萬科合同管理實施細則.doc

北京萬科工程合同管理辦法實施細則1. 目的為加強萬科集團房地產項目的工程合同管理，規(guī)范工作流程，維護公司權益，根據萬科企業(yè)股份有限公司合同管理管理辦法，制定本實施細則2. 范圍本實施細則適用于北京市朝陽萬科房地產開發(fā)有限公司各開發(fā)項目。3. 職責3.1. 萬科集團總部財務管理部成本審算中心負責對本管理辦法的制訂、修改、解釋、指導、監(jiān)督檢查，北京市朝陽萬科成本管理部負責實施細則的制訂。3.2. 北京市朝陽萬科公司負責簽訂、履行工程合同的人員（包括經辦、審批、資料管理等）貫徹執(zhí)行本管理辦法。4. 方法與過程控制（一般規(guī)定、合同訂立管理、合同履行管理、合同檔案管理、其他規(guī)定）4.1 一般規(guī)定4.1.1 房地產開發(fā)項目工程類合同中，土建、安裝、材料設備采購、裝飾、園林環(huán)境、勘測、檢測、監(jiān)理、造價咨詢委托等合同必須嚴格執(zhí)行本管理辦法；土地、設計、媒介廣告類合同參照本管理辦法的精神執(zhí)行。4.1.2 萬科房地產項目的工程合同管理必須遵循以下原則：4.1.2.1 合法性原則：工程合同管理必須全面符合有關法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)定，使得公司的權益能夠依法受到保護。4.1.2.2 合同書原則：工程施工必須正式簽署合同書以明確雙方的權利、義務和責任，但金額在一萬元以下且能及時結清的零星工程及工程類合同中已經界定清楚歸屬的變更簽證事項可另行辦理。4.1.2.3 事前簽訂原則：工程合同應在經濟事項發(fā)生前簽署，禁止工程類業(yè)務未簽署合同即先行施工。4.1.2.4 招標原則本原則包括以下兩方面含義：采用招標方式確定合作方。除下列情況外的所有合同的合作方均應通過招標方式確定：（1）某項工程、產品業(yè)已經過萬科集團審批確定了長期合作伙伴關系；（2）某些政府壟斷工程；（3）屬于萬科集團工程招標管理辦法規(guī)定的適用情形，經公司有關負責人批準后，方可采用議標或直接委托的方法確定合作方。并填寫工程評定標審批表報公司領導會簽，未合作過的單位還應附上承包商考察結果審批表，詳細規(guī)定及流程參見萬科集團工程招標管理辦法。合同條件是招標文件的重要內容：擬簽合同正文及其補充協(xié)議（包括設計變更與現場簽證協(xié)議、工程保修協(xié)議、廉潔合作協(xié)議），應作為招標文件之附件一并發(fā)給投標單位，投標單位需對其進行確認。4.1.2.5 利益明晰原則：合同應清楚地界定、描述各方的權利和義務，以杜絕模糊、歧義、推諉、扯皮現象；合同中尤其應有明確的、可以界定清楚的合同價款、結算辦法及付款方式；如果合同價款可能調整，則應明確調整依據、調整方式（如何計價、總價如何最后確定等），并就設計變更與現場簽證的有效性、可控性作出明確規(guī)定。4.2 合同訂立的管理4.2.1 標準示范合同：在招標及合同簽署時，工程合同文本應盡量應用合同標準文本。4.2.1.1 總部有關部門將就房地產業(yè)務，逐步建立統(tǒng)一的合同標準文本，各公司應予采用。4.2.1.2 合同標準文本內容盡量采用FIDIC條款模式，內容分為協(xié)議條款、通用條款、補充條款和附件，其中協(xié)議條款根據具體業(yè)務、對象的不同而定，通用條款適用于所有的同類合同，補充條款則由經辦人在具體經辦合同時補充加入協(xié)議條款、通用條款中未盡事宜；4.2.1.3 如當地政府部門有強制性規(guī)定，可按當地政府部門標準合同執(zhí)行，但必須通過補充條款等方式充分補充與公司合同標準文本之間存在差異的內容。4.2.1.4 如公司尚未制定合同標準文本，可以延用以往的合同，但經辦部門應聯系成本管理部、工程管理部、財務管理部、辦公室、法律組盡快制定相應的標準合同。4.2.1.5 當客觀條件發(fā)生重大變化、原有合同標準文本不再適用時，業(yè)務部門應及時提出與相關部門共同修改。