費用報銷管理制度(公司內部).doc

.費用報銷管理制度第一章：總則第一條：為了加強公司內部管理，規(guī)范公司財務報銷行為,合理控制費用支出，特制定本制度。 第二條：本制度根據(jù)公司的實際情況，將報銷分為差旅費、辦公費、招待費、交通費、購買工具、通訊費、教育費及培訓費、員工福利費等,以下分別說明相關的借款流程及各項支出具體的財務報銷制度和報銷流程。 第二章：費用報銷基本制度及基本流程 第三條：報銷人必須取得合法有效的報銷單據(jù)或發(fā)票。 第四條：Expense report填寫及收據(jù)發(fā)票要求： 1、 Expense report填寫應力求整潔美觀，不得隨意涂改； 2、 收據(jù)發(fā)票掃描要求清晰明了，格式為pdf，并按照Expense report的順序標出號碼；3、報銷票據(jù)在掃描時，確保審核人能夠完全清楚地審閱到報銷金額； 4、報銷單據(jù)簽字一律用黑色鋼筆或簽字筆填寫； 5、報銷單各項目應填寫完整，大小寫金額一致，并經部門領導有效批準； 6、有實物的報銷單據(jù)須由驗收人驗收后在發(fā)票正面簽名確認，需入庫的實物單據(jù)應附入庫單及packing list； 7、出租車票據(jù)需注明業(yè)務發(fā)生時間、起至地點、人物事件等資料；第五條：單筆報銷總額超過3000元，需要提前一天通知財務備款。 第六條：費用報銷基本流程： 經辦人填寫expense report部門負責人審批簽字會計審核報銷憑證公司負責人審批出納審核并付款經辦人領款簽字 第七條：差旅費報銷 1、因公出差的辦理程序 1.1因公出差的員工必須事先填寫“出差申請單”，注明出差隨同人員、時間、地點、事由、天數(shù)、所需資金，經部門負責人、公司負責人審批簽字。 1.2出差人員借款需持批準后的“出差申請單”填寫“借款單”，由部門負責人批準，公司負責人審批，財務負責人核準后方可借款，原則上前賬不清，后賬不借。 1.3凡與原“出差申請單”規(guī)定的地點、天數(shù)、人數(shù)、交通工具不符的差旅費不予報銷，因特殊原因或情況變化需改變路線、增加天數(shù)、人數(shù)、改乘交通工具需經部門負責人、公司負責人簽署意見后方可報銷。 1.4出差期間發(fā)生的共同費用報銷，報銷單需有同行人員簽名確認。 1.5出差人員應在回公司后3個工作日內辦理報銷事宜，根據(jù)差旅費標準填寫“差旅費報銷單”，執(zhí)行費用報銷流程。 2、差旅費標準 費用類型報銷金額票據(jù)類型備注交通費憑票實報實銷汽車票、火車票、機票等必須提供發(fā)票出差當?shù)亟煌ㄙM憑票實報實銷公交票、的士票、加油票票據(jù)正面注明起始地點，業(yè)務內容住宿費140元/天 2人（含）以下酒店、賓館、招待所發(fā)票自行解決住宿公司補貼60元/天，可使用其他的費用發(fā)票報銷餐飲費30元/天提供餐飲發(fā)票如超出標準由個人自行承擔招待費100元/人（客戶）提供正規(guī)發(fā)票超出100元/人需請示總經理出差補貼30元/天50元/天提供其他費用發(fā)票公司或分支機構駐地的省內補貼30元/天，省外補貼50元/天補充說明：2.1 員工訂機票原則上是經濟艙，如有特殊情況，經上級批準可以購買頭等艙或者商務艙，如未經上級批準，超出部分費用由員工自行承擔。2.2住宿費報銷時必須提供住宿發(fā)票，實際發(fā)生額未達到住宿標準金額，差額不予補償，超出住宿標準部分由出差人自行承擔。2.3報銷天數(shù)按照交通工具出發(fā)時間到返回時間計算，12點之前出發(fā)及12點之后返回按一天計算，反之則按半天計算。2.4出差時由對方單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關費用。2.5上述住宿費標準為一個標準間標準。同性兩人一道出差可一同住宿的僅享受一個標準間住宿標準。第八條：辦公費 行政部負責辦公用品統(tǒng)一采購，郵件發(fā)起申請并附件 “辦公用品請購單”報本部門負責人和財務部門負責人以及公司管理人員審批，購買完成后，簽收人員需要在發(fā)票正面簽字，并由行政部按照付款審批流程申請付款。第九條：業(yè)務招待費 1.公司級招待費用原則上由行政部統(tǒng)一安排，統(tǒng)一結算。 2.部門因公需招待時，應事先申請，經公司負責人批準后方可招待。 3.進行招待申請時應填寫“業(yè)務招待申請單”，應詳細注明招待時間、地點、對方人員、己方陪同人員等信息。 4.