電腦辦公自動化使用教程第03章.ppt

1、第 3 章,辦公中的文字和表格處理,辦公自動化實(shí)用技術(shù)電子教案,中國水利水電出版社,2,【本章內(nèi)容介紹】,本章介紹了辦公中文字和表格處理的基本知識 通過一個(gè)簡單、實(shí)用的“招錄公務(wù)員通知”文檔為例，講解了從文本錄入、內(nèi)容編輯、格式排版、頁面設(shè)置一直到打印操作、網(wǎng)上發(fā)布的文檔處理過程 以制作“通知”公文為例介紹了公文向?qū)е谱鞴牡姆椒ǎ⒔榻B了公文處理的基本規(guī)范 以制作 “報(bào)考簡章”為例，介紹了復(fù)雜文檔制作的相關(guān)知識 通過制作招錄職位表、報(bào)名登記表講解了辦公中各種表格的制作方法。,辦公自動化實(shí)用技術(shù)電子教案,中國水利水電出版社,3,【本章主要知識點(diǎn)】,文檔的錄入、編輯和排版 文檔的頁面設(shè)置與打印操

2、作 利用向?qū)е谱鬓k公公文 大綱視圖的使用 多級標(biāo)題符號的設(shè)置 樣式的設(shè)置與使用 規(guī)則文字表格的制作 復(fù)雜文字表格的制作 利用Excel制作表格,辦公自動化實(shí)用技術(shù)電子教案,中國水利水電出版社,4,3.1 文字處理工作概述,3.1.1 文字處理及其文字處理軟件 下圖描述了辦公中計(jì)算機(jī)文字處理的基本工作過程。,辦公自動化實(shí)用技術(shù)電子教案,中國水利水電出版社,5,文字處理軟件的主要功能,1文件存儲 2內(nèi)容編輯 3簡單排版 4輸入校驗(yàn) 5輸出 6提供輸入輸出接口 7對象的嵌入與鏈接,辦公自動化實(shí)用技術(shù)電子教案,中國水利水電出版社,6,3.1.2 文字處理軟件的操作流程,圖3-2 文檔處理操作流程,辦公

3、自動化實(shí)用技術(shù)電子教案,中國水利水電出版社,7,3.2 本章實(shí)例效果說明1,圖3-3 通知公文的正文效果,辦公自動化實(shí)用技術(shù)電子教案,中國水利水電出版社,8,3.2 本章實(shí)例效果說明2,圖3-4 附件1：“報(bào)名與考錄簡章”頁面效果,辦公自動化實(shí)用技術(shù)電子教案,中國水利水電出版社,9,3.2 本章實(shí)例效果說明3,圖3-5 附件2：“錄用職位表”表格效果,辦公自動化實(shí)用技術(shù)電子教案,中國水利水電出版社,10,3.2 本章實(shí)例效果說明4,圖3-6 附件3：“報(bào)名登記表”表格效果,辦公自動化實(shí)用技術(shù)電子教案,中國水利水電出版社,11,3.2 本章實(shí)例效果說明5,圖3-7 附件4：“報(bào)名推薦表”表格效果

4、,辦公自動化實(shí)用技術(shù)電子教案,中國水利水電出版社,12,3.2 本章實(shí)例效果說明6,圖3-8 附件5：“各市報(bào)名信息匯總表”表格效果,辦公自動化實(shí)用技術(shù)電子教案,中國水利水電出版社,13,3.3 利用一般文檔處理流程制作“招錄通知”,3.3.1 啟動Word并作相關(guān)設(shè)置 1啟動Word軟件 2工具欄的設(shè)置 （1）工具欄簡介 （2）將并列的“常用”工具欄與“格式”工具欄分開 （3）工具欄的顯示或隱藏,辦公自動化實(shí)用技術(shù)電子教案,中國水利水電出版社,14,3.3.2 文字和符號的錄入,1選擇漢字輸入方法 2文本內(nèi)容的輸入 3特殊符號的錄入 4文檔錄入后的聯(lián)機(jī)校對,辦公自動化實(shí)用技術(shù)電子教案,中國水

