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第6章 Access 2007數(shù)據(jù)庫 管理軟件 （第2講）,內(nèi)容回顧Access2007的基本知識,一、Access2007的基本概述 二、Access2007的功能 三、Access2007的工作窗口組成 四、Access2007的基本操作,通過學(xué)習(xí)，應(yīng)理解Access2007的基礎(chǔ)知識、初步了解Access工作界面的組成及功能，掌握Access數(shù)據(jù)庫的基本創(chuàng)建，明確后期學(xué)習(xí)Access數(shù)據(jù)庫的目標(biāo)和內(nèi)容。,6.2 教學(xué)案例：“人事檔案管理”數(shù)據(jù)庫的基本操作,一、創(chuàng)建“人事檔案管理”數(shù)據(jù)庫 二、在“人事檔案”數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建數(shù)據(jù)表 三、在數(shù)據(jù)表中修改表結(jié)構(gòu)屬性 四、在數(shù)據(jù)表中定義主鍵及關(guān)系 五、數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)的編輯與操作 六、數(shù)據(jù)表的導(dǎo)入、導(dǎo)出和鏈接的創(chuàng)建,一、創(chuàng)建“人事檔案管理”數(shù)據(jù)庫,單擊“開始|所有程序|Microsoft office| Microsoft office Access 2007”，打開數(shù)據(jù)庫界面，單擊“空白數(shù)據(jù)庫”按鈕，在右邊文件名中輸入“人事檔案管理”，單擊“創(chuàng)建”按鈕，即可完成數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建。,在“人事檔案管理”數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建“人事檔案表”。數(shù)據(jù)表由結(jié)構(gòu)和記錄兩部分組成，創(chuàng)建表的過程就是設(shè)計表的結(jié)構(gòu)和輸入數(shù)據(jù)記錄的過程。表結(jié)構(gòu)由若干個字段及其屬性構(gòu)成，在設(shè)計表結(jié)構(gòu)時，應(yīng)分別輸入各字段的名稱、類型、屬性等信息。（也可以在表中直接輸入字段和記錄）,二、在“人事檔案”數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建數(shù)據(jù)表,二、在“人事檔案”數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建數(shù)據(jù)表,職工信息表,工資表,1、修改表結(jié)構(gòu)屬性 如果所創(chuàng)建的表結(jié)構(gòu)不符合需求，可對表結(jié)構(gòu)進(jìn)行修改。例如修改“工資表”中字段屬性。 2、保存表結(jié)構(gòu)屬性,三、在數(shù)據(jù)表中修改表結(jié)構(gòu)屬性,1、定義主鍵 選中“工號”字段，單擊工具欄上的 按鈕或在右鍵快捷菜單中選擇“主鍵”命令，在“工號”字段的左邊就會出現(xiàn)一個鑰匙標(biāo)志，表明這個字段已被設(shè)為“主鍵”。 提示：保存表結(jié)構(gòu)時，如果未設(shè)定主鍵，系統(tǒng)會出現(xiàn)一個警告對話框，此時若單擊“是”按鈕，則系統(tǒng)會自動創(chuàng)建一個自動編號字段，并定義為主鍵；若單擊“否”按鈕，則按無主健保存；若單擊“取消”按鈕，則返回設(shè)計視圖，由用戶自行選擇一個主鍵。,四、在數(shù)據(jù)表中定義主鍵及關(guān)系,2、建立各個表之間的關(guān)系 在關(guān)系數(shù)據(jù)庫中，為減少數(shù)據(jù)冗余，把數(shù)據(jù)分別存儲在相互有關(guān)系的多張表中，每一張表都是單獨(dú)建立的，若想建立表之間的關(guān)聯(lián)，就必須要建立表間關(guān)系，能使這些表緊密聯(lián)系，相互鏈接。表間關(guān)系可分為一對一、一對多、多對多三種類型。在“人事檔案管理”數(shù)據(jù)庫中，“職工信息表”和“工資表”可通過“工號”字段建立關(guān)系。