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文檔簡介
山東商務職業(yè)學院系部檔案管理辦法 為加強系部等教學單位的檔案(以下簡稱系部檔案)管理,確保教學資料收集齊全、管理規(guī)范、利用方便,根據中華人民共和國檔案法(中華人民共和國主席令第58號)和高等學校檔案管理辦法(中華人民共和國教育部令第27號)的相關規(guī)定,結合我院實際,制定本辦法。一、總則(一)系部檔案是學校檔案的重要組成部分。必須堅持對現實和歷史負責的原則,切實做好系部檔案管理工作。(二)系部檔案在學院綜合檔案室的統(tǒng)一指導下,由各系部設分室保管。系部檔案是系部職能活動的原始記錄,主要包括黨群、行政、學生、教學、科研和實驗室工作中形成的各種文件材料。系部檔案文件中凡需向學院綜合檔案室報送的,應將正本上報,系部留存副本。(三)系部檔案與系部工作同步管理。各系部要將檔案工作納入系部工作計劃,在布置、檢查、總結、驗收各項工作時,同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作,以保證每項重要工作都有完整、準確、系統(tǒng)的文件材料歸檔保存。(四)系部主管教學工作的系主任或副主任,負責本部門檔案管理的監(jiān)督、檢查工作,系部教學秘書具體負責本部門教學文件材料的收集和管理工作。應把檔案工作納入其崗位職責,在經費、裝具等方面給予支持,確保系部檔案工作順利開展。系部教學秘書工作變動時,必須辦理檔案交接手續(xù)。(五)學院綜合檔案室,應積極主動地做好系部檔案人員的業(yè)務培訓和技術指導,定期進行檢查,發(fā)現問題及時糾正。要將系部檔案工作納入學校檔案工作的年度評比,對做出成績的予以表彰和獎勵。二、系部建檔范圍與保管期限(一)各系部在教學、科研、管理等活動中直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄,均屬系部檔案。 (二)系部檔案的保管期限分為永久、長期(30年)和短期(5至10年)。凡是反映系部主要職能活動和基本歷史面貌,對學校和社會有長遠利用價值的,列為永久保管;凡是在較長時期內有查考價值的,列為長期保管;凡是在較短時期內有查考價值的,列為短期保管。(三)系部應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。文件材料的具體歸檔范圍及其保管期限,參見附件1山東商務職業(yè)學院系部文件材料歸檔范圍與保管期限表。三、系部檔案管理程序(一)平時收集:系部負責黨群、行政、教學、科研、實驗室和學生工作的各人員應參照系部歸檔范圍,結合本部門業(yè)務職能,建立預立卷文件夾(盒),在平時工作中將辦理完畢需要歸檔保存的文件材料及時歸卷,防止散失。根據教學文件的收集管理規(guī)律,原則上相同內容的文件組成一盒(袋)。同一內容的文件材料較多時,可分別組成若干盒(袋),也可以根據材料的內在聯系,對問題單一、材料較少的文件合成一盒(袋)。(二)立卷整理:每年10月底前,系部各部門相關人員,將上一學年度形成的歸檔文件,按問題分門別類,視材料多少組成一卷或數卷。案卷可以用卷皮裝訂,也可以用文件夾(袋)裝入。案卷封面填寫能夠反映卷內文件主要內容的標題。卷內文件按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律或重要程度排序,編制頁號或者件號,制作卷內目錄置于首頁。試題試卷按課程以“班”為單位整理裝袋。畢業(yè)設計、實驗實訓報告按專業(yè)以“人”為單位整理成冊。(三)編目保管:每年11月底前,系部教學秘書對接收的檔案,按黨群、行政、學生、教學、科研和設備六大類分別編號裝盒,入柜存放。編號方法視檔案材料多少而定,少則每類編一個大流水號,多則每類每年編一個流水號,檔案盒脊背上標注盒內檔案的形成年度(或針對年度)、主題內容和案卷起始號。試卷、論文可按自然狀態(tài)單獨排架編目??蒲蓄悪n案應當在項目完成后兩個月內完成歸檔工作。(四)移交歸檔:需移交學院綜合檔案室的檔案材料,系部教學秘書于次學年寒假前向學院綜合檔案室移交。學院綜合檔案室保存原件,系部檔案室保存復印件。歸檔移交時要認真填寫移交目錄,交接雙方核對無誤后履行簽字手續(xù),移交目錄隨檔案保存。(五)提供利用:要積極發(fā)揮系部檔案在教學、科研及管理工作中的憑證作用和查考作用,編制檢索目錄,為利用者查閱提供方便。對不宜公開的檔案,要注意保密。借用檔案應辦理登記手續(xù),嚴防丟失和損壞。(六)鑒定銷毀:對保管期限已滿的檔案,要進行保存價值鑒定,凡無需再繼續(xù)保存的檔案,應編制銷毀清冊,經系部主管檔案工作的負責人審批后銷毀;若還有保存價值,應按重新劃定的保管期限繼續(xù)保管。四、系部檔案管理質量要求(一)歸檔的文件材料必須齊全完整,照片(包括底片)、錄音帶、錄像帶等必須同其詳細的文字說明材料一起歸檔。(二)歸檔的文件材料必須是原件(定稿), 重要的或利用頻率高的文件材料根據需要可復制若干份提供利用。(三)歸檔的文件材料必須經過系統(tǒng)整理,準確地反映系部各項活動的真實內容和歷史過程,符合自然形成規(guī)律。