高效會議與簡報技巧.ppt

2004.12.10,人資課職訓中心,page1,高效會議管理與簡報技巧,楊顯華,2004.12.10,人資課職訓中心,page2,個 人 簡 歷 2003年畢業(yè)于重慶教育學院 計算機與現(xiàn)代教育技術系聲像專業(yè) 2003年10月31日入社,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,2004.12.10,人資課職訓中心,page3,會議效率不高的原因及解決方案 當今會議面面觀 （意議、目的、種類、頻率、成本計算） 會議流程 簡報技巧,目 錄,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,2004.12.10,人資課職訓中心,page4,會議效率不高 表現(xiàn)在,分組討論與發(fā)表,?,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,2004.12.10,人資課職訓中心,page5,信泰聯(lián)、精熙集團,會議是一個集思廣益的渠道 會議顯示一個組織或一個部門的存在 會議是一種群體溝通的方式,會 議 的 意 義,會議 的 意義,2004.12.10,人資課職訓中心,page6,開展有效的溝通 傳達資訊 監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾 達成協(xié)議、解決問題 資源共享 開發(fā)創(chuàng)意 激勵士氣 鞏固主管地位,會議 的 目的,會 議 的 目 的,2004.12.10,人資課職訓中心,page7,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,按人數(shù)分類 按開會方式分類 按開會目的分類,會議 的 種類,會 議 的 種 類, 團體會議 一對一會議 面對面會議 電話會議 視頻會議 講解政策的會議 表揚或批評的會議 臨時處理突發(fā)事件的會議,2004.12.10,人資課職訓中心,page8,會議的頻率,固定的部門會議 全體會議 處理突發(fā)事件的會議 一對一會議,會 議 的 頻 率,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,2004.12.10,人資課職訓中心,page9,日本豐田汽車靠著有效六個月的會議革命，省下了六十億日圓成本. 未來三年預計還可省下三百億日圓 所以，有效開會，穩(wěn)賺不賠！ 精準計算會議成本：,靠開會也可以賺錢,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,2004.12.10,人資課職訓中心,page10,思考:,會議成本,?,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,2004.12.10,人資課職訓中心,page11,會議成本分析,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,時間成本,直接會議成本,3 大 成 本,效率損失成本,?,2004.12.10,人資課職訓中心,page12,會議成本計算公式,會議成本=(2X3) X (G平+S平) X T X N +會議後勤 工作經(jīng)費,注：G為參加會議人員各個人的單位工作小時工資數(shù) S為參加會議人員各個人每單位工作小時取得的 工資外其他收入值,“平”為平均值 , T為參加會議 人員各個人的實際到會時間(小時) n為參加會議人員人數(shù),2004.12.10,人資課職訓中心,page13,會議效率不高的原因,會議的通病效率不高,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,2004.12.10,人資課職訓中心,page14,會議效率不高的原因,時間.地點,會議的準備工作,參會者.主持人的技能,開會對象的選擇,主持人,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,2004.12.10,人資課職訓中心,page15,安排的時間8.12.17? 準時開始、結(jié)束 到會人員的時間 聯(lián)絡時間準確,會 議 的 時 間,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,2004.12.10,人資課職訓中心,page16,會議地點,會議舉行地點 聯(lián)絡地點準確 會議通知范例,地 點,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,2004.12.10,人資課職訓中心,page17,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,會議名稱: 業(yè)務會議 目 的: 公司本季營業(yè)額嚴重衰退,本次會議將 討論營業(yè)額下降原因,並提出改善對策。 時 間: 2002.03.18 AM10:00 地 點: 精熙第八會議室(2F) 議 程: 1.現(xiàn)況說明 2.各部門報告 3.未來趨勢分析 4.振興方案 準備資料: 與會各單位相關報表、資料 與會人員: 客服課長、MTQC、MT制程、 MT技轉(zhuǎn)、設計人員 主辦單位: 營業(yè)部,會議通知范例,2004.12.10,人資課職訓中心,page18,開會對象的選擇,主要人員必到 越少越好 請權(quán)威人士 請業(yè)務能手,開會對象的選擇,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,2004.12.10,人資課職訓中心,page19,主持人 的技能,影響力、說服力、好口才 膽大.心細.臉皮厚,主持人的技能,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,2004.12.10,人資課職訓中心,page20,參會者 的技能,不在會中羞辱別人 積極發(fā)言,意見不同是好事 互相推脫責任,參會者的技能,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,?,上海凱悅金貿(mào)大廈使用的電梯 A.