,四、在數(shù)據(jù)表中定義主鍵及關(guān)系,2、建立各個表之間的關(guān)系步驟 （1）打開“人事檔案管理”數(shù)據(jù)庫，選擇“表”對象。 （2）單擊“數(shù)據(jù)庫工具” 選項(xiàng)卡，單擊“關(guān)系”按鈕，彈出顯示表對話框，然后選中“職工信息表”和“工資表”并單擊“添加”按鈕，在“關(guān)系”窗口中出現(xiàn)兩張表，然后關(guān)閉顯示表對話框。,四、在數(shù)據(jù)表中定義主鍵及關(guān)系,2、建立各個表之間的關(guān)系步驟 （3）將“職工信息表”的“工號”字段拖動到“工資表”的“工號”字段上，彈出“編輯關(guān)系”對話框，選中“實(shí)施參照完整性”復(fù)選框，單擊“創(chuàng)建”按鈕，關(guān)系建立成功。,四、在數(shù)據(jù)表中定義主鍵及關(guān)系,當(dāng)輸入多條記錄后，如果要對某條記錄進(jìn)行編輯可能會在查找方面有些困難，這時用戶可以通過使用Access 2007的查找功能來快速查找特定的記錄，并可以對其進(jìn)行修改。 （1）查找數(shù)據(jù) 在Access 2007中，查找或替換所需數(shù)據(jù)的方法有很多，不但可以查找特定的值，也可以查找一條記錄，或者一組記錄。,五、數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)的編輯與操作,（1）查找數(shù)據(jù) 打開要進(jìn)行查找數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表，在“開始”選項(xiàng)卡上單擊“查找”組中的“查找”按鈕，打開“查找和替換”對話框的“查找”選項(xiàng)卡，在“查找內(nèi)容”文本框中輸入要查找的值，然后單擊“查找下一個”按鈕即可查找到指定記錄。,五、數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)的編輯與操作,（2）替換查找數(shù)據(jù) 若要將查找到的值替換為另一個值，可切換到“替換”選項(xiàng)卡，或者直接單擊“查找”組中的“替換”按鈕，打開“查找和替換”對話框的“替換”選項(xiàng)卡，在“查找內(nèi)容”文本框中輸入要查找的值，在“替換為”文本框中輸入要替換為的新值，然后單擊“替換”按鈕即可替換當(dāng)前查找到的值，若單擊“全部替換”按鈕，則可替換數(shù)據(jù)庫中所有與查找條件相同的值。如果不替換當(dāng)前值而要查看下一個符合查找條件的值，可單擊“查找下一個”按鈕，以忽略當(dāng)前查找到的值，不對其進(jìn)行替換。,五、數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)的編輯與操作,（3）排序數(shù)據(jù) 為了方便在表中查看數(shù)據(jù)，用戶可以對表中的記錄進(jìn)行升序或降序排列。在數(shù)據(jù)表中選擇要作為排序依據(jù)的字段，然后單擊“降序”按鈕 ，即可按降序順序排列各項(xiàng)記錄，單擊“升序”按鈕 則可按升序順序排列各項(xiàng)記錄。,五、數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)的編輯與操作,很多時候用戶創(chuàng)建的數(shù)據(jù)表類型是多樣的，例如文本文件和Excel數(shù)據(jù)表等，為了便于將不同類型的數(shù)據(jù)導(dǎo)入或鏈接到Access數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行處理和加工；同時，為了使Access數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)能夠被不同的軟件環(huán)境編輯使用，用戶需要將數(shù)據(jù)表導(dǎo)出為不同格式的文件，例如Word、文本和Excel等類型。,六、數(shù)據(jù)表的導(dǎo)入、導(dǎo)出和鏈接的創(chuàng)建,表格1： 創(chuàng)建一個文本格式的文件，每個字段以空格隔開，內(nèi)容如下圖：,六、數(shù)據(jù)表的導(dǎo)入、導(dǎo)出和鏈接的創(chuàng)建,表格2： 創(chuàng)建一個Excel格式的文件，內(nèi)容如下圖：,六、數(shù)據(jù)表的導(dǎo)入、導(dǎo)出和鏈接的創(chuàng)建,操作步驟： 第一步：導(dǎo)入和鏈接外部數(shù)據(jù)（啟動Access 2007軟件，新建空白的數(shù)據(jù)庫并以“外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入練習(xí)”為文件名，點(diǎn)擊“創(chuàng)建”按鈕保存。）