費用支付與報銷管理制度.doc

.適用部門：各部門政策與程序編號 擬稿： 行政部 /財務部 簽名： 版本號：1批準： 總經(jīng)理簽名：主題： 費用支付與報銷管理制度生效日期：目的1、明確費用列支標準、審批權限和請款流程；2、加強費用控制意識，落實費用控制目標及責任；3、為員工借款及報銷提供指引；4、提高公司資金使用效率，嚴格控制財務開支；流程一、管理原則1、集權管理原則：公司采取收支兩條線的集權管理模式管理資金，公司嚴格禁止任何形式的“坐支”和私設“小金庫”的行為。2、全面預算管理原則：實行全面預算制管理，公司年度經(jīng)營預算為各部門月度編制資金支付計劃的依據(jù)，所有預算外開支需上報總經(jīng)理批準。3、歸口化管理：各部門應按照本規(guī)定所述之管轄審批權審批支出，不能越權。二、費用項目（一）、交際應酬費1. 交際應酬費支出必須是因商業(yè)目的與公司外部人員所發(fā)生的交際費用，應本著合理、節(jié)約的原則，嚴格在預算的額度內(nèi)開支，經(jīng)辦人必須事先征得其直屬上級的同意，并嚴格執(zhí)行宴請標準；2. 報銷時，經(jīng)辦人須填寫支付證明單（附件1），詳細注明交際應酬的日期、地點、事由、宴請對象姓名、宴請對象聯(lián)系方式、公司參加人員、總人數(shù)、金額等內(nèi)容；3. 除交際應酬費，員工餐費（含因加班產(chǎn)生的統(tǒng)一在外訂餐）以外的其他餐費支出不予報銷。4. 員工餐廳物品由公司負責采購，以周為單位結款，結款前填寫“支付證明單”，履行簽字審批手續(xù)后到財務部辦理借款報帳事宜。5. 公司接待客戶經(jīng)審批后由行政部負責訂房，按相應標準入駐公司協(xié)議酒店，協(xié)議酒店簽署工作由行政部負責。6. 公司交際應酬費用執(zhí)行標準,見下表（此標準隨市場變化如需調(diào)整時另行通知）： 招待級別宴請對象宴請標準（元/人）住宿標準經(jīng)理及以下副總總經(jīng)理C級1、公務機關經(jīng)辦員/科員 2、一般性客戶50元/人60元/人80元/人快捷酒店標準間B級1、公務機關科、部室負責人 2、意向性客戶70元/人80元/人100元/人快捷酒店商務間A級1、公務機關局級及以上領導 2、貴賓90元/人100元/人120元/人五星酒店標準間（二）、通訊費1）公司固定電話費用的支付由行政部負責。費用知曉至各部門。 2）公司根據(jù)業(yè)務需求將對部分崗位統(tǒng)一配發(fā)電話卡； 3）公司行政部負責電話卡的購置；（三）、差旅費用1、審批備案1) 員工出差均需提前填寫 “出差申請單”履行簽批手續(xù)，并于出差返回后1個工作日內(nèi)至人事行政部銷假，并報銷相關費用；2) 出差期間的考勤由人力行政部負責監(jiān)管，所在部門提供協(xié)助。出差行程因故臨時更改的，應立即向所在部門及人力資源部進行備注。因未備注更改行程等原因造成額外費用的，不予以報銷。2、差旅費用報銷的范圍1) 出差期間發(fā)生的交通費、訂票費、住宿費、補助等相關費用。2) 出差期間發(fā)生的郵寄費等其它雜項小額費用。3) 出差期間因游覽或個人需要的參觀、購物而支出的一切費用，均由個人自理。3、票務管理 1) 為節(jié)約成本、規(guī)范管理，出差機票、火車票、酒店的預訂工作統(tǒng)一由公司行政部負責，采取集中預訂原則。2) 行政部應逐步建立并豐富公司的票務資源及協(xié)議酒店資源，最大程度地降低成本。如因業(yè)務不熟練導致增加出行成本的。3) 出差人應提前計劃行程并申請，行政部將根據(jù)“出差申請單”記載的時間預訂。如遇節(jié)假日票源緊張，應提供其他時間的車票以供選擇。