5、利水電出版社,15,3.3.3 文檔內(nèi)容的編輯和保存,1光標(biāo)定位 2選定文本 （1）選擇內(nèi)容較少并且不是整段的選取 （2）選擇內(nèi)容多但不是全文時(shí)的選取 （3）使用看不見的選擇欄 （4）利用快捷鍵操作選取 （5）文檔內(nèi)容的擴(kuò)展選取 （6）選定的簡化,辦公自動化實(shí)用技術(shù)電子教案,中國水利水電出版社,16,3.3.3 文檔內(nèi)容的編輯和保存,3修改文本技巧 4復(fù)制、移動、刪除文本 （1）利用快捷鍵 （2）菜單方法 （3）工具欄按鈕方法 （4）鼠標(biāo)拖動方法 5“選擇性”粘貼的作用 6撤消和恢復(fù)操作,辦公自動化實(shí)用技術(shù)電子教案,中國水利水電出版社,17,3.3.4 字體與段落格式排版,辦公自動化實(shí)用技術(shù)電

6、子教案,中國水利水電出版社,18,3.3.5 文檔的頁面設(shè)置,1設(shè)置紙張大小和方向 2 調(diào)整頁邊距 3設(shè)置頁眉、頁腳不同以及垂直對齊方式 4確定每頁中的行數(shù)和每行的字符數(shù),辦公自動化實(shí)用技術(shù)電子教案,中國水利水電出版社,19,3.3.6 打印效果的預(yù)覽,辦公自動化實(shí)用技術(shù)電子教案,中國水利水電出版社,20,3.3.7 文檔的打印輸出,1打印操作的基本步驟 2打印操作的其他方式 （1）文檔的快速打印 （2）一次連續(xù)打印多篇文檔 （3）“打印”對話框中其他常用項(xiàng)目設(shè)置 3文檔打印操作時(shí)的相關(guān)問題 （1）打印功能選項(xiàng)和設(shè)置打印機(jī)屬性設(shè)置 （2）暫停和終止打印,辦公自動化實(shí)用技術(shù)電子教案,中國水利水電

7、出版社,21,3.3.8 文檔的網(wǎng)上發(fā)布,辦公自動化實(shí)用技術(shù)電子教案,中國水利水電出版社,22,3.4 辦公文字處理規(guī)范及其公文向?qū)?yīng)用,3.4.1 辦公室文字處理的基本規(guī)范 1公文種類 2公文格式 3公文用紙 4公文用字 5公文書寫 3.4.2 利用公文向?qū)е谱髡袖浲ㄖ?辦公自動化實(shí)用技術(shù)電子教案,中國水利水電出版社,23,3.5 制作“報(bào)考簡章”復(fù)雜文檔,3.5.1 Word視圖方式簡介 3.5.2 利用大綱視圖輸入報(bào)考簡章的各級標(biāo)題,辦公自動化實(shí)用技術(shù)電子教案,中國水利水電出版社,24,3.5.3 復(fù)雜文檔的文字快速錄入技巧,1借助外部設(shè)備 2自己定義新詞 3利用自動圖文集 4善于使

8、用自動更正 5巧妙利用替換功能 6掌握一些漢字輸入方法的使用技巧,辦公自動化實(shí)用技術(shù)電子教案,中國水利水電出版社,25,3.5.4 編號和項(xiàng)目符號的設(shè)置,辦公自動化實(shí)用技術(shù)電子教案,中國水利水電出版社,26,3.5.5 樣式的應(yīng)用與管理,1樣式的基本知識 2直接套用樣式 3新建樣式 4使用自己新建的樣式 5修改樣式 6樣式的管理,辦公自動化實(shí)用技術(shù)電子教案,中國水利水電出版社,27,3.6 電子表格處理概述,3.6.1 電子表格類型劃分和制作軟件選取,表3-2 辦公用電子表格的常見類型,辦公自動化實(shí)用技術(shù)電子教案,中國水利水電出版社,28,電子表格制作軟件選取,1規(guī)則的文字表格用Word中的“