,六、數(shù)據(jù)表的導(dǎo)入、導(dǎo)出和鏈接的創(chuàng)建,操作步驟： 第二步：文本類型數(shù)據(jù)的導(dǎo)入 （1）在菜單欄中選擇“外部數(shù)據(jù)”，在“導(dǎo)入”類型中，選擇“文本文件”；,六、數(shù)據(jù)表的導(dǎo)入、導(dǎo)出和鏈接的創(chuàng)建,操作步驟： 第二步：文本類型數(shù)據(jù)的導(dǎo)入 （2）在彈出的窗口中選擇要導(dǎo)入的文本文件，選擇“將源數(shù)據(jù)導(dǎo)入當(dāng)前數(shù)據(jù)庫的新表中”選項(xiàng)，單擊確定后對要導(dǎo)入的數(shù)據(jù)表進(jìn)行處理，步驟如下圖所示；,六、數(shù)據(jù)表的導(dǎo)入、導(dǎo)出和鏈接的創(chuàng)建,因?yàn)樵谖谋疚募懈鱾€字段之間是以空格隔開的，所以這里我們需要選擇第一種“帶分隔符”。,操作步驟： 第二步：文本類型數(shù)據(jù)的導(dǎo)入 （3）單擊下一步，在字段分隔符中選擇“空格”，同時勾選“第一行包含字段名稱”復(fù)選框；,六、數(shù)據(jù)表的導(dǎo)入、導(dǎo)出和鏈接的創(chuàng)建,操作步驟： 第二步：文本類型數(shù)據(jù)的導(dǎo)入 （4）單擊下一步，對字段名稱對應(yīng)的數(shù)據(jù)類型進(jìn)行檢查，有問題需要進(jìn)行修改。例如，“工號”字段的數(shù)據(jù)類型為文本型，“婚否”字段的數(shù)據(jù)類型為邏輯性等。單擊每一列的標(biāo)題行，在相應(yīng)的數(shù)據(jù)類型選項(xiàng)中對其進(jìn)行修改。,六、數(shù)據(jù)表的導(dǎo)入、導(dǎo)出和鏈接的創(chuàng)建,操作步驟： 第二步：文本類型數(shù)據(jù)的導(dǎo)入 （5）單擊下一步，對數(shù)據(jù)表的主鍵進(jìn)行設(shè)置；,六、數(shù)據(jù)表的導(dǎo)入、導(dǎo)出和鏈接的創(chuàng)建,操作步驟： 第二步：文本類型數(shù)據(jù)的導(dǎo)入 （6）單擊下一步，修改數(shù)據(jù)表的名稱為“文本數(shù)據(jù)”表；,六、數(shù)據(jù)表的導(dǎo)入、導(dǎo)出和鏈接的創(chuàng)建,操作步驟： 第二步：文本類型數(shù)據(jù)的導(dǎo)入 （7）單擊完成，關(guān)閉創(chuàng)建向?qū)Т翱凇４藭r，在數(shù)據(jù)庫當(dāng)中顯示出新建的“文本數(shù)據(jù)”表。,六、數(shù)據(jù)表的導(dǎo)入、導(dǎo)出和鏈接的創(chuàng)建,操作步驟： 第三步： Excel數(shù)據(jù)表的導(dǎo)入 （1） 在菜單欄中選擇“外部數(shù)據(jù)”，在“導(dǎo)入”類型中，選擇“Excel”。,六、數(shù)據(jù)表的導(dǎo)入、導(dǎo)出和鏈接的創(chuàng)建,操作步驟： 第三步： Excel數(shù)據(jù)表的導(dǎo)入 （2）在彈出的窗口中選擇要導(dǎo)入的Excel文件，單擊確定后對要導(dǎo)入的數(shù)據(jù)表進(jìn)行選擇。,六、數(shù)據(jù)表的導(dǎo)入、導(dǎo)出和鏈接的創(chuàng)建,操作步驟： 第三步： Excel數(shù)據(jù)表的導(dǎo)入 （2）在彈出的窗口中選擇要導(dǎo)入的Excel文件，單擊確定后對要導(dǎo)入的數(shù)據(jù)表進(jìn)行選擇。,六、數(shù)據(jù)表的導(dǎo)入、導(dǎo)出和鏈接的創(chuàng)建,操作步驟： 第四步：數(shù)據(jù)表的鏈接 如果不想在 Access 數(shù)據(jù)庫中維護(hù)數(shù)據(jù)的副本，可以改為鏈接到其他類型的工作表。鏈接允許您連接到另一個程序中的數(shù)據(jù)而無需導(dǎo)入該數(shù)據(jù)，因此在原程序和 Access 文件中都可以查看和編輯該數(shù)據(jù)。 