EXCEL實(shí)用基礎(chǔ)教程.ppt

1、,EXCEL實(shí)用基礎(chǔ)教程,2010.05.19,初步介紹EXCEL及常用術(shù)語(yǔ)，使學(xué)員更深入地認(rèn)識(shí)EXCEL的各項(xiàng)功能。,課程目標(biāo),介紹和演示一些快捷操作，使學(xué)員有效提高錄入速度，提高工作效率。,從不同的用法中展示IF、VLOOKUP等幾個(gè)常用函數(shù)的使用方法和應(yīng)用范圍，使學(xué)員能在練習(xí)中融會(huì)貫通。,通過(guò)展示EXCEL圖表的基本要素，使學(xué)員能完成基礎(chǔ)的圖表制作。,第一部分：認(rèn)識(shí)EXCEL EXCEL是什么 EXCEL的歷史版本 認(rèn)識(shí)EXCEL2003的菜單 EXCEL2003與2007比較 第二部分：加快你的編輯速度 第三部分：準(zhǔn)確的完成各種運(yùn)算 第四部分：用圖表展示你的數(shù)據(jù),目錄,EXCEL是什么

2、？,對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄、計(jì)算、分析,電子表格軟件,Microsoft Office,EXCEL的歷史版本,1985 1.0 Mac系統(tǒng),了解EXCEL菜單,EXCEL能完成哪些操作？,EXCEL2003頁(yè)面風(fēng)格,了解EXCEL菜單1-編輯菜單,基本的： 剪切、復(fù)制、粘貼 查找、替換 刪除,會(huì)帶給你驚喜的： 選擇性粘貼 定位,了解EXCEL菜單2-插入菜單,基本的： 單元格、行、列 工作表 批注,會(huì)帶給你驚喜的： 函數(shù) 圖表,了解EXCEL菜單3-格式菜單,基本的： 單元格、行、列,會(huì)帶給你驚喜的： 條件格式,了解EXCEL菜單4-數(shù)據(jù)菜單,基本的： 排序 篩選,會(huì)帶給你驚喜的： 有效性 分列,了解

3、EXCEL的菜單5-其他菜單,你需要熟悉的： 文件-新建、打開、關(guān)閉、保存 文件-頁(yè)面設(shè)置、打印預(yù)覽、打印 視圖-工具欄 工具-選項(xiàng) 窗口-凍結(jié)窗口 幫助-MS EXCEL幫助,鼠標(biāo)右鍵快捷菜單,EXCEL2003與2007的頁(yè)面風(fēng)格,EXCEL2007的菜單,EXCEL2003與2007功能比較,本節(jié)回顧,Excel是Microsoft Office的組件之一,Excel是電子表格，用來(lái)處理數(shù)據(jù),Excel已有25年的歷史，2003和2007是主流版本,Excel界面中的區(qū)域和關(guān)鍵名詞,Excel的各種菜單：編輯、插入、格式、數(shù)據(jù),2007的頁(yè)面風(fēng)格,2007的新增功能,第一部分：認(rèn)識(shí)EXC

4、EL 第二部分：加快你的編輯速度 在單元格中錄入數(shù)據(jù) 快速移動(dòng) 精確選擇 調(diào)整單元格格式 速算和批改 第三部分：準(zhǔn)確的完成各種運(yùn)算 第四部分：用圖表展示你的數(shù)據(jù),目錄,在單元格中錄入數(shù)據(jù)（1/5）,1、錄入日期,本年度的日期錄入，用“/”或“-”分隔月、日，就可以輸入一個(gè)完整的日期，不用輸入年份，也不用輸入“月”“日”等中文。如右圖所示，在單元格中直接錄入“4/15”或“4-15”，則系統(tǒng)自動(dòng)轉(zhuǎn)化成2010年4月15日。 如果錄入日期不是本年度的，則需要輸入年份（可以只輸入后兩位），比如在單元格中輸入“09-2-1”，則系統(tǒng)自動(dòng)轉(zhuǎn)化為2009年2月1日。 按 ctrl + ；可以輸入當(dāng)前日期,

