GRP_時(shí)間管理_RevB.ppt

時(shí) 間 管 理 II 日月光集團(tuán) GRP 菁英團(tuán)隊(duì) 管理課程,Rev.: B; 06/09/2002 WorkShop 時(shí)間: 2.5 小時(shí),*,如果您的餘生只剩下三天, 您會(huì)做那三件事情?,請(qǐng)閉目一分鐘思考這個(gè)問(wèn)題,時(shí)間管理是什麼?,時(shí)間管理不是什麼?,時(shí)間本身不是問(wèn)題. 因?yàn)槊總€(gè)人每天所擁有的時(shí)間都是一般地多 所以時(shí)間管理的問(wèn)題本身不在於時(shí)間, 而是在於自己如何善用及分配你自己的時(shí)間,時(shí)間管理是什麼?,時(shí)間管理就是自我管理 自我管理即是改變習(xí)慣, 以令自己更富績(jī)效, 更富效能 把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很對(duì)地做完, 叫做效能 時(shí)間管理就是事前的規(guī)劃或長(zhǎng)期的計(jì)劃,人, 為何安於現(xiàn)狀?,為何你我都不滿意現(xiàn)狀, 但是卻安於現(xiàn)狀 1.無(wú)奈 2.不確定改變之後會(huì)更好 3.因?yàn)楝F(xiàn)狀是你我最熟悉的 當(dāng)你開(kāi)始不滿於現(xiàn)狀時(shí), 表示會(huì)有新的事物發(fā)生在你的身上但是要用對(duì) “新的思考方式”,請(qǐng)架設(shè)一座橋,使A至B 距離最短, 但是橋不可歪斜,100 公尺,300 公尺,A,B,河水,有三片木條, 如何將它們圍成封閉三角形,2 cm,10 cm,4 cm,你可知道為何會(huì)畫不出來(lái)?,因?yàn)槟闾怀鲈瓉?lái)的思維習(xí)慣 但是假設(shè)你畫了出來(lái). 恭喜你, 你可以用新的角度去思考一個(gè)舊有的問(wèn)題. 改變時(shí)間管理的第一步, 從你自覺(jué)需要時(shí)間管理開(kāi)始,時(shí)間管理的架構(gòu),請(qǐng)排出正確的行事優(yōu)先順序,?,?,?,?,A,B,C,D,正確的行事優(yōu)先順序,陷阱一:時(shí)間的配置不對(duì),Reaction消極回應(yīng) vs Proaction 積極掌握 危機(jī)就是轉(zhuǎn)機(jī) 規(guī)劃重於做事 最好的控制是預(yù)防 預(yù)防勝於處理,不合理的時(shí)間配置,明智的時(shí)間配置,1.重要的事情著重在 Plan Plan 著重在 Do Do 著重在 Check Check 著重在 Action 2.重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬, 這叫 “灌能”,陷阱二: 拖延,除了第四項(xiàng)以外, 其它的做起來(lái)都不太愉快 不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情,克服1.成本/效益分析法,成本 . . . . . .,好處 . . . . . .,克服2.思維習(xí)慣的改變,這件事令人感到為難, 但是它非做不可, 因此我將立即做完它, 以便儘早忘掉它. 養(yǎng)成速戰(zhàn)速?zèng)Q的習(xí)慣 將事情切成好幾塊小塊任務(wù), 快速地完成每一塊的任務(wù) 完成最關(guān)鍵的部份, 讓事情看起來(lái)像做完 80% 一般,陷阱三: 事必親躬,韓非子.八經(jīng) 下君,盡已之能 中君,盡人之力 上君,盡人之智 諸葛亮凡事必親躬, 後來(lái)過(guò)勞而死. 為何事必親躬? 因?yàn)榕虏繉偃〈?不放心部屬, 不信任部屬 要求標(biāo)準(zhǔn)過(guò)高,陷阱四: 有求必應(yīng),會(huì)花太多時(shí)間, 時(shí)間不夠會(huì)犧第二項(xiàng) 受人尊敬重要, 還是受人歡迎重要 不好意思拒絕請(qǐng)託的原因 接納請(qǐng)託比拒絕請(qǐng)託容易 擔(dān)心觸怒請(qǐng)託者 想要做廣受愛(ài)戴之好人 不知如何拒絕他人之請(qǐng)託 每個(gè)人都有一個(gè)好朋友, 叫 “施小惠”, 可以適當(dāng)?shù)鼐芙^.,1.