4) 為避免票務更改造成的損失，行政部將在出票的最后時限與出差人做最終確認。如因口頭更改造成的損失，查實不清的，以申請單記載為依據(jù)確定責任人并承擔損失賠付。5) 出票后無特殊原因一般不做更改。4、交通工具及費用標準1) 員工在埠際交通有鐵路可乘的條件下，應首選乘坐火車。經(jīng)理級及以下人員出差，原則上不得乘坐飛機。2) 白天連續(xù)乘坐火車在8小時以上（含8小時）或在晚22:00時至次日晨4:00時之間乘坐火車超過5小時的，可按規(guī)定標準購臥鋪票，其余為坐票。3) 特殊情況下，超標準使用交通工具的（包括但不限于硬座改硬臥、軟臥、火車改飛機等）須有總經(jīng)理書面核準。出差途中提高乘坐標準的，須在報銷時寫清“出差超標準原因說明”。4) 未經(jīng)批準自行提高乘坐標準的，按原標準報銷，超過部分自行承擔，同時需由行政部簽字確認原標準金額。5) 本著快速、高效的原則，出差人應選擇最佳行走路線，如遇特殊情況需要繞道的，須經(jīng)部門負責人核準后，出差費用據(jù)實報銷。如因私繞道途中和停留期間，視為請假，不報任何費用，由此產(chǎn)生的額外交通費用也由個人承擔。6) 出差期間員工應使用經(jīng)濟、便利的公共交通工具，除以下情況，不報銷出租車費。 6.1 特殊情況乘坐飛機應首選機場大巴，出租車限費用100元。 6.2緊急事務或攜帶大量公物和機密文件，須提前征得部門經(jīng)理同意； 6.3出差期間加班至20：30后 6.4 2人以上同時出行且地點相同，如因需要發(fā)生出租車費時，只報銷1人，不重復報銷。人數(shù)較多時以每4人同乘一輛車的原則報銷費用。7) 報銷出租車費時應據(jù)實注明去處及事宜，憑發(fā)票報銷。8) 公司已安排車輛的不再報銷任何交通費。5、住宿及補助1) 因參加工作會議、培訓、學習等，所交會務（培訓）費含食宿費的，不再報銷住宿費和補助。2) 由公司統(tǒng)一安排食宿而不用出差人員承擔費用的，不再另行報銷住宿費及補助。3) 當兩名或以上同性別員工在同一地點出差時，應盡量合住，按級別較高的員工住宿標準據(jù)實報銷。4) 員工與其上級同行，在無法分開住宿而酒店最低價格又超過其享有標準的情況下，經(jīng)所在部門負責人批準給予員工報銷其入住酒店的最低房價費用并附同住上級簽字證明。5) 員工在出差期間需要在休息日加班的，可回工作地點給予調(diào)休。6) 員工在休息日出差的，以12：00為界點，出發(fā)時間在12：00以前的（含12：00）時給予調(diào)休1天，12：00以后出發(fā)的給予調(diào)休半天。（以車票時間為依據(jù)）7) 出差天數(shù)，以乘交通工具所取得的有關憑據(jù)上注明的離開、抵達時間為準。在14：00點之前返回工作地點的必須回公司報到，于次日正常上班，當日出差津貼減半計算；在14：00點之后返回的可直接回家，于次日正常上班；在15：00以后離開工作地點的，出差當天必須先到公司正常上班，出差當日津貼減半計算8) 員工出差過程中，因交通中斷或其他意外情況等超過預定期限停留時，經(jīng)查實后，可報銷住宿和補助費用。9) 在出差期間因倒車、中轉需在外住宿的，統(tǒng)一按公司出差住宿標準報銷。差旅費用執(zhí)行標準 單位：元/天/人 級別交通工具住宿費（元/天）出差補助（元/天）話費補助一類城市二類城市三類城市四類城市一類城市二類城市三類城市四類城市市場經(jīng)理/會務經(jīng)理鐵路、公路18015012010010080/說明：一類城市為：北京、上海、廣州、深圳、 二類城市為：天津市、重慶市、各省會城市、青島、大連、珠海、汕頭、廈門、海南、東莞、寧波等經(jīng)濟特區(qū)或深圳周邊的沿海城市。 