9、插入表格”方法或者直接利用Excel填表完成。 2單元格懸殊的復(fù)雜文字表格，利用Word的“繪制表格”方法制作。 3形狀雖然很不規(guī)則，但可明顯看出大的單元格是由小的單元格組合而成，適宜于用Excel制作，大的單元格可通過選取單元格區(qū)域，然后“合并居中”來實(shí)現(xiàn)。 4包含大量數(shù)字并且需要進(jìn)行公式、函數(shù)運(yùn)算的表格最好使用Excel制作。 5數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表和數(shù)據(jù)庫表格適合使用Excel制作，其中利用Excel制作數(shù)據(jù)庫表格并進(jìn)行數(shù)據(jù)處理將在下一章進(jìn)行詳細(xì)介紹。,辦公自動化實(shí)用技術(shù)電子教案,中國水利水電出版社,29,3.6.2 電子表格的常用術(shù)語和通用操作,1表格的創(chuàng)建 2表格整體的縮放與移動 3表格行高

10、、列寬的調(diào)整與斜線表頭設(shè)置 4表格中單元格的拆分與合并 5表格邊框與底紋背景的設(shè)置 6表格中單元格、行、列的編輯 7表格單元格中文字的對齊方式設(shè)置 8表格中的排序與公式計(jì)算 9表格與文本的轉(zhuǎn)換操作 10拆分與合并表格,辦公自動化實(shí)用技術(shù)電子教案,中國水利水電出版社,30,3.7 利用WORD的插入表格法制作規(guī)則的錄用職位表,（具體內(nèi)容參見教材27）,辦公自動化實(shí)用技術(shù)電子教案,中國水利水電出版社,31,3.8 利用WORD的繪制表格法制作稍復(fù)雜的報(bào)名登記表,1制作表格標(biāo)題 2繪制表格 3合并與拆分單元格 4調(diào)整表格的整體形狀 5表格中文字的編排 6設(shè)置表格外框線的粗線效果,辦公自動化實(shí)用技術(shù)電

11、子教案,中國水利水電出版社,32,3.9 利用EXCEL制作報(bào)名匯總表,3.9.1 表格框架的建立 3.9.2 表格格式的設(shè)置 1標(biāo)題的跨列居中設(shè)置 2單元格中文字格式的設(shè)置 3表格邊框線的設(shè)置 3.9.3 表格的頁面設(shè)置 1“頁面”選項(xiàng)卡 2“頁邊距”選項(xiàng)卡 3“頁眉頁腳”選項(xiàng)卡 4“工作表”選項(xiàng)卡 3.9.4 表格的打印預(yù)覽 3.9.5 表格的打印輸出,辦公自動化實(shí)用技術(shù)電子教案,中國水利水電出版社,33,小 結(jié),在辦公事務(wù)中，文字和表格處理是經(jīng)常進(jìn)行的兩種操作。 本章通過辦公實(shí)踐中的一個(gè)“招錄公務(wù)員考試”綜合實(shí)例，詳細(xì)介紹了辦公中文字處理和表格處理的基本知識和具體操作方法。主要內(nèi)容包括：

12、文字處理的工作流程以及辦公公文的規(guī)范處理方法；文檔處理中的錄入、編輯、排版、頁面設(shè)置與打印操作；利用向?qū)е谱鬓k公公文；復(fù)雜文檔制作中的大綱視圖運(yùn)用、多級標(biāo)題符號的設(shè)置、樣式的使用等；規(guī)則文字表格的制作，復(fù)雜文字表格的制作以及利用Excel制作表格的方法。 通過本章的學(xué)習(xí)，讀者可以達(dá)到能夠熟練進(jìn)行辦公業(yè)務(wù)管理中文字處理和表格處理工作，對日常工作中像公告文件、工作計(jì)劃、年度總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、科研論文等文檔能夠進(jìn)行嫻熟的輸入、編輯、排版和打印操作；對于各種工作日程表、節(jié)假日值班表、報(bào)名登記表、銷售信息匯總表等各種格式的表格能夠熟練編排和制作。,辦公自動化實(shí)用技術(shù)電子教案,中國水利水電出版社,34,習(xí)

