采購管理制度44845.doc

1/7 采購管理制度采購管理制度 目錄目錄 一、編撰采購管理制度的目的和范圍一、編撰采購管理制度的目的和范圍-1- 二、采購目標二、采購目標-2- 三、采購原則三、采購原則-2- 四、供應(yīng)商管理四、供應(yīng)商管理-3- 五、采購申請流程五、采購申請流程-3- 六、二次采購申請六、二次采購申請-4- 七、采購招標七、采購招標-4- 八、樣品提供和確認八、樣品提供和確認-5- 九、合同簽訂九、合同簽訂-5- 十、進度控制十、進度控制-5- 十一、對賬付款十一、對賬付款-5- 十二、采購驗收十二、采購驗收-5- 十三、重點說明：十三、重點說明：-6- 2/7 采購采購管理制度管理制度 一、編撰采購管理制度的目的和范圍一、編撰采購管理制度的目的和范圍 1.目的 闡述在采購職能的執(zhí)行中應(yīng)遵循的原則、程序和慣例，指導(dǎo)執(zhí)行和參 與采購職能的部門和職員執(zhí)行采購相關(guān)程序，推進采購職能按合理的流程 正直、高效、實用的執(zhí)行，從而有效降低采購成本，提高公司采購效率， 加強部門間配合，特制訂本制度。 2.范圍 （1）固定資產(chǎn)類：辦公家具、工作設(shè)備、電腦設(shè)備等固定資產(chǎn)類的 采購工程維護類：裝飾裝修工程、IT工程、設(shè)備的租賃及維修類的采購。 （2）低值易耗類：辦公用品、活動用品、禮品、圖書、期刊、技術(shù) 圖書、生活用品等低值易耗品的采購。 （3） 印刷類：內(nèi)刊、易拉寶、橫幅、名片等印刷類的采購。 （4） 咨詢管理類及服務(wù)類產(chǎn)品：咨詢管理項目，工作軟件類的采購； 體檢、旅游、培訓(xùn)、拓展、保險等服務(wù)產(chǎn)品的采購。 （5） 項目成本類：藍圖打印，多媒體制作等。 說明：工程建筑類材料采購不在本采購范疇內(nèi)。 二、采購目標二、采購目標 1.保證所需原料、供應(yīng)品、設(shè)備和服務(wù)的適時適量及時供應(yīng)。 2.為了公司運作經(jīng)濟高效的進行，在與需要的質(zhì)量、交貨期和服務(wù)水 平一致的情況下，以最有競爭力的價格采購商品/服務(wù)。 3.引導(dǎo)采購職能的發(fā)揮與公司利益、商業(yè)道德標準相一致。 三、三、采購原則采購原則 1. 使用、定價、采辦、驗收、結(jié)算分離原則 采購過程的各相關(guān)環(huán)節(jié)人員，遵循使用、定價、采購、驗收、結(jié)算分 離的原則，即使用部門申請，使用部門及采購部門分別詢價、定價，財務(wù) 對預(yù)算控制、法務(wù)對流程監(jiān)督，使用部門驗收，采購部門結(jié)算。 2. 詢價定價原則 物品采購必須有三家以上的供應(yīng)商提供報價，在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交 3/7 貨時間、售后服務(wù)、長期合作的客戶、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進行 綜合評估，并與供應(yīng)商進一步議定最終價格。臨時性應(yīng)急購買物品除外。 3. 一致性原則 采購人員訂購的物品必須與請購單所列要求、規(guī)格、型號、數(shù)量一致， 在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下，采購人員須及時 反饋信息給使用部門更改請購單或做參考。 4. 廉潔自律原則 （1）自覺維護公司利益，努力提高采購物品的質(zhì)量，降低采購成本。 （2）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請。 （3）嚴格按照采購制度和程序辦事。 5. 審計監(jiān)督原則 采購人員要自覺接受公司有關(guān)部門對采購活動的監(jiān)督和質(zhì)詢，對采購 人員在采購過程中發(fā)生的違反廉潔制度的行為，公司有權(quán)對相關(guān)人員依照 公司規(guī)章制度等進行處罰直至追求其法律責任。 四、四、供應(yīng)商管理供應(yīng)商管理 1. 各類型的采購需有3家以上的供應(yīng)商詢價，以作比價、議價依據(jù)， 并填寫采購詢價記錄表，總裁辦公室應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的產(chǎn)品報價、產(chǎn)品 質(zhì)量及提供的服務(wù)等方面對其進行考核及更新。 2. 建立公司供應(yīng)商庫，供應(yīng)商的選擇應(yīng)從與公司有過合作經(jīng)歷的優(yōu) 質(zhì)供應(yīng)商中選取。 3. 對于長期合作的供應(yīng)商，需每年做一次供應(yīng)商評估，評估其產(chǎn)品 價格、服務(wù)是否在同行業(yè)中最優(yōu)化。經(jīng)過評估不合格的供應(yīng)商應(yīng)從供應(yīng)商 庫中撤下，并選擇最適合公司的供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系。 4. 對于長期合作的供應(yīng)商，應(yīng)當留存一份其公司三證及相關(guān)資質(zhì)文 件蓋章件至總裁辦公室。 五、五、采購申請流程采購申請流程 1.標準流程 （1）標準采購范圍 以下類別金額在1000元以內(nèi)的，視作標準采購： A固定資產(chǎn)類：辦公家具、工作設(shè)備、電腦設(shè)備等固定資產(chǎn)類的采 4/7 購。 