(四)歸檔文件材料的制成材料必須易于耐久保存,同時要保證圖像清晰、字跡工整、審查簽字手續(xù)完備,手寫的文字材料填寫過程中一律使用黑色碳素墨水的鋼筆填寫,不得復印。禁用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、紅墨水、復寫紙。歸檔的教學文件材料一般均為a4紙,圖件按此規(guī)格折疊;對非標準規(guī)格的文件(如試卷)應專柜保管,但需填寫與其它教學文件相一致的盒(袋)編號??傮w來講,歸檔的案卷質量要符合國家標準 科學技術管理案卷構成的一般要求 和 文書檔案案卷格式 的要求。(五)電子文件的歸檔,要按照國家檔案局發(fā)布的電子公文歸檔管理暫行辦法以及電子文件歸檔與管理規(guī)范 (gbt 18894-2002)執(zhí)行。應遵守以下原則:1、電子文件和紙質文件歸檔實行“雙套制”,即在電子文件歸檔時應制作相應的紙質拷貝件,同時存檔。2、同時做好網絡歸檔和脫機載體電子文件歸檔兩方面的工作。四、附則(一)本辦法自公布之日起施行。(二)本辦法由學院辦公室負責解釋。附件:山東商務職業(yè)學院系部文件材料歸檔范圍與保管期限表 二九年九月一日山東商務職業(yè)學院系部文件材料歸檔范圍與保管期限表類 目 名 稱保管期限 一、黨群類檔案1上級和學院下發(fā)的有關黨群工作的文件針對本系部的長期普發(fā)性的短期2系部黨總支工作計劃、總結、報告、調查統(tǒng)計材料長期3系部黨總支會議記錄、民主生活會記錄長期4系部黨員名冊、黨建工作及黨員教育、獎懲材料長期5系部發(fā)展黨員及黨員轉正材料長期6系部教代會會議文件及工會活動材料長期7系部黨群活動中形成的其它有保存價值的材料二、行政類檔案1上級和學院下發(fā)的有關行政工作的文件針對本系部的長期普發(fā)性的短期2系部發(fā)展規(guī)劃、工作計劃、總結、簡報等永久3系部規(guī)章制度、調查匯報、統(tǒng)計資料永久4系部沿革、大事記、宣傳冊及社會媒體宣傳報道材料永久5系部會議記錄、紀要長期6系部職權范圍內的人事任免、崗位聘任材料長期7系部聯合辦學的協議、合同等有關材料長期8系部外事、慶典活動的文件、代表性照片永久9系部獲得的各種榮譽證書、獎狀、獎杯、錦旗等實物(獲省部級及其以上的,需在學院綜合檔案室登記備案)永久10系部行政管理活動中形成的其它有保存價值的材料 三、學生類檔案1上級和學院下發(fā)的有關學生工作的文件針對本系部的長期普發(fā)性的短期2. 學生的高中檔案、體檢表短期3.學生的學籍管理材料:入學登記表,學生學籍卡片及成績卡,學生學籍變更材料(升級、留級、休學、轉學、復學、退學)的材料,畢業(yè)生登記表,在校學生名冊長期4.學生的黨團組織檔案材料短期5學生的獎懲記錄材料長期6系部團總支、學生會工作計劃、總結、簡報等長期7學生管理制度、學風建設、思想政治教育工作材料長期8學生科研成果統(tǒng)計材料、優(yōu)秀成果樣品永久9學生社團活動材料(簡介、重要活動、典型刊物等)永久10生源統(tǒng)計分析、畢業(yè)生就業(yè)工作及質量跟蹤材料永久11畢業(yè)設計及評審材料優(yōu)秀的長期一般的短期12畢業(yè)班集體合影照片(并將數碼照片及與照片位置相對應的姓名發(fā)送到學院綜合檔案室網頁“畢業(yè)照片上傳”專區(qū))永久13校友聯誼及知名校友的有關材料 永久14其它有保存價值的學生工作文件和聲像材料四、教學類檔案1上級和學院下發(fā)的有關教學工作的文件針對本系部的長期普發(fā)性的短期2系部教學工作會議材料、教學管理規(guī)章制度長期3系部專業(yè)指導委員會人員名單、聽課記錄長期4.招生計劃、專業(yè)介紹、新生名冊、招生工作總結等長期5學科、專業(yè)設置及特色專業(yè)、精品課程建設文件長期6教學計劃、方案和教學大綱、教學改革方案、總結長期7.課堂教學材料:課程安排表、教學進度表、教師任課安排,典型講義、教案長期8自編、主編教材的正本,各專業(yè)使用教材目錄長期9教學檢查、評估、評比表彰材料長期10教師工作量的規(guī)定、核算、登記材料 長期11.教研室的教學總結,教師教學經驗總結、教師教學質量獎勵材料,教學情況調查表長期12.教師培訓進修的計劃、考核和總結,教師掛職鍛煉的有關材料長期13教師業(yè)務檔案材料永久14.系部承辦的各類培訓班、進修班形成的文件和材料長期15教育實習、生產實習計劃、大綱、總結,實習指導書、實習講義、實習結果鑒定,有代表性的實習報告等短期16實驗實訓教學大綱、實驗實訓報告及有關材料長期17試題、試卷及試卷分析材料短期18其它有保存價值的教學文件材料 五、科研類檔案1上級和學院下發(fā)的有關科研工作的文件針對本系部的長期普發(fā)性的短期2系部科研成果統(tǒng)計表、成果匯編永久3系部科研工作計劃、總結長期4系部舉辦的學術活動及學會工作材料長期5系部承辦、協辦的國際學術會議的文件材料永久6系部承擔的科研課題項目材料在項目結題后由課題負責人交教學研究室向學院綜
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