5、a、b兩種快速錄入方式生效的前提是單元格格式是常規(guī)或者日期； 當(dāng)以省略方式輸入時(shí)，請(qǐng)注意年份是否準(zhǔn)確。特別是每當(dāng)年初，輸入“12/1”實(shí)際是今年的12月1日哦。,在單元格中錄入數(shù)據(jù)（2/5）,2、使用填充柄自動(dòng)填充,拖動(dòng)填充柄：位于選定區(qū)域右下角的小黑方塊。 將用鼠標(biāo)指向填充柄時(shí)，鼠標(biāo)的指針更改為黑十字。此時(shí)點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵不放再拖動(dòng)（可以是上、下、左、右任意方向），自動(dòng)填充單元格。,（1）連續(xù)數(shù)字,（2）連續(xù)日期,（3）以2等差,（4）月等差,在單元格中錄入數(shù)據(jù)（3/5）,2、使用填充柄自動(dòng)填充,雙擊填充柄：可以向下快速填充單元格，填充的內(nèi)容類似拖動(dòng)填充柄，填充的范圍遵循以下規(guī)則： 填充以本列（

6、或左側(cè)列，或右側(cè)列）為基準(zhǔn)，遇到基準(zhǔn)列的第一個(gè)空白單元格，或本列的第一個(gè)非空白單元格停止 只要準(zhǔn)備向下填充的單元格內(nèi)有值，則基準(zhǔn)列的選擇遵循“本列 - 左側(cè)列 - 右側(cè)列”的優(yōu)先次序；,如果數(shù)據(jù)有很多行，希望一直填充到最后一行數(shù)據(jù)，請(qǐng)記得雙擊完之后看看最后一行是否真的被填充。也許在以左側(cè)列或右側(cè)列或本列作為基準(zhǔn)列的時(shí)候，遇到了意料之外的空單元格或非空單元格，而被提前終止了填充。,（2）以左側(cè)列為基準(zhǔn),（3）以右側(cè)列為基準(zhǔn),（1）以本列為基準(zhǔn),在單元格中錄入數(shù)據(jù)（4/5）,2、錄入相同內(nèi)容,復(fù)制粘貼、填充柄 選擇需要輸入相同內(nèi)容的單元格，輸入內(nèi)容后直接按 Ctrl + Enter。,3、利用數(shù)據(jù)

7、有效性,對(duì)已經(jīng)設(shè)置了數(shù)據(jù)有效性的單元格，選擇該單元格后會(huì)出現(xiàn) ，可以通過(guò)下拉框選擇固定的內(nèi)容，而不用手工錄入。,（1）選擇單元格,（2）點(diǎn)擊,（3）選擇選項(xiàng),（4）完成輸入,數(shù)據(jù)有效性另一重要作用是保證數(shù)據(jù)錄入規(guī)范。但是數(shù)據(jù)有效性只對(duì)將要錄入的數(shù)據(jù)生效，不對(duì)已有的數(shù)據(jù)起作用。,在單元格中錄入數(shù)據(jù)（5/5）,附、如何設(shè)置數(shù)據(jù)有效性,選擇需要設(shè)置有效性的單元格或區(qū)域（可以是不連續(xù)的單元格）,第1步,打開菜單“數(shù)據(jù)”- “有效性”，顯示數(shù)據(jù)有效性對(duì)話框,第2步,在“設(shè)置”選項(xiàng)卡中的“允許”欄選擇“序列”；,第3步,在“來(lái)源”欄輸入允許輸入的值，多個(gè)值之間用英文標(biāo)點(diǎn)“,”隔開；,第4步,或者點(diǎn)擊“來(lái)源

8、”欄的 選擇一個(gè)范圍，該范圍內(nèi)有允許輸入的值。,完成設(shè)置,第5步,快速移動(dòng)（1/3）,1、改變回車后移動(dòng)的方式,有時(shí)候我們需要在多個(gè)連續(xù)單元格中連續(xù)錄入數(shù)據(jù)，這些連續(xù)單元格有可能是水平方向的，有可能是垂直方向的。為了加快錄入速度，希望錄入完成并按回車鍵后自動(dòng)跳入下一個(gè)需要錄入數(shù)據(jù)的單元格，避免換用鼠標(biāo)或使用方向鍵的麻煩。這時(shí)可以修改“按Enter鍵后移動(dòng)”方向和錄入順序一致。 設(shè)置路徑：菜單“工具” - “選項(xiàng)”，“編輯”選項(xiàng)卡。 可供選擇的方向有上、下、左、右4四個(gè)方向。,快速移動(dòng)（2/3）,2、雙擊單元格邊框,選中單元格，將鼠標(biāo)移動(dòng)到單元格邊框上，鼠標(biāo)形狀變成帶箭頭的十字，這時(shí)候雙擊上、下