其它非公招待客人一律由個人承擔 第十條：交通費 員工因公外出，原則上應盡量乘坐公交車，特殊情況經部門經理以上（含）事先批準，可以乘坐出租車。報銷憑證上需注明時間、路程起始點、外出工作內容。第十一條：購買工具1. 因研發(fā)以及生產的實際需求，需要購買生產工具的，需要申請人按照以下流程申請購買。經辦人填寫申請單部門負責人審批簽字會計審核預算費用公司負責人審批出納審核并付款經辦人領款簽字 2. 到貨后需要簽收人在發(fā)票上簽字確認。第十二條：教育經費及培訓費 1.教育經費及培訓費用由行政部統(tǒng)一進行預算、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一安排。 2.費用發(fā)生前使用部門應向行政部門申報員工培訓計劃、培訓時間、所需經費，經行政部門審核、總經理批準后至財務部門。 3.費用使用部門應嚴格按照計劃在申請范圍內使用費用。 第十三條：未涉及的其它事項發(fā)生的費用，根據(jù)實際情況，由總經理酌情處理。 第三章：報銷時間的具體規(guī)定第十四條：為了方便員工費用報銷，財務部將報銷時間具體安排如下： 1公司報銷時間定在每周五，特殊情況可放寬處理。 2借款不受以上的時間限制，可隨時辦理。 第四章：借款管理規(guī)定及流程第十五條：借款管理規(guī)定 1.員工借款須確有公務需要，個人借款一般不超過其半個月工資額。2.出差借款：出差人員憑審批后的出差申請表按批準額度辦理借款，出差返回3個工作日內辦理報銷還款手續(xù)。3.員工因公需要借款時，應合理預計所需金額并填寫借款單，經有效批準后到財務部支取現(xiàn)金。 4.辦公人員借用公款，在原有借據(jù)未辦理報銷手續(xù)或未還清欠款的不得再借。 5.借款人員完結事務，在報銷時扣回借款，交回剩余現(xiàn)金。因特殊原因當時不能扣回借款或交回現(xiàn)金的，轉為個人借款從工資中扣回。 第十六條：借款流程 經辦人填寫借款單部門負責人審批簽字會計審核預算費用公司負責人審批出納審核并付款經辦人領款簽字 第五章：費用審批管理第十七條：費用審批管理。 1.公司負責人在董事會授權內行使審批權。 2.公司所有貨幣資金支付的審批權限原則上由公司負責人統(tǒng)一審批。 3. 審批人應當根據(jù)上述貨幣資金授權批準權限的規(guī)定，嚴格在授權范圍內進行審批，不得超越審批范圍。4. 貨幣資金支付的批準方式為書面方式或者郵件審批。5. 公司對貨幣資金支付的審批建立以 “誰批準，誰負責”為原則的責任追究制度，審核人、批準人要對由本人審核、批準支付的貨幣資金負責任，以防范貨幣資金風險，保證貨幣資金的安全。對于違反公司財務制度的規(guī)定而批準支付的單據(jù)，各相應審核人或審批人以失職論處，并對由此引起的不良后果負連帶責任。6. 報銷人營私舞弊、弄虛作假，對違規(guī)違紀金額不予報銷，對已經報銷的，除退回違規(guī)報銷金額外，同時對報銷人予以違規(guī)報銷金額510倍的罰款，情節(jié)嚴重者一律開除并做進一步處理。7. 審核人、審批人在資料不全、原始憑證不充分、項目不真實的情況下簽名準予報銷的，對審核人及審批人予以違規(guī)報銷金額10%-50%的罰款。8. 因審核過失造成借款人未有效報賬沖銷借款，或者無法從工資扣回逾期借款者，經辦責任人（含：各級審批人）應承擔不低于流失款總額50%的經濟責任。按責任人基本工資比例分別承擔相應損失金額，并在壞帳當期應發(fā)工資中扣還。9. 財務人員在收到報銷單據(jù)后應審核報銷單據(jù)是否填寫、粘貼規(guī)范，是否經過有效批準，所附附件是否合法合規(guī)等，對符合要求的報銷單據(jù)應及時制作報銷憑證并交與出納處付款，對不符合要求的應退回報銷人并向報銷人說明退回理由。10. 出納收到報銷單后應檢查部門負責人、公司負責人、會計簽名是否齊全，對審批手續(xù)齊全的報銷單據(jù)應及時給予報銷，對于不符合審批手續(xù)的報銷單出納有權拒絕報銷或付款。第六章：信用卡管理第十八條：信用卡管理1. 信用卡發(fā)放對象：由于特殊原因或者工作需要，企業(yè)可以向公司總裁，財務總監(jiān)或者其他高級管理人員發(fā)放公司信用卡，并根據(jù)員工級別或者實際用卡情況設定相應的額度。額度標準：2. 信用卡持卡人發(fā)生費用前需要按照上述費用申請流程進行申請，未申請而發(fā)生的費用由員工自行承擔，并從員工工資中扣除，緊急情況經上級同意后可補申請。3. 交易時妥善保存收據(jù)和發(fā)票。4. 信用卡所有交易完成后需要