總結(jié)會會務(wù)操作要點.doc

文秘知識/秘書基礎(chǔ) 總結(jié)會會務(wù)操作要點 1確定會議的規(guī)模1)效率會議的規(guī)模直接制約會議的效率。也就是說，會議人數(shù)越少，會議所花的時間就越少，會議效率就越高；反之，會議人數(shù)越多，意見越不容易集中，會議時間也越長，效率就越低。所以必須注意一點，人數(shù)越多就可能出現(xiàn)懶于思維者。因此，除了發(fā)布性會議和必須舉行的大規(guī)模會議之外，要盡可能地控制與會人數(shù)。2)成本會議規(guī)模與會議成本兩者構(gòu)成正比關(guān)系，規(guī)模越大，動用的人力、物力、財力就越多，會議成本也就越高。在確定會議規(guī)模時，先要考慮清楚預(yù)計的會議成本，做到量力而行。除了考慮會議的顯性成本外，還要預(yù)算一下隱性成本。3)效果會議的規(guī)模與會議的效果密切相關(guān)。有的會議保密性較強，必須嚴格控制與會人數(shù)和會務(wù)人員，以防會議內(nèi)容的擴散。有的會議要求造成聲勢，擴大影響，需要達到一定的規(guī)模才能產(chǎn)生效果。需要加強注意的是，盲目追求規(guī)模定會產(chǎn)生不良影響和效果。4)場地一般來說，規(guī)模決定場地，但由于場地的限制，規(guī)模必然受到相應(yīng)的限制。因此，決定會議規(guī)模之前應(yīng)當(dāng)先考察場地條件。2確定會議的時間1)需要把握的原則會議的時間問題首先是一個準確把握會議召開時機的問題，具體包含3方面含義。(1)時機必須成熟。如果說會議的目的是為了解決問題，那么解決這些問題的時機成熟與否，則是會議的組織者在確定會議時間時，不得不首先考慮的因素。只有當(dāng)解決問題的條件充分具備，時機完全成熟時，適時召開會議，才能水到渠成，瓜熟蒂落。時機未到，條件不具備，寧可推遲會議，否則，會議的效果就得不到保證，甚至還會適得其反。(2)及時召開。當(dāng)問題迫切需要解決，條件也已具備，時機已經(jīng)成熟時，會議應(yīng)及時召開。拖而不議，則會錯失良機，貽誤工作。(3)會議時間要合理。合適的會議時間一是指會議召開的時間富有意義，能烘托會議的主題。例如，紀念性會議放在紀念日舉行最能突出其主題；慶祝性、招待性會議安排在相關(guān)節(jié)日前夕召開效果最佳。二是指會議召開的時間有利于推動工作。例如，總結(jié)工作、安排計劃的會議應(yīng)當(dāng)在工作完成之后、計劃開始之前舉行；工作性例會，如黨委、廠長經(jīng)理辦公會等，一般安排在周一或周五。三是指舉行會議的具體時間應(yīng)當(dāng)符合人的生理和心理規(guī)律，注意勞逸結(jié)合。2)需要注意的問題(1)會議的主要領(lǐng)導(dǎo)人、嘉賓、報告人是否能在這一時間參加會議。(2)會議的各項組織和準備工作是否能夠完成。(3)學(xué)術(shù)性會議、招標性會議、論證會、聽證會等與會者是否有足夠的時間準備提交相關(guān)文件或發(fā)言材料。(4)會議的具體日期一定要考慮周到，是否同與會者的民族風(fēng)俗不符或有可能傷害與會