9、、左、右邊框，可以實(shí)現(xiàn)快速向上、下、左、右移動(dòng)。移動(dòng)遵循以下規(guī)則： 如果選中的單元格是有內(nèi)容的，則移動(dòng)到下一個(gè)非空單元格為止； 如果選中的單元格是無(wú)內(nèi)容的，則移動(dòng)到下一個(gè)空單元格位置；,雙擊單元格邊框和雙擊填充柄（以本列為基準(zhǔn)）在移動(dòng)范圍上是相同，掌握這一點(diǎn)可以更好的理解和使用這兩個(gè)功能。 需要提醒注意的是，單元格是否為空不少以肉眼能否看到單元格中的內(nèi)容為依據(jù)的，空格也是被認(rèn)為有值的。,快速移動(dòng)（3/3）,3、使用名稱框,在名稱框中直接輸入單元格列標(biāo)行標(biāo)，再按Enter鍵可以快速移動(dòng)到該單元格。如右圖所示，輸入“A30000”后回車可以移動(dòng)到單元格A30000。適用于由大量數(shù)據(jù)的表格。,4、使

10、用查找,適用菜單“編輯”- “查找”功能也能快速移動(dòng)到某一特定內(nèi)容的單元格。區(qū)別在于查找是按內(nèi)容實(shí)現(xiàn)移動(dòng)，名稱框是按位置實(shí)現(xiàn)移動(dòng)。,5、快速切換工作表,在移動(dòng)工作表的箭頭處單擊鼠標(biāo)右鍵，可以列出15個(gè)工作表名，選擇你的目標(biāo)即可。超過(guò)15個(gè)會(huì)以“其他工作表”的形式展現(xiàn)。,記得一定要按列標(biāo)+行標(biāo)的形式輸入，否則不能實(shí)現(xiàn)移動(dòng)。,精確選擇,1、用shift選擇連續(xù)的區(qū)域,先選擇一個(gè)單元格（或行、列），再選擇另一個(gè)單元格（或行、列），則在此之間的區(qū)域都會(huì)被選中。當(dāng)需要選擇的區(qū)域已經(jīng)超出了當(dāng)前屏幕的顯示時(shí)適用，與使用鼠標(biāo)相比更精準(zhǔn)，不會(huì)出現(xiàn)要么移動(dòng)沒(méi)到位，要么移動(dòng)過(guò)頭的情況。,2、使用定位功能選擇不連續(xù)的

11、區(qū)域,選擇不連續(xù)區(qū)域常用的方法是Ctrl，更智能的方法是定位功能。,選 大范圍,編輯-定位,選中“空值”,定位條件,完成,A3和A5被選中,調(diào)整單元格格式（1/4）,1、使用快捷鍵 ctrl + 1 顯示單元格格式對(duì)話框,不要試圖通過(guò)設(shè)置單元格格式改變單元格中已有的內(nèi)容，例如試圖通過(guò)將單元格格式從“文本”改成“數(shù)字”實(shí)現(xiàn)加減等簡(jiǎn)單運(yùn)算。 如果希望以文本形式保存數(shù)字，可以在錄入數(shù)據(jù)之前就將單元格格式改成“文本”。其他情形類似，單元格格式只對(duì)未來(lái)錄入的數(shù)據(jù)有實(shí)質(zhì)的約束作用。,調(diào)整單元格格式（2/4）,基本做法：選擇一個(gè)單元格或區(qū)域，再點(diǎn)擊工具欄的格式刷按鈕，再點(diǎn)擊需要設(shè)置格式的區(qū)域。 如果選定區(qū)域

12、后雙擊格式刷，則格式刷可以被使用多次，直到再次單擊工具欄的格式刷按鈕 為止,2、格式刷,3、F4快捷鍵,F4功能鍵可以重復(fù)上一個(gè)操作，因此在設(shè)置多個(gè)不連續(xù)區(qū)域的格式時(shí)，可以先設(shè)置一個(gè)區(qū)域，完成之后選擇第二個(gè)區(qū)域，再按F4功能鍵，就可以完成第二個(gè)區(qū)域的格式設(shè)置?？梢岳^續(xù)第三個(gè)、第四個(gè),F4功能鍵可以重復(fù)的不僅僅是設(shè)置格式操作，錄入、刪除等操作均可以重復(fù),調(diào)整單元格格式（3/4）,4、粘貼格式,第1步,第2步,第3步,第4步,第5步,復(fù)制A1:B6區(qū)域,選擇D1,點(diǎn)鼠標(biāo)右鍵，選“選擇性粘貼”,選中“格式”,完成,可以選擇的除了格式，還有公式、數(shù)值、批注、有效性等內(nèi)容；常用的是粘貼數(shù)值。 如果把粘貼