B低值易耗類：辦公用品、活動用品、禮品、圖書、期刊、技術(shù)圖 書、生活用品等低值易耗品的采購。 C印刷類：內(nèi)刊、易拉寶、橫幅、名片等印刷類的采購（需要報品 牌管理中心總監(jiān)審批）。 D咨詢管理類及服務(wù)類產(chǎn)品：咨詢管理項目，工作軟件類的采購； 體檢、旅游、培訓(xùn)、拓展、保險等服務(wù)產(chǎn)品的采購。 E項目成本類：藍圖打印，多媒體制作等。 （2）申請流程 A.由申請部門秘書/助理填寫采購申請單，部門負責人審核簽字 后交公司采購部門進行采購。采購申請單要求注明名稱、規(guī)格型號、 數(shù)量、需求日期、參考價格、用途等，若涉及技術(shù)指標的，須注明相關(guān)參 數(shù)、指標要求。 B申請部門必須對所需要購買的物品進行詢價，提供三家供應(yīng)商的 報價，如涉及到具體資質(zhì)、特殊采購要求的需要附有相關(guān)文件復(fù)印件與申 請部門確認，總裁辦公室和財務(wù)管理中心有權(quán)對供應(yīng)商報價進行核查。 C所有采購物品都需要經(jīng)過財務(wù)負責人審批，如采購屬于標準采購 范圍，可只簽批到財務(wù)負責人；如涉及到特殊物品的采購，或非標準流程 的采購還需分別審批到集團財務(wù)負責人/常務(wù)副總裁/總裁（參照非標準流 程）。 D簽訂采購合同的均須由法務(wù)審核，并報財務(wù)管理中心備案。 E申請部門負責驗收、簽領(lǐng)，費用分攤至申請部門。 六、二次采購申請六、二次采購申請 如采購申請發(fā)生數(shù)量、規(guī)格、價格等變動，必須進行二次采購申請， 并將第一次的申請單作為附件提交審核。 七、采購招標七、采購招標 根據(jù)公司政策和中華人民共和國相關(guān)法律法規(guī)之規(guī)定，公司招標采購 分為 2 類： A 類:根據(jù)中華人民共和國招標投標法和各地方法律法規(guī)之規(guī)定必 須進行公開招標的。 1.大型基礎(chǔ)設(shè)施、公用事業(yè)等關(guān)系社會公共利益、公眾安全的項目。 5/7 2.全部或者部分使用國有資金投資或者國家融資的項目。 3.使用國際組織或者外國政府貸款、援助資金的項目。 B 類：除 A 類之外，采購金額在 10 萬以上的采購應(yīng)當進行招標，具體 由申請部門負責人審核是否招標，簽批部門負責人同時有權(quán)建議是否進行 招標。 八、樣品提供和確認八、樣品提供和確認 1.對于采購產(chǎn)品難以長久控制質(zhì)量的，需進行樣品提供和確認的，需 確定送樣周期，由采購人員負責追蹤，收到樣品后第一時間送交使用部門 進行確認，必要時需會同財務(wù)等相關(guān)部門人員予以確認。 2.對于需要保存樣品的，采購部門需做封樣處理，以便日后做收貨比 較。 九、合同簽訂九、合同簽訂 1.長期固定的供應(yīng)商應(yīng)和公司簽訂長期供貨合同。 2.供應(yīng)商經(jīng)送樣審查合格后，由采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂合同。 3.采購合同樣本及正本必須經(jīng)過法務(wù)審核通過后方可進行合同簽訂環(huán) 節(jié)。 4.采購合同正本一律由財務(wù)管理中心歸檔管理。 十、進度控制十、進度控制 1.為確保準時交貨，采購人員應(yīng)提前采用電話、傳真等方式與供貨商 聯(lián)系，確保物品能及時供應(yīng)。 2.如果采購物品無法在預(yù)定時間內(nèi)交貨的，采購人員須提前通知使用 部門，尋求解決方法，并須重新和供應(yīng)商確定新的交貨期，并知會使用部 門。 十一、對賬付款十一、對賬付款 1.工程類需提供結(jié)算單、竣工驗收單。 2.咨詢管理、軟件類需提供服務(wù)驗收單。 采購物品/服務(wù)需要申請付款時，需向財務(wù)提供采購申請單 （或維 修單租賃單） 、 采購詢價記錄表采購合同或者訂單復(fù)印件、發(fā)票。凡在 付款過程中，不具備以上條件的，財務(wù)管理中心應(yīng)拒絕付款。 6/7 3.對于分階段付款的采購申請，申請部門對該項申請付款應(yīng)當進行跟 蹤。 十二、采購驗收十二、采購驗收 1.采購物品（物資）送達公司后，由使用部門負責檢驗、簽收，并開 具采購入庫簽收單給采購部門保存。在接受貨物前，應(yīng)當仔細檢查外 包裝的缺陷狀況或?qū)θ毕萏幚淼淖C據(jù)等，驗收不合格的，應(yīng)當拒收或 2 日 內(nèi)辦理退換貨手續(xù)。 2.對于工程類、管理咨詢類、服務(wù)類產(chǎn)品需階段性驗收。 3 公司辦公用品的采購申請由各部門提出，電子檔申請表及紙質(zhì)版經(jīng) 由部門負責人簽字后交到前臺匯總后統(tǒng)一采購。 4.辦公用品到貨后，由前臺統(tǒng)一驗收并登記采購入庫簽收單 ，驗 收合格并登記好后，由前臺通知各部門領(lǐng)用辦公用品，并由前臺登記采 購出庫簽收單 。 十三、重點說明：十三、重點說明： 1. 各審核環(huán)節(jié)對采購申請?zhí)岢霎愖h者，應(yīng)于2個工作日內(nèi)將意見反饋 給采購申請部門。 2. 專業(yè)材料或用品，采購部門應(yīng)會同使用部門共同詢價或議價。 3. 財務(wù)人員審核時，認為需要再進一步議價的，可直接與供應(yīng)商議 價。 4. 相關(guān)審核