三類城市為：各市級城市四類城市：縣級城市，縣、鎮(zhèn) （四）、水、電、暖費用1、行政部每月根據(jù)相關部門的繳費通知單，申請資金予以繳費及報銷工作；2、行政部應認真核對使用量是否正確，并詳細登記費用臺帳，對超正常使用情況應做出合理說明。3、辦公類支出包括辦公用品、固定資產(chǎn)、耗材、日用雜品、各種物料、設備設施維護、等各項費用支出；2、以上各項用品的需求由各部門視需要在每月5號報至行政部。確認后統(tǒng)一進行采購.3、為加強公司資產(chǎn)管理，避免資產(chǎn)流失，所有采購物品均須入庫手續(xù)，并記錄入庫單。四.付款規(guī)定付款財務付款的憑據(jù)為經(jīng)相應權限人簽字審批的“支付證明單”、經(jīng)相應權限負責人審核簽批的報銷原始憑證及報銷單等，禁止任何口頭形式通知而進行的付款，對口頭形式的付款由財務人員承擔相應費用。五、報銷規(guī)定1.報銷流程1) 員工報銷時至出納確認所有單據(jù)是否符合報銷要求。將各項原始單據(jù)整齊美觀地粘貼，并注明報帳事由。2) 報銷差旅相關費用時需同時填寫“出差（調(diào)遣）旅費報銷表”。3) 經(jīng)財務部審核合格后報銷人持報銷單至部門經(jīng)理總經(jīng)理/人力行政部負責人依次簽字 。4) 報銷人持簽批后的報銷單至出納處簽字，付款或沖帳。2、報銷憑證1) 所有費用報銷必須提供原始、正規(guī)、合法的票據(jù)，且票據(jù)的公司名頭要完整填寫，不能有誤。每名員工均需知曉發(fā)票中公司名頭的正確寫法，并在發(fā)生費用前與財務部確認，如無票據(jù)或票據(jù)不符合規(guī)范的不予報銷。2) 發(fā)票必須真實、有效，嚴謹假發(fā)票。報銷人在費用報銷時出現(xiàn)假發(fā)票財務部需退回申請人不予報銷并要求報銷人簽字保留記錄，連續(xù)3次提供虛假發(fā)票或財務部門抽查時發(fā)現(xiàn)虛假發(fā)票等有違誠信的行為，公司將予以通告，做為員工不誠信進行處理。3) 員工因公款消費而取得有獎發(fā)票，獲得的獎金凈額需上繳公司所有或沖抵報銷金額。4) “原始憑證粘貼單”必須準確而完整地填寫，且每一項報銷事項必須分開填寫。5) 如報銷人與原借款人不為同一人，應在報帳欄內(nèi)注明原借款人，加注經(jīng)辦人“*代辦”字樣。6) 報銷單上的簽名應為申請和審批人員身份證件上的全名，且字跡清晰，容易辨認。7) 所有采購類用品報銷時必須附驗收入庫單，驗收單上應有行政部驗收人簽字和蓋章。無入庫單的所有采購用品一律不予報銷。8) 差旅費用報銷需另外填寫“出差（調(diào)遣）旅費報銷表”并附出差申請表，所有票據(jù)背面都需注明具體事項。如員工不慎將單程票務遺失的，在有同行人員、部門經(jīng)理的書面證明下，可予以報銷單程車票。如雙程票務遺失的，將不予報銷。 3、報銷時間1) 差旅費相關費用報銷應在返回或相關工作結束的3個工作日內(nèi)報銷完畢。2) 其它各項費用的報銷應在費用發(fā)生的1個工作日到財務部履行報銷手續(xù)。3) 對超過上述報銷時限的各項費用，財務部有權不予受理。 六、相關部門職責1、費用發(fā)生部門1) 審核費用發(fā)生的真實性；2) 審核費用發(fā)生是否符合成本效益原則，是否為預算內(nèi)開支；2、財務部1) 審核收據(jù)和發(fā)票是否真實、合理、完整；2) 審核是否為預算內(nèi)支付，預算外支付是否有董事長簽批；3) 審核相關借款單、報銷單填寫是否正確；4) 審核金額是否符合權限規(guī)定；5) 審核報銷金額是否與所附票據(jù)一致；6) 審核是否有個人借款；3、審批人1) 金額1000元（含1000元）以下的各項費用的借支、報銷由 簽批；金額1000