13、數(shù)值和粘貼格式組合使用，可以既去除公式，又保留格式。注意一定要先粘貼數(shù)值。,D1:E6使用A1:B6相同的格式,調(diào)整單元格格式（4/4）,對(duì)符合條件的單元格統(tǒng)一設(shè)置格式，最簡(jiǎn)單的方法是使用“條件格式”。,5、條件格式,第1步,第2步,第3步,第4步,選擇需要設(shè)置條件格式的區(qū)域,菜單“格式” - “條件格式”,輸入條件格式,完成,把成績(jī)低于60分的設(shè)為紅色,速算和批改（1/4）,Excel狀態(tài)欄提供了6種基本的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，分別是平均值、計(jì)數(shù)、計(jì)數(shù)值、最大值、最小值、求和，可以快速獲得簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)結(jié)果。,1、利用狀態(tài)欄的簡(jiǎn)單統(tǒng)計(jì)功能,操作方法：選擇需要進(jìn)行上述統(tǒng)計(jì)的單元格區(qū)域，右鍵單擊狀態(tài)欄，選擇相應(yīng)

14、的統(tǒng)計(jì)功能，即可在狀態(tài)欄顯示結(jié)果。,使用狀態(tài)進(jìn)行簡(jiǎn)單統(tǒng)計(jì)時(shí)，被選擇的單元格區(qū)域中可以有非數(shù)字存在，除了“計(jì)數(shù)”功能外，Excel將自動(dòng)忽略非數(shù)字單元格。 如果發(fā)現(xiàn)選擇單元格區(qū)域后狀態(tài)欄沒(méi)有出現(xiàn)結(jié)果或者結(jié)果錯(cuò)誤，可能的原因是你所選的單元格文本。,速算和批改（2/4）,利用菜單“編輯” - “查找”功能中的“查找全部”，可以顯示查找內(nèi)容的數(shù)量，結(jié)果在“查找和替換”對(duì)話框的右下角顯示。,2、利用查找功能計(jì)數(shù),3、利用替換功能批量修改,利用菜單“編輯” - “替換”功能，可以將單元格內(nèi)容進(jìn)行批量修改，替換完成后Excel會(huì)提醒成功替換的數(shù)量。,使用替換功能時(shí)需要謹(jǐn)慎確認(rèn)是整個(gè)表中的內(nèi)容都替換，還是只有

15、一部分需要替換。如果是部分需要替換，請(qǐng)先選擇需要替換的區(qū)域。 查找和替換都可以使用通配符“？”和“*”，前者表示一個(gè)字符，后者表示任意多個(gè)字符。,速算和批改（3/4）,4、利用選擇性粘貼按比例或差額修改數(shù)據(jù),“選擇性粘貼”提供了在粘貼的同時(shí)進(jìn)行運(yùn)算的功能，可選的運(yùn)算有加、減、乘、除。,第1步,第2步,第3步,第4步,在任一單元格中輸入1000，并復(fù)制該單元格,選擇B2:B3單元格,選擇右鍵快捷菜單中的“選擇性粘貼”,選中對(duì)話框上的“乘”,第5步,完成,把單位“千元”改成單位“元”,速算和批改（4/4）,5、利用選擇性粘貼進(jìn)行行列轉(zhuǎn)置,第1步,第2步,第3步,第4步,選擇A2:B3單元格,選擇粘

16、貼目標(biāo)區(qū)域的左上角單元格，例如D2,選擇右鍵快捷菜單中的“選擇性粘貼”,選中對(duì)話框上的“轉(zhuǎn)置”,第5步,完成,把行列轉(zhuǎn)置顯示,只要在256行以內(nèi)，就可以將整行進(jìn)行轉(zhuǎn)置，因?yàn)槌^(guò)256行轉(zhuǎn)置后會(huì)超過(guò)Excel2003允許的最大列數(shù)。因?yàn)橥瑯拥脑?，整列是無(wú)法進(jìn)行轉(zhuǎn)置的。,本節(jié)回顧,簡(jiǎn)化的日期錄入，當(dāng)前的日期錄入,填充柄,Ctrl + Enter,雙擊單元格邊框移動(dòng),用Ctrl選擇不連續(xù)區(qū)域，用Shift選擇連續(xù)區(qū)域,雙擊格式刷可以多次重復(fù)使用,F4功能鍵重復(fù)上次操作,選擇性粘貼功能的妙用,狀態(tài)欄快速統(tǒng)計(jì)功能,第一部分：認(rèn)識(shí)EXCEL 第二部分：加快你的編輯速度 第三部分：準(zhǔn)確的完成各種運(yùn)算 合并