捨得 2.勇於拒絕 3.交待,1.怡情養(yǎng)性 2.輕鬆一下,Conclusions: 時(shí)間管理架構(gòu),1.兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q 2.快刀斬亂麻,1.決勝於廟堂 之上 2.灌能,均 衡,緊迫的事,不緊迫的事,重要的事,不重要的事,如何提高工作效率,如何提高工作效率,1.了解自己每天工作時(shí)段的特性, 善用之. 2.以 PDCA 分佈週一到週五的工作性質(zhì). 3.保持良好的體力; 養(yǎng)成運(yùn)動(dòng)的習(xí)慣 4.身心均衡地發(fā)展; 培養(yǎng)良好的嗜好,1.工作時(shí)段分配法則,2.每週工作性質(zhì)分配法則,如何管理你的EMail,葛洛夫: 你的時(shí)間是不是被 Email 切成零零碎碎的片段? 集中處理它.,先問(wèn)自己以下這幾個(gè)問(wèn)題,1.你一天花多少時(shí)間在看 Email? 2.你進(jìn) Email 會(huì)不會(huì)看小品? 3.你看Email 的時(shí)間是連續(xù)的, 還是片斷的? 4.你的Email 有沒(méi)有做分類? 5.你回信時(shí)是邊看邊回, 還是分類後集中回信? 6.你進(jìn) Email 信箱, 是先看信還是先發(fā)信?,如何提高 Email 的處理效率,一進(jìn)信箱第一個(gè)動(dòng)作就是把所有信件的主題瀏覽一遍, 然後做分類的動(dòng)作 養(yǎng)成習(xí)慣, 一天只有三個(gè)時(shí)段看 Email 除了急件以外, 集中時(shí)段回信,看Email 的時(shí)段分配,Email資料夾的分類,Reply: Private, 公務(wù) Follow Up: Urgent, Boss, 重要, 向下, Private Project 進(jìn)度 有空再看,如何展開(kāi)你的計(jì)劃,一日之計(jì)在昨天下班前 一週之計(jì)在於週日 一月之計(jì)在於月底,1.捨得 2.勇於拒絕 3.交待,1.怡情養(yǎng)性 2.輕鬆一下,良好的時(shí)間管理來(lái)自於計(jì)劃,1.兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q 2.快刀斬亂麻,1.決勝於廟堂 之上 2.灌能,均 衡,緊迫的事,不緊迫的事,重要的事,不重要的事,P,A,D,C,不 好,好,耗用時(shí)間,花時(shí)間在計(jì)劃上才是 最節(jié)省時(shí)間的作法,耗用時(shí)間,8.80/20法則1/2,the Vital Few & the Trivial Many 柏拉圖法則 花最少的力氣, 獲得最多的效益 你所完成的工作裡, 80%的成果,來(lái)自於20%的時(shí)間=也就是說(shuō)80%的努力是與成果無(wú)關(guān)的,80/20原理意示圖,80% 時(shí)間,20% 時(shí)間,80% 成效,20% 成效,重要的 少數(shù)事物,瑣碎的 多數(shù)事物,目標(biāo)金字塔,長(zhǎng)程目標(biāo) 年目標(biāo) 季目標(biāo) 月目標(biāo) 週目標(biāo) 日目標(biāo),如何列管重要計(jì)劃,將自己短中長(zhǎng)期的計(jì)劃依工作,個(gè)人及生活這三個(gè)主軸一一列舉出來(lái), 並算出每個(gè)計(jì)劃的效益. (如下一頁(yè)所示) 在同一個(gè)時(shí)間點(diǎn)進(jìn)行這三個(gè)主軸的前3個(gè)專案(專案件數(shù)依自己能力而定,紅線的右手邊) 有專案結(jié)束之後下一個(gè)專案就可以往左遞補(bǔ),每個(gè)計(jì)劃如何給予評(píng)分,先將所有計(jì)劃列出來(lái), 分成短中長(zhǎng)期 (自行定義) 分成三個(gè)項(xiàng)目(也可依自己的價(jià)值觀調(diào)整), 依照: 重要性, 急迫性及成功機(jī)會(huì)來(lái)給分?jǐn)?shù). 