奧的斯 B.三菱,2004.12.10,人資課職訓中心,page21,會議的準備工作 明確會議的原因目的和結(jié)果,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,2004.12.10,人資課職訓中心,page22,高效會議的八大特征,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,只有必要時才召集 好好籌劃過 擬定和分發(fā)了議程表 遵守時間 一切按部就班 請了最有經(jīng)驗和才能的人 作出評論和歸納 記錄所有決定,2004.12.10,人資課職訓中心,page23,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,有效藉蓍團隊的集思廣益,解決個人無法完成或突破的問題,有效達到會議目標。 和諧營造和諧的氣氛,使成員對團隊有安全感、信任感、認同感,展露個人才能。 參與參與的人用心關注,才能讓會議得到 健全發(fā)展。 效率當一個會議成功的要素具備后,能在 預定的時間內(nèi)完成開會,這就是效率。 學習在參與開會的同時有更多學習的機會,成功的會議,2004.12.10,人資課職訓中心,page24,會務的工作內(nèi)容？,會 議 流 程,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,2004.12.10,人資課職訓中心,page25,無須開會的“五個如果”,必須開會的“五個如果”,明確1H 5W,發(fā)會議通知,選擇和布置會場,做開場白,會務的工作內(nèi)容,按排議題,開始,傳接電話,掌握議事進度,達成決議,辦理手續(xù),確定步驟.擬定名單,結(jié)束會議,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,2004.12.10,人資課職訓中心,page26,無需開會的五個如果,沒有特別的事情需要討論,會議成本太大,按慣例每 周聚會,你是唯一做 決策的人,還有比開會 更好的方法,無須開會的“五個如果”,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,2004.12.10,人資課職訓中心,page27,必須把信息同時傳達給多人 有些事情需當眾表揚或當眾批評 聽取部門匯報工作 給小組委派任務,必須開會的“五個如果”,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,2004.12.10,人資課職訓中心,page28,明確1H 5W,hy會議的目的,What討論的話題,Who參加者確認與否,where地點及設備,How規(guī)章制度,開會前的準備工作,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,When日期及開始、結(jié)束時間,2004.12.10,人資課職訓中心,page29,安排議題 收集議題的點渠道： 單位領導指定有關部門匯報的問題 下級單位請求討論的問題 上級領導下達指示，需各部門貫徹執(zhí)行的問題,開會前的準備工作,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,2004.12.10,人資課職訓中心,page30,開會前的 準備工作,確定步驟 步驟主要包括： 會議的議程程 序日程 擬定與會人員名單 參加者主持人記錄人,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團, 策劃案的內(nèi)容 Team小組 會場勘察 起草協(xié)議 會務分工 制定會議費預算,2004.12.10,人資課職訓中心,page31,議 程 設 計,由重要到不重要會議開始時即討論重要議題,以免延誤時影響到後面重要議題。 由不尖銳到尖銳將尖銳議題挪后,讓與會人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。 由容易到困難讓大家漸漸融入會議進行的節(jié)奏,不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感。,2004.12.10,人資課職訓中心,page32,組織落實，成立TEAM組,2004.12.10,人資課職訓中心,page33,會務組的分工,2004.12.10,人資課職訓中心,page34,誰能勝任會議記錄者,、誰能勝任會議記錄者,反應快 寫字快 知識面廣 記憶力強 傾聽能力強 總結(jié)力強 辦理會議報批手續(xù),信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,2004.12.10,人資課職訓中心,page35,發(fā)會議通知 發(fā)會議通知可用書面或電話、電報三種形式 通知的內(nèi)容包括會議名稱，會議目的和主要內(nèi)容、會期、地點、與會人員攜帶的材料和個人支付的費用，主辦單位、聯(lián)系人姓名和電話等。 重要的邀請對象應既可表示對受邀請者的尊重 準備會議文件和材料 會場勘察,主持人的準備工作,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,2004.12.10,人資課職訓中心,page36,主持人的準備工作,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,選擇和布置會場 如果與會人員超過10個，會場最好布置成“”字型 如果是全體會議，可以布置成階梯教室的形式 5到7人的會議，最好安排成圓桌型，也就是半島型。,2004.12.10,人資課職訓中心,page37,熱情接待會議成員 搞好簽到工作,開會期間的工作,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,2004.12.10,人資課職訓中心,page38,如何做開場白,傳接電話,開會期間的工作,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,?,用3-5分鐘： 內(nèi)容：開會背景、目的，時間安排 議事方式，紀律規(guī)則等,2004.12.10,人資課職訓中心,page39,開場舉例說明,近來公司的營運狀況因為受到經(jīng)濟不景氣的影響,使得本季的營收目標達成率只有70%。 