17、和拆分文本 計(jì)算日期 數(shù)學(xué)函數(shù)Sum和統(tǒng)計(jì)函數(shù)Count 邏輯函數(shù)IF 查找函數(shù)VLOOKUP 使用函數(shù)的技巧 第四部分：用圖表展示你的數(shù)據(jù),目錄,總是以“=”開頭 允許輸入時(shí)以“+”或“-”開頭，會(huì)被自動(dòng)轉(zhuǎn)化成“=”開頭；,公式的構(gòu)成,可以出現(xiàn)運(yùn)算符 常見(jiàn)的運(yùn)算符有：+、-、*、/、&、=、=、,可以出現(xiàn)固定數(shù)值或文本,可以引用一個(gè)或多個(gè)單元格，多個(gè)單元格稱為區(qū)域,可以使用成對(duì)出現(xiàn)的括號(hào)改變運(yùn)算順序,可以使用函數(shù)，函數(shù)后需要括號(hào)，通常還需要參數(shù),合并和拆分文本（1/12）,將多個(gè)單元格中的內(nèi)容，或固定的文本和數(shù)字合并到一個(gè)單元格； 例如：把“二機(jī)構(gòu)名稱”和“三級(jí)機(jī)構(gòu)名稱”合并到一起； 將一列

18、單元格中的內(nèi)容拆分成多列 例如：把“部門+科室”的表述方式拆分成獨(dú)立的“部門”字段和“科室”字段； 從一個(gè)單元格中提取部分文本 例如：只需要保留分公司名稱中的省市/城市名稱；只需要保留會(huì)計(jì)科目中前兩個(gè)層級(jí)的科目名稱；,主要用途,這里所指的合并和拆分，是針對(duì)文本或者一個(gè)單元格中的內(nèi)容而言，不是單元格格式的合并和拆分,合并和拆分文本（2/12）,= text1 & text2 & text3 ,需要合并的第1、2、3、個(gè)文本,或,基本用法,如何操作,1、多個(gè)文本合并,Text可以是一個(gè)固定的文本，比如“培訓(xùn)部”；也可以是一個(gè)單元格引用，比如 A1； 固定文本和單元格引用可以同時(shí)出現(xiàn)在同一個(gè)公式中,

19、合并和拆分文本（3/12）,基本用法,如何操作,1、多個(gè)文本合并,使用運(yùn)算符“&”直接在編輯框中輸入公式,如下圖所示，在單元格D1、D2中直接輸入公式，得到的結(jié)果分別是“abc”和“江蘇-南京”,合并和拆分文本（4/12）,基本用法,如何操作,1、多個(gè)文本合并,使用插入函數(shù)功能（續(xù)）,合并和拆分文本（5/12）,基本用法,如何操作,1、多個(gè)文本合并,使用插入函數(shù)功能（續(xù)）,參數(shù)提示,合并和拆分文本（6/12）,基本用法,如何操作,2、將一列單元格中的內(nèi)容拆分成多列,使用菜單“數(shù)據(jù)”-”分列“功能，可以按分隔符號(hào)和固定寬度拆分，Excel提供了文本分列向?qū)А?分隔符可以是標(biāo)點(diǎn)，也可以是自定義的字

20、符,固定寬度是從左向右計(jì)算的,合并和拆分文本（7/12）,基本用法,如何操作,2、將一列單元格中的內(nèi)容拆分成多列,第1步,第2步,第4步,選擇分列依據(jù)為“分隔符號(hào)”,a）按分隔符拆分列,選擇合適的分隔符號(hào)或輸入自定義的符號(hào)，可以預(yù)覽分列的結(jié)果。,完成分列,選擇需要拆分的范圍,第3步,合并和拆分文本（8/12）,基本用法,如何操作,2、將一列單元格中的內(nèi)容拆分成多列,b）按固定寬度拆分列,第1步,第2步,第4步,選擇分列依據(jù)為“固定寬度”,預(yù)覽區(qū)域左鍵單擊需要分隔的位置設(shè)置分隔線，雙擊分隔線可以取消,完成分列,選擇需要拆分的范圍,第3步,合并和拆分文本（9/12）,= LEFT ( text ,