13、題,一、填空 1在Word文檔中要選擇一個(gè)矩形區(qū)域，應(yīng)該在拖動鼠標(biāo)的同時(shí)按住_鍵。 2在Word中可以利用文檔左側(cè)的選擇區(qū)來選擇文本，方法為：單擊可以選擇_，雙擊可以選擇_，三擊可以選擇_。 3選擇全部文檔內(nèi)容有三種方法，分別是_、_和_。 4將一篇文檔中多處都出現(xiàn)的縮略詞“OA”全部修改為“辦公自動化”的方法為_。 5將選擇的文本的字體格式或段落格式復(fù)制到其它文字或段落中，應(yīng)該使用Word “常用”工具欄上的_按鈕，單擊它可以_。雙擊可以_。 6在應(yīng)用Word編輯含有英文的文檔，如果出現(xiàn)單詞拼寫錯(cuò)誤，則英文單詞下面自動加上_；如果有語法錯(cuò)誤，則英文句子被自動加上_。 7可以通過選擇菜單項(xiàng)“_

14、|_”打印當(dāng)前文檔。 8某個(gè)文檔基本頁面是縱向的，如果其中某一頁需要橫向頁面，則應(yīng)該_。 9在Word中，當(dāng)前文檔的總頁數(shù)和當(dāng)前頁的頁號顯示在窗口的_位置。 10在Excel中，要實(shí)現(xiàn)表格標(biāo)題的跨列居中，應(yīng)該單擊_工具欄上的_按鈕。,辦公自動化實(shí)用技術(shù)電子教案,中國水利水電出版社,35,二、判斷 1在Word中，一段文本內(nèi)容錄完后，最好馬上就進(jìn)行排版。 （ ） 2在Word環(huán)境下，文檔只能以“DOC”為擴(kuò)展名進(jìn)行保存。 （ ） 3按Del鍵和使用“編輯”菜單下的“剪切”命令，都能夠?qū)⑦x定的內(nèi)容刪除，因此這是兩個(gè)完全等效的操作。 （ ） 4在Word中創(chuàng)建的表格在打印時(shí)肯定帶有邊框線。 （ ）

15、5Excel表格的單元格中顯示的內(nèi)容與單元格的格式無關(guān)。 （ ）,辦公自動化實(shí)用技術(shù)電子教案,中國水利水電出版社,36,三、簡答題 1請說出文字處理的工作流程以及各個(gè)步驟的主要工作。 2文檔錄入應(yīng)該注意什么原則？ 3文檔中特殊符號的錄入有幾種方法？分別如何操作？ 4在長文檔編排中，為了加快文字輸入的速度，可以采取哪些技巧？ 5一篇文檔共3頁，正文內(nèi)容有12個(gè)自然段。請說出在下列情形下選擇文本的最快方法：A.第3段內(nèi)容的最后3句；B.從第2段到倒數(shù)第2段；C.最后3段；D.全文。 6、如何利用“替換”功能將一篇文檔中多處出現(xiàn)的“辦公自動化”詞語用一種特殊格式設(shè)置（比如設(shè)置為紅色、粗體、黑體、雙下

16、劃線）？ 7怎樣打印Word一篇文檔中的第1到5頁，以及第7、9、13頁的內(nèi)容？ 8在Word中如何打印文檔中的某一部分（如一個(gè)段落或圖片等）內(nèi)容？ 9在Word中，如何進(jìn)行項(xiàng)目符號和編號的設(shè)置？ 10. 請說明表格處理中的通用操作以及電子表格制作時(shí)的軟件選取原則。,辦公自動化實(shí)用技術(shù)電子教案,中國水利水電出版社,37,四、應(yīng)用題,1請自行將本章的實(shí)例文檔全部操作一遍。 2觀察習(xí)題圖3-1排版效果，模仿制作該文檔，操作中注意文字和符號的錄入方法原則，字體、段落格式設(shè)置，并適當(dāng)進(jìn)行頁面效果設(shè)置。,習(xí)題圖3-1,辦公自動化實(shí)用技術(shù)電子教案,中國水利水電出版社,38,3根據(jù)本書第一章的內(nèi)容，模仿本書的編寫風(fēng)格進(jìn)行復(fù)雜的長文檔練習(xí)，不需要輸入過多正文內(nèi)容，主要體會大綱