因此今天召開會議主要討論兩大問題,第一就是如何刺激原市場的買氣,第二討論新市場的擴展計劃。 首先將由業(yè)務部周厚坤課長為我們說明目前市場狀況,再由各位一起討論,然後各區(qū)市場督導會一一提出配合方案,最後由行銷部門整合后提出執(zhí)行方案。 本次會議的進行時間預估為1.5小時。希望今天經(jīng)由在場各位的相互討論及創(chuàng)意激蕩,能夠產(chǎn)生一套完整有效的業(yè)績提升計劃,大家加油!,2004.12.10,人資課職訓中心,page40,如何讓大家願意發(fā)言,塑造歡樂、和諧的氣氛。 建立包容、安全的討論環(huán)境。 保持客觀,對事不對人。 不以言立人,不以言廢人。 帶動與會人員的熱烈參與,有拋磚引玉的效果。 主動出擊,適時發(fā)問,塑造發(fā)言機會,且予以正向的肯定與鼓勵。 有效傾聽與良好溝通。,2004.12.10,人資課職訓中心,page41,如何掌握議事進度,1.語言方式 2.非語言方式,開會期間的工作,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,2004.12.10,人資課職訓中心,page42,如何處理會議中的沖突 暴力型。暴力型屬于特別決斷的那一類，面對沖突的時候，處理人往往以個人意志為主，馬上獨立做出決定。暴力類型的人一味的滿足自己的要求，類似暴君。但是在一些特別緊急的情況下，暴力型的處理者也是必不可少。 遷就型。遷就型 一味地放棄自己的要求，一味地滿足對方的要求，遷就型又稱為適應型。 回避型?；乇苄图炔粵Q斷，又不合作，而是回避矛盾。 協(xié)作型。協(xié)作型是最理想的類型，可以做到既滿足自己的需求，又滿足對方的需求。發(fā)生了沖突，促使大家合作，共同解決沖突。 妥協(xié)型。妥協(xié)型處于坐標的中間，屬于“和事佬”,開會期間的工作,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,2004.12.10,人資課職訓中心,page43,獨占發(fā)言避免冗長的發(fā)言,占用大家交流 意見的時間。 火爆浪子要能容納他人的發(fā)言,不可情緒 化與他人發(fā)生衝突。 優(yōu)柔寡斷要思路清晰,對決議事項要果斷、 明確。 加入衝突應站在中立的立場來化解衝突。 操控議程應依照流程引導會議的進行,不可 一人操控整個會議的議程。,主持人的注意事項,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,2004.12.10,人資課職訓中心,page44,達 成 決 議,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,權(quán)威決策,無異議決策,少數(shù)服從多數(shù),共識決策,4種決策,2004.12.10,人資課職訓中心,page45,2少數(shù)服從多數(shù)決策 優(yōu)點：它以民主原則為基礎允許多數(shù)人對問題發(fā)表自己的意見,相對迅速和高效做出。 缺點：在小集團內(nèi)，投票一向促成人們分派。,達 成 決 議,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,1權(quán)威決策 優(yōu)點：決策迅速高效；在急需行 動的情況下最實用； 缺點：支持和執(zhí)行建議也不易； 權(quán)威決策的質(zhì)量會由于考慮面不寬而受到影響。,2004.12.10,人資課職訓中心,page46,3共識決策 優(yōu)點：每個團隊成員有機會發(fā)表意見。復雜的決議會經(jīng)過深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量決議。 缺點：達成一致需要相對長的時間，而且需要大量的溝通、耐心的聆聽并理解他人觀點.,達 成 決 議,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,4無異議決策 當提案非常重要，要求所有成員達成完全一致時，團隊應作出無異議決策。 注意：無論團隊具備什么樣的經(jīng)驗，無異議決策都很難達成。只有當一項決策的結(jié)果對每個成員都至關重要時才有可能作出無異議決策。 優(yōu)點：確保團隊每個人都認為所達成的決議是最佳的，并公開支持它；意見不和和沖突最低。 缺點：因為沒有哪兩個人的思想完全合拍，達成無異議決策也許會花費很長的時間。無異議決策常常難以做出。,2004.12.10,人資課職訓中心,page47,達 成 決 議,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,權(quán)威決策,共識決策,無異議決策,少數(shù)服從多數(shù),廠房失火,新的政策,加薪1000,選舉領導,2004.12.10,人資課職訓中心,page48,如 何 總 結(jié),宣達決議 激勵動機 評估目標達成 過程回顧 懸念事項,2004.12.10,人資課職訓中心,page49,預留57分鐘做總結(jié) 確定工作安排是否妥當 準時結(jié)束會議,如何圓滿結(jié)束會議,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,2004.12.10,人資課職訓中心,page50,總結(jié),信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,決 議 追 蹤,什麼事? 什麼時候完成? 什麼人負責? 什麼時候報告? 如何報告?,2004.12.10,人資課職訓中心,page51,謝謝大家,信 泰 聯(lián)、精 熙 集 團,2004.12.10,人資課職訓中心,page52,簡報技巧,2004.12.10,人資課職訓中心,page53,簡 報 技 巧,定義：（推銷說服溝通） 他是企業(yè)