21、 num_chars ),從這里提取,提取長(zhǎng)度是,從左往右,基本用法,如何操作,3、從左往右或從右往左提取單元格中的內(nèi)容,Text可以是一個(gè)固定的文本，比如“培訓(xùn)部”；也可以是一個(gè)單元格引用，比如 A1； Num_chars是一個(gè)大于零的整數(shù)，或者表示整數(shù)的單元格引用。如果實(shí)際輸入一個(gè)小數(shù)，則小數(shù)部分會(huì)被忽略。,合并和拆分文本（10/12）,基本用法,如何操作,3、從左往右或從右往左提取單元格中的內(nèi)容,直接輸入公式,使用菜單插入函數(shù),合并和拆分文本（11/12）,=MID ( text , start_num , num_chars ),從這里提取,從這個(gè)位置開始,提取的長(zhǎng)度是,基本用法,如何

22、操作,4、從中間某個(gè)位置提取文本,Text可以是一個(gè)固定的文本，比如“培訓(xùn)部”；也可以是一個(gè)單元格引用，比如 A1； Start_num和num_chars是大于0的整數(shù)，,合并和拆分文本（12/12）,基本用法,如何操作,4、從中間某個(gè)位置提取文本,直接輸入公式,使用菜單插入函數(shù),文本,開始,結(jié)果,長(zhǎng)度,計(jì)算日期（1/7）,獲得一個(gè)日期的年、月、日、時(shí)、分、秒 例如：從出生日期中提取出生年份； 計(jì)算兩個(gè)日期之間的間隔 例如：計(jì)算年齡、司齡；,主要用途,計(jì)算日期（2/7）,= YEAR (serial_number),日期值,基本用法,如何操作,1、提取年月日,= MONTH(serial_n

23、umber),= DAY(serial_number),= HOUR(serial_number),= MINUTE(serial_number),= SECOND(serial_number),參數(shù)serial_number是日期，可以是單元格引用，也可以是一個(gè)表示日期常量,年,月,日,時(shí),分,秒,計(jì)算日期（3/7）,基本用法,如何操作,1、提取年月日,直接輸入公式,插入函數(shù),日期序號(hào),結(jié)果,計(jì)算日期（4/7）,在Excel中，日期是以序列號(hào)保存的，以1900年1月1日為1，而 2010 年 5 月 19 日的序列號(hào)是 40317，這是因?yàn)樗?1900 年 1 月 1 日有 40317天

24、。 所以，日期是可以直接應(yīng)用加減運(yùn)算的，具體用法有： 1）結(jié)束日期 - 起始日期 計(jì)算兩個(gè)日期之間的間隔 2）日期 + 一個(gè)數(shù)字n 計(jì)算某個(gè)日期之后n天的日期 3）日期 一個(gè)數(shù)字n 計(jì)算某個(gè)日期之前n天的日期,基本用法,如何操作,2、日期加減,計(jì)算日期（5/7）,基本用法,如何操作,2、日期加減,直接輸入公式,計(jì)算日期（6/7）,1）= YEAR (截至日期) - YEAR (出生日期),基本用法,如何操作,3、計(jì)算年齡,2）=DATEDIF ( 出生日期 , 截至日期 , “y” ),本方法計(jì)算得到的是兩個(gè)年份之差，不考慮是否滿周歲。,本方法計(jì)算得到的是兩個(gè)年份之差，而且是滿周歲的。,較早的

25、日期,較晚的日期,Y表示計(jì)算年,datadif 函數(shù)在EXCEL插入函數(shù)功能和幫助中都是無(wú)法找到的，所以一定要記住這個(gè)函數(shù)是怎么寫的，記住第三個(gè)參數(shù)是Y（不分大小寫），而且要用英文雙引號(hào)。,計(jì)算日期（7/7）,基本用法,如何操作,3 計(jì)算年齡,直接輸入公式,求和和計(jì)數(shù) （1/7）,對(duì)一組數(shù)據(jù)進(jìn)行求和 例如：計(jì)算所有學(xué)員成績(jī)的總分； 只對(duì)一組數(shù)據(jù)中滿足條件的數(shù)據(jù)進(jìn)行求和 例如：只計(jì)算男生的總分； 統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)量 例如：統(tǒng)計(jì)有考試成績(jī)的學(xué)生數(shù)量 統(tǒng)計(jì)滿足條件的數(shù)據(jù)量 例如：統(tǒng)計(jì)考試成績(jī)小于60分的學(xué)生數(shù)量,主要用途,求和和計(jì)數(shù) （2/7）,1) = SUM ( number1 , number2 ,

