TF-文檔格式標(biāo)準(zhǔn)-1.0.doc

Document Format Standards Document Format Standards 文檔格式標(biāo)準(zhǔn) 西文項(xiàng)目組文檔作者：西文顧問創(chuàng)建日期：April 15, 2002更新日期：六月 30, 2009文檔編碼： 當(dāng)前版本:1.0審批簽字:項(xiàng)目執(zhí)行總監(jiān) LOGO拷貝編號(hào)_文檔控制變更記錄4日期作者版本變更參考2002-04-151.0原始版本2002-8-281.1對(duì)作者 審閱 分發(fā)人的姓名 職位的格式作了統(tǒng)一規(guī)定，要求為中文；引入WMQ.015規(guī)范了審批簽字欄目。2005-4-71.2對(duì)使用范圍和流程圖模板使用做了修改審閱姓名職位分發(fā)拷貝編號(hào)姓名位置 崗位備注:出于文檔管理的目的，如果您收到了本文檔的電子版本，請(qǐng)打印出來并在封面的相應(yīng)位置寫上您的名字。出于文檔管理的目的，如果您收到了本文檔的紙介質(zhì)版本，請(qǐng)?jiān)诜饷鎸懮夏拿帧Ｄ夸浳臋n控制ii變更記錄ii審閱ii分發(fā)ii前言1目的1適用范圍1相關(guān)文檔1DOC類文檔格式2文檔內(nèi)容2模板格式參考2文檔樣式2頁面設(shè)置3用詞規(guī)范4模板使用指南5域與書簽5替換區(qū)域5更新日期5Ref ID6審批簽字與拷貝編號(hào)6頁眉 頁腳6分節(jié)7標(biāo)點(diǎn)符號(hào)7表格7目錄7空白模板使用技巧7Form類文檔8模板格式參考8文檔樣式8頁面設(shè)置8模板使用手冊(cè)9Ref ID9替換區(qū)域9表格9頁面布局9Manual類文檔10工作流程圖及其說明11下載模板11放置模板11使用模板11圖例說明12Presentation類文檔13未決與已結(jié)問題14未決問題14已結(jié)問題14v. 1. Confidential iv前言目的本文旨在明確西文在項(xiàng)目管理和實(shí)施中的文檔格式。適用范圍本文適用于西文項(xiàng)目組，其內(nèi)容為： DOC類文檔格式 Form類文檔格式 Manual類文檔格式 工作流程圖格式 Presentation類文檔格式相關(guān)文檔1. CMQ.010: Document Management Procedures2. CM.ABR：Abbreviation Standards3. CMQ.015: 西文 DMS Users Guide4. CMQ.016: 西文 DMS ACL5. CM.WFL: Blank Workflow Chart Template6. CM.PPT: Blank Presentation Template7. CM.DOC: Blank Document Template8. WMQ.015: Contractual Deliverables ListDOC類文檔格式 DOC類文檔中文版格式界定。空白模板文檔參見CM.DOC。文檔內(nèi)容在項(xiàng)目第一階段由PCO-QA Team提供的各類文檔主要從文檔格式方面給出規(guī)范和建議，模板文檔中的具體內(nèi)容僅供參考，不能作為項(xiàng)目實(shí)施中的指南和依據(jù)。我們計(jì)劃在第一批，即在您的項(xiàng)目成果的基礎(chǔ)上去不斷完善相應(yīng)文檔內(nèi)容，提供最終可指導(dǎo)后續(xù)項(xiàng)目（如第二批、第三批）的真正意義上的模板或知識(shí)庫。模板格式參考文檔樣式請(qǐng)遵從 英文原文的樣式，樣式清單如下：頁面設(shè)置紙型：A4幅面，分成橫向和縱向兩種頁邊距二者相同如后：用詞規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)用詞原英文用詞位置 封面（第一頁）Doc ID+英文標(biāo)題Doc ID+英文標(biāo)題中文標(biāo)題（可選）文檔作者Author創(chuàng)建日期Creation Date更新日期Last Updated文檔編碼Document Ref當(dāng)前版本VersionLOGO（根據(jù)具體項(xiàng)目確定）文檔控制Document Control文檔控制（第二頁）變更記錄Change Record日期Date作者Author版本Version變更說明Change Reference原始文檔No Previous Document審閱Reviewers姓名Name職位Position分發(fā)Distribution拷貝編號(hào)Copy No.姓名Name位置 崗位Location備注Note To Holders出于文檔管理的目的，如果您收到了本文檔的電子版本，請(qǐng)打印出來并在封面的相應(yīng)位置寫上您的名字。