4.2.2 合同的經濟條款應包括但不限于以下內容：4.2.2.1 合同價款或委托酬金：采用招標方式選擇合作方的，應以雙方確定的最終報價作為合同金額；提倡在有標底的情況下進行招標并確定合同價款，如果是采用費率折扣方式確定合同價款，合同中應明確費用計取的依據、主材價格計取辦法，并規(guī)定合同雙方如何盡快核實施工圖預算確定合同價款，以及就確定后的合同價款簽署補充協(xié)議。4.2.2.2 為防止承包單位高估結算，應與承包單位在工程合同中約定控制辦法。比如報送的結算造價最終核減額在審核總價5以內（含5）的造價咨詢酬金由發(fā)包單位支付，若結算造價最終核減額超出5，則因造價超出部分而引起的造價咨詢酬金之增加部分由承包單位支付；若承包單位報送的結算金額超出最終審定結算金額10（含10）時，承包單位除造價咨詢酬金外，發(fā)包單位應進一步扣款（扣款比例、金額各公司自定），直至取消今后對萬科工程的投標資格（且應在工程結算通知單強調此內容）。4.2.2.3 計價依據：工程類合同應將施工圖、報價清單、預算書作為合同的組成附屬部分，合同附屬文件一般還包括：招標文件、投標文件、答疑文件、澄清報價的談判記錄等，并應在合同條款中明確以下問題：包干形式、定額標準、取費方法；發(fā)包單位分包工程、甲供（三方供貨）材料設備的范圍及保管費的計取方式、（發(fā)包單位）限價的范圍和種類、結算可調價材料的范圍和種類；人工、材料、機械臺班的價格及其價差的結算辦法；設計變更、現場簽證、及報價清單外項目的計價方法；總分包的關系、配合的范圍以及總包管理費和總包配合費的計取方法；開辦費、施工組織措施費、臨時設施費、擾民費、文明現場施工費、趕工費等、勞保統(tǒng)籌費等費用的取舍、計取辦法及其包括的具體范圍。4.2.2.4 設計變更及現場簽證：合同中應規(guī)定設計變更及現場簽證的認定依據、結算核價辦法，對于承包單位，可依據北京市朝陽萬科設計變更和現場簽證管理辦法實施細則的規(guī)定與其另外訂立關于設計變更、現場簽證的協(xié)議。4.2.2.5 總價結算辦法：工程類合同可在合同中明確規(guī)定按“結算=合同價（或預算造價）+材料價差+設計變更+現場簽證+增加項目-減少項目”確定結算總價。4.2.2.6 結算和付款辦法：合同應明確規(guī)定驗收及付款辦法、保修維護辦法及保修金處理辦法；進度款的支付一般按形象進度分階段確定付款金額，少采用分月審核進度款的方法；各期進度款累計不應超過總造價的80%；無準確施工圖預算或無準確合同總價時，應充分考慮付款風險，尤其在施工中后期更應有效地控制好進度款，以防超付。4.2.2.7 廉潔合作約定：為維護公司利益、防止黑幕、保護職員，在總價較高的合同中，應與承包單位另外簽署廉潔合作協(xié)議作合同的補充協(xié)議。4.2.2.8 保修協(xié)議：對施工合同，為保證工程質量，保護公司利益，應與承包單位在合同中明確各分部分項工程的保修期限（返修過的部位保修時間應順延）、保修責任、保修及時性的約定，以及因質量問題給小業(yè)主造成的直接和連帶損失，承包單位應負責賠償。4.2.3 合同起草、談判與簽署的主要職能部門：工程管理部負責工期、質量等技術部分的起草、談判和合同簽署；成本管理部負責其中的合同價款、計價方式、付款方式等經濟部分工程的起草和談判。4.2.4 合同審批流程：通過招標確定合作方后，由主辦工程師填寫合同審批表，在征得有關職能部門同意（會簽）后上報分管副總、總經理審批；合同審批應按照合同的審批流程，工程合同審批流程如“圖一”所示（圖中實框為必經流程，虛框為按實際情況選擇之流程；）。工程合同審批流程：法律人員審核非標準合同主辦工程師/成本工程師共同確定合同格式、條款招標確定合作單位等主辦工程師填寫合同審批表、經辦部門負責人審核經辦成本工程師復核簽字相關業(yè)務部門復核成本管理部復核簽字財務管理部復核簽字公司分管領導復核簽字總經理（董事長）批示簽字辦公室存檔、下發(fā)經辦部門執(zhí)行4.2.5 為提高合同審批的效率，公司領導、職能部門經理可根據實際情況需要，在自身職能范圍內，對于某些類別、一定金額以下的工程合同，在不違反有關規(guī)定的前提下，可對下級部門或人員作一定的授權，但授權人仍為責任人。