26、. ),基本用法,如何操作,1、求和,求和參數(shù)1,求和參數(shù)2,2) = SUMIF ( range , criteria , sum_range ),直接鍵入到參數(shù)表中的數(shù)字、邏輯值及數(shù)字的文本表達(dá)式將被計(jì)算 ； 如果參數(shù)為引用，只有其中的數(shù)字將被計(jì)算。引用中的空白單元格、邏輯值、文本或錯(cuò)誤值將被忽略 引用可以是單個(gè)單元格，也可以是一個(gè)單元格區(qū)域,為用于條件判斷的區(qū)域,求和的條件,求和的實(shí)際單元格區(qū)域,條件的形式可以為數(shù)字、表達(dá)式或文本。例如，條件可以表示為 60、“60” 或 “男”。 條件區(qū)域和求和區(qū)域的大小盡量保持一致,求和和計(jì)數(shù) （3/7）,基本用法,如何操作,1、求和之sum,直接輸

27、入公式,插入函數(shù),直接數(shù)值,結(jié)果,引用區(qū)域,求和和計(jì)數(shù) （4/7）,基本用法,如何操作,1、求和之sumif,直接輸入公式,插入函數(shù),需要求和的區(qū)域,結(jié)果,條件區(qū)域,條件,求和和計(jì)數(shù) （5/7）,1) = COUNT ( value1 , value2 , . ),基本用法,如何操作,1、計(jì)數(shù),計(jì)數(shù)參數(shù)1,計(jì)數(shù)參數(shù)2,2) = COUNTIF ( range , criteria ),函數(shù) COUNT 在計(jì)數(shù)時(shí)，將把數(shù)字、日期、或以文本代表的數(shù)字計(jì)算在內(nèi)；但是錯(cuò)誤值或其他無(wú)法轉(zhuǎn)換成數(shù)字的文字將被忽略。 如果參數(shù)是一個(gè)引用，那么只統(tǒng)計(jì)引用中的數(shù)字；引用中的空白單元格、邏輯值、文字或錯(cuò)誤值都將被忽

28、略。,為用于條件判斷的區(qū)域,計(jì)數(shù)的條件,條件的形式可以為數(shù)字、表達(dá)式或文本。例如，條件可以表示為 60、“60” 或 “男”。 條件區(qū)域和求和區(qū)域的大小盡量保持一致,求和和計(jì)數(shù) （6/7）,基本用法,如何操作,2、計(jì)數(shù)之count,直接輸入公式,插入函數(shù),直接數(shù)值,結(jié)果,引用區(qū)域,求和和計(jì)數(shù) （7/7）,基本用法,如何操作,2、計(jì)數(shù)之countif,直接輸入公式,插入函數(shù),結(jié)果,條件區(qū)域,條件,邏輯函數(shù)IF（1/6）,主要用途：,根據(jù)是否符合條件（真/假）來(lái)判斷得出不同的結(jié)果 例如：如果成績(jī)小于60，給予“不及格”評(píng)價(jià)； 如果坐席司齡小于3個(gè)月，沒(méi)有績(jī)效獎(jiǎng)金；,處理無(wú)法避免的錯(cuò)誤結(jié)果 例如：當(dāng)

29、除數(shù)為0時(shí)，直接顯示0,= IF( logical_test, value_if_true, value_if_false ),邏輯函數(shù)IF （2/6）,邏輯表達(dá)式，如果是這樣,那么,否則,IF 基本用法：,基本用法,如何操作,Logical_test表示計(jì)算結(jié)果為 TRUE 或 FALSE 的任意值或表達(dá)式。 value_if_true和value_if_false可以是一個(gè)值，也可以是其他的函數(shù)或表達(dá)式，也可以忽略。但是忽略value_if_true時(shí)不能忽略第一個(gè)逗號(hào)，此時(shí)返回0。,邏輯函數(shù)IF（3/6）,單個(gè)IF,基本用法,如何操作,直接輸入公式,插入函數(shù),結(jié)果,條件表達(dá)式,當(dāng)條件表達(dá)

30、式為真時(shí),當(dāng)條件表達(dá)式為假時(shí),邏輯函數(shù)IF（4/6）,嵌套IF,基本用法,如何操作,直接輸入公式,插入函數(shù),在輸完邏輯表達(dá)式和真表達(dá)式后，編輯欄如右圖所示，點(diǎn)擊名稱框位置的下拉三角（待續(xù)）,邏輯函數(shù)IF（5/6）,嵌套IF,基本用法,如何操作,插入函數(shù)（續(xù)）,點(diǎn)擊名稱框位置的下拉三角，會(huì)顯示常用函數(shù)列表，在列表中選擇IF函數(shù)。 （待續(xù)）,如果找不到需要使用的函數(shù)，點(diǎn)擊“其他函數(shù)”進(jìn)入選擇函數(shù)對(duì)話框,邏輯函數(shù)IF（6/6）,嵌套IF,基本用法,如何操作,插入函數(shù)（續(xù)）,選擇IF函數(shù)后，顯示一個(gè)新的IF函數(shù)參數(shù)對(duì)話框，繼續(xù)輸入相關(guān)參數(shù)即可。,如果這時(shí)候點(diǎn)擊“取消”按鈕，會(huì)結(jié)束本次函數(shù)輸入。所以當(dāng)已