If you receive an electronic copy of this document and print it out, please write your name on the equivalent of the cover page, for document control purposes.出于文檔管理的目的，如果您收到了本文檔的紙介質(zhì)版本，請(qǐng)?jiān)诜饷鎸懮夏拿?。If you receive a hard copy of this document, please write your name on the front cover, for document control purposes.目錄Content目錄（第三頁）前言Preface正文（第四頁或第五頁）目的Objective范圍Scope讀者Readers未決與已結(jié)問題Open and Closed Issues for this Deliverable正文（最后一頁或倒數(shù)第二頁，關(guān)于本報(bào)告中所涉及的未結(jié)與已經(jīng)結(jié)束的問題類似內(nèi)容）未決問題Open Issues已結(jié)問題Closed Issues模板使用指南域與書簽書簽名稱對(duì)應(yīng)內(nèi)容原始位置引用位置DocTitle英文標(biāo)題封面頁眉 左側(cè)DocRefNumber文檔編碼封面頁眉 右側(cè)DocVersion當(dāng)前版本封面頁腳 左側(cè)LastDate更新日期封面頁腳 左側(cè)CreateDate創(chuàng)建日期封面無Page頁碼域頁腳 右側(cè)NumPage頁數(shù)域無Sec1第一節(jié)頁碼文檔控制欄無TOC.章節(jié)標(biāo)題正文各章節(jié)頁腳 右側(cè)為了突出顯示，修改文檔時(shí)請(qǐng)：工具（T）-選項(xiàng)（O）-視圖-選中書簽域代碼域顯示隱藏文字，這樣可以確保不刪除、不改動(dòng)原文內(nèi)置的域和書簽，黃色顯示的隱含文字對(duì)您的編輯有指導(dǎo)作用替換區(qū)域模板文檔中的藍(lán)色增亮區(qū)域，是替換區(qū)域，要求文檔作者更具實(shí)際情況進(jìn)行替換，而且替換后需要統(tǒng)一將起變成黑色字體。更新日期1. 不建議用戶自行修改2. 該域的刷新必須在最后您確認(rèn)該稿可以正式發(fā)布時(shí)，才可以刷新Ref IDxxx-AA.bbb- zz-9999其中1. xxx：作者所屬項(xiàng)目辦公室，如FJO（福建項(xiàng)目辦公室）、BJO（北京項(xiàng)目辦公室）等2. AA.bbb：為Doc ID，如BP.040、BP.080等3. zz：本文的主題模塊，如GL（總賬）、INV（庫存）等4. 9999：序列號(hào)，如0001、0002等，不是版本號(hào)，而是當(dāng)文檔無法用前述3個(gè)字段唯一標(biāo)識(shí)時(shí)的補(bǔ)充辦法。備注：1. 針對(duì)具體文檔的文檔編碼，大家可以參見批注，其位于文檔編碼 封面。您需選擇視圖-批注即可2. 上述編碼段不是必選項(xiàng)，但如果有一定要填，其根本目的在于文檔的唯一識(shí)別3. 在輸入文檔管理系統(tǒng)時(shí)一定要手工填寫Ref ID，填寫的方法與此處相同。審批簽字與拷貝編號(hào)審批簽字、拷貝編號(hào)與文檔是否受控文檔、紙質(zhì)拷貝是否受控有關(guān)。1. 不受控文檔，請(qǐng)將封面中的審批簽字和拷貝編號(hào)刪去，同時(shí)分發(fā)欄置空；2. 受控文檔且紙質(zhì)拷貝受控時(shí)，需與文檔控制中分發(fā)欄的內(nèi)容相匹配；對(duì)于紙質(zhì)拷貝不受控的文檔請(qǐng)將拷貝編號(hào)上刪去。注：審批簽字是否需要以及由誰來進(jìn)行審批簽字請(qǐng)參見WMQ.015 Contractual Deliverables List。頁眉 頁腳內(nèi)容與格式位置內(nèi)容引用書簽名Format頁眉左側(cè)Doc ID+英文標(biāo)題DocTitle字體為宋體和Book Antiqua；字體大小為8磅；段落對(duì)齊方式為左對(duì)齊、右對(duì)齊和居中右側(cè)文檔編碼DocRefNumber頁腳左側(cè)當(dāng)前版本DocVersion,居中西文 Confidential常數(shù)，非書簽右側(cè)PagePage注意事項(xiàng)：1. 封面的頁碼設(shè)置請(qǐng)選用首頁格式，方法為插入-頁碼-格式2. 正文的第一頁的頁碼設(shè)置時(shí)，需選擇顯示域代碼，同時(shí)選中Page，重復(fù)上一步驟，選中格式，設(shè)置頁碼從第1頁開始計(jì)數(shù)3. 頁眉頁腳的對(duì)其方式建議選用標(biāo)尺的方式對(duì)齊，通常您不需修改，模板文檔已經(jīng)做好了相應(yīng)設(shè)置分節(jié)由于文檔中經(jīng)常會(huì)插入 引入用visio制作的流程圖，而為了保證流程圖的清晰程度，需要將頁面設(shè)置為橫向，這要求需要將頁面進(jìn)行分節(jié)處理。