最好給 5 分, 最不好給 1 分 將三個(gè)分?jǐn)?shù)相乘, 分?jǐn)?shù)最高者為最優(yōu)先執(zhí)行的計(jì)劃,範(fàn)例: 專案評(píng)分的範(fàn)例,以 Notes 信箱管理計(jì)劃的分類,執(zhí)行力: To-Do, 記錄, Routine (最重要的部份, 下一章節(jié)再講) 自我成長(zhǎng): Pareto, 前3個(gè)計(jì)劃 生活: Pareto, 前3個(gè)計(jì)劃 工作: Pareto, 前3個(gè)計(jì)劃,執(zhí)行能力的強(qiáng)化,備 忘 錄,時(shí)間管理的利器: to-do List,備 忘 錄,緊急的事情 1.老闆今天交待 2.臨時(shí)狀況,重要的事情 1.工作計(jì)劃 2.人生規(guī)劃 3.家庭,健康,財(cái)富,Schedule List 1.Meeting 2.行事曆 3.紀(jì)念日,Routine Work 1.日常工作 2.定期約會(huì),範(fàn)例: 備忘錄的範(fàn)例,範(fàn)例: 週計(jì)劃的範(fàn)例,善用 Notes BookMark 的功能,連結(jié)書籤 (BookMark) 的建立可以用來(lái)建立一系列相關(guān)計(jì)劃的連結(jié) 在Notes裡頭, 點(diǎn)一以下黃色書籤即可把該計(jì)劃給打開(kāi), 並 Update,按Ctrl+V之後就 會(huì)出現(xiàn)黃色書籤,善用Notes 顏色管理的功能,紅色粗體字體為重要一定完成的部份 藍(lán)色斜體字體為已完成的部份 黑色字體為應(yīng)執(zhí)行事項(xiàng) 綠色字體為 Routine Schedule,良好工作習(xí)慣的養(yǎng)成,兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q 養(yǎng)成做備忘錄的習(xí)慣 可以早上做完的事,決不拖到下午完成 可以一天做完的事,決不分成兩天完成 每天至少完成一件事情, 特別是在工作情緒低潮時(shí),“執(zhí)行”的寫照,Just Do It 奉備忘錄的 To Do-Check List 如聖旨 行動(dòng)才是企劃的開(kāi)始 把掌控著力焦點(diǎn)集中在計(jì)劃最緊要的20% 執(zhí)行能力鋒利如倚天劍. 劍鋒到處, 刀折劍斷,執(zhí)行不是一成不變的,合理性 Reasonable 表示用心 試探一下是不損傷毫髮的 平時(shí)基本觀念(Sense)的建立, 在臨場(chǎng)應(yīng)用時(shí)最能顯現(xiàn)效果,執(zhí)行的速度: 兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q,養(yǎng)兵千日, 用在一時(shí) (資源珍貴) 時(shí)機(jī)稍縱即逝 將變數(shù)降至最低 生米已煮成熟飯型 (老公,來(lái)不及了) 自廢武功型 (成績(jī)已經(jīng)貼出去了) 客戶的感受 加速度, 勢(shì)如破竹.,兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q的時(shí)機(jī),並不是每一件事情都需要兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q #1 是專案的要徑任務(wù)或是一群人要等你的決策之後方能動(dòng)作 (丟球) #2 重要事件的關(guān)鍵任務(wù). 通常要完成此關(guān)鍵任務(wù)只佔(zhàn)全部專案時(shí)間的 20%. #3 時(shí)機(jī)稍縱即逝的機(jī)會(huì). 有時(shí)候機(jī)會(huì)的有效性僅限於某段時(shí)間, 甚至短到幾分鐘而已.,Hand Carry !,讓程序進(jìn)行最迅速的方法 當(dāng)然需要先了解程序及關(guān)鍵點(diǎn) 見(jiàn)面三分情 親自與關(guān)鍵人物(經(jīng)理) 面對(duì)面溝通,執(zhí)行的技巧: Key Success Factor,靈活如庖丁的刀,在牛的關(guān)節(jié)中游走 (游刃有餘). 分解完畢牛尚不自知已經(jīng)被解體 由計(jì)劃階段時(shí)即被簡(jiǎn)單勾勒出來(lái) 做對(duì)的事情, 並不會(huì)耗費(fèi)太大的力氣. 反而做不對(duì)的事情, 才