4.3 合同履行的管理4.3.1 合同交底：在合同簽訂之后，合同主辦部門一般至少就主體合同填寫萬科企業(yè)股份有限公司工程合同摘要表，發(fā)至各相關部門，并向工程、成本、采購等有關人員進行合同講解交底，說明工期、質量、工程范圍、付款方式、發(fā)包單位職責（即甲供材料設備、甲方限價、甲方分包等范圍）、總分包的關系等，以便各崗位人員協(xié)調、配合；金額較小的合同，可只填寫萬科企業(yè)股份有限公司工程合同摘要表發(fā)送到相關部門的有關人員，以便執(zhí)行。4.3.2 合同款支付4.3.2.1 項目部的工程管理人員負責合同款支付的經辦，填寫付款申請單、工程付款審批表等，經相關職能部門審核、公司領導審批后支付；合同款支付審批按其支付金額規(guī)模確定審批流程。工程進度款的支付流程如“圖二”所示（圖中實框為必經流程，虛框為按實際情況選擇之流程）。工程付款審批流程：承包單位報付款申請報告（附所需付款依據）現場工程師復核，項目成本工程師審定完成及應付金額現場工程師填寫工程付款審批表項目經理復核簽字成本管理部復核并簽字財務管理管理部復核簽字分管副總（或總監(jiān)）簽字總經理（董事長）簽字財務付款，并錄入金蝶、成本軟件成本管理部登記實際完成及付款臺賬監(jiān)理審核形象進度（附質量等說明）經辦部門（合同管理員）登記付款臺賬4.3.2.2 對保修金等余款的支付辦法應作明確規(guī)定，除一般保修金外，可在合同中約定發(fā)包單位在工程竣工后一定時間內扣押承包單位一定數額的滲漏保證金。4.3.3 合同變更的管理：合同訂立后，因客觀條件發(fā)生變化需要變更合同內容的，或者承包單位提出變更要求的，經辦人員應及時向部門經理請示報告，部門經理同意變更的，經辦人員在與對方協(xié)商一致后起草變更后的條款，再按照合同訂立的有關程序辦理，嚴禁擅自變更合同。4.3.4 合同結算4.3.4.1 當合同中約定的承包單位的責任和義務已全部完成，并且通過驗收、達到了工程結算條件，由主辦工程師協(xié)助合作方收集整理結算資料，填寫結算工作交接單。4.3.4.2 如工程存在質量問題或履約過程中承包單位存在違約情況等，主辦工程師應在結算工作交接單作出詳細說明及處理意見。4.3.4.3 由成本管理部負責按合同確定的結算方式辦理結算，并特別注意：獎罰條款的執(zhí)行（如工期獎罰、質量獎罰、安全獎罰等）、承包方承諾讓利、各項費用的計取或扣除（如水電費、扣款項目、保修金等）、承包單位多報領的甲供材料、變更簽證未如實實施的部分、鋼材實際用量、主材價格等。4.3.4.4 工程結算的具體方法按萬科企業(yè)股份有限公司工程預結算管理辦法北京公司實施細則執(zhí)行。4.3.4.5 工程結算要注意結算資料的及時整理、分類、歸檔、保存。4.3.5 合同執(zhí)行情況的評估：工程類合同執(zhí)行完后都應該辦理履約評估，評估工作應由合同主辦部門對發(fā)包單位的合同管理（工期、質量、成本、配合等）、承包單位的工期、質量、成本、配合等進行總結，并填寫供方履約情況評價表；在保修工作完成后，支付保修款前，填寫供方保修服務情況評價表。4.4 合同檔案的管理4.4.1 合同文本保管應遵循及時整理、分類、歸檔、保存，以便復查。4.4.2 合同文本原件（包括合同文本、相關附件、補充協(xié)議、合同審批表等）應由辦公室專人妥善保管并及時錄入檔案管理系統(tǒng)。4.4.3 成本管理部、財務管理部應全面運用成本管理軟件，設立合同管理臺帳，系統(tǒng)地填報合同的簽定、履行、結算等動態(tài)情況。4.4.4 公司公章由專人管理，經法人代表或其授權人簽署同意后，合同文本才能加蓋公章，并作相應的用章登記；同時要求承包單位蓋有有效印章的同時，其法人代表或法人代表授權人還需簽字；每份合同原件由發(fā)包單位至少蓋兩個以上騎縫章。