低到高的順序選擇，即副總、總經(jīng)理、董事長； 只選一人：只能從待選范圍內(nèi)選擇一個人處理。,4.6屬性編輯（續(xù)）,【操作控制】：當前節(jié)點處理人對文件的操作權(quán)限； 特別說明： 【紅頭】、【清稿】：這兩個操作不能單獨使用，都需要與【批閱】操作配合一起使用； 【退回】：某些節(jié)點授權(quán)了【退回】操作，但會被系統(tǒng)屏蔽，如：當前節(jié)點為多人處理； 【打印】：Word套打。,4.7歸檔移交,【歸檔移交】：文件辦結(jié)后，可以歸檔到知識中心和檔案管理模塊； 條件字段不支持列表字段，最好使用字典

25、類的短字段； 例：根據(jù)項目階段的選擇，確定文件辦結(jié)后歸檔到知識中心的不同目錄下； 自動傳閱：文件辦結(jié)后，自動發(fā)送文件傳閱給相關人員；如：請假申請流程辦結(jié)后，自動傳閱給行政部文員。,4.8公文報表設置,【公文報表】：對流程所產(chǎn)生的文件進行匯總，報表輸出； 每個流程可以根據(jù)內(nèi)容不同設置多個報表； 輸入方式為非【簽章】和【頁面簽章簽字】的字段。,4.9流程轉(zhuǎn)換設置,流程轉(zhuǎn)換：流轉(zhuǎn)過程中文件，通過【轉(zhuǎn)換】功能新建文件，并可自動將某些字段的值帶到新文件中；如：收文轉(zhuǎn)發(fā)文，文件編號，文件標題等字段； 轉(zhuǎn)換的字段為除了列表字段以外的輸入方式為文本輸入的字段； 【新起】、【轉(zhuǎn)換】生成文件后，源文件不能刪除。,設置表單間字段對應關系,問題,常見問題,流程A已設置完成，新的流程B的跟流程A相似度很高，如何快速配置流程B； 由于表單格式?jīng)]有最終確定，所以所有的工作流都是使用一個公共的表單創(chuàng)建的，希望表單確定后再調(diào)整； 某個處理節(jié)點A有3個后續(xù)路徑B、C、D，A節(jié)點發(fā)送的時候默認節(jié)點為B，但由于D為最常用節(jié)點，如何處理； 某節(jié)點的屬性編