請(qǐng)注意以下事項(xiàng)：1. 插入分節(jié)符，請(qǐng)選擇連續(xù)模式2. 插入分節(jié)符后，請(qǐng)注意對(duì)該節(jié)的頁面按前述要求做重新設(shè)置3. 插入分節(jié)符后，請(qǐng)檢查頁眉 頁腳的對(duì)齊方式是否符合要求，如果不符合請(qǐng)將其設(shè)置為不同于前一節(jié)，并對(duì)其進(jìn)行格式設(shè)置。結(jié)束后，同樣要檢查后續(xù)章節(jié)是否受影響標(biāo)點(diǎn)符號(hào)在中英文混合或純中文段落內(nèi)請(qǐng)使用中文格式的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；全英文段落請(qǐng)使用英文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。表格表格內(nèi)的字體格式請(qǐng)遵循模板文檔的樣式：1. Table Text和Table Heading，請(qǐng)不要輕易自行設(shè)置格式2. 表格的總體寬度調(diào)整建議使用：表格-自動(dòng)調(diào)整-根據(jù)窗口調(diào)整，然后再手工微調(diào)目錄通常目錄為最后保存文檔之前，F(xiàn)9自動(dòng)刷新目錄內(nèi)容，不可也不必手工修改?？瞻啄０迨褂眉记扇绻奈臋n是從無到有，您可以直接以CM.DOC-Template為基礎(chǔ)區(qū)新建、編輯和保存；如果您的文檔已經(jīng)有了內(nèi)容，只是格式可能不符合要求和規(guī)范。這時(shí)，您可以將您的內(nèi)容通過剪貼板拷貝至CM.DOC-Template，然后在此基礎(chǔ)上去編輯、調(diào)整格式。您可以省去大量的調(diào)整格式的時(shí)間。Form類文檔模板格式參考文檔樣式請(qǐng)遵從 英文原文的樣式，樣式清單如下：頁面設(shè)置模板使用手冊(cè)Ref ID一般類文檔，其形式一般為xxx-AAA- 9999或xxx-AAA- yymmdd或xxx-AAA- yymm或xxx-AAA- yymmW9xxx：為項(xiàng)目辦公室簡稱，如FJO（福建項(xiàng)目辦公室）AAA：為該FORM的簡碼，如PWS（項(xiàng)目進(jìn)度周報(bào)告）等9999：本項(xiàng)序列號(hào)，此字段也可選yymmdd：創(chuàng)建報(bào)告 表單的日期，年、月、日yymm：創(chuàng)建報(bào)告 表單的月份，年、月yymmW9：創(chuàng)建報(bào)告 表單的周，如0203W1，2002年3月第1周具體請(qǐng)參見模板文檔的最后的注釋替換區(qū)域模板文檔中的藍(lán)色增亮區(qū)域，是替換區(qū)域，要求文檔作者根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行替換，而且替換后需要統(tǒng)一將其變成黑色字體。表格表格內(nèi)字體格式請(qǐng)遵循模板文檔的樣式：1. Table Text和Table Heading，請(qǐng)不要輕易自行設(shè)置格式2. 表格的總體寬度調(diào)整建議使用：表格-自動(dòng)調(diào)整-根據(jù)窗口調(diào)整，然后再手工微調(diào)頁面布局頁面布局可以通過增加空白行將頁面布滿為宜，通常要求文檔編碼的注釋位于文檔的最后區(qū)域。Manual類文檔參見DOC類文檔格式，但不需要末頁的“未決與已結(jié)問題”章節(jié)。工作流程圖及其說明項(xiàng)目文檔中的流程圖需要使用MS VISIO工具來繪制，格式可通過使用模板文檔CM.WFL來保證，繪制完畢后粘貼在文檔合適位置中。該模板文檔由四部分組成：Visios Template、Visios stencil、流程圖文字說明和圖例說明。要求：1. 流程圖使用模板提供的圖例樣式繪制；2. 流程圖的文字說明請(qǐng)用標(biāo)準(zhǔn)的表格；3. 圖例說明必須作為附件放在有流程圖的文檔的后面，便于讀者的查閱和理解。下載模板從文檔管理系統(tǒng)中下載工作流程模板文件，工作流模板文件的文檔編號(hào)為CM.WFL-Template。放置模板將模板文件中的“西文工作流程圖模版.VSD” 和“西文工作流程圖模板.VST”文件拷貝至Visio程序所在目錄下的SolutionsFlowchart目錄中。使用模板新建流程圖時(shí)，選擇使用Flowchart分類中的西文工作流程圖模板。使用模板中提供的圖例進(jìn)行流程圖繪制。一般情況下各個(gè)圖例的比例尺寸不做調(diào)整，圖例中的文字盡量簡練，具體內(nèi)容可在流程說明中詳述。修改流程圖時(shí)，如當(dāng)前模版中未顯示“西文工作流模版”，則使用圖示方法打開模版，使用圖例。