當(dāng)鏈接到工作表或命名區(qū)域時，Access 會創(chuàng)建一個鏈接到源單元格的新表。對該表中的數(shù)據(jù)所做的任何更改將更新源文件。當(dāng)需要在其他類型文件用戶和 Access 用戶之間共享數(shù)據(jù)時，鏈接十分有用。,六、數(shù)據(jù)表的導(dǎo)入、導(dǎo)出和鏈接的創(chuàng)建,操作步驟： 第四步：數(shù)據(jù)表的鏈接 （1）在“外部數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡的“導(dǎo)入”選項(xiàng)中選擇需要創(chuàng)建鏈接的文件類型，這里將Excel表作為鏈接表進(jìn)行演示。,六、數(shù)據(jù)表的導(dǎo)入、導(dǎo)出和鏈接的創(chuàng)建,操作步驟： 第四步：數(shù)據(jù)表的鏈接 （2）在“制定數(shù)據(jù)在當(dāng)前數(shù)據(jù)庫中的存儲方式和存儲位置”選項(xiàng)中選擇“通過創(chuàng)建鏈接表來鏈接到數(shù)據(jù)源”，將Excel表作為鏈接表鏈接到Access數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。,六、數(shù)據(jù)表的導(dǎo)入、導(dǎo)出和鏈接的創(chuàng)建,操作步驟： 第四步：數(shù)據(jù)表的鏈接 （3）其他的步驟參照導(dǎo)入Excel表的步驟進(jìn)行，將這個表的名稱改為“Excel鏈接表”，如下圖所示.,六、數(shù)據(jù)表的導(dǎo)入、導(dǎo)出和鏈接的創(chuàng)建,操作步驟： 第五步：導(dǎo)出數(shù)據(jù) 導(dǎo)出數(shù)據(jù)是將數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)庫對象輸出到其他數(shù)據(jù)庫、電子表格或其他格式的文件，一邊在其他的數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用程序中使用這些數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)庫對象。（數(shù)據(jù)的導(dǎo)出方法與數(shù)據(jù)的導(dǎo)入方法相似，在此主要說明導(dǎo)出為文本的具體操作步驟。） （1）選取數(shù)據(jù)表，在“外部數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中選取“文本文件”選項(xiàng),六、數(shù)據(jù)表的導(dǎo)入、導(dǎo)出和鏈接的創(chuàng)建,操作步驟： 第五步：導(dǎo)出數(shù)據(jù) （1）選取數(shù)據(jù)表，在“外部數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中選取“文本文件”選項(xiàng),六、數(shù)據(jù)表的導(dǎo)入、導(dǎo)出和鏈接的創(chuàng)建,請注意此處文檔的保存路徑需要修改到最后一個盤中。,請大家注意該復(fù)選框選擇和不選擇兩種文本文件的內(nèi)容格式有何區(qū)別。,操作步驟： 第五步：導(dǎo)出數(shù)據(jù) （2）在對“Excel表”的編碼方式上，選擇默認(rèn)的“Windows”即可；,六、數(shù)據(jù)表的導(dǎo)入、導(dǎo)出和鏈接的創(chuàng)建,操作步驟： 第五步：導(dǎo)出數(shù)據(jù) （3）導(dǎo)出完成之后，可以看到桌面上的 文本文件，雙擊打開，觀察其內(nèi)容格式，如圖所示；,六、數(shù)據(jù)表的導(dǎo)入、導(dǎo)出和鏈接的創(chuàng)建,為了在無紙化辦公中，為用戶提供一個人機(jī)交互的可視化窗口操作界面及所需數(shù)據(jù)的打印效果，須先將如下表格數(shù)據(jù)輸入數(shù)據(jù)庫中保存，并且利用數(shù)據(jù)庫的操作方法制作得出對應(yīng)表格的窗體及報表樣式。,七、數(shù)據(jù)庫中窗體和報表的創(chuàng)建（實(shí)例演示）,窗體,報表,七、數(shù)據(jù)庫中窗體和報表的創(chuàng)建,窗體,報表,小結(jié),通過本次課的學(xué)習(xí)，應(yīng)對