31、經(jīng)輸入完多層內(nèi)容后，不要輕易取消，以免造成剛剛輸入的公式中其他內(nèi)容都作廢。 當(dāng)前函數(shù)在編輯欄中粗體顯示，包括函數(shù)名和括號(hào)?？梢栽诰庉嫏谥袆h除當(dāng)前函數(shù)回到嵌套的上一層。,查找函數(shù)vlookup （1/4）,根據(jù)某個(gè)共同的標(biāo)志列，查找存放在其他數(shù)據(jù)表格中與之相匹配的數(shù)據(jù)。這種匹配可以是完全匹配，也可以是近似匹配。 例如1：一個(gè)數(shù)據(jù)表A中有工號(hào)、姓名、性別等信息，某次考試結(jié)束得到了工號(hào)、姓名、成績(jī)信息，并保存在另外一個(gè)數(shù)據(jù)表B中；這時(shí)就可以使用vlookup函數(shù)將B中的成績(jī)合并到A表格，可以進(jìn)一步按性別分析成績(jī)分別。 例如2：將學(xué)員的考試成績(jī)按固定的標(biāo)準(zhǔn)分成不及格、及格、良好、優(yōu)秀。,主要用途,如果

32、找到A在第1隊(duì)中是第n個(gè)位置，那么其他隊(duì)中的第n個(gè)位置是什么？,查找函數(shù)vlookup （2/4）,基本用法,如何操作,VLOOKUP,Lookup_value(要找的)總是在table_array(查找范圍)的第一列； Col_index_num(要返回的)必須大于等于1，而且不超過(guò)查找范圍的列數(shù)； Range_lookup(匹配類型)是false表示近似匹配，true表示完全匹配；,查找函數(shù)vlookup （3/4）,基本用法,如何操作,VLOOKUP之精確匹配,直接輸入公式,插入函數(shù),結(jié)果,要找的,查找范圍,要返回的,匹配類型,在這里的提示是錯(cuò)誤的，false是精確匹配，true或忽略是

33、大致匹配,查找函數(shù)vlookup （4/4）,基本用法,如何操作,VLOOKUP之近似匹配,直接輸入公式,匹配類型為 TRUE 或省略時(shí)，如果找不到精確匹配值，則返回小于 lookup_value 的最大數(shù)值； 當(dāng)使用近似匹配時(shí)， table_array(查找范圍)必須按照第一列升序排列； vlookup可以理解成多個(gè)if，但是語(yǔ)法比if要簡(jiǎn)單很多；,1、識(shí)別錯(cuò)誤類型,使用函數(shù)的技巧（1/3）,# 列不夠?qū)?，或者使用了?fù)的日期或時(shí)間,先把列寬拉大一點(diǎn),函數(shù)名或參數(shù)寫錯(cuò)了,可以考慮嵌套IF,沒(méi)找到目標(biāo),公式引用的單元格被刪除了,參數(shù)用錯(cuò)了,區(qū)域引用錯(cuò)誤,把文本進(jìn)行數(shù)學(xué)運(yùn)算了,#VALUE! 使用的參數(shù)或操作數(shù)類型錯(cuò)誤,#DIV/0! 數(shù)字被零 (0) 除,#NAME? 未識(shí)別公式中的文本,#N/A 數(shù)值對(duì)函數(shù)或公式不可用,#REF! 單元格引用無(wú)效時(shí),#NULL! 使用了不正確的區(qū)域運(yùn)算符,#NUM! 公式或函數(shù)中使用無(wú)效數(shù)字值時(shí),使用函數(shù)的技巧（2/3）,2、絕對(duì)引用/相對(duì)引用,相對(duì)引用： 公式中的相對(duì)單元格引用（例如 A1）是基于包含公式和單元格引用的單元格的相對(duì)位置。如果復(fù)制公式，引用會(huì)自動(dòng)調(diào)整。默認(rèn)情況下，新公式使用相對(duì)引用。例如，如果將單元格 B2 中的相對(duì)引用復(fù)制到單元格 B3，將自動(dòng)