4.4.5 工程合同編號4.4.5.1 合同由總辦專人連續(xù)統(tǒng)一編號；因主合同的變更、解除等訂立的補充協(xié)議，按主合同類別編號（因補充合同中可能涉及其他類別的內容）；合同有關部門皆應采用統(tǒng)一編號。詳見萬科集團合同分類編號規(guī)則。4.4.5.2 以公司為買方，房地產項目合同按內容可分為六大類：土地合同；前期合同（包括規(guī)劃、設計、勘察、檢測、監(jiān)理、造價咨詢）；施工合同（包括建筑、安裝、裝飾、市政）；材料設備采購合同（包括材料采購、甲方付款乙方收貨的三方合同、設備購買）；園林環(huán)境合同（包括室外環(huán)境的設計、施工）；營銷包裝合同（包括樣板間裝修、戶外廣告牌制安、媒介廣告設計、制作、宣傳品設計、印刷）。4.4.5.3 合同編號次序為：公司-項目名稱及期或區(qū)（不能確定具體期別列入“跨期待分攤）-分類-流水號（按訂立日期編制流水號）。如“BJ-XY-02Q-施工-0003”等。4.4.5.4 成本管理部、財務管理部在合同分類登記時，還應對每份合同按總部成本核算科目進行歸屬，以便動態(tài)反映工程成本發(fā)生情況。4.4.5.5 關于合同的保管期限、保密、銷毀等具體規(guī)定按照萬科企業(yè)股份有限公司合同管理規(guī)范執(zhí)行。 5. 表格VKCW03-05-F1萬科企業(yè)股份有限公司工程合同審批表VKCW03-05-F3萬科企業(yè)股份有限公司工程合同摘要表VKCW03-05-F5北京萬科供方履約情況評價VKCW03-05-F5北京萬科供方保修服務情況評價表6. 支持文件VKCW03-05-001廉潔合作協(xié)議合同（協(xié)議）審批表申報時間 年 月 日 合同編號：合同名稱合同類別土地類 前期類 施工類 采購類 環(huán)境類 營銷類 管理類簽約單位甲方北京萬科企業(yè)有限公司乙方 丙方內容概要承包范圍工期約定質量要求合同總額付款條件選用理由招投標否，說 明：經辦人： 部門負責人：是，中標通知書編號： 法律室(非標準合同) 簽名：成本管理部目標總額預測/包干總額差異總額目標單價預測/包干單價單價差異差異分析及其他 簽名：經理 簽名：財務部 簽名：主管領導 簽名：總經理簽名：董事長 簽名：工程合同摘要表項目名稱； 填寫日期： 年 月 日合同名稱合同編號承包單位序號內 容 摘 要1工程范圍2合同總價及計價方式3工期及付款4質量要求5甲供材料及設備6甲方限價材料及設備7甲方分包8三方合同備注9其他 經辦人經辦部門 供方履約情況評價表編號： 項目名稱合同名稱合同編號供方名稱合同金額供方編號產品服務A總承建商 B監(jiān)理 C分承包商 D供貨商 其它 評估類別季度評估 半年評估 供貨結束評估 其它 評估內容：（聯系、跟進、準期、質量、技術資料提供、服務態(tài)度等）經辦部門首選 可選 慎選 不選 經理簽名： 時間： 年 月 日成本管理部首選 可選 慎選 不選 經理簽名： 時間： 年 月 日復審部門首選 可選 慎選 不選經理簽名： 時間： 年 月 日綜合評價結論：首選 可選 慎選 不選其它：部門經理簽名： 時間： 年 月 日主管領導批準：時間： 年 月 日供方保修服務情況評價表供方名稱項目名稱合同名稱合同編號合同金額供方編號產品服務A總承建商 B監(jiān)理 C分承包商 D供貨商 其它 評估類別季度評估 半年評估 供貨結束評估 其它 評估內容：（聯系、保修、準期、質量、技術資料提供、服務態(tài)度等）經辦部門首選 可選 慎選 不選 經理簽名： 時間： 年 月 日物業(yè)管理處評價結論：首選 可選 慎選 不選 經理簽名： 時間： 年 月 日客戶關系中心評價結論：首選 可選 慎選 不選 經理簽名： 時間： 年 月 日綜合評價結論：首選 可選 慎選 不選說明：部門經理簽名： 時間： 年 月 日主管領導批準：時間： 年 月 日廉潔合作協(xié)議甲方： 萬科房地產有限公司 乙方： 甲乙雙方于 年 月 日簽署了 工程建造合同，為加強工程項目建設期間的廉潔合作，確保項目高效優(yōu)質按